電子政務環(huán)境下政府檔案管理模式的轉(zhuǎn)變

摘 要：信息網(wǎng)絡技術的應用和政府網(wǎng)絡環(huán)境為政府推行電子政務提供了平臺，同時也推動了政府檔案資源體系的構(gòu)建、服務功能的拓展。在建設檔案信息化發(fā)展的過程中，作為政府檔案管理者，要實現(xiàn)內(nèi)在的創(chuàng)新服務管理模式的轉(zhuǎn)變，才能適應和做好電子信息政務環(huán)境下的檔案管理工作。

關鍵詞：電子政務；政府檔案；管理模式

在現(xiàn)代數(shù)字信息技術和政府網(wǎng)絡環(huán)境下，政府電子政務應運而生，作為電子信息技術與行政管理工作的有機結(jié)合，政府電子辦公文件超越了時間、空間及部門間的分隔限制，為政府各部門提供優(yōu)質(zhì)、全方位、規(guī)范而透明的管理和服務。我們看到，政府政務在借助網(wǎng)絡信息技術構(gòu)建快捷、便利的辦公平臺的同時，也在改變著政府各部門文件的輸送傳閱、文檔管理等傳統(tǒng)方式，現(xiàn)代的先進科技得以廣泛地應用到各個部門的工作中。

現(xiàn)代信息數(shù)字技術的發(fā)展，在電子政務的實施和推動下，政府檔案作為信息資源的組成部分，管理模式也遭遇了被創(chuàng)新，被轉(zhuǎn)變。主要表現(xiàn)于以下幾點。

1 服務手段的轉(zhuǎn)變

隨著政府部門電子政務與政府網(wǎng)絡智能辦公系統(tǒng)的應用，政府檔案信息服務以網(wǎng)絡和數(shù)據(jù)庫為重點，檔案信息服務方式由以檔案信息資源為基礎的有限、被動服務，轉(zhuǎn)向網(wǎng)絡資源為主的無限、主動服務；由以傳統(tǒng)的靜態(tài)、間接服務轉(zhuǎn)向以提供現(xiàn)代參考咨詢和開發(fā)編輯工作為主的動態(tài)、直接服務。 通過開展檔案信息的提煉加工，把分散在檔案資源中的無序信息整序、濃縮，通過網(wǎng)絡條件，以多種服務方式開展主動、快捷、高層次和檔案信息服務。

2 檔案載體的轉(zhuǎn)變

隨著電子政務辦公的廣泛應用，網(wǎng)絡技術、數(shù)碼技術等現(xiàn)代高科技的發(fā)展以及新型材料的使用，豐富了檔案載體形式，它打破了長期以來人類只能依賴文字進行記錄的歷史，現(xiàn)在，可以通過更直接、更具體、生動的圖像和聲音的方式展示事物，并以光盤、磁帶、移動存儲設備等磁性材料為載體記錄存檔，檔案材料的收藏由單一到多元并存的轉(zhuǎn)變，檔案結(jié)構(gòu)發(fā)生了改變。

3 檔案主要工作流程中管理方式的轉(zhuǎn)變

網(wǎng)絡技術運用及電子政務辦公的環(huán)境下，檔案信息的收集方式，使政府各部門可以根據(jù)自己的工作情況，合理安排時間，將本部門要歸檔的文件通過網(wǎng)絡傳送到檔案管理部門，也可以直接將數(shù)據(jù)信息錄入到檔案數(shù)據(jù)庫中；另一方面，通過網(wǎng)絡，政府檔案管理人員可實行跟進式服務，形成初期，跟蹤指導，或者在文檔形成之后，可隨時到各部門的專門數(shù)據(jù)文件夾中進行信息采集和核對工作，如此一來，大大縮短了文件資料轉(zhuǎn)化作檔案的時間周期[1]，收集工作做到了根據(jù)需要，確保了歸檔信息的完整性、準確性和快捷性，做到了有的放矢。

同樣，政府檔案資源載體向多元轉(zhuǎn)變的另一結(jié)果，也引起了檔案管理者對電子文件保管工作的措施研究，之前對庫房單一的紙質(zhì)檔案管理，轉(zhuǎn)變成對儲備數(shù)字信息檔案資源多種載體的保管。在看到信息服務環(huán)境下給予各種工作提供靈活方便的同時，安全隱患意識也必須時時在心，特別是在涉及的政府機密信息，管理員必須做到：一是注意網(wǎng)絡信息安全措施的加強，日常業(yè)務中及時更新維護殺毒軟件和防火墻，最大限度避免病毒攻擊，嚴格審查不當?shù)男畔⑴c杜絕保密的內(nèi)容上網(wǎng)，從進口、傳輸、使用三方面采取安全保密措施等。二是加強檔案數(shù)據(jù)安全管理，數(shù)據(jù)庫服務器要采用主用和備用雙主機，相互鏡像備份，并使用光盤作為檔案數(shù)據(jù)的備份，確保檔案信息的齊全。

4 服務方式和服務面向的轉(zhuǎn)變

現(xiàn)代信息網(wǎng)絡的接入形式多樣，為檔案信息服務拓展了廣闊空間，檔案部門利用電子網(wǎng)絡傳輸，不僅能方便、快捷地為用戶提供服務，并能及時收集用戶反饋的信息。政府在電子政務背景下，通過網(wǎng)絡技術，利用不同的信息服務軟件系統(tǒng)，可以對利用者的利用時間、區(qū)域及查詢檔案信息內(nèi)容等進行統(tǒng)計，及時與用戶溝通聯(lián)系，適時調(diào)整檔案利用服務，并對不同時期和部門所需的檔案信息進行及時配給，滿足政府各部門的檔案信息利用需求[2]。

檔案信息服務工作是社會發(fā)展到一定歷史階段而產(chǎn)生的社會現(xiàn)象，政府的檔案利用服務在不脫離原有的基礎上，要注意傳統(tǒng)檔案利用服務方式與現(xiàn)代網(wǎng)絡檔案信息服務的并舉，做好在新技術向檔案管理滲透的過程中，努力實現(xiàn)傳統(tǒng)和現(xiàn)代兩種服務方式的有機結(jié)合工作，使兩者做到優(yōu)勢互補，揚長避短。

5 管理理念的轉(zhuǎn)變

信息技術和電子政務背景下，促進了檔案管理由傳統(tǒng)的手工向自動化轉(zhuǎn)變，由經(jīng)驗管理向科學管理轉(zhuǎn)變。信息化、數(shù)字化是政府檔案工作發(fā)展的必然趨勢，政府檔案工作者在著眼于現(xiàn)實的同時，還須從戰(zhàn)略的高度自覺加強檔案資源的存儲、加工、傳遞和共享工作，并且在資源優(yōu)勢理念的作用下，充分發(fā)揮檔案資源在管理、創(chuàng)新中的巨大潛能[3]，將檔案變成“活”的資源，主動地進行檔案信息的開發(fā)、咨詢、利用工作。

6 結(jié)束語

檔案是信息社會的寶貴資源，與電子政務信息數(shù)字化一樣，檔案資源信息化是21世紀檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢，在全力推行電子政務辦公的環(huán)境下，政府各部門的信息需求及檢索方式等方面都有了新的變化，出現(xiàn)了新的特點。制定政府信息化建設發(fā)展規(guī)劃，健全檔案管理的標準與規(guī)范，構(gòu)建技術先進、功能完善、安全可靠的信息化支撐平臺，把檔案信息化建設納入規(guī)范化、模式化的軌道[4]，是當前政府檔案工作拯待解決的一個任務。

參考文獻

[1]朱紅艷.網(wǎng)絡環(huán)境下檔案信息管理探析[J].黑龍江檔案，2011（1）：37.

[2]金凡.網(wǎng)絡環(huán)境下創(chuàng)新檔案信息服務探討[J].檔案，2010（4）：47.

[3]胡小琳.論檔案資源的社會共享[J].檔案學通訊，2003（5）：23.

[4]謝鵬.檔案信息化建設對策探尋[J].云南檔案，2010（5）：42-43.

作者簡介

李吉陽（1977-），女，黑龍江大慶人，大慶市紅崗區(qū)信息產(chǎn)業(yè)中心科員，從事政府檔案研究。endprint