如何做好高職院校學生檔案管理工作

趙娜

摘 要：學生檔案工作是教育事業的重要組成部分，是維護黨和國家歷史面貌的一項重要事業，也是研究改進、促進教育事業發展的不可多得的寶貴史料。強化學生檔案管理，對提高教學管理水平和教學質量有著十分重要的意義。筆者結合實踐就如何做好高職院校學生檔案管理工作談幾點自己的看法。

關鍵詞：高職院校；學生檔案；管理

在改革開放，社會信息量不斷增長的今天，人們的觀念向求發展、求競爭、求效益方面發展，對各類信息包括檔案信息的獲取要求越來越大，利用的速度要求越發快速、準確。高職院校學生檔案是學生從入學到畢業的整個過程的真實記錄，強化學生檔案管理對提高教學管理水平和教學質量有著十分重要的意義。

一、高職院校檔案管理方面普遍存在的一些問題

目前有少數高職院校對學生檔案工作在整個學院工作中的地位認識不足，在基本建設方面比較落后。比如，沒有專用檔案室，有的檔案室是狹小而潮濕的空間，更不用說現代化的檔案管理設施和設備了。學生檔案管理的規章制作還不夠完善，學生檔案管理工作任務比較繁重，工作量大，沒有專業管理隊伍等。因此，正確認識存在的問題，找到相關的、科學的管理方法，就顯得特別重要了。

二、煙臺工程職業技術學院加強和完善學生檔案管理工作的做法

1.加強學生檔案管理意識

學院領導高度重視學生檔案工作，深入持久地組織學習與宣傳活動，通過學習與廣泛宣傳，形成了人人重視學生檔案管理并自覺地維護學院學生檔案的意識。我院采取的具體措施是：主管領導和學生檔案管理人員進一步學習《檔案法》和有關的政策規定，明確其重要性。這樣，只有學生檔案管理人員有了良好的檔案意識，才會在具體的學生檔案管理過程中對學生資料數據做出正確的反應，做到及時收集、管理和分類保管。

2.健全制度，規范管理

不斷建立和完善檔案管理工作制度，使檔案工作逐步實現規范化管理。我院按照《山東省檔案工作等級評定試行辦法暫行規定》的要求，建立健全檔案工作管理體制，完善檔案工作各項制度。制定了《綜合檔案室工作職責》《檔案人員工作職責》《檔案庫房管理制度》《檔案保密制度》《檔案利用制度》《檔案鑒定、銷毀制度》和《檔案室管理制度》。我們還把檔案工作納入處室工作目標管理責任制的檢查考核中，結合年終考核與個人年終獎金掛鉤外，作為年終評優選先的依據。這樣促使各處室人員都重視檔案工作，認真研究落實本部門的檔案工作任務，使學院檔案工作保質保量完成。我們做到各部門、各處室職責明確，使歸檔有范圍，立卷有標準，借閱有規定，保密有條例，庫房管理有措施，開發利用有目標，這就在細節上保證了檔案管理的順利開展。

3.強化學生檔案管理隊伍建設，提高管理水平

為適應崗位發展的需要，學生檔案的管理水平要做到科學、優化、穩定，則必須拓寬檔案人員的知識面，不斷學習相關領域的知識，開闊視野，增長技能，以提高工作能力。在加強檔案人員的政治思想教育和職業道德教育的同時，還必須要求檔案人員真正做到“業務精通，愛檔如珍，維護歷史，兢兢業業，服務現實”；選配工作責任心、事業心強的檔案人員來充實學院檔案工作崗位；定期開展培訓，加強檔案人員自身業務建設。一方面學習檔案管理專業知識，另一方面學習現代化先進技術設備的操作技能，不斷更新知識，提高管理水平。為此，學院單獨將相關檔案人員送出去培訓，使他們的工作能力不斷提高，為學院教學、科研和其他工作服務。因此，加強檔案人員的業務能力培養，提高檔案人員素質，是推動檔案管理事業發展的關鍵。

4.注重收集，加強管理，拓展檔案歸檔范圍

學生檔案是將來各級組織選拔、考核人員的重要依據，能證明個人學習經歷的就是檔案。檔案里面有一個人各個時期的成績單、各方面的評語、獲獎證明，還有黨團材料。而且這些材料都是原始材料，不可復制。因此，結合目前人才培養模式、圍繞學生個性、素質發展，努力拓寬學生檔案收集的內容，構建具有特色的學生檔案副本是十分必要的。我們學院采取輔導員責任制，每個學期都會將學生的材料集中上交，不斷補充學生的檔案副本。

5.加速學生檔案的數字化工作

隨著人事制度改革，人才流動越來越頻繁，人事檔案的信息化管理越來越重要，運用網絡進行管理將會更加快捷、安全。當今社會越來越多的文件都不再是傳統意義上的紙文件，而是電子文件。為搞好學院學生檔案管理工作，我院加速了學生檔案數字化、網絡化建設，實現了人事檔案管理與傳輸的自動化。

三、結語

學院學生檔案管理工作是學校基礎工作的重要組成部分，我們在做好檔案的收集、整理、歸檔工作的同時，又做到主動提供服務，使檔案的價值得以充分體現。檔案人員既要熟悉室藏檔案資料，注重檔案的收集質量，提高檔案的利用率，還要及時對利用的反饋信息進行綜合性的分析、研究，找出工作中的不足，以科學的態度，把學校檔案工作做得更好，使之發揮出更大的作用。

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