高效學生事務管理初探

楊倩+耿振興+楊欣玲

摘 要：

隨著社會的發展，高校學生工作日益成為學校工作的重中之重，學生事務管理已經成為不可或缺的組成部分。利用現代化手段對學生事務管理方法進行優化，實現高效有序的學生事務管理，一方面有利于實現學生管理工作的動態發展，另一方面努力將學生工作隊伍從重復而繁雜的事務中解脫出來，讓學生管理工作真正落實到為學生的成長成才這一育人功能服務的軌道上來。

關鍵詞：學生事務管理；高效

思想政治教育、學生發展指導、學生事務管理三個方面是高校學生工作的三個重要方面。三方面的工作互為依托，互相促進，不可或缺。信息技術的普及和發展，拓展了高校學生管理工作和思想政治工作的新渠道、新手段，同時，筆者所在單位借助專業優勢，建立了一套行之有效的工作系統。本文旨在討論通過現代化手段對學生事務管理方法進行優化，提高工作效率，進而對三方面的工作進行促進，為高校學生工作提供更好的方法。

一、學生事務管理定義

高校學生事務管理是指高校的專門組織和學生事務管理者依據國家的法律、政策和人才培養目標，在一定的學生事務管理價值觀指導下，運用相關專業知識和技能，配置合理的資源，提供能為促進學生發展所必需的學生事務的組織活動過程 ^[1]。

二、現代化手段提高學生事務管理效率的方法

S大學軟件學院在信息化管理學生事務方面的做法在國內走在前列，利用軟件學院學生專業的優勢，為學生事務管理編寫了專門的系統，并配備專門人員，應對隨時變更的需求，以及軟硬件的維護等問題。該學院的比較好的做法主要有以下幾點：

1、建立學生基本信息庫。在輔導員工作中，隨時都要填寫各種表格，其中包含的內容不外乎學生姓名、學號、身份證號、電話、班級、住宿信息等方面，但不同的部門、不同情況下需要的內容不盡相同，這樣就造成工作中許多重復性的勞動，每天都在手工制作內容基本相同的表格。建立學生基本信息庫之后，一方面，對于學生的基本情況可以隨時通過系統進行詳細的查閱，另一方面，選擇需要的項目，可以方便的進行導出，可以做到以不變應萬變，大大提高工作效率。同時，對于該信息庫，由于涉及學生家庭及身份信息，要求其保密性能必須達到一定的要求，防止造成學生信息泄露。

2、建立學生事務管理工作系統。對于學生事務管理，輔導員的日常工作基本一致，周期短的工作，如學生點名、請銷假等，周期可能在每天、每周或每學期，周期長的工作，如獎學金的評定，新生入學教育，畢業生管理等，周期可能長至每年甚至每四年。但總體來說，基本工作具有重復性。所以，理清工作流，建立方便的工作系統，可以大大簡化工作。

以S大學軟件學院為例，建立“軟件學院學生信息管理系統”，在系統中增加請銷假功能，實現學生網上請假、輔導員審批、回校后銷假的工作流程，可以大大簡便目前的請假制度，同時也使輔導員對學生在校情況有清晰明確的掌握。系統中的通知功能，可以使學生及時查看最新的通知信息，開通短信功能后，還可以通過系統給相關學生群發短信。系統中還增加了輔導員考評的模塊，把以往輔導員考評需要學生做的問卷放到系統中，學生可以根據自己方便的時間在宿舍中隨時點擊進入，對輔導員或者其他教師的工作進行考評。

3、利用網絡工具方便與學生互動。利用網絡聊天工具，如飛信、QQ等的群組功能，可以方便的給學生群發短信、群聊，方便高效的實現師生互動。同時，學生有問題可能怯于與老師當面交談，也可以方便地利用聊天工具或者郵箱進行溝通，為解決學生問題提供了一條新的途徑。BBS、博客、微博等新的網絡互動形式，也逐漸走進我們的視野，利用好這些新型溝通工具，不僅可以實時溝通，更可以拉近輔導員與學生之間的距離，增進師生感情。

三、利用現代化手段進行高效學生事務管理的意義

1、學生事務管理是高校學生工作的重要組成部分。隨著社會的發展，高校學生工作作為與教學管理相對應的，直接作用于學生的管理、指導和服務性工作，越來越被放在突出的地位，日益成為學校工作的重中之重，在高校學生工作的發展過程中，學生事務管理不斷尋求突破與發展，不斷進行管理創新，已經從學生工作的邊緣或輔助的職責演化為重要的組成部分，學生事務管理與思想政治教育、學生發展指導已并列成為高校學生工作的三個重要方面。

2、高效學生事務管理有利于實現學生管理工作的動態發展。由于人事變動、工作分配或其他原因，在學生工作中往往出現一屆學生由多名輔導員帶的情況。在工作的交接中，往往造成信息的缺失或遺漏，將學生信息系統化，日常事務管理模式化，更易于實現連續性管理和管理標準的統一化。

3、高效進行學生事務管理是學生思想政治教育和學生發展指導的有力保障。學生事務管理是輔導員工作的重要部分，但絕不應當是主要部分。學生事務管理部分工作，主要以事務性、重復性的勞動為主，輔導員工作要發揮創造性，不應該被這些事務性工作所埋沒，而應利用行之有效的管理手段，將自己從這些工作中解脫出來。當然，從事務中解脫并不意味著不做工作，學生事務管理要做，并且必須做好，只有將事務性工作圓滿完成，輔導員才有精力、有余力做好學生發展指導和思想政治教育兩方面的工作。

目前我國高校學生管理工作主要以院系為基礎，依靠輔導員來逐一落實。這樣的工作特點容易造成輔導員時常被各種繁雜事務所纏身，很難有時間深入、細致地開展學生思想政治教育，更難有時間對學生管理工作進行理論探索與創新。通過以現代化手段對學生事務進行管理，嘗試通過高效的學生事務管理，努力將學生工作隊伍從重復而繁雜的事務中解脫出來，讓學生管理工作真正落實到為學生的成長成才這一育人功能服務的軌道上來。

通過以上系統，將學生事務的管理工作的程序簡化，將繁瑣的事務工作分解，實現分段操作，方便實施。現階段，我院學生工作系統仍處于試用階段，只用于學院內部學生管理工作。在其試用后，應在全校范圍內進行推廣，在使校內其他學院享受該系統帶來的方便的同時，與學校職能部門工作系統進行接軌，使數據鏈完整，直接完成“學生—學院—學校”三級組織的信息流動，大大簡化工作程序。

[參考文獻]

[1] 儲祖旺，蔣洪池.高校學生事務管理概念的演變與本土化[J].高等教育研究，2009（02）.

（作者單位：1.山東大學，山東 濟南 250000；2.青島三龍城市建設綜合開發有限公司，山東 平度 266000）