加強檔案工作應急處置能力確保衛校檔案安全

黑龍江 李亞男

為了進一步提高衛校檔案工作應急處置能力，有效應對檔案庫房突發事件的發生，衛校應建立“檔案工作突發事件應急處置預案”，迅速、有效預防和處理因人為或自然因素引起的危及或可能危及人身和檔案安全、嚴重干擾檔案工作秩序的突發性事件，提高預防和處置檔案突發事件的能力，最大限度減輕損失和影響，以確保衛校檔案安全。

一、“衛校檔案工作應急處置預案”的原則

（一）以人為本。面臨人員生命安全和檔案安全選擇時，應首先采取相應措施最大限度地保證人員生命安全。

（二）檔案優先。面臨其他財產損失和檔案安全的選擇時，要把保障檔案的安全作為首要任務，最大限度地減少突發性事件對檔案的影響。

（三）以防為主。把突發性事件的預防作為檔案安全管理工作的中心環節和主要任務，完善衛校檔案工作機制、防范手段，強化安全管理，建立安全預報機制，提高對衛校檔案突發性事件的處置能力。

二、“衛校檔案工作應急處置預案”的工作目標

盡可能及時發現和預警危害人身安全和衛校檔案安全事件的苗頭，最大限度地避免突發性事件的發生。一旦發生突發性事件，能夠迅速采取有效措施，組織救援力量開展工作，最大限度減輕對人身安全和衛校檔案實體的損傷以及對檔案工作的干擾和影響。

衛校應建立嚴格的檔案工作突發事件防范和應急處置責任制，結合衛校實際制定科學、操作性強的預案。

預案至少要包括以下內容：

1.衛校應急處置工作的目標、要求和具體措施。

2.衛校應急指揮機構的建立及其人員組成，應急處置人員的數量、分工、聯絡方式、職能及調用方案。

3.衛校協調機構及能夠提供援助的機構、人員及其聯系方式。

4.衛校搶救檔案的順序及其具體位置分布圖。

5.衛校庫房常用及備用鑰匙的存放位置。

6.衛校檔案庫房所在建筑供水、供電開關及檔案庫區、重點部位的位置分布圖。

7.衛校其他預防突發事件、救災須明確注意事項。

三、“衛校檔案應急事件處置”工作的組織機構與職責

（一）衛校要成立檔案工作突發事件應急處置工作領導小組（以下簡稱領導小組）。建議領導小組由衛校主管檔案工作的校長任組長，辦公室負責人、保衛部門負責人任副組長，成員包括檔案管理部門負責人等相關部門負責人。

（二）衛校檔案突發事件應急處置工作領導小組主要職責

1.負責組織、協調和指揮衛校突發事件應急處置工作，決定啟動或終止預案。

2.對衛校突發事件處置工作的重大問題進行決策；負責組織和派員現場指導，做好與有關部門的協調工作。

3.負責做好衛校突發事件發生后的善后組織協調工作。

（三）衛校辦公室（檔案管理部門）負責突發事件應急處置工作的具體組織實施，主要職責：

1.負責衛校日常檔案安全信息監測、采集、匯總、分析。

2.負責組織衛校應急預案的宣傳、培訓和演練。

3.負責向衛校領導小組報告，提出預案啟動或終止的建議。

4.按照預案內容和領導小組的工作部署，做好衛校突發事件應急處置的具體實施工作。

5.負責對衛校受損檔案的搶救以及被轉移檔案的安全管理工作。

6.承辦衛校檔案工作應急處置領導小組交辦的其他工作。

四、衛校檔案應急事件的預警和預防

（一）衛校突發事件應急處置工作領導小組要定期研究衛校突發事件應急處置工作，建立和完善應急組織體系，加強應急隊伍建設，確保突發事件一旦發生，相關人員能夠及時到位并履行職責。

（二）衛校檔案管理部門要定期對突發事件應急處置人員進行相關知識的培訓、組織演練，增強對檔案工作突發事件的防范意識和應對能力。

（三）檔案管理人員要定期對檔案庫房進行安全檢查，組織有關部門對防火、防盜、供水、供電等設施進行定期維護，確保其保持良好狀態。

五、“衛校檔案應急事件處置”的響應程序

突發事件發生后或預判有可能發生時，第一發現者要迅速通知衛校檔案管理部門負責人。檔案管理部門負責人要立即到現場勘查，根據實際情況，果斷確定事件等級，迅速向突發事件處置領導小組提出啟動預案的建議（如特別緊急，檔案管理部門負責人可臨時啟動預案并同時向領導小組報批）。領導小組批準后，應根據事件等級，組織有關部門和單位開展應急處置工作。較大、重大突發性事件要在24小時內向上一級行報告。

（一）一般性突發事件。檔案管理部門負責人負責現場領導檔案人員和相關部門人員開展應急處置和事故調查工作。處置措施包括：

1.立即聯系物業、消防等專業人員，查清險源后進行妥善解決。

2.組織人員按照檔案搶救順序，及時搶救或轉移已受損或可能受損的檔案。

3.組織相關部門或人員對檔案庫房及相關設備、電路進行全面檢查、維修，防止發生次生、衍生事件。

4.展開事故調查工作，查明原因、及時整改、堵塞漏洞，并做好善后工作。

（二）較大突發性事件。突發事件處置領導小組副組長負責現場領導檔案管理部門和相關部門開展應急處置和事故調查工作。處置措施包括：

1.及時疏散事件發生區域的人員，如有必要可立即報警。

2.迅速控制危險源，標明危險區域，關閉或限制使用有關設備、設施，采取必要措施，防止發生次生、衍生事件。

3.組織人員按照檔案搶救順序，及時搶救或轉移已受損或可能受損的檔案。

4.組織相關部門和人員對檔案庫房及相關設備、電路進行全面檢查、維修，防止發生次生、衍生事件。

5.出現檔案被盜或泄密的情況，要立即保護現場，嚴禁無關人員進入，積極配合有關部門開展調查取證工作。

6.展開事故調查工作，查明原因、及時整改、堵塞漏洞，并做好善后工作。

（三）重大突發性事件。突發事件處置領導小組組長負責現場領導檔案人員和相關部門人員開展應急處置和事故調查工作。處置措施包括：

1.立即報警，通知專業搶險救援部門進行救援，如有人員傷亡還要立即呼叫救護車進行搶救。

2.及時疏散事件發生區域和周邊的人員。

3.出現檔案被盜或泄密的情況，要立即保護現場，嚴禁無關人員進入，積極配合有關部門開展調查取證工作。

4.展開事故調查工作，查明原因、及時整改、堵塞漏洞，并做好善后工作。

六、“衛校檔案突發事件應急處置”善后工作

（一）總結、報告。險情排除后，要妥善做好善后工作，對搶險工作進行全面、客觀總結，并及時向本行突發事件處置領導小組報告，重大突發事件還要向總行檔案管理部門報告。

（二）任何單位和個人對突發事件不得隱瞞、緩報、謊報或者授意他人隱瞞、緩報、謊報。

（三）對在突發事件應急處置工作中，由于玩忽職守、瀆職、違法違規等行為造成嚴重后果的，要嚴肅追究有關部門和個人的責任，構成犯罪的移交司法機關依法追究刑事責任。