試析我國企事業單位會計電算化檔案管理之方略

【摘要】會計是以貨幣為主要計量單位，應用數學方法，圍繞企業、事業單位投入產出所進行的一系列核算與監督活動，而會計檔案則是反映經濟業務的會計核算資料，本文基于企事業單位視角論述了普及會計電算化檔案管理所面臨著的問題，并制定了解決方略，以期為我國的經濟建設與發展貢獻力量。

【關鍵詞】企事業單位 會計電算化 檔案管理 問題 方略

會計是以貨幣為主要計量單位，應用數學方法，圍繞以創造價值為主要目標的企事業單位（以下簡稱單位）內部所開展的重要管理活動，而會計電算化檔案則是反映和儲存會計資料的一種載體，即將所有與會計有關的信息通過檔案的形式反映出來。當前，會計電算化檔案以其高效、自動、方便、準確、及時等優點正日益受到廣大企業單位的關注，然而，由于這種檔案形式的會計電算化在我國起步較晚，在普及的過程中產生了許多問題。基于此，本文就會計電算檔案在企事業單位普及和應用中存在的問題進行了探討，并針對問題的癥結制定了解決方案，以期為提升我國企事業單位的會計管理效能和提升會計工作質量而獻計獻策[1]。

一、企事業單位在會計電算化檔案管理方面存在的問題

開展會計電算化檔案管理是一項系統工程，其中包含了多個項目的開發與應用，以及一定的成本投入。如硬件平臺的建設、財務軟件的選擇與開發、會計電算化相關人員的素質配置與分工、運行規程以及相關機制的建設與完善，等等。普及會計電算化檔案管理過程中的障礙一部分來自這些項目，同時也受到了人力因素的影響，綜合來說，其主要體現在了以下三個方面。

（一）管理理念問題

我國的企事業單位大都經過了數年乃至數十年的發展歷程，經過企業決策者的艱苦奮斗，才開創了今天的局面。這些優秀的企業家有著豐富的市場經驗，以及獨特的戰略眼光，然而老一輩企業家在當代都不同程度的表現出與時代脫軌的跡象，他們的管理理念是會計電算化檔案管理普及的主要障礙。

（二）形式化問題

受會計電算化檔案管理的成功個案影響，有些企事業單位不結合實際情況，不進行現狀剖析，盲目的投入資本實施會計電算化檔案管理，而在引進項目之后卻受多種因素影響無法發揮其最大功效，最終使得會計電算化檔案管理流于形式。此外，財務軟件被當作打字機、儲存器的現象也較為普遍，會計電算化檔案管理軟件無法為單位提供財務信息方面的數據支撐，造成企事業單位領導班子錯誤的認為其不能為單位發展服務，最終使會計信息化檔案管理逐漸的荒廢，會計管理工作又回到了原始的起點[2]。

（三）財務軟件問題

當前大多數單位應用的會計電算化管理軟件通用性能差，集成化程度低，財務軟件廠商基本是一套軟件使用于不同類型、不同規模的用戶，對行業特征和單位的核算特點考慮不夠，導致不少施行會計電算化檔案管理的會計人員仍要做大部分輔助工作。此外，各核算管理模塊缺乏銜接，總賬固定資產、工資等模塊問數據不能順利地相互傳遞，以實現自動轉賬，相關查詢等功能，不能做到“無縫連接”，因此也就無法充分發揮計算機在數據處理和儲存上的先進性。

二、強化會計電算化檔案管理效能的有效對策

（一）加強對會計電算化檔案管理的認識

作為企事業單位的領導班子要讓單位適應瞬息萬變的市場經濟形勢，就必須借助會計電算化檔案管理，以便為及時與準確提供相關信息作出相應的決策。而開展會計電算化檔案管理工作不僅要對會計人員進行宣傳，更重要的是對各級主管部門及單位領導宣傳，使他們正確認識會計電算化檔案管理是一項系統工程，各單位負責人應親自組織領導會計電算化工作，統一規劃，開展會計電算化檔案管理工作，促進其快速發展。

（二）解決形式化問題

各單位在應用會計電算化檔案管理的過程中要結合單位的實際狀況，對單位當前的規模、經濟條件以及發展前景做出正確的分析，避免盲目跟風，重視會計電算化檔案建設的實際效益。基于這樣一個前提開展電算化檔案建設工作，是單位發展戰略中的重要決策。要在手工會計歸檔與電算化檔案管理之間擇取適合當前單位發展狀況的管理模式，正視會計工作對單位發展所起到的促進作用，避免會計電算化檔案管理形式化，使其能夠更好的為單位發展服務[3]。

（三）解決會計人員素質問題

會計電算化檔案管理普及必須要有專業的人員保障，因此，在培養會計電算化人才時，應注重培養“會計——計算機——檔案——管理”的復合型人才，以期提高會計從業人員的綜合素質水平。在對工作人員進行需求調查的基礎上合理的安排會計電算化檔案管理培訓的內容，普及會計電算化檔案管理基礎知識水平和整個理論結構體系，既要使管理人員熟練掌握會計電算化的相關理論知識及實際操作，又要隨時更新其知識儲備，以期跟上時代的發展和要求。其中尤其是作為會計電算化檔案管理實施不可缺少的重要部分——計算機的操作及財務軟件的使用技術以及保養和維護是培訓內容的重中之重。

（四）加強基礎設施建設，強化會計電算化檔案管理效能

傳統的會計電算化數據檔案管理模式具有具有耗時、耗力的缺點，因此，在落實網上預立卷歸檔工作的前提下開展檔案管理，需要首先將有價值的紙質檔案信息轉化為數字信息，采用檔案管理軟件實現檔案歸檔，并在此基礎上加強軟、硬件建設。首先，在硬件建設方面，企事業單位應全面更新現有設施，建立一個以計算機為載體的檔案管理平臺；其次，在軟件建設方面，企事業單位應建立內部局域網計算機組，利用局域網中的文件管理、應用軟件共享、打印機共享等功能，實現檔案管理工作的“機械化”。此外，在管理軟件方面，目前我國應用最為廣泛的檔案管理軟件有易度和金銳，而企事業單位會計部門也可以利用Excel、Foxtable等系統自主制作檔案管理軟件[4]。

三、結語

綜上所述，筆者認為在我國企事業單位普及會計電算化檔案管理要著重依靠人才，對人才的培養尤其重要；其次，單位要健全管理制度，為開展會計電算化檔案管理營造一個良好的環境；最后，單位內部都應該增強對會計軟件的使用意識，加大會計電算化的普及力度。只有這樣，才能切實提升企事業單位的會計工作效能和質量，并讓良好的會計工作推動企業的健康發展。

參考文獻

[1]劉其中，田婧.我國企事業會計電算化檔案管理之方略[J].產業與科技論壇，2011（3）：231-232.

[2]陳新.對事業單位電算化會計檔案管理的思考[J].行政事業資產與財務：下，2014（1）：174-175.

[3]吳琴.如何加強會計電算化條件下的檔案管理工作[J].祖國：建設版，2013（8）：336-337.

[4]郭燕云.淺論會計電算化信息檔案的管理和使用[J].商，2013（24）：130-130.

作者簡介：符娜（1982-），女，廣東省廣州人，廣東工業大學本科，廣東省財經職業技術學校教師，助理講師，研究方向：會計。