民辦高校科研檔案管理的思考

劉晨

民辦高校因其歷史原因，科研工作起步較晚，科研檔案管理工作更是存在著很多弊端。本文就民辦高?？蒲袡n案建設(shè)問題進行探討。

1 民辦高?？蒲袡n案管理現(xiàn)狀

1.1 制度不健全：國家對于民辦高校開展科研活動不重視，主要體現(xiàn)在申報省部級以上課題方面有種種限制，與公辦學校相比，民辦高校教師申請省部級、國家級等課題處于劣勢。因為職稱的限制，青年教師根本就沒有申報資格，只能依附于從高校退居二線的老教師，不能充分發(fā)揮自己的科研潛能。民辦高校的教師中級職稱以上的很少，科研隊伍不健全。

1.2 科研興趣淡薄，缺少積極性。為了做好教學工作，完成教學任務(wù)，教師基本無暇顧及科研，更談不上開展科研。雖然一些教師意識到科研的重要性，但不知從何入手，或是由于科研經(jīng)費等問題中途放棄，或是認為最后發(fā)表幾篇論文，就取得了科研成果。再者，有些教師在科研上缺乏團隊合作意識，對參與的科研項目積極性不高。有的青年教師存在偷懶心理，考博以后或者等到晉升職稱需要的時候再做科研，眼前還沒有把科研提到日程上來。高校中論資排輩的現(xiàn)象和觀點普遍存在，與公辦學校相比，獨立學院青年教師申請省部級、國家級等課題處于劣勢。

1.3 科研檔案意識不強。從政府和學校層面上說，由于歷史和成長過程的原因，民辦高校大多只重視招生人數(shù)、校園建設(shè)、規(guī)模擴大等硬件建設(shè)，普遍沒有開展足夠的科研活動。另外，和公辦高校相比，政府對于民辦高?？蒲泄ぷ鞑恢匾?，沒有提出硬性要求。很多申報的科研信息均將民辦高校排除在外。在高層次的課題申報和論文發(fā)表方面，對于民辦高校教師均有限制，導致了民辦高校科研檔案管理工作經(jīng)驗缺乏、較為落后的局面。近幾年，許多民辦高校開始重視科研工作，鼓勵教職員工大力開展科學研究，但也沒有充分認識到搞好科研檔案建設(shè)與搞好科學研究工作的必然關(guān)系。再者，大部分教師認為參加科研目的是就是為了晉升職稱，不注意資料的積累，甚至擔心科研課題文件資料特別是技術(shù)成果泄密對自己造成損失，不愿上交或不主動上交給檔案部門。

1.4 科研人才缺乏，科研檔案無連續(xù)性。相對于公辦高校來說，民辦高校一般只能吸引剛畢業(yè)的年輕教師和年齡普遍在55歲之上的離退休老教師，以及從公辦高校聘請的兼職教師。這就使得民辦高校從一開始就在科研建設(shè)方面存在著嚴重的滯后：一方面離退休教師大多數(shù)都以授課為主，且在本專業(yè)的理論研究方面已經(jīng)和當前前沿問題脫節(jié)，無法對年輕教師在科研方面進行“傳、幫、帶”；另一方面，兼職教師還要兼顧本單位的任務(wù)，在教學方面未能全身心投入到民辦高校的教學工作中，科研方面更是貢獻甚微。近幾年，絕大多數(shù)民辦高校已經(jīng)大批引進具有碩士研究生以上學歷的畢業(yè)生，以及少數(shù)博士生。但由于民辦高校待遇相對較低，以及社會保障、住房等方面的擔憂，導致高學歷者心理失衡，一旦有機會找到更理想的工作，就會辭職。這就導致本應(yīng)成為民辦高?？蒲嘘犖榈闹袌噪A層的人才流失，缺乏有層次的科研梯隊，僅有一些校級廳級等級別較低的項目，省部級以上的項目少之又少，更有甚者，很多課題剛立項，主要參與人員就已離職，導致科研成果沒有連續(xù)性。科研檔案的不完整、不系統(tǒng)，影響其開發(fā)利用價值，反過來也影響了原本薄弱的民辦高?？茖W研究工作的繼續(xù)發(fā)展。

1.5 科研工作缺乏組織和制度保證，科研檔案管理人員缺乏相應(yīng)的專業(yè)知識。一方面，機構(gòu)設(shè)置不完善。專門科研機構(gòu)及科研管理機構(gòu)是科研工作的組織保障。目前設(shè)有獨立科研管理機構(gòu)的民辦高校很少，大都依附于教務(wù)處或者信息中心等一些校級的行政部門。學校的科研制度也不規(guī)范，比如，關(guān)于科研課題和經(jīng)費的申請、科研考核制度、科研獎懲制度和科研檔案管理等方面，基本缺乏明確的規(guī)定和管理。這些都制約了科研工作的進一步開展。另一方面，科研管理人員配備極少，大多數(shù)民辦高校的科研干事都是兼職，主要工作還是教學，沒有太多精力收集、整理歸檔材料。與檔案工作相關(guān)內(nèi)容的培訓更是沒有參與過，對檔案工作管理意識不強，許多科研檔案管理人員認為，科研檔案管理就是把科研活動的資料收集起來，遞交給學校綜合檔案室就行。無視法律規(guī)定，常常以復印件應(yīng)付歸檔。我國《科學技術(shù)研究檔案管理暫行規(guī)定》中明確規(guī)定：歸檔的科研材料必須是原件，根據(jù)需要可復印若干份。但是有些科研人員卻將原件據(jù)為己有，以復印件交檔案管理部門應(yīng)付了事，容易給一些人造成舞弊的可乘之機。

1.6 科研經(jīng)費投入不足。民辦高?？蒲薪?jīng)費普遍不足。其主要原因：一是民辦高校的科研工作沒有納入主管部門的統(tǒng)一管理，不像普通高校那樣每年都有數(shù)量可觀的科研經(jīng)費下?lián)?，實行?？顚Ｓ茫瑸榭蒲泄ぷ鞯捻樌M行提供較多的經(jīng)費支持。二是民辦高校經(jīng)費來源主要靠收取學生學費，科研投入相對不足。三是自身對科研工作重要性認識不足。

1.7 科研材料收集不齊全，科研檔案難以集中管理。由于民辦高校師資較為緊張、教學任務(wù)繁重，有能力的教師即使擠出時間來從事科學研究，但缺少時間對科研過程形成的原始資料進行收集、整理和有序上交。有人認為科研檔案的收集、歸檔是檔案部門的事，與自己無關(guān)。因此，檔案部門收集到的常是項目申請、立項表格、鑒定材料等一般性資料，而真正的科研原始記錄材料很匱乏。由于學校知名度和科研水平不高，承接不到重要的科研項目，不少教師常會以個人身份參與強校、外單位的科研工作，這就構(gòu)成本?？蒲许椖康摹傲魇А?，導致本?？蒲袡n案的收集困難。

1.8 缺乏行之有效的管理手段和規(guī)章制度。由于民辦高?？蒲袡n案管理工作一般起步較晚，再加上檔案管理意識不強，管理手段和規(guī)章制度不健全，因此，檔案部門經(jīng)常難以收集到建檔所必需的完整的原始資料，這就造成科研檔案中一般性技術(shù)資料多、關(guān)鍵性技術(shù)資料少。由于科研檔案的不完整、不系統(tǒng)，影響了它的開發(fā)利用價值，反過來也影響了原本薄弱的民辦高校科學研究工作的繼續(xù)發(fā)展。

2 民辦高?？蒲袡n案建設(shè)的對策

增強師生員工的科研檔案意識，提高對科研檔案價值的認識。

2.1 學校方面。首先，重視科研檔案管理工作，提高對科研檔案管理的意識。民辦高校要改變只重視課題項目立項數(shù)量和論文的數(shù)量，而忽視科研檔案整理的局面。要對校領(lǐng)導到全校師生加強對科研檔案的重要性的宣傳。科研檔案不僅是申請立項、研究課題、調(diào)研、總結(jié)研究成果、發(fā)表論文、結(jié)項等具體工作，也包括了科研成果的推廣應(yīng)用、總結(jié)、積累的過程。科研檔案的整理也并不是單純的某個部門或某個人的行為，而是所有做科研的師生在研究的同時，要有意識地積累科學研究的過程稿，包括調(diào)研材料、研究報告、應(yīng)用證明等資料。這樣才能使得科研檔案起到應(yīng)有的知識傳承的作用。其次，要健全科研機構(gòu)，制定完善的科研制度，加大對科研工作的獎懲力度。以黃河科技學院為例，從2008年本科評估開始，就專門設(shè)置科研處，并在二級學院設(shè)立科研干事，以方便科研工作的展開和科研檔案的收集整理。2010年成立經(jīng)濟研究所、納米研究所等九個研究所，由主管教學校長主抓。在制度方面，先后制定《黃河科技學院科研項目經(jīng)費資助管理辦法（試行）》和《黃河科技學院科研獎勵辦法（試行）》。最后，給予必要的設(shè)施支撐?？蒲袡n案的整理，并不是單純地收集資料就行了。需要配備計算機、掃描儀、網(wǎng)站網(wǎng)絡(luò)環(huán)境、儲存載體等，才能夠保證科研檔案工作的順利開展。

2.2 師生層面。首先，要轉(zhuǎn)變思想，重視科研工作，正確認識科研和教學的關(guān)系。一方面，教學可以促進科研發(fā)展，在教學過程中能發(fā)現(xiàn)教學內(nèi)容、教學手段、教學方法、教學管理等一系列問題，科研活動可以圍繞這些問題有的放矢地開展研究活動；另一方面，科研活動能促進教學水平的提高，教師在科研活動中能接觸到更多的新思想、新知識和新信息，并在教學活動中傳播給學生，這有助于改進和豐富教學活動，提高教學水平。其次，在做科研的同時，要注意資料的收集。完善的科研檔案為其他研究者提供有價值的參考，成為本領(lǐng)域前期的研究成果。其他科研工作者可以在不違反知識產(chǎn)權(quán)的前提下利用和借鑒這些成果，能夠避免重復勞動，減少各方面的浪費。

2.3 業(yè)務(wù)層面。民辦高校要配備與業(yè)務(wù)工作相適應(yīng)的專兼職科研檔案管理人員，同時要加強對全校師生宣傳科研檔案業(yè)務(wù)的培訓和指導。要明確各類人員對科研檔案收集的范圍，以及其歸檔范圍。

2.3.1 學校科研檔案管理要綜合管理的是科研的準備階段、研究階段、結(jié)項階段、成果推廣利用階段的各類材料資料，但是，并不是所有的資料都要歸檔。主要包括上級科研部門關(guān)于科學研究課題的題目征集、課題的批準立項的文件、任務(wù)書、委托書、項目結(jié)項證書、獲獎證書等，學校內(nèi)部的科研規(guī)劃、各類科研成果的統(tǒng)計報表、總結(jié)材料，學校組織承辦或師生個人參加科研交流、學術(shù)會議的會議材料等。

2.3.2 科學研究的課題組或論文發(fā)表者要收集整理的包括：科研課題審批文件、任務(wù)書、委托書，開題報告，課題研究計劃，經(jīng)費預算，方案論證和協(xié)議書、合同等文件。另外，重要的是研究階段中，各種載體的重要原始記錄，實驗報告，計算材料，專利申請的有關(guān)文件材料，設(shè)計文件、圖紙，關(guān)鍵工藝文件，重要的來往技術(shù)文件，研究工作年度進展報告等?？偨Y(jié)鑒定驗收階段、成果和獎勵申報階段中的工作總結(jié)，科研報告，論文，專著，技術(shù)鑒定材料，科研投資情況，經(jīng)費決算材料、成果和獎勵申報材料及審批材料，推廣應(yīng)用的經(jīng)濟效益和社會效益證明材料等。最后是項目的推廣應(yīng)用階段，包括推廣應(yīng)用方案、總結(jié)，擴大生產(chǎn)的設(shè)計文件、工藝文件，轉(zhuǎn)讓合同，用戶反饋意見以及專利證明等。對于這些較詳細的資料要求裝訂成冊，制成統(tǒng)一形式交給科研部門或檔案部門存檔，需特別注意的是歸檔材料的系統(tǒng)性、完整性和原始性，要以原件歸檔。

2.3.3 學校的科研檔案管理人員將文書檔案收集整理后，要設(shè)立案卷目錄、全引目錄等。要嚴格按照相關(guān)檔案管理規(guī)章制度進行科研檔案管理。由于文書檔案存儲有限，各類科研工作的文書檔案收集整理分工完成后，就需要科研管理人員利用互聯(lián)網(wǎng)和多媒體技術(shù)管理檔案，記錄科研信息。對于科研檔案管理人員，要注意檔案整理技術(shù)的學習，使用完善的檢索工具。特別是需要專業(yè)的檔案人員與科研人員密切配合，做好科研檔案的收集、鑒別、歸檔、和保管。電子檔案的建立更能使得科研檔案整理工作信息化、網(wǎng)絡(luò)化。以黃河科技學院為例，在學校網(wǎng)站中專設(shè)科學研究專欄，內(nèi)設(shè)科研公告、科研信息、科研動態(tài)等子專欄，同時科研信息管理系統(tǒng)的建立更有利于個人科研信息的積累和查詢。

（作者單位：黃河科技學院 來稿日期：2014-04-15）