淺談事業單位檔案管理的現狀及對策研究

王冬梅

【摘 要】若想將事業單位辦好，就必須要重視事業單位的檔案管理。相關部門可以制定一些政策與規范來管理事業單位的檔案管理，國家也應該健全法制，為事業單位的檔案管理人員營造一個更好的辦公環境。總而言之，為了提高事業單位的檔案管理水平，我們需要做的還有很多。本研究就將從事業單位檔案管理的現狀與對策這兩方面進行分析，希望對促進事業單位檔案管理的發展有些許幫助。

【關鍵詞】事業單位檔案管理；現狀；對策

0 前言

如今，我國的國民經濟在不斷增長，人們的生活水平也在穩步提高，在這個大背景下，人們對信息量的需求也變得越來越大。為了滿足人民對信息的迫切需求，做好事業單位的檔案管理就變得十分重要。然而，相關的部門和工作人員若想將檔案管理工作做到最好，并不容易，因為事業單位的檔案管理是一項專業性與事業性并存的一項工作，它需要工作人員擁有極大的耐心。本研究就將針對事業單位的檔案管理這一主題進行闡述，使讀者對這方面的內容有一個更加深入的了解。

1 事業單位檔案管理工作現狀

1.1 工作人員不夠重視檔案管理工作

事業單位檔案所存儲的信息的容量是非常大的，它與單位的很多重要工作流程都有著密不可分的聯系。例如，優秀員工的篩選，對工作人員的審查等。檔案管理工作人員應該重視自己所做的工作，將檔案信息分好類別，這樣，當其他的工作人員需要查看檔案時，就會非常容易的找到自己所需要的內容。

然而，在現實的生活中，很多事業單位的檔案管理工作人員并沒有意識到自己工作的重要性，他們的思想仍是停留在“檔案管理工作就只是抄抄寫寫，并沒有什么技術含量”這個層面上，這種老舊的思想嚴重的阻礙了事業單位檔案管理工作的發展。更為嚴重的是，很多事業單位的領導也沒有意識到檔案管理工作是事業單位的核心部門，自然而然，這些領導也不會思考如何提升單位的檔案管理水平，如何提高工作人員的工作積極性。可想而知，如果單位的領導都不重視該工作，員工就更不會意識到檔案管理工作的重要性了。

1.2 檔案管理人員的專業知識貧乏

事業單位的檔案管理工作是一項系統的、周密的工程。這也就要求檔案管理工作人員要有扎實的專業知識，高超的專業技能以及超強的耐心和毅力，檔案管理人員只有擁有了這些特質，才能保證自己的工作質量。

然而在實際的工作中，有很多檔案管理人員的檔案理論知識并不是非常的豐富，甚至，一些檔案管理人員只是將檔案管理工作作為自己的兼職工作。這也就意味著這些檔案管理人員并不能全心全意的去做檔案管理工作。而且，現在有很多事業單位的檔案管理工作現狀仍然停留在手寫辦公的狀態，這種辦公狀態會導致工作人員的工作效率低，工作人員所記錄的信息不完全、不細致；在這種情況下，檔案管理人員如果不加強對計算機技術的學習，仍是以這種老舊的辦公狀態工作的話，就會使檔案管理部門逐漸喪失自己的工作職能。

1.3 事業單位檔案室的管理設備陳舊

如今，國民經濟在飛速增長，科學技術水平也在穩步提高，現代化的管理設備被應用的范圍也越來越廣。然而，在一些事業單位中，檔案部門的管理設備仍然是非常陳舊的，并沒有跟上時代的步伐。這種現狀，不單單會影響檔案管理人員的辦公心情，還會影響到管理人員的工作效率和工作質量。

2 提升事業單位檔案管理水平的對策

2.1 樹立法制意識，完善檔案管理制度

樹立法制意識是做好檔案管理工作的必要條件。首先，應該讓每一個檔案管理工作人員對《檔案法》有一個大致的了解，這樣，檔案管理人員在以后的工作中，也會有法可依。而且，《檔案法》對檔案管理工作人員會產生一個約束，在這種情況下，檔案管理人員的工作行為就會變得更加規范。其次，事業單位應該完善自身的檔案管理制度，檔案的管理者可以進行網絡管理，在網絡的幫助下，管理者對檔案工作會有一個整體的掌握，管理者一旦發現工作人員的不足之處，一定要及時告知該工作人員，并督促他改正。除此之外，相關領導應該將檔案管理工作納入到年度重點工作計劃中，這樣，在改善檔案管理工作時，工作人員就會有章可循。

2.2 增加投入資金，改善檔案管理的辦公環境

在科學技術不斷提升的大背景下，新技術在管理工作中被應用的越加廣泛。其實，檔案管理工作也是非常需要這種新技術的，因為，檔案管理人員的工作量是非常大的，工作人員不單單要整理這些檔案信息，還要將這些檔案信息分門別類的存儲好。在這種狀況下，工作人員一旦擁有現代化的技術和設備，做這些工作時就會變得輕松的多。

然而，我國的國土面積大，各個地區的經濟發展速度都是不同的。所以，一些區域的經濟條件并不是很好，新技術的水平也不是很高，自然而然，事業單位檔案管理的辦公條件就不是非常的理想。在遇到這種問題時，檔案主管部門可以向當地政府提交一份“增加經費”的申請，當申請被批準后，檔案部門的管理者可以利用這些經費更換檔案管理設備，改善檔案管理的辦公條件。除此之外，檔案管理部門還應該研發一個適用檔案管理的軟件，在這種軟件的支持下，檔案管理人員的工作速度就會提升很多，也降低了檔案管理人員的工作強度，可謂兩全其美。

2.3 提升檔案管理人員的工作能力

提升檔案管理人員的工作能力的具體方法如下：第一點，要加強管理工作人員對自己工作的認知程度，知道自己的工作內容；第二點，加強對檔案管理工作的宣傳力度，使更多的人了解檔案管理工作，這樣，也就會有更多的人加入到檔案管理工作；第三點，完善檔案管理機制，使檔案管理工作變得更加的系統化、科學化；第四點，對檔案管理人員進行專業技能的培訓，提高工作人員的業務水平；第五點，讓檔案管理人員從心底認同自己的工作，這樣，管理人員在工作時才會充滿干勁。

3 事業單位檔案管理工作的未來發展

目前，我國事業單位的文件管理制度較為落后，國家對檔案管理工作的保護體制也不是非常的完善。這也就說明，我國事業單位的檔案管理工作還是存在些許問題的。現在，我們既然意識到這些問題，在事業單位檔案管理工作的未來發展中就應該加以注意。在檔案管理上，我們可以利用互聯網儲存檔案，這樣既可以降低檔案管理人員的工作量，又可以防止人為泄露檔案事件的發生，但是，我們一定要加強網上安全的管理，防止黑客的侵入以及存儲文件的破損。總而言之，事業單位檔案管理的未來發展趨勢一定是以科學技術為核心的，所以，在現在，相關的部門和工作人員就應該不斷努力、不斷探究，提升在檔案管理方面的科學技術水平，使檔案管理工作的發展速度越來越快，完成質量越來越高。

4 結語

改善事業單位檔案管理的現狀，是需要領導和民眾都積極參與進來的。首先，相關領導應該重視事業單位的檔案管理工作，應該去除那種原有的 “認為檔案管理工作可有可無”的思想，其次，工作人員也應以認真負責的態度看待自己的工作，在工作的過程中，不斷提高自己的業務水平，加強自己的職業素養。只有經過全體人員的共同努力，事業單位的檔案管理水平才能從本質上得到提升，檔案管理工作才能更好的促進事業單位的發展。

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[責任編輯：曹明明]