淺析檔案管理現代化

張恒波

摘 要：在科學技術日新月異的二十一世紀，信息技術的廣泛應用，對我們檔案事業的發展提出了更新更高的要求。檔案管理工作正在發生翻天履地的變化，傳統的管理手段與技術，正逐漸被現代化的管理手段與技術所代替。加快檔案管理現代化的建設步伐，適應時代的需要，成為檔案工作的一個重要內容。

關鍵字：檔案管理；檔案現代化

1 檔案管理現代化概念

檔案管理現代化，是檔案工作現代化的核心內容，它是指檔案管理部門運用現代化的設備和技術，采用先進科學的管理方法，開發與保護檔案信息資源，全方位、多形式、高效率地提供檔案信息的一個綜合性系統工程。檔案管理現代化是一項長期的任務，它至少包括四個方面的現代化：檔案管理意識的現代化、檔案管理人員的現代化、檔案管理方法的現代化、和檔案管理手段的現代化。

2 檔案管理現代化推進中面臨的問題

1.檔案管理現代化的意識不強。當前，由于社會上對“檔案”的概念和作用，知之者甚少，檔案意識相當薄弱，甚至一些領導對加強檔案工作的現代化認識不足，許多單位的檔案工作仍然采取傳統的工作方法，嚴重影響了檔案管理的現代化進程。由于檔案意識普遍較低，導致資金投入嚴重不足，無力購買現代化的設備，也造成人才引進困難，甚至人才流失。

2.現代化的檔案人才不足。檔案管理現代化的前提是人才現代化。從目前人員現狀來看，許多機關、企業、事業單位的文書、檔案管理人員，大多數還停留在收發、查找的階段，缺少現代化管理的基本知識，沒有掌握現代化設備的操作技能。像我們基層單位由于工作的復雜性，許多檔案工作人員大都身兼數職，對專業性較強的檔案工作來不及認真鉆研學習，并且檔案人員時常更換，缺乏相對穩定，以至于對檔案方面的基礎知識都知之甚少，易造成基層單位檔案人員的業務技能普遍偏低。

3.檔案管理的傳統方法制約凸現。首先，傳統的立卷方法對立卷的要求過高，在利用和保存上側重于保管，使得整理的目的——檔案利用工作受到影響。其次，傳統的立卷標準可操作性較低，隨意性較大，案卷質量很難把握。再者，由于傳統方法中要顧及案卷內文件之間的有機聯系，檔案人員在收集文件時，一般是在每年的上半年收集上一年的文件，然后對收齊的文件進行整理立卷，有些文件還要跨年度審批，延誤立卷時間，造成下半年工作量增大。在傳統的手工模式下，主要依靠人工管理，手段比較落后，查找資料費時費力，搞數據統計更為艱難，直接影響了工作的進展和效率。

4.檔案標準化、規范化工作有待提高。目前我國檔案現代化管理工作基本上是松散型管理，條塊分割、各自為政、無序發展，它帶來的后果是：檔案管理軟件低水平重復開發，浪費嚴重；檔案數據庫重復建設，輸入內容缺乏規劃和分工；應用軟件程序設計語言各不相同，標準化程度低，數據難以交換與共享。實現檔案現代化管理的最終目的，是最大限度地開發檔案信息資源，實現檔案信息的全面、系統、快速、準確的服務，實現各類檔案信息資源的共享，從而滿足社會不斷增長的對檔案信息資源的需求。

3 加快檔案管理現代化建設步伐的幾點思路

筆者所在單位屬于基層，檔案管理現代化起步較晚，原先并無專職人員負責，原始檔案的收錄保存都比較混亂。為此，我們向上級部門市民政局和市檔案局相關部門請教，通過多次學習和上級部門領導的熱情幫助，為檔案管理現代化的起步積累了很多實用經驗。由此，筆者認為在新形勢下，要加快檔案管理現代化建設步伐，應從以下幾個方面著手：

1.加大檔案建設宣傳力度，這是檔案管理現代化建設的首要前提。宣傳工作要經常、持續、連貫做。檔案作為歷史的見證，有其他事物不可替代的一面。宣傳工作要統籌規劃。“凡事預則立，不預則廢”，沒有計劃的工作，就不會有目的性、科學性、針對性。檔案宣傳工作在積極配合紀念日開展外，可以通過陳列室里大量有價值的圖片展示給社會，向社會灌輸檔案知識、讓他們意識到檔案的存在、感受到檔案的價值。

2.轉變檔案管理意識，為檔案管理現代化奠定堅實的思想基礎。要重點強化三種意識，一是要有積極的信息轉化意識。檔案是一個龐大的信息庫，但各種信息比較零散地儲存在眾多的單體檔案中，只有根據需要，把相關信息系統地、規范地整理出來，才能更好的發揮檔案的信息作用，體現檔案的信息價值。二是要有強烈的信息推銷意識。檔案有巨大的信息量和需求市場，檔案部門要把檔案轉化為“適銷對路”的信息，就要搞好調整研究，了解市場需求，掌握市場動態，確定信息轉化的目標和內容。三是要進一步強化檔案的效益意識。市場經濟的發展，為檔案工作充實了豐富的內涵，要想適應市場經濟的發展要求，使檔案更加有效地為經濟建設和改革開放服務，必須改變過去檔案工作無所作為的思想，強化檔案的效益意識。

3.提高單位檔案人員素質，人員的現代化是實現檔案管理現代化的關鍵。作為新時期的檔案管理人員，不能只單單對檔案專業知識有所了解，還需要不斷擴展自己的學習范圍，對計算機、法律、信息技術等方面的知識都應有所涉及，使自己成為一名具備綜合工作能力的復合型人才，才能適應新形勢下檔案工作的需要。我們要加大對檔案人員的業務技能培訓，在指導的過程中，注重向基層單位灌輸依靠檔案管理軟件，運用現代化技術手段快速利用檔案來服務本單位各項工作的意識。通過加大指導力度，轉變指導重心，幫助提高檔案人員的現代化業務技能，充分運用現有的現代化手段進行檔案管理。

4.加強檔案管理基礎設施建設，以現代化的技術手段推動檔案管理現代化工作。當前計算機已經廣泛地應用于檔案管理、統計和檢索、微縮技術在檔案保管中的作用已越來越得到我們的重視、檔案管理專業軟件的功能正得到逐步完善和加強，而這些都依賴于先進的物質技術基礎。如：筆者所在單位市軍隊干休所，單位領導對檔案管理信息化給予了充分的重視，劃撥經費為檔案室添置更新了設備。由于之前檔案管理方式較為落后，為純手工方式，這次我們在充分學習上級部門做法的基礎上，采購了包括數碼復印機、高精度掃描儀、打印傳真一體機及高性能工作站級電腦（配置大容量雙硬盤雙備份，充分保證電子數據的安全性）。通過這次設備大更新，從硬件上就初步達到了檔案管理信息化的基本要求。

5.注重共享網絡建設，為檔案管理方法現代化提供根本途徑。當今的科學技術發展一日千里，各方面信息的網絡化是不可避免的趨勢。檔案網絡建設是一個系統工程，點多、面廣、難度較大，必須靠腳踏實地的真抓，不能急于求成。首先以建立手工式的檢索目錄為切入點，然后創造條件，由手工檢索逐步過渡到應用計算機存儲、查找檔案信息，最后除紙質檔案備份外，力爭全部材料內容能夠上網，在各方面條件成熟時允許查閱者持有效身份證或是其他有效證驗證后方可下載使用，但必須要到檔案行政部門加蓋專用印章。如：目前我們對現有檔案進行整理，將有利用價值的檔案妥善保留；重新組卷，分類整理，實現案卷規范化。并在實際工作中，將那些組卷過厚、內容混雜的案卷進行重新組卷。在重組案卷的過程中還對那些無頁碼、無卷內目錄、無案卷標題或標題不清楚的案卷重新加工填寫，以保證全部案卷更加規范。重新組卷不僅可以優化檔案管理形式、科學保管而且也可以提高實行計算機管理檔案后的利用效率，為檔案實施計算機管理提供更好的檢索平臺。再如：我們重視充分利用檔案原有基礎，認真分類管理。對于那些案卷基礎較好又具備全引目錄的案卷，在著錄時直接在全引目錄上面分類標引，而對那些特殊形式的檔案則可用計算機程序用案卷目錄直接錄入，然后用計算機統一給出分類號。這樣分門別類地充分利用檔案目錄，可以在的原有基礎上減少著錄環節，大大地提高著錄速度。如今檔案館正在向文件中心、資料中心、信息中心的方向發展，所以，在建設中應注重幾個問題：一要注意選準突破口，然后逐步推開；二在網絡建設中要注意堅持質量標準，上網材料必須對人民群眾真正有用的；三要堅持建網與開發利用并重的原則。