淺析如何做好企事業(yè)單位的人事檔案信息化建設(shè)

摘要：企事業(yè)單位的人事檔案信息化既是檔案工作的重要組成部分，同時，又是企事業(yè)單位信息化、電子政務(wù)以及各部門信息化的重要基礎(chǔ)性工作。計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛應(yīng)用使企事業(yè)單位的人事檔案的管理進(jìn)入現(xiàn)代化管理的先進(jìn)行列，并為企事業(yè)單位的人事檔案信息化管理提供了可靠的保證。

關(guān)鍵詞：人事檔案 信息化管理

人事檔案是記錄個人從事各種社會活動的文件，是企事業(yè)單位的人事部門對個人管理的重要憑證和開展各種工作的基礎(chǔ)，對企事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)考察和識別干部選拔優(yōu)秀人才，加強(qiáng)企事業(yè)單位的干部隊伍建設(shè)，促進(jìn)工作、監(jiān)察、黨政管理的開展具有重大作用。隨著計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛應(yīng)用使人事檔案信息管理進(jìn)入現(xiàn)代化管理的先進(jìn)行列，并為人事檔案信息管理提供了可靠的保證。為更好地為干部人事檔案工作提供全方位、準(zhǔn)確、快捷的服務(wù)，推進(jìn)干部人事管理工作改革創(chuàng)新，進(jìn)一步加強(qiáng)新時期干部人事檔案信息化建設(shè)。本文就人事檔案信息化、存在的的問題、人事檔案信息化建設(shè)、人事檔案信息化建設(shè)對策與建議等，作進(jìn)一步的研究和探討。

1 人事檔案信息化

企事業(yè)單位的人事檔案通過計算機(jī)的管理，對檔案信息資源進(jìn)行分類、提取、分析、加工，可以直接提高人事檔案工作的效率。并且，與傳統(tǒng)的人事檔案資料相比，數(shù)字檔案更易于保存、查詢、修改，并且可以通過網(wǎng)絡(luò)快速傳遞，提高了人事檔案的利用率，降低了人事檔案的管理的成本。

①領(lǐng)導(dǎo)重視是關(guān)鍵。領(lǐng)導(dǎo)高度重視，是推動人事檔案信息化建設(shè)的關(guān)鍵。領(lǐng)導(dǎo)要率先垂范，更新觀念，帶頭學(xué)習(xí)信息化技術(shù)知識，并在干部檔案工作中積極應(yīng)用，才能推進(jìn)干部人事檔案管理信息化進(jìn)程。一是要把人事檔案管理信息化納入到日常辦公的重要日程，并積極探索推進(jìn)干部人事檔案信息化的新途徑、新辦法；二是要引入干部人事檔案信息化管理系統(tǒng)軟件，安排專人負(fù)責(zé)管理，才能實(shí)現(xiàn)人事檔案信息化管理。

②建立干部檔案信息庫系統(tǒng)。通過計算機(jī)、掃描儀、錄音、錄像等現(xiàn)代化設(shè)備和技術(shù)，將管理的干部基本情況、職級、學(xué)歷等干部檔案信息全部整理錄入系統(tǒng)。一是對錄入的人事檔案信息要全面反映干部的基本情況，如職務(wù)變動、工作履歷等動態(tài)信息；二是對錄入檔案信息要做到隨時錄入、隨時更新，保證檔案信息的時效性、真實(shí)性和準(zhǔn)確性；三是要建立干部檔案信息網(wǎng)絡(luò)化管理體系，使信息得以共享。可在領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)科室間，建立干部人事檔案信息管理局域網(wǎng)，并按照干部管理權(quán)限，實(shí)行干部檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理。

③應(yīng)用信息管理系統(tǒng)。通過使用干部檔案信息管理系統(tǒng)，一是可以快速、準(zhǔn)確地為領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門提供干部結(jié)構(gòu)狀況查詢、統(tǒng)計分析、干部基本情況查詢等全方位、及時、可靠的干部人事信息，作為在干部管理、人事決策等方面的重要依據(jù)；二是為領(lǐng)導(dǎo)全面掌握企事業(yè)單位干部隊伍的整體素質(zhì)，使領(lǐng)導(dǎo)在選任干部時量才任用。

④原件管理系統(tǒng)建設(shè)。為滿足利用者的需求，保護(hù)實(shí)體檔案，提高人事檔案利用工作的效率，可通過計算機(jī)、掃描儀、錄音、錄像等現(xiàn)代化設(shè)備對在職干部檔案材料按照類別，逐頁掃描，制成JPEG格式的圖片文件后上傳至干部人事檔案管理系統(tǒng)。查閱者在查閱干部信息時，只需點(diǎn)擊鼠標(biāo)進(jìn)入系統(tǒng)，便可查閱到干部檔案材料，并可網(wǎng)上（局域網(wǎng)）申請下載打印。

2 存在的問題

在干部人事檔案管理信息化建設(shè)過程中，我們發(fā)現(xiàn)一些問題。

①軟、硬件設(shè)施不完善。例如，人事檔案信息化所需要的縮微復(fù)印設(shè)備、計算機(jī)、掃描儀、數(shù)碼相機(jī)、干部人事管理系統(tǒng)軟件等，而部分基礎(chǔ)設(shè)備至今仍未到位，從而影響和制約了信息化管理工作的開展。

②系統(tǒng)應(yīng)用不完善。例如，現(xiàn)已經(jīng)建立了干部人事檔案信息管理系統(tǒng)，個人基本信息也已輸入系統(tǒng)，對干部年齡結(jié)構(gòu)、知識結(jié)構(gòu)、專業(yè)結(jié)構(gòu)等情況統(tǒng)計分析時，只能做一些簡單查詢、報表之類的工作。

③錄入信息不完整。例如學(xué)歷、表彰、入黨等重要材料有的缺失，在錄入信息時無法錄入，從而使信息不夠完整。

④專業(yè)技能有待提高。人事檔案數(shù)字化信息系統(tǒng)管理，需要有較高知識技能，僅懂一般計算機(jī)操作知識是很難勝任這項工作的，所以，我們要加強(qiáng)培訓(xùn)，或者招聘既懂檔案管理又懂信息技術(shù)的復(fù)合型人才上崗。

3 人事檔案信息化建設(shè)

人事檔案信息化建設(shè)是以檔案應(yīng)用與服務(wù)為重心，建立和充實(shí)數(shù)字化檔案信息庫，提高檔案信息的綜合應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)檔案信息數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化，實(shí)現(xiàn)檔案信息接收、傳遞、存儲和應(yīng)用的一體化，達(dá)到檔案信息的高度共享，通過對信息進(jìn)行綜合利用而實(shí)現(xiàn)檔案信息的增值。

①基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)。一是網(wǎng)絡(luò)環(huán)境建設(shè)包括：內(nèi)網(wǎng)建設(shè)和外網(wǎng)建設(shè)。內(nèi)網(wǎng)主要是本單位內(nèi)部局域網(wǎng)或本系統(tǒng)單位的內(nèi)部聯(lián)網(wǎng)。外網(wǎng)主要是信息采集傳遞網(wǎng)絡(luò)和信息查詢網(wǎng)絡(luò)；內(nèi)網(wǎng)和外網(wǎng)站要物理隔離、彼此獨(dú)立；二是硬件環(huán)境建設(shè)包括：計算機(jī)、交換機(jī)、路由器、存儲器等；三是系統(tǒng)軟件建設(shè)包括：操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)、信息安全系統(tǒng)等。

②人事檔案信息資源的建設(shè)。通過掃描、攝錄等技術(shù)手段，把現(xiàn)有的紙質(zhì)檔案、縮微膠片檔案、錄音檔案等轉(zhuǎn)化成數(shù)字化檔案，并收集和接收各種形式的電子文件（含文本文件、圖形文件、圖像文件、聲音文件及其它文件），并匯集到檔案數(shù)字庫，從而形成現(xiàn)有館藏數(shù)字化檔案、收集和接收各種數(shù)字化檔案、有檔案性質(zhì)的行業(yè)及專題信息庫于一體的信息資源管理平臺。

③應(yīng)用系統(tǒng)的建設(shè)。一是建設(shè)數(shù)字檔案信息應(yīng)用系統(tǒng)：進(jìn)行信息采集、處理、存儲、歸檔、組織、發(fā)布、利用及數(shù)字檔案管理的全過程，并支持檔案的數(shù)字化加工；二是建設(shè)現(xiàn)有的檔案館業(yè)務(wù)管理應(yīng)用系統(tǒng)：包括文件管理、檔案管理、資料管理、檢索、利用、保管、鑒定、轉(zhuǎn)交接收、編研、統(tǒng)計、數(shù)字管理、系統(tǒng)維護(hù)等功能模塊。

4 人事檔案信息化建設(shè)對策與建議

企事業(yè)單位的人事檔案管理信息化是組織系統(tǒng)信息化工作的重要組成部分，應(yīng)按照統(tǒng)籌規(guī)劃、資源共享、上下互通、安全高效、分步實(shí)施、重點(diǎn)突破的原則，從以下幾方面入手，不斷提升信息化水平，完善信息系統(tǒng)，更好地為干部工作服務(wù)。endprint

①加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)資源共享。注重完善硬件設(shè)施，在基礎(chǔ)硬件、信息收集和利用等方面加大投入。充分利用現(xiàn)有資源推進(jìn)干部管理信息化、網(wǎng)絡(luò)化的進(jìn)程。以人事檔案信息化為樞紐，構(gòu)建干部信息平臺，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化管理，對領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)科室進(jìn)行授權(quán)開放、資源共享，實(shí)現(xiàn)信息服務(wù)的良性循環(huán)。逐步建立適應(yīng)工作需要和發(fā)展的更加完善的網(wǎng)絡(luò)化應(yīng)用系統(tǒng)，不斷提高信息化水平，將信息技術(shù)應(yīng)用到干部選拔任用管理的全過程，以干部檔案信息化促進(jìn)干部工作的民主化、科學(xué)化和規(guī)范化。

②完善各項規(guī)章制度。建立健全、完善企事業(yè)單位的人事檔案網(wǎng)絡(luò)信息化各項規(guī)章制度，例如，制定信息錄入、信息維護(hù)、設(shè)備管理、網(wǎng)絡(luò)維護(hù)等系列管理辦法和規(guī)定，確保系統(tǒng)的安全性、可靠性和可控性，以科學(xué)、規(guī)范、嚴(yán)密的制度來保證系統(tǒng)的可靠運(yùn)行。確保企事業(yè)單位的人事檔案內(nèi)部局域網(wǎng)不與外網(wǎng)連接，做到物理隔絕。

③強(qiáng)化培訓(xùn)。由于企事業(yè)單位的人事檔案管理的信息化，以及文檔處理的一體化和檔案保存的技術(shù)化，從而要求企事業(yè)單位的人事檔案管理者要具備較高的知識技能才能勝任這項工作。為此，企事業(yè)單位的人事檔案管理人員既要成為檔案技術(shù)操作的專家，又要了解人事管理、計算機(jī)技能及相關(guān)理論知識。所以，我們要加大對企事業(yè)單位的檔案管理人員培訓(xùn)力度，注重提高隊伍的業(yè)務(wù)素質(zhì)，深挖人才潛能，培養(yǎng)既懂檔案又懂信息技術(shù)的新的復(fù)合型人才，以適應(yīng)現(xiàn)代化、信息化管理的需要。

④注重人事檔案系統(tǒng)的管理與維護(hù)。我們在日常管理維護(hù)中，要保證查閱者能方便、快捷、有效、準(zhǔn)確地找到所需的資料，充分發(fā)揮信息系統(tǒng)自動生成干部任免、調(diào)動審批表、干部名冊等功能，及時將干部的基本情況、人事變動、工作調(diào)動、獎懲情況、年度考核和到齡退休等而引起的數(shù)據(jù)更新在軟件中進(jìn)行改動，確保信息庫的完整性，實(shí)現(xiàn)干部信息日常管理的動態(tài)化和科學(xué)化，達(dá)到干部信息數(shù)據(jù)新、資料全的工作標(biāo)準(zhǔn)。為企事業(yè)領(lǐng)導(dǎo)了解干部隊伍現(xiàn)狀、干部政策決策、干部隊伍發(fā)展規(guī)劃和日常管理提供優(yōu)質(zhì)高效的服務(wù)。

5 結(jié)束語

綜上所述，企事業(yè)單位的人事檔案信息化建設(shè)是對實(shí)現(xiàn)企事業(yè)單位的人事干部信息管理工作的社會化服務(wù)有著非常突出的現(xiàn)實(shí)意義。企事業(yè)單位的人事檔案管理人員要積極創(chuàng)造條件，盡快實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的信息化、網(wǎng)絡(luò)化，實(shí)現(xiàn)企事業(yè)單位的人事檔案信息化管理工作走上正規(guī)，能更快、更好、更方便地為企事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)決策和科研生產(chǎn)服務(wù)。

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作者簡介：厲丹（1967-），女，湖北武漢人，大學(xué)本科，館員，主要從事人事檔案工作。endprint