基于RFID技術的智能檔案數字化管理探析

文/中國船舶集團有限公司第七一五研究所 王玉群

隨著檔案管理理念的不斷優化和發展，企業檔案的內容更加豐富、分類更加細致，顯著增加了檔案管理的工作量，因此，對檔案管理工作的效率和質量提出了更高的要求。傳統的檔案管理模式主要以人工操作為主，不僅工作效率低，而且容易產生人為錯誤，已經難以滿足現階段檔案管理工作的要求。因此，在信息時代背景下，探究RFID技術在檔案管理中的應用方式，以及RFID技術下智能檔案數字化管理流程，對于推動檔案管理工作創新與發展，提高管理工作效率具有重要的意義。

一、RFID技術概述

（一）RFID技術的概念。“RFID”是射頻識別的縮寫，因此RFID技術實質上是射頻識別技術（電子標簽技術），即通過無線射頻信號自動識別目標對象，在非接觸狀態下獲取目標對象數據信息的技術手段。RFID技術應用系統主要由以下三部分組成：1.標簽（Tag）。標簽通常會附著在目標對象上，由芯片和耦合元件組成，具有唯一性，即每個標簽都具有唯一的電子編碼。2.閱讀器（Reader）。閱讀器通常分為手持式和固定式兩種類型，主要用于讀取目標對象標簽中的數據信息。3.天線（Antenna）。天線是實現RFID技術射頻信號傳輸功能的關鍵設備。

（二）RFID技術的優勢。基于對RFID技術概念和基本組成的了解，可以總結出該技術具有以下應用優勢：1.信息儲存量大。傳統條碼技術中的條形碼，其數據信息儲存容量僅為數千級，而RFID技術中的標簽，儲存容量可達數兆級。因此，能夠記錄更多的數據信息。2.使用便捷。無線射頻信號可穿透塑料、紙張等非金屬材料，因此，RFID技術可實現目標對象標簽信息的無障礙、遠距離讀取，應用過程更加便捷。3.數據信息安全性高。在RFID技術中，可通過技術手段對RFID標簽進行加密處理，使其難以被偽造和更改，從而使目標對象的數據信息更加安全。4.使用周期長。傳統的條形碼多為紙質噴涂形式，容易被污染或損壞，使用壽命較短。而RFID技術中的標簽則為電子芯片，一方面可被塑料薄膜或外殼覆蓋，從而不易被污染和破壞，具有良好的防水、防磁、耐高溫性質；另一方面可通過修改其中儲存的數字信息，使標簽得以重復應用，因此，RFID標簽的使用周期更長。5.應用效率高。RFID技術的閱讀器，可同時掃描、讀取多個標簽中的數據信息，因此工作效率更高。

二、基于RFID技術的智能檔案管理系統

現階段，基于RFID技術的智能檔案管理系統主要由檔案信息采集、檔案系統管理、檔案銷毀管理、檔案監控管理四個子系統組成，其結構組成如圖1所示。

圖1 基于RFID技術的智能檔案管理系統結構組成示意圖

檔案信息采集系統是一套硬件通信基礎系統。其工作原理為：通過設置在檔案室（館）不同位置的信息采集硬件設備，實時采集門開關、門禁、標簽讀取、箱子開關過程中的信號信息，然后將采集到的信號信息傳遞至系統主機外設接口，利用射頻信號對這些信息進行匯總和分析，最后將分析好的信號信息按照特定格式上傳至檔案監控管理系統，以此實現檔案的智能化、數字化管理。檔案系統管理系統在整個檔案智能化管理系統中，主要發揮檔案資料盤點、基礎信息管理、日志填寫、檔案管理等功能作用。基于該系統的支持，檔案管理人員不僅能夠更有序、更高效地完成檔案日常管理工作，還能夠有效提升館藏檔案資源的管護質量以及對檔案調用者的服務質量。檔案銷毀管理系統在實際檔案管理工作中，主要發揮檔案資料保管日期的設定與記錄、失效檔案自動提醒、檔案銷毀登記管理等功能。在檔案室（館）中，經常會出現超出預定保管期限的檔案資料，這些檔案資料的處理通常由銷毀管理系統完成。一般情況下，銷毀管理系統處理這類檔案資料的方式為：根據實際需求，對這類檔案資料實施續存或銷毀處理，并將檔案信息、處理方式進行統一登記和歸口管理。

檔案監控管理系統通常包含以下分支系統：門開關監控系統、管理人員出入監控系統、視頻監控系統、檔案出入庫監控系統、箱子開關監控系統等。在實際應用過程中的表現為：各分支系統將收集到射頻信號信息匯總處理，并轉化為能夠被檔案管理人員識別的可視化信息，然后將這些可視化信息傳輸至智能檔案管理系統的檔案管理人員操作界面，從而指導管理人員實施相應的管理行為。同時，設置在檔案室（館）出入口的閱讀器，會與監控管理系統連接。當館藏檔案經過出入口時，閱讀器會將讀取的標簽信息傳輸給監控管理系統，由其核驗該檔案資料是否具備完整的領用手續，以此實現檔案資料出入庫的智能化管理，最大限度確保館藏檔案的安全性。

三、基于RFID技術的智能檔案數字化管理流程

（一）檔案編目。RFID技術下，可采取以下數字化方式進行檔案編目：1.對入庫檔案資料進行掃描，并將掃描件傳輸至智能管理系統的檔案數據中心；2.在完成新檔案盒（袋）編碼申請后，利用射頻標簽打印機打印出包含檔案編碼的RFID標簽，將其粘貼在對應的檔案盒（袋）上；3.在檔案智能管理系統中，將RFID標簽編碼與對應的檔案資料綁定，并保存數據。此時，用閱讀器掃描RFID標簽，智能管理系統便會搜索和呈現出該檔案袋（盒）內所包含的全部檔案信息。相較于傳統檔案編目方法，數字化的檔案編目方法工作效率更高、出錯率更低。

（二）入庫上架。在基于RFID技術的智能檔案數字化管理模式中，檔案管理人員可通過以下方式完成檔案入庫上架操作：檔案管理人員將已完成編目的檔案袋（盒）放入帶有智能密集架紅外定位感應和RFID掃描功能的智能檔案柜中，此時，智能柜會自動識別檔案袋（盒）上的RFID標簽，若檔案信息確認無誤，智能柜會發出“存檔成功”的語音提示；若標簽信息未通過驗證，智能柜會在發出“存檔失敗”語音提示的同時，點亮警示燈。存檔成功后，智能檔案柜自動記錄檔案袋（盒）所在的位置并將位置編號與檔案袋（盒）的RFID標簽編目綁定，然后將數據信息上傳至智能管理系統中，完成入庫上架操作。若檔案被調用，當其重新放回智能檔案柜時，檔案柜會重新記錄其存放位置并更新智能管理系統中的原有信息。基于RFID技術的數字化入庫上架操作，既能夠實現檔案資料的精確定位，又能夠顯著提升檔案入庫、檢索、存取等管理工作的效率。

（三）智能盤點。傳統檔案管理模式中，管理人員想要對館藏檔案進行盤點，需要先逐一核對每個檔案袋（盒）中的檔案件數，再將盤點結果匯總整理，與檔案系統、借閱登記表等資料核對。隨著檔案室（館）檔案數量的不斷增加，傳統盤點模式的工作量和出錯幾率會顯著增加，從而嚴重影響檔案盤點工作的質量和效率。而基于RFID技術的數字化檔案管理模式則能夠有效解決上述問題。

（四）快速查閱。利用RFID技術下的檔案智能管理系統，檔案管理人員能夠快速準確找到需要調閱的檔案，并自動完成檔案調用實名登記、檔案出入庫實時記錄、調閱信息永久保存等工作。具體操作流程為：檔案管理員在智能管理系統中檢索需要調閱的檔案，此時系統會自動找到該檔案存放的具體位置并發出“出庫”指令。智能檔案柜接收到指令后，檔案對應位置的指示燈會亮起，從而便于管理人員快速找到檔案并完成下架、出庫作業。對于不得帶出檔案室（館）的機密性檔案，可在RFID中加入防盜信息，然后利用出入口位置的固定式RFID閱讀器防止其離開檔案室（館）。此外，檔案歸還時，基于RFID技術的檔案智能管理系統還能夠對檔案借閱人身份信息和標簽UID（User Identification）進行核驗，以及對檔案未歸還到位的情況進行報警。從而顯著提升檔案調閱管理的規范性和便捷性，提高檔案管理的質量和服務體驗。

四、結語

綜上所述，檔案數字化管理是新時期檔案管理工作發展的必然趨勢。隨著RFID技術在檔案管理工作中的廣泛應用，基于RFID技術的檔案智能管理系統將使傳統的檔案管理模式發生巨大改變，顯著提升檔案管理的效率和質量。作為檔案管理者，應深刻意識到檔案管理智能化、數字化發展的優勢和價值，主動提高自身信息素養，熟練操作RFID技術下檔案智能管理系統，充分發揮出檔案數字化管理的優勢，推動檔案管理工作不斷發展。