淺談如何提高自身素質做好科技檔案的管理工作

摘要：科技檔案管理成果同企事業經營管理的有機結合決定了該企業資源配置的取向和模式，決定著企事業的市場環境和未來發展，對于實現該企業經營戰略，不斷提高管理效率具有深遠的影響。

關鍵詞：科技檔案 信息服務 管理

0 引言

科技檔案信息服務是科技檔案部門為用戶準確、快速地提供本領域內最具權威的信息服務。科技檔案部門要順應知識經濟發展的需要，探索檔案用戶需求及檔案信息服務的新體系、實現檔案信息資源的充分開發利用。

1 科技檔案信息需求的多層次、多樣化

企事業單位的檔案用戶對科技檔案的認識、需求、心理特征以及對檔案服務的期待等幾個方面各有不同。現用戶對檔案服務有了新的期待，并且提出了新的要求。

①獲取信息要求更加快捷、準確。使用者要求檔案部門具有穩定、準確、快速、便捷的檔案信息網絡，而且對高質量的編研成果很感興趣。為此，我們檔案工作者就要不斷提高自身素質，不斷提供高質量的檔案信息，為使用者作為參考咨詢服務。

②獲取信息要求更加全面、系統。科技檔案的載體形式包括：紙質文本、圖紙小樣、圖片、錄音、錄像、光盤等多種載體。一個專題的檔案資料實體很有可能分散在檔案庫、文件庫、圖紙庫、聲像檔案庫、光盤庫等不同庫房，而且查找時也是在不同部門的不同管理系統中輸入檢索后并進行檢索的，如果忽略了某一載體的數字化著錄，使用者就得不到完整的資料信息，必然會到影響科研生產工作。所以，我們檔案工作者要從全局出發，檔案信息化的收集、整理、編研上要精益求精，要想科研生產人員所想，要為科研生產人員提供更加全面、系統的檔案信息。

③獲取信息要求全文信息和深加工信息。檔案使用者現已要求要對檔案全文信息在線獲取，而且在對原始一次信息需求的同時，更對經過編研、有序化和深加工的檔案信息更加關注，所以，我們檔案工作者要不辭辛苦，努力做好檔案的編研工作，更好地為科研生產服務。

2 多層次、多樣化的科技檔案服務

科研生產使用者對利用檔案的目的不同，各有特點，呈現多層次和多樣化，為此，我們科技檔案信息化服務也要實行多層次和多樣化。

①檔案信息的基礎性服務。

科研、生產、數學、認知等相關的原始檔案信息是一次信息，也是基礎性的。對科研生產進行基礎性的檔案信息服務時，檔案部門不需要對原始檔案進行整理和編研，只向用戶提供完整的原始檔案信息即可。科技檔案服務的重點內容主要是外借服務、閱覽服務、復印服務等。

②檔案信息的深層次服務。

從信息內容來說，檔案部門要提供科技檔案的二、三次信息，以及不同用戶所需的個性化信息。二次信息服務包括目錄、索引、題目、檔案文摘等，幫助用戶解決有關的檔案咨詢、檔案檢索等問題。三次信息服務是檔案部門對檔案信息內容的再生產，對檔案信息進行整理、組織和深層次的開發，為用戶在科研生產研究、科學管理活動中進行檔案信息交流和信息研究的前期勞動，編制并提供有重要情報價值的三次信息的編研成果。

③檔案信息的全過程服務。

要求檔案工作者根據用戶的需求收集、整理和傳播知識，運用自身的專業知識、技能、職業敏感等能力引導用戶準確表達知識需求，幫助其獲取所需知識，解決相關問題。

④檔案信息的多樣化服務。

建立科技檔案信息系統，整合多種載體形式的各種檔案信息，集成化、綜合化，使得科技檔案用戶可以足不出戶就能快速、準確地檢索到自身所需的相關檔案信息。

3 提高檔案工作者的自身素質

提高檔案工作者的自身素質是端正服務思想，強化服務意識，改進服務態度，增進檔案工作服務質量的重要環節。

3.1 檔案工作者的素質

①要提高檔案工作者的政治素質。檔案專業工作者必須堅持四項基本原則，熱愛黨，熱愛社會主義，熱愛祖國和人民，堅決執行黨和國家的各項法律和各項方針政策，講道德，守紀律，不為名，不為利，不計較個人利益，有獻身檔案工作的精神。

②要提高檔案工作者自身專業素質。良好地專業素質是做好檔案管理工作的基本條件。在管理檔案過程中管理者要不斷學習新的檔案管理技術，結合所在單位實際管理情況，吸收比較先進的管理方法，提高檔案管理工作的質量。檔案管理者還要不斷提高自身的綜合素質，踐行職業精神，做到愛崗敬業，樂于奉獻。在平凡普通的崗位上，做出不平凡的成績。

③要提高檔案工作者的文化知識水平。檔案工作者必須具有大專以上文化水平，除了掌握檔案學基本知識以外，還要掌握與自己所從事的專業工作相近的其他專業知識。因為檔案管理的內容涉及方方面面，需要管理者具備淵博廣泛的專業知識。管理檔案的分類、整理、分析、存檔等環節，均需要管理者深入的去了解檔案內容，在深入分析了解的基礎上，再加以分門別類，建檔存案。因此，檔案工作者只有掌握具備了相關的專業知識，才能更好地從事檔案工作。

3.2 提高檔案工作的自身素質

①加強思想道德建設。一是要開展法紀法規教育。在科技檔案信息化服務中，要以法律為準繩，依法辦事。經常學習，及時全面掌握《檔案法》及有關新的法律法規，掌握政策依據。二是進行職業道德教育。進一步開展“內強素質，外樹形象”的活動，增強檔案工作者的職業道德和職業責任心。三是進行愛崗敬業教育。檔案工作是科研生產的重要環節，我們要熱愛本職工作，愛崗敬業、樂于奉獻，全心全意地為科研檔案事業貢獻力量。

②促進檔案工作者健康成長。強化管理，提高檔案工作者素質是不可忽視的重要環節。注重關心檔案工作者尤其是青年干部的成長過程，并為他們創造施展才華的環境，對他們取得的成績和進步要給予肯定表揚，對其缺點和錯誤要及時批評和幫助。

③搞好培訓。要有計劃地辦好各種培訓班，在培訓內容上要注重普及與突出重點相結合，還要有針對性地組織檔案人員進行實地考察、觀摩。在提高他們理性認識的基礎上，加深感性認識，從而培養出高層次的檔案工作者以適應檔案改革和發展的需要。endprint

④加強思想政治工作。一是加強思想政治工作可以提高檔案工作者素質；二是加強思想政治工作時要注意在其內容和形式上的多樣化；三是要通過加強思想政治工作引導檔案工作者更好地為科研生產服務。

4 做好科技檔案的管理工作

科技檔案管理成果同企事業經營管理的有機結合決定了該企業資源配置的取向和模式，決定著企事業單位的市場環境和未來發展，對于實現該企業經營戰略，不斷提高管理效率具有深遠的影響。

①領導重視。領導重視檔案工作，把檔案工作列入議事日程是規范檔案工作的需要。要使一個單位的檔案工作有起色，領導和檔案人員都必須重視檔案工作。領導重視檔案工作是關鍵，而檔案人員的工作態度、工作效率、工作質量、工作成果是決定檔案工作好壞的根本原因。

②實現檔案現代化管理。管理方法手段的落后直接影響檔案的質量，只有實現檔案管理現代化，才能有效地解決新形勢下出現的新問題。一是檔案管理人員既要有高度的工作責任感，良好的職業道德，辦事細心的工作態度，樂于奉獻的工作精神，又要有扎實的檔案管理的方法管理檔案的基本技能；二是檔案管理工作者要結合自己的崗位工作，邊學習邊操作，在提高業務素質的同時，特別是要注重計算機知識、信息文化的學習掌握，努力使自己具備信息知識和網絡文化的綜合型檔案管理人才；三是利用計算機等現代化手段整理檔案，則可以收到事半功倍的效果。要發揮計算機的管理優勢，減少手工操作，提高工作效率。

③提高管理人員綜合素質。檔案管理人員的業務素質水平直接影響檔案管理工作的質量，為了使檔案工作人員能夠適應檔案管理工作的需要，要充分發揮檔案工作人員的主觀能動性、創造性，努力提高檔案人員的知識水平和管理能力。使其能熟練運用檔案信息化管理平臺，更好地為科研生產服務。

5 結束語

綜上所述，做好科技檔案管理工作的關鍵是提高檔案工作者的自身素質和專業技能，一切本著以科研生產為中心、以科研生產需求為依據、面向科研生產的信息服務為原則，采用先進的信息技術和網絡技術，開展多層次、多樣化的科技檔案信息服務，更好地為企事業單位的科研生產人員提供知識化、專業化、個性化服務，以適應知識創新和科研試驗和配套生產任務與發展的需要。

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作者簡介：劉兵（1967-），女，大學本科，遼寧省阜新市人，副研究員館員，主要從事檔案編研工作。endprint