ERP環(huán)境下如何改進(jìn)會計基礎(chǔ)工作規(guī)范

喬春鳳　張兆江　王培珍

摘 要：信息技術(shù)的飛速發(fā)展促進(jìn)了傳統(tǒng)的管理系統(tǒng)的改進(jìn)，ERP系統(tǒng)集信息技術(shù)與先進(jìn)管理思想于一身。會計信息系統(tǒng)是該系統(tǒng)的重要組成部分，會計信息系統(tǒng)簡化了會計工作，實現(xiàn)了會計無紙化操作，但是現(xiàn)在的會計工作規(guī)范有些部分難以適應(yīng)ERP的要求，導(dǎo)致ERP的靈活性大大降低。本文將就現(xiàn)在會計基礎(chǔ)規(guī)范中的一些不足進(jìn)行分析，并提出改進(jìn)的意見。

關(guān)鍵詞：ERP環(huán)境；會計基礎(chǔ)規(guī)范；一體化

一、引言

ERP系統(tǒng)是指建立在信息技術(shù)基礎(chǔ)上，通過系統(tǒng)化的管理思想，為企業(yè)高級管理層及員工提供決策運(yùn)行手段的管理平臺。但是ERP并不是軟件，只不過它所包含的管理思想需要通過計算機(jī)系統(tǒng)來運(yùn)行。ERP系統(tǒng)包括多個模塊，會計信息系統(tǒng)是其重要組成部分，會計信息系統(tǒng)由應(yīng)收、應(yīng)付模塊、現(xiàn)金管理模塊、固定資產(chǎn)核算模塊、工資核算模塊、成本模塊、總賬模塊等構(gòu)成。ERP為會計工作提供極大的便利，很多手工操作由計算機(jī)所替代，簡化了會計工作，提高了會計工作的效率。ERP環(huán)境下會計信息系統(tǒng)具有整體優(yōu)化性、實時動態(tài)性、集成協(xié)同性等特點。隨著會計信息系統(tǒng)的不斷改進(jìn)，會計工作將更加高效，但是目前我國會計基礎(chǔ)工作規(guī)范有些條款難以適應(yīng)現(xiàn)在的會計無紙化操作，嚴(yán)重制約了會計信息系統(tǒng)的發(fā)揮，甚至影響ERP系統(tǒng)的運(yùn)行效果。

針對這一情況。本文從ERP系統(tǒng)的內(nèi)在要求入手，通過對會計信息化過程中會計基礎(chǔ)規(guī)范存在一些問題，如規(guī)范的機(jī)械性、滯后性等進(jìn)行分析。提出有針對性的改進(jìn)意見，提高會計信息系統(tǒng)的運(yùn)行效率。

二、ERP環(huán)境下會計基礎(chǔ)工作規(guī)范存在的問題

目前運(yùn)用于會計信息系統(tǒng)的會計基礎(chǔ)工作規(guī)范之所以存在很多問題，和其工作規(guī)范的滯后性有很大關(guān)系，現(xiàn)在使用的主要條例是在1996年由財政部頒布并實施的《會計基礎(chǔ)工作規(guī)范》。當(dāng)時的會計工作基本以手工操作為主，該規(guī)范是針對手工會計工作制定的，適用于傳統(tǒng)的手工操作環(huán)境下，但是運(yùn)用在ERP環(huán)境下卻暴露出很多問題。

1.崗位設(shè)置與分工不合理

ERP環(huán)境下的會計崗位設(shè)置和員工分工與傳統(tǒng)的手工會計環(huán)境下的要求有些區(qū)別，在1996年頒布的《會計基礎(chǔ)工作規(guī)范》中，要求企業(yè)設(shè)置會計機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、出納、財產(chǎn)核算、成本核算、資金核算、工資核算、財務(wù)成果核算、總賬報表、稽核和檔案管理等崗位。傳統(tǒng)的崗位設(shè)置是基于工作的性質(zhì)，從人工會計工作的便利、崗位的監(jiān)督角度出發(fā)設(shè)置的。但是在ERP環(huán)境，會計工作思路是先通過業(yè)務(wù)流程固化，然后進(jìn)行完整的執(zhí)行。在ERP環(huán)境下，會計數(shù)據(jù)的確認(rèn)、采集等到進(jìn)行不同科目的統(tǒng)計歸集與輸出，這是一個數(shù)據(jù)流程的整體行動，因而不能將整個系統(tǒng)進(jìn)行割裂，然后由不同的員工各自管理一段，這不符合會計ERP的規(guī)則，如果進(jìn)行這樣的分工，會計信息系統(tǒng)無法進(jìn)行高效的工作。另一方面，會計數(shù)據(jù)的無紙化，雖然方便了數(shù)據(jù)的儲存于傳輸，但是安全隱患也高于傳統(tǒng)的手工會計，如數(shù)據(jù)易被非法復(fù)制、篡改等，為了保證會計數(shù)據(jù)的完整、安全，需要允許企業(yè)根據(jù)自身具體情況設(shè)置《規(guī)范》之外的崗位，來對無紙化環(huán)境下的會計數(shù)據(jù)的安全性、可靠性進(jìn)行管理。

2.會計分期無法滿足企業(yè)需要

我國的會計期間劃分是從公歷1月1日開始至12月31日截止，按月劃分為12個期間，但是在ERP環(huán)境下，企業(yè)出于調(diào)整信息和組織的考慮，有些情況下需要把會計期間設(shè)置多于12個期間，如企業(yè)為了審計調(diào)整等而預(yù)留4個會計期間，這時就是16個會計期間。目前市場中份額較大的財務(wù)軟件如用友、金蝶軟件都允許用戶設(shè)置超過12個會計期間，用友軟件最多可以設(shè)置20個會計期間。可見會計期間的要求已經(jīng)難以適應(yīng)會計信息系統(tǒng)的要求。

3.記賬憑證分類難以適應(yīng)ERP環(huán)境

通常情況下，會計記賬憑證分為收款憑證、付款憑證和轉(zhuǎn)賬憑證，這適用于過去的手工會計，主要是為了方便會計的分類、匯總、查詢。但企業(yè)ERP系統(tǒng)的集成化很高，會計系統(tǒng)和企業(yè)其他系統(tǒng)已經(jīng)緊密聯(lián)系在一起，會計憑證的源頭甚至延伸到業(yè)務(wù)的發(fā)生時刻，實現(xiàn)了財務(wù)與業(yè)務(wù)的一體化。記賬憑證的作用更加廣泛，不再是只限于會計工作，還需要為企業(yè)的管理工作服務(wù)，會計信息需要轉(zhuǎn)換為不同的格式，用于不同的管理部門。在此情況下，記賬憑證不再只是過去的三種形式，有時多大十余種。

4.記賬憑證附加原始憑證要求不適用

我國《會計基礎(chǔ)工作規(guī)范》的第51條規(guī)定除了結(jié)賬和更正錯誤的記賬憑證可以不附原始憑證外，其他的記賬憑證必須附帶原始憑證。但是這一規(guī)定難以在大型企業(yè)的ERP系統(tǒng)中適用，大型企業(yè)的業(yè)務(wù)范圍通常很廣泛，地域跨度也很大，有很多海外業(yè)務(wù)，但是在ERP系統(tǒng)中，所有的核算可能需要歸集到總部進(jìn)行。這給企業(yè)會計工作帶來了很大的不便，主要原因是原始憑證很難歸集到一個地方，即使能夠把不同地區(qū)的原始憑證集中到總部，花費的成本也很大，還有原始憑證傳送途中遺失的風(fēng)險。

例如，中石化在2003年便引入了ERP系統(tǒng)，是我國引入該系統(tǒng)比較早的公司，在2004年全面運(yùn)行，已經(jīng)運(yùn)行了10年，是我國ERP技術(shù)比較成熟的企業(yè)。中石化的業(yè)務(wù)分部在全球，范圍特別廣，如果要求把每個分公司的原始憑證匯總在總部，這在短期幾乎是不可能的。目前和中石化類似的公司還很大，可見在ERP環(huán)境下，原先的《規(guī)范》中關(guān)于原始憑證的要求難以適用。

三、ERP環(huán)境下會計基礎(chǔ)規(guī)范改進(jìn)建議

1.重新設(shè)置會計崗位

對于信息化程度較高企業(yè)，允許這類公司的會計部門按照會計信息資源管理的流程設(shè)置崗位和職責(zé)，新增系統(tǒng)安全運(yùn)行崗、流程設(shè)計維護(hù)崗、數(shù)據(jù)采集崗、數(shù)據(jù)輸出崗、操作日志管理崗、會計信息分析崗、系統(tǒng)內(nèi)部審計崗等新的崗位，并適當(dāng)?shù)娜∠恍┰仁止嬃鞒滔略O(shè)置的崗位。崗位的權(quán)限也隨著新增加的崗位而變動，根據(jù)權(quán)責(zé)分離和內(nèi)部牽制的原則重新來設(shè)置每一個崗位的權(quán)限，使得系統(tǒng)模塊與崗位職責(zé)協(xié)調(diào)一致。

2.靈活進(jìn)行會計期間劃分endprint

在不和稅法等法律法規(guī)沖突的情況下，給予企業(yè)會計期間的劃分一定的靈活性，允許企業(yè)根據(jù)自身的業(yè)務(wù)特點設(shè)置會計期間。但是并不意味著企業(yè)可以隨意設(shè)置會計期間，如果企業(yè)隨意在ERP系統(tǒng)中設(shè)置會計期間，可能會偷逃一些稅款，因此，相關(guān)部門應(yīng)該根據(jù)不同的企業(yè)類型制定相應(yīng)的指引，引導(dǎo)企業(yè)合理的進(jìn)行會計期間劃分。

3.企業(yè)自主設(shè)置會計憑證

傳統(tǒng)的“收付轉(zhuǎn)”三大類會計憑證無法適應(yīng)ERP環(huán)境下的會計工作，允許企業(yè)靈活的設(shè)置會計憑證可以提高企業(yè)的效率。目前ERP系統(tǒng)下的會計檔案管理將會計憑證分為單項會計憑證、集成會計憑證和系統(tǒng)調(diào)整憑證三大類。（1）單項會計憑證分為19種類型，分別由總分類賬、應(yīng)收賬款、應(yīng)付賬款、固定資產(chǎn)、電子銀行和項目管理等模塊錄入生成，憑證類型主要有總賬、沖銷、清賬、資產(chǎn)、折舊、項目等。（2）集成會計憑證主要是指由銷售和物料模塊自動集成的會計憑證，目前ERP系統(tǒng)中主要包括銷售、發(fā)票檢驗、移庫、入庫、成本等5種類型。（3）系統(tǒng)會計憑證是指ERP系統(tǒng)自動生成的管理信息憑證。ERP環(huán)境下的這三大類會計憑證和傳統(tǒng)的會計憑證存在明顯的區(qū)別，允許企業(yè)自主設(shè)置會計憑證，給企業(yè)一定的靈活性是《規(guī)范》需要修改的重要部分。

4.建立會計憑證快速溯源機(jī)制

在ERP環(huán)境下對于會計憑證附屬原始憑證不應(yīng)做強(qiáng)制的要求，對于一些業(yè)務(wù)范圍廣的大型跨國企業(yè)，引導(dǎo)其建立會計憑證快速溯源機(jī)制，在這一機(jī)制下，可以對會計原始憑證進(jìn)行快速的查找，效果等同于附屬原始憑證。這一機(jī)制在ERP環(huán)境下的實施，將減少企業(yè)因《指引》對會計原始憑證的要求而帶來的不便，更加有效的運(yùn)行會計信息系統(tǒng)。

四、結(jié)束語

通過以上的分析探究，目前實行的《規(guī)范》中雖然在表面上發(fā)揮著控制作用，但是存在著多方制約ERP環(huán)境下會計工作的規(guī)范條款，隨著ERP系統(tǒng)的不斷成熟，如果這些規(guī)定不隨之做出修改，將嚴(yán)重影響會計信息系統(tǒng)的運(yùn)行效率，阻礙會計信息化的發(fā)展。希望財政部早日對《會計基礎(chǔ)工作規(guī)范》進(jìn)行調(diào)研修改，制定出更加適應(yīng)ERP環(huán)境下會計工作的規(guī)范，促進(jìn)我國會計信息化的發(fā)展。

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