基層單位環(huán)境保護科技檔案管理工作要點探討

趙玉萍

【摘 要】隨著社會經(jīng)濟的發(fā)展，對環(huán)境的破壞也在逐漸加重。因此我們更要從基層開始就開展環(huán)境保護工作。基層單位的環(huán)境保護檔案管理工作可以有效的記錄對于環(huán)境保護工作實施及產(chǎn)生的效果做出明確的跟蹤與記錄，方便查閱利用。

【關(guān)鍵詞】基層單位；環(huán)境保護科技檔案；管理

1994年9月27日，國家環(huán)境保護局頒布了《環(huán)境保護檔案管理辦法》，旨在開發(fā)和利用環(huán)境保護檔案信息資源。環(huán)境保護檔案是指國家及其下屬環(huán)保部門對國家和社會具有保存價值的環(huán)境保護各項資料的歸檔管理和保存的準確記錄。基層單位的環(huán)境保護檔案管理，包括環(huán)境保護檔案的載體、內(nèi)容等方面。健全環(huán)境保護檔案管理體系，是保障對環(huán)境保護檔案的合理利用，實現(xiàn)環(huán)境保護檔案管理現(xiàn)代化的保證。環(huán)境保護科技檔案是環(huán)境保護檔案管理的一個重要組成部分，是保存?zhèn)洳榈闹苯佑浭龊头从晨萍肌⑸a(chǎn)活動的科技文件材料，是環(huán)境保護檔案管理中的一項十分重要的工作，它涉及到我國地方對環(huán)境保護工作所做的努力的見證，是維護社會可持續(xù)發(fā)展的重要內(nèi)容之一。

一、基層單位科技檔案歸檔管理

科技檔案歸檔管理就是業(yè)務(wù)部門“移交歸檔”，檔案部門“接收歸檔”。要做好移交與接收，必須制定科學(xué)的、符合本單位科技活動特點和科技文件材料形成規(guī)律的歸檔管理制度。有了歸檔管理制度，業(yè)務(wù)部門和科技活動人員才能有規(guī)可循，履行其歸檔職責(zé)；才能按章辦事，保證歸檔工作順利進行。

科技文件材料歸檔管理制度，是科技管理和科技檔案管理的基本制度之一，其有關(guān)規(guī)定是否科學(xué)和切實可行，將直接影響歸檔材料的質(zhì)量和歸檔工作的順利進行和保存以后的有效利用。各業(yè)務(wù)部門某項工作開始時，應(yīng)由部門負責(zé)人或項目負責(zé)人指定專人，在項目完成或告一段落后，按照國家、地方檔案局文件規(guī)定的歸檔范圍、保管期限和密級劃分表，對形成的文件材料進行系統(tǒng)整理并歸檔。

歸檔過程中的注意事項：（1）歸檔材料是檔案管理的第一步，也是很關(guān)鍵的一步。首先要注意對不同種類的歸檔材料進行仔細、準確的檢查，確認其是否符合正式歸檔的要求；歸檔材料的原件或復(fù)印件、定稿以及上級部門對本材料的相關(guān)指示或批復(fù)都要有明確的在案管理，同一文件的相關(guān)材料要同一管理，以免丟失，方便查閱。（2）檔案科（室）對歸檔的環(huán)保文件材料要仔細檢查，對殘缺不全、不符合歸檔要求的材料應(yīng)退回整理合格后再接收。

二、環(huán)保科技檔案的分類

環(huán)保科技檔案的分類，要符合形成環(huán)保檔案的專業(yè)和單位的科技活動性質(zhì)與特點。

環(huán)境保護專業(yè)和科技活動性質(zhì)與特點所涉及面很廣。有水、大氣、噪聲、氣象、自然地理、土壤、生態(tài)、植物等多方面的專業(yè)性質(zhì)和工程設(shè)計、工程治理、環(huán)境評價、環(huán)境規(guī)劃、環(huán)境監(jiān)測、環(huán)境咨詢等的科技活動特點。這就要求科技檔案工作者必須熟悉本專業(yè)、本單位的工作內(nèi)容、專業(yè)性質(zhì)和科技活動的特點，進而熟悉科技檔案的具體種類的內(nèi)容構(gòu)成，這是做好科技檔案分類工作的必要前提。

廣州市環(huán)境保護科學(xué)研究院（前身廣州市環(huán)境保護科學(xué)研究所）是在1996年7月取得的國家二級科技檔案管理達標單位。形成的檔案分類就是根據(jù)單位主要從事環(huán)境影響評價（報告書、分析報告、報告表）、環(huán)境規(guī)劃研究、環(huán)境工程咨詢、環(huán)境工程治理設(shè)計以及環(huán)境監(jiān)測（水、大氣、噪聲、土壤、廢棄污染物等）的科技活動性質(zhì)和特點實現(xiàn)了檔案分類檢索體系的標準化、規(guī)范化的檔案電子數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)，充分體現(xiàn)了檔案保存和利用的價值。

三、基層單位環(huán)保檔案的保管統(tǒng)計管理

基層單位環(huán)保科技檔案的管理中，統(tǒng)計管理占很大的一部分內(nèi)容。環(huán)保檔案主要是記錄不同時期內(nèi)對環(huán)境保護所做出的貢獻的各時期各類的資料，因此需要對環(huán)保檔案進行統(tǒng)計、整理，并做好保管工作。需要注意以下幾個方面：（1）在集中統(tǒng)一管理原則下，制定一套完整的檔案管理制度。（2）基層單位對于環(huán)保檔案的管理要設(shè)立專門的辦公場所和存放庫房，根據(jù)資料的數(shù)量，選擇防潮、防腐，質(zhì)量好，利于長久保存的檔案專用柜。（3）檔案科（室）需根據(jù)各類檔案的具體分類情況，經(jīng)整理后錄入檔案數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)，進行留檔保存。方便為專業(yè)人員提供和利用。（4）科學(xué)的統(tǒng)計管理能夠反映出科技檔案的總體數(shù)量特征和一個單位以往走過的歷史痕跡和未來趨勢，是一項不容忽視的瑣細管理工作。

四、基層單位環(huán)保檔案的利用

基層單位環(huán)保檔案管理工作的一個根本目的就是為了實現(xiàn)對環(huán)保檔案的利用，可以方便快捷檢索以往環(huán)保檔案的原始內(nèi)容和數(shù)據(jù)、圖紙等，并通過對原有資料的查閱分析，為以后的環(huán)保工作提供信息幫助。

管理環(huán)保科技檔案的檔案人員要熟悉自己管理的科技檔案的庫藏，提高咨詢服務(wù)能力。這是因為，要做好環(huán)保科技檔案資源的開發(fā)利用工作，一要知彼，即要清楚科技專業(yè)人員而要利用什么環(huán)保科技檔案；二要知已，即熟悉自己保管有哪些環(huán)保科技檔案，存貯的分類等。

根據(jù)我國《環(huán)境保護檔案管理辦法》的規(guī)定，檔案工作人員要嚴格遵守黨和國家的各項規(guī)章制度，嚴格遵守環(huán)境保護檔案管理的辦法，檔案管理人員必須具備很高的檔案學(xué)方面的知識，了解檔案的重要性，還要刻苦耐勞，耐得寂寞，不斷提升檔案工作人員自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)。

五、結(jié)語

基層單位環(huán)境保護檔案是地方政府對本地區(qū)環(huán)境保護工作所做的努力的成果。伴隨著經(jīng)濟的騰飛，粗放的發(fā)展讓我們忽略了對環(huán)境的保護。目前我們國家加大了環(huán)境保護的力度，需要我們從基層單位做起，積累對環(huán)境保護工作的經(jīng)驗。基層單位要用科學(xué)的方法對環(huán)境保護檔案管理進行科學(xué)有效的歸檔、分類、保管、統(tǒng)計和利用，提高我國整體的環(huán)境保護檔案管理水平，完善環(huán)境保護檔案管理體系。本文從歸檔管理出發(fā)，探討了歸檔管理的注意事項、討論在環(huán)保檔案的保管和統(tǒng)計中需要注意的問題、以及對基層單位環(huán)境保護檔案的有效利用的一些工作體會，旨在與基層各部門的檔案管理人員互相交流，總結(jié)推廣經(jīng)驗，改正不科學(xué)的管理方式，為進一步做好檔案管理工作更上一個臺階。

參考文獻

[1] 國家檔案局令第5號.中華人民共和國檔案法實施辦法，1999年6月7日頒布實施.

[2] 國家環(huán)境保護局.國家檔案局令第13號，環(huán)境保護檔案管理辦法，1994年11月6日頒布實施.endprint