高等院校二級學院教學檔案管理的探討

傅銀燕

摘 要：主要對高等院校二級學院教學檔案管理進行了探討，詳細闡述了二級院系教學檔案的作用和歸檔范圍，并提出了相應的管理方法，以期為提高學院教學檔案的管理質量提供參考借鑒。

關鍵詞：二級學院；教學；檔案；管理

中圖分類號：G647.24 文獻標識碼：A 文章編號：2095-6835（2014）11-0096-02

教學檔案是高等院校發展記憶的基石，是高等院校辦學歷史的原始記錄；同時，作為一種重要的信息資源，高校檔案的質量和完整程度影響到高等教育甚至整個社會記憶的留存。因此，促進教學檔案管理工作的發展已成為眾多高等院校普遍重視的問題。基于此，本文就高等院校二級學院教學檔案管理展開了探討，以期為相關方面提供有益的參考和借鑒。

1 二級院系教學檔案的作用

1.1 衡量學校教學質量和教學管理水平

教學檔案是指在教學管理和教學實踐中直接形成的具有保存價值的文字材料、圖表、聲像、計算機和軟件等不同載體的文件材料的總和。它客觀地反映了教育教學活動，是衡量教學質量和教學管理水平的一個重要內容。一所高校的教學質量取決于其二級院系的教學管理水平，而二級院系的教學檔案作為教育管理的重要信息源，可以用來衡量院系教學質量和管理水平。

1.2 優化教學過程，改進教學工作

教學檔案記述了專業人才培養方案、教師教學計劃、教學內容、教學方法和學生成績分析等原始材料，凝聚了廣大教師從事課堂教學、實踐教學、科研活動的成功經驗和一些教學、管理中的不足，為教學活動提供了多方面的教學材料和歷史記錄，為改進教學工作提供了依據，對教師日后的教學實踐具有普遍的參考和借鑒作用，從而為學校教學工作的改進打好基礎。

1.3 有利于規范教學秩序

教學檔案真實記錄了二級院系教育教學工作的實際情況，記載了教師和教學管理人員的教學思想、方法和過程，是院系各項管理決策的重要依據。二級院系負責人和教學管理人員在進行教學改革、制訂管理措施、實施管理計劃時，必須熟悉、了解并掌握過去和現在的教學情況，從而穩步推進教學改革，保證教學管理的連續性，使教學質量穩步提高。

1.4 有利于教學評估

二級院系教學檔案是評估高校教學管理水平和教育質量的重要依據之一，是高校檔案的主體和核心，是高校教學方面整體工作的記錄、經驗總結和參考依據。它能夠完整、準確、真實地反映教學管理的全過程，直接為教學活動服務，是教學工作的重要組成部分。根據教育部教學評估的指標體系，主要是從辦學指導思想、師資隊伍、教學條件及利用、專業建設和教學改革、教學管理、學風和教學效果等方面對教學質量進行了

分析。教學檔案的特殊屬性，可以從靜態再現教學的過程中展示凝結的教學效果。因此，充實和完整的教學檔案是學校順利通過教學評估的必要條件，它直接影響著學校教學評估的結果，是高校教學評估的基礎和依據。

2 二級院系教學檔案的歸檔范圍

二級院系教學檔案的歸檔范圍包括日常教學管理活動和教學業務活動中形成的材料，大致歸納為以下幾個方面。

2.1 教學綜合

教學綜合的內容包括以下幾點：①學校教學改革、培養目標、培養規格、學制等方面的指示、規定和辦法；②學校教學規劃、教學實施計劃、有關教學的規章制度、會議記錄、調研報告、簡報和總結；③有關教學的統計報表；④教學檢查和評估材料；⑤其他重要的文件材料。

2.2 專業與實驗室建設

專業與實驗室建設的內容包括以下幾點：①本學院有關專業設置、調整、撤銷、合并的文件；②學科、專業評估、申報和審批材料；③學科、專業統計報表；④實驗室論證、評估、申報、審批材料；⑤實驗室建設統計報表；⑥其他重要的文件材料。

2.3 學籍管理

學籍管理的內容有以下幾點：①學生入學登記表；②學生在校生名冊；③學生成績總冊；④學生學籍變更材料（留級、休學、復學、轉學、退學和轉專業等）；⑤學生獎勵材料（優秀學生、先進班級等）；⑥獲得各種獎學金、貸學金、助學金和特困補助的學生名冊；⑦學生考試違紀、違法的處分決定和有關材料；⑧其他重要的文件材料。

2.4 課堂教學與教學實踐

課程教學與教學實踐的內容包括以下幾點：①各專業人才培養方案、教學大綱和教學計劃；②各專業年度教學安排表、教學執行計劃和教學任務書；③課程安排表、選修課程表和通識課程表；④精品課程建設，包括典型教案、重要備課記錄等內容；⑤學生參加校級以上各類學習、技能競賽和大學生科技創新大賽的有關材料；⑥教學質量獎申報表和獲獎名單；⑦教師教學競賽申報表和獲獎名單；⑧各專業實習、教學實踐計劃、總結；⑨優秀畢業論文（設計）。

2.5 教研教改及科研成果

教研教改及科研成果的內容有以下幾點：①國家和省級的重點學科、專業和課程的立項、申報、評估、成果等材料；②各類教改項目和科研課題的立項、申報、評估、成果等材料；③獲院級以上的教學成果的申報、評估、成果等材料；④教師發表的教學教研論文目錄等材料。

2.6 教材

教材的內容有以下幾點：①教材出版規劃、計劃；②各專業使用教材目錄；③評選優秀教材的有關材料和獲獎名單；④自編講義、參考資料；⑤其他重要的文件材料。

3 院系教學檔案的管理

3.1 制訂制度，統一管理

教學檔案管理工作是一項時間跨度大、涉及面廣、綜合性強的系統性工作，教學檔案實行統一管理，避免出現分散、零碎或混亂等情況，從而遵循自然規律，使文件之間保持有機的聯系。因此，要根據本學院教學檔案的特點，制訂一整套規范、操作性強的規章制度，包括教學文件等材料的形成、收集、整理、分類和歸檔制度；相應的歸檔范圍；設立教學檔案專職管理人員，并明確崗位職責，做好教學檔案的收集工作。此外，堅持資料來源的原始性、真實性，保證教學檔案資料收集的齊全、完整，按照規范性、統一性、科學性的原則做好歸檔、建檔工作，便于教學檔案的高效、合理利用。

3.2 “三納入”“四同步”管理

按照《中華人民共和國檔案法》和《普通高等學校檔案管理辦法》的規定，檔案工作必須做到“三納入”“四參加”和“四同步”。根據二級院系的工作實際，教學檔案必須做到“三納入”和“四同步”。“三納入”，即納入教學計劃和規劃，納入教學管理制度，納入有關人員的職責范圍。以此作為考核教學質量和管理水平的標準之一。“四同步”，即下達教學任務與提出教學文件材料的歸檔要求同步，檢查教學工作與檢查教學文件材料形成積累同步，評審、鑒定教學質量、材料畢業論文、優秀教學成果與審查、驗收檔案材料同步，畢業分配、上報評審材料、教師考核晉升與檔案部門出具檔案證明同步。

3.3 利用信息平臺

《高等學校檔案管理辦法》第五條第二款提出，將檔案工作納入學校整體發展規劃，促進檔案信息化建設與學校其他工作同步發展。目前，各高校的校園網和學校公共信息平臺的建設，為學校的教學檔案管理和資源建設搭建了一個現代化的工作平臺；同時，教學檔案管理的方式可以有所改變，做到與時俱進。將文字材料變成電子檔案存檔，例如，可以將教學檔案中一些優秀的教研成果、教學課件、典型教案和示范課視頻制成數據庫放在校園網上，利用網絡技術快捷便利的優越條件做到全校師生資源共享，更好地為教學服務。

3.4 強化培訓，提高水平

目前，二級學院的教學檔案管理人員絕大部分是教學秘書兼任的，沒有接受過檔案管理的專業教育。隨著高校評估工作中評價標準的逐步提高和檔案信息化建設的發展，對教學檔案管理人員的業務素質和技能水平有了更高的要求。學校要有計劃、有步驟地對教學檔案管理人員進行培訓，幫助他們系統地學習和掌握檔案管理的知識、規律和方法，逐步與檔案管理規范化、現代化和高效化的要求相適應。此外，要通過建立和完善有效的培訓機制和考核方式，為教學檔案管理水平的不斷提高提供人力資源上的有力保證。

總之，要正確認識教學檔案的地位和作用，把二級院系教學檔案管理工作作為學院的重要工作來抓。在日常教學和管理工作中，認真、扎實地做好教學檔案的收集和整理工作，不斷優化教學檔案的管理，使教學檔案在學校的發展中起到積極的作用。

4 結束語

綜上所述，教學檔案對于高等院校來說有著非常重要的作用，為了促進高等院校的發展，有關的教學工作者應該要深切體會教學檔案對教學評估的重要性，從而更加重視教學檔案管理工作。本文就高等院校二級學院教學檔案管理展開了探討，相信對教學檔案的管理能起到一定的幫助。

參考文獻

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[2]胡曉靜，朱立.高校二級學院教學檔案管理建設探討[J].中國科技信息，2009（03）.

〔編輯：李玨〕