事業單位會計檔案管理規范化探討

文/陳國芹

會計檔案管理作為財務管理中不可缺少的重要環節，需要制定統一的標準實施規范化管理，然而現階段一些單位的會計檔案管理仍然存在很多問題。單位領導應重視會計檔案工作，建立健全有關的規章制度，不斷提升相關人員認識水平并進行業務培訓，加快會計檔案電子化發展速度，提高會計檔案管理效率

會計檔案是指會計憑證、會計賬簿和財務報告等會計核算專業資料，它是一個單位經濟活動的真實記錄和反映，是事業單位經濟業務發生情況的重要史料和證據，屬于單位的重要經濟檔案。通過會計檔案，可以了解每項經濟業務的來龍去脈，可以檢查一個單位是否遵守財經紀律，在會計資料中有無弄虛作假、違法亂紀等行為。會計檔案是檢查事業單位過去經濟活動的重要依據，是各單位的重要檔案，也是國家檔案的重要組成部分；會計檔案還可以為國家、單位提供詳盡的經濟資料，為國家制定宏觀經濟政策及單位制定經營決策提供參考。單位在優化內部結構時必須加強財務管理力度，而會計檔案管理作為財務管理中不可缺少的重要環節，需要會計部門相關人員根據單位所制定的統一標準實施會計檔案管理措施。然而現階段一些單位的會計檔案管理仍然存在很多缺陷，主要集中在會計人員忽視對檔案的管理，并未將其看作是一項主要業務；另一方面，單位所制定的會計檔案管理制度不規范，無法滿足現代化發展需求，在一定程度上對單位財務管理造成嚴重影響。所以必須對現如今在會計檔案管理過程中所出現的問題進行研究，不斷提升財務部門會計人員的綜合素養，通過增強檔案管理意識，建立健全各個單位會計檔案管理制度，并且將現代信息化技術應用到檔案管理過程中，進一步提高會計檔案管理效率。本文對目前會計檔案管理的現狀進行深入分析，并且對會計檔案管理的規范化策略作了相應的闡述。

一、事業單位會計檔案管理的現狀

1.會計檔案管理缺乏規范程序、檔案資料審核不夠嚴格

針對各個單位會計檔案管理現狀進行分析，發現許多小型事業單位沒有專業的會計和財務人員，由代理記賬公司做賬，年終將會計資料全部交回單位保管，并未規范整理歸檔；有會計的單位也是由會計人員對會計資料進行簡單的歸類處理裝盒，歸為會計檔案。在會計資料整理成會計檔案過程中，缺乏規范性的檢查、審核。單位也并未設置統一程序對會計檔案進行管理，由于會計檔案資料的管理缺乏嚴格措施，很多會計資料未經過審核就進行歸檔，這在一定程度上會對會計資料的真實性和客觀性產生影響。除此之外，單位所整理的會計資料不夠完整，從另一方面能夠反映出單位對資料的審核力度較弱。而且會計人員的工作能力和方式不同，還會導致最終整理的會計資料也存在差異。

2.會計檔案管理缺乏專業指導、管理工作不夠完善

就事業單位中會計檔案管理的工作內容和性質而言，只有具備專業檔案管理能力的工作人員對會計資料進行整合，才能有效完成會計檔案管理工作。然而很多單位由于對會計檔案管理工作重視程度不夠，將檔案管理分配給不具備專業知識的工作人員，在一定程度上會影響會計檔案管理工作質量。并且單位沒有制定統一的會計檔案管理標準，對工作人員進行會計檔案管理提供專業指導，增加了會計檔案管理過程中差錯的出現機率。大多數單位在檔案管理中工作的人員都是從其他崗位調配而來或兼職，對會計檔案管理了解甚少，會計專業知識缺乏、檔案管理能力不夠專業，會影響整個會計檔案管理工作的質量和進程。

3.會計檔案電子化發展速度緩慢

全國各地市都建立了財政專網，對財政資金的收支使用實行網上申請、網上結算支付、預算單位財務服務平臺聯網記賬等，財務收支、撥付已經實現電子化辦公。各單位會計檔案管理需要結合現代信息化技術的發展，將互聯網技術運用到檔案管理中，可以形成電子版會計檔案，我國政府部門也極為注重電子會計檔案管理制度的實施，并且在電子商務發展比較迅速的城市進行試驗，在傳統會計檔案管理過程中結合信息化技術，通過建立電子版會計資料，能夠在保證會計資料信息完整的同時，對會計檔案管理工作進一步規范，但是在很多事業單位中沒有將這一制度進行運用，會計檔案電子化發展仍在推行階段。

二、事業單位會計檔案管理規范化策略

1.領導重視會計檔案工作、不斷提升相關人員思想認識

明確會計檔案管理過程中出現的問題，采取有效的措施解決會計檔案管理問題，不斷加強會計檔案管理規范化。單位的領導者應該增強對會計檔案管理的意識，根據我國所出臺的相關法律法規進一步規范會計檔案管理行為，對應該及時進行歸檔的會計資料，要求相關負責人及時進行檔案整理，避免出現檔案遺失或者被損壞的現象。除了單位領導者對會計檔案管理工作進行重視之外，相關會計檔案管理負責人員更應該明確自身責任，按照會計檔案管理的要求進行工作，不斷發揮會計檔案管理在整個單位運行中的作用。

2.對會計檔案管理人員開展業務培訓

檔案管理人員作為整個會計資料到會計檔案管理工作當中的主體，他們的行為是否規范、是否標準直接決定著最終的會計檔案管理工作能否實現高效，達到最高標準質量要求。因此需要對會計檔案管理人員進行系統的相關知識培訓，借助專業性較強的培訓活動，使得管理人員能夠意識到會計檔案管理工作的重要性，在進行系統性培訓結束之后，使他們的專業技術水平能夠得到大幅度提升，可以從容地對相關檔案案卷制定以及工作報告撰寫、分析評價等方面進行全面了解，同時還可以熟練掌握會計檔案管理技能，進一步提高管理人員在工作過程中的職能效率。

3.建立健全有關的規章制度

要想進一步規范會計檔案管理工作，實現會計檔案管理工作的規范化、標準化操作，就必須對會計檔案管理進行相配套的制度制定。管理人員應根據制度當中的相關規定實施相應的步驟，管理制度體系的內容涉及財會相關知識、會計資料審查、整理、會計檔案立卷、保管以及信息資料的收集等各個方面，通過相關規范制度的建立，能夠在很大程度上提高會計檔案管理人員的管理能力，并且還可以對他們的行為進行有效約束，同時明確管理人員應該承擔的責任和應盡的義務，當會計資料在使用過程中發生任何狀況時，能夠在第一時間尋找到會計檔案的負責人。

4.定期鑒定與銷毀會計檔案

鑒定檔案與銷毀檔案也是進行會計檔案管理過程中的步驟，因為在所保管的很多會計檔案中，已經超過了會計檔案規定期限，所以管理人員就需要對這一部分檔案進行整理，通過相關負責人員鑒定之后，將對單位沒有繼續保持價值的會計檔案進行銷毀，能夠有效增強對會計檔案管理的規范程度。在進行會計檔案銷毀過程中，管理人員必須能夠確定所銷毀檔案與現階段所運用的資料無關，在進行一系列措施后必須記錄其銷毀內容。

5.提高會計檔案電子化的發展速度

現階段我們處于信息化技術不斷發展的時代，在進行會計檔案管理過程中需要不斷加強其信息化程度，由于利用計算機技術對會計資料進行整理，能夠提高整個會計檔案管理的效率，并且保證會計檔案管理的質量和規范性，所以可以借助先進的掃描儀設備，將紙質會計信息錄入到計算機系統中，管理人員通過會計電算化知識將電子版會計資料進行整理，使得會計檔案管理工作更具專業性，在此過程中需要對單位所利用的檔案管理系統進行及時更新和維護。

我國國民經濟增長一直處于快速發展階段，而會計業務作為經濟發展過程中的重要環節，更需要對會計業務進行規范性管理，所以提高會計業務中的會計檔案管理的質量極為重要，事業單位會計檔案管理工作也必須跟隨現代信息化發展步伐，對傳統會計檔案管理中的措施進行完善，使之能夠適應現代化社會發展需求。最重要的是轉變事業單位會計檔案管理人員的思想意識，能夠利用先進技術和先進理念對會計檔案進行管理，在不斷增強會計檔案管理能力的過程中，積極發揮會計檔案管理工作在其領域的重要作用。