淺論科技檔案管理

盛文杰　方佳韻

【摘 要】科技檔案是科學技術成果的載體，是直接記述、反映科技活動的歷史記錄，科技檔案管理工作在科研管理工作中的地位和作用越來越引起人們的重視，本文重點闡述了科技檔案的概念、特點，闡明了科技檔案是科學技術發展的重要保證，分析了科技檔案管理存在的問題，以及針對存在的問題提出了初步設想與解決措施。

【關鍵詞】科技檔案；重要性；存在問題；解決措施

科技檔案是企業在從事生產、經營、管理活動中形成的具有保存價值的科技文件材料，它是企業發展的見證，是企業擴大再生產的決策依據，也是企業發展的生命源泉。隨著社會進入信息時代和知識經濟時代，科學技術在社會各領域中得到了廣泛應用，人們對記載科技成果及信息的科技檔案的檢索、查閱、分析和研究也越來越重視，做好科技檔案管理工作已成為企業建設與發展的一項重要任務。

1 科技檔案的概念

科技檔案是指企業在生產、基建、科研等活動中形成的應當歸檔保存的圖紙、文字、錄像等科技文件，是企業檔案管理的重要組成部分。科技檔案的種類較多，如工業生產技術檔案、基本建設檔案、設備檔案、自然科學研究檔案、測繪檔案等。科技檔案具有知識儲備功能、依據憑證功能，情報功能、促進生產力發展和提高效益功能。

2 科技檔案的特點

（1）專業性：科技檔案的專業特點是科技檔案最突出的特點之一，不僅使它們同一般檔案有所區別，而且使不同專業形成的科技檔案彼此之間互相區別。因此專業性是實現科技檔案科學管理的重要依據之一，例如科技檔案工作管理體制的確立、科技檔案的整理分類等，都建立在科技檔案專業性特點的基礎上。

（2）種類和類型的多樣性：在各門類檔案之中，以科技檔案的種類最為繁多、類型最為復雜，呈現出多樣化的鮮明特點。以種類而言，由于科技生產活動中的多專業性，導致其伴生物--科技檔案在種類上的多元化；以類型而言，科技檔案是所有門類檔案中，類型最豐富多樣的一種。

（3）成套性：相對于其他檔案，科技檔案最鮮明的特點就是成套性，即圍繞一個科研項目的進行，有規律地形成一系列配套的相關科技文件資料。

（4）現實性：科技檔案具有較強的現實使用性，它記錄和反映著企業的科技、生產、建設等活動，即使在歸檔后，也依然有很高的利用價值。

3 科技檔案的重要性

科技檔案在整個檔案中所占的比例顯著增加，在科學管理中所處的地位也越顯重要。科技檔案的重要性在于：

1）科技檔案是科技發展的催化劑；

2）科技檔案是知識形態的生產力；

3）科技檔案是企業文化的重要組成部分，是企業成功的金橋；

4）科技檔案是經濟效益和社會效益的表現形式。

4 科技檔案管理目前存在的問題

加強科技檔案管理工作，是檔案事業適應時代和社會發展的必然選擇，而從目前一些機關、高校、事業單位、科研機構與企業的科技檔案管理工作來看，存在著各種各樣的問題，主要表現在以下幾方面。

4.1 單位領導重視程度不夠

單位領導更注重生產環節這些可以產生直接經濟效益的部分，而因為檔案的管理工作一般都是在最后的環節來進行，短期內無法看到由其帶來的效益，因此對于科技檔案管理所能產生的經濟效益并沒有一個直觀的認識，在思想意識上沒有上升到一個高度，使得科技檔案管理工作的發展比較遲緩。

4.2 科研人員檔案意識不強

在工作中，科研人員對于自己產生的科研成果一般都看的非常重，不愿將自己的文件向檔案管理部門歸檔，而是私自保管，這就造成了科技檔案的丟失和不完整性；有時即使向檔案管理部門歸檔，也會拖延時間，無法保證文件資料保存的時效性與完整性。

4.3 科技檔案管理人員素質有待提高

有些單位認為科技檔案管理僅僅是收發的工作，便將沒有檔案專業知識的或沒有合適部門安置的人員安排在檔案管理部門，使得科技檔案管理人員開發科技檔案的意識差，也使得科技檔案管理工作效率和工作質量極低。

4.4 科技檔案管理投入不足，自動化管理水平低

由于科技檔案管理涉及軟、硬件的投入，經濟實力不強的企業單位，科技檔案管理投入的經費就少，管理條件與信息化建設發展緩慢，造成科技檔案管理落后，基本處于手工操作狀態，這是難于適應信息化建設對科技檔案管理工作的要求的。

4.5 科技檔案管理難度大

由于科技檔案多數以圖紙、圖表加文字說明等形式反映工程的技術，不僅數量多、笨重不便于折疊、文件材料鑒定與歸檔存在困難，而且科技檔案查、借閱手續復雜，大多數檔案工作人員不愿意管理科技檔案。

5 加強科技檔案管理的解決措施

針對科技檔案管理工作目前存在的問題，可以從以下幾方面著手解決。

5.1 強化全體人員檔案意識

在日常的科研生產中，大力宣傳、貫徹《檔案法》，使《檔案法》貫穿于各級領導干部和職工的頭腦中，增強檔案意識，使其對科技檔案管理工作有一個新的認識。

5.2 加強科技檔案管理的基礎設施建設

企業單位應對科技檔案管理投入必要的財力與物力，加強檔案工作基礎設施建設，配置與現代化檔案管理相適應的設備設施。

5.3 建立健全規章制度，實現規范化管理

建立健全科技檔案管理工作的各項規章制度，制定科技檔案管理工作的標準規范，同時加強思想教育、提高職業道德水平，將科技檔案管理工作建立在遵循客觀規律和發揮人的積極作用的基礎之上。

5.4 過程參與，嚴格執行科技檔案管理規程

要嚴格按照科技檔案管理規程，做好科技檔案的收集、整理、保管等工作，做到科研、生產、基建等活動歸檔的文件資料完整、準確、系統。同時科技檔案管理人員應積極參與到科技檔案形成的相關工作中去，以保證及時收集科技檔案資料，保證科技檔案信息的完整、系統、準確。

5.5 解放思想，轉變觀念

多年來，科技檔案工作基本上屬于內部服務型、無償服務型和保管服務型，這在很大程度上禁錮了科技檔案的開發利用，也限制了科技檔案在經濟生活中的作用，反過來又影響和制約了科技檔案事業的自身發展。因此，各企事業單位的檔案工作者，要切實樹立一種開放的、主動提供服務的、注意經濟效益的新觀念，從思想上、行動上實現轉變。

5.6 加強科技檔案信息化建設

科技檔案信息化建設要以檔案管理現代化為基礎，以檔案信息數字化、檔案利用網絡化為目標，實現檔案信息系統與單位信息系統有效鏈接，便于檔案信息資源的開發利用。要把檔案信息化建設作為企業信息化建設的重要組成部分，進行統籌規劃，使得檔案信息化建設與單位信息化建設同步協調發展。

5.7 提高科技檔案管理人員的整體素質

檔案管理隊伍素質的高低決定著檔案事業發展的成效，因此要加強對專兼職檔案人員的培訓。檔案工作者應成為多面手，除了學習檔案知識、檔案應用系統知識等有關檔案管理的基礎知識之外，還要學習計算機知識等信息化知識；不僅要熟悉檔案管理業務，還要掌握相關的專業技術知識，開拓視野，提高工作效率。

5.8 與時俱進，不斷創新

檔案工作人員應與時俱進，不斷創新，做創新性人才，進一步解放思想，拋棄不適宜的觀念與做法，創新服務機制，拓寬科技檔案服務領域，提高業務水平，實現科技檔案工作在理論上、體制上、機制上的創新，適應時代和科技發展的需求，使得科技檔案管理工作更好地為企業單位的事業發展服務。

6 結語

做好科技檔案管理工作，對企業的改革發展具有重大作用和意義，企業應重視科技檔案管理工作，使得科技檔案更好地為企業的健康發展保駕護航，提高企業的工作質量和工作效率。科技檔案工作是一項發展社會經濟和科學技術的不可或缺的專門事業，它作為社會主義現代化建設的重要組成部分，其管理工作將隨著社會發展而不斷推進提升，今后一定會出現更多的新情況、新問題，需要我們通過學習、探索去解決、完善和提高，這樣才能適應現代企業快速發展對科技檔案信息的需求，才能更好地創新科技檔案管理工作。

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[責任編輯：丁艷]