論電子檔案管理中的安全性

黃念

【摘 要】隨著電子技術(shù)的更新和網(wǎng)絡(luò)的快速發(fā)展，電子檔案也隨之悄然發(fā)展，如何加強(qiáng)對(duì)電子檔案的安全管理已成為一個(gè)十分重要的課題。文章結(jié)合工作實(shí)踐，分析了電子檔案在存儲(chǔ)、使用和維護(hù)過程中可能產(chǎn)生的安全問題，并提出相應(yīng)的改進(jìn)措施。

【關(guān)鍵詞】電子檔案；安全性

隨著電子技術(shù)的更新和網(wǎng)絡(luò)的快速發(fā)展，越來越多的機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位大力開發(fā)OA軟件、推廣無紙化辦公。文件通過電子技術(shù)在加速處理，紙質(zhì)載體這一形式正逐漸被計(jì)算機(jī)代碼所取代，并在日常文書、檔案管理工作中占據(jù)越來越重的地位，發(fā)揮著不可替代的作用。在我國電子文件可解釋為“適合于數(shù)字計(jì)算機(jī)操作、傳遞和處理的文件“；電子檔案定義為“具有保存價(jià)值的已歸檔的電子文件”，兩者的出現(xiàn)和使用，提高了檔案的利用效率，減輕了從業(yè)人員的勞動(dòng)強(qiáng)度，是檔案發(fā)展的必然趨勢(shì)。

我國的文獻(xiàn)檔案歷史由來已久，對(duì)于傳統(tǒng)載體的檔案，早已摸索出一套保護(hù)檔案安全、維護(hù)檔案真實(shí)的方法和技術(shù)。上世紀(jì)90年代起，電子技術(shù)的發(fā)展，檔案數(shù)字化的出現(xiàn)，對(duì)電子檔案的安全保障提出了新的要求，加之電子檔案與生俱來的特點(diǎn)決定了它在安全管理上的特性，傳統(tǒng)的保障方法不再適用于電子檔案管理。作為檔案從業(yè)人員，應(yīng)不斷探求和摸索確保電子檔案安全的方法。

一、建立健全電子檔案管理制度

制度的空白，極易導(dǎo)致使用不規(guī)范、責(zé)任分解不到位，由此迫切需要建立一套適合本單位的切實(shí)可行的電子檔案保障制度，來規(guī)范網(wǎng)絡(luò)層、系統(tǒng)層、用戶層和管理層、員工層的操作使用流程，并嚴(yán)格執(zhí)行，落實(shí)到位。制度是一切管理之根基，“人”是在管理工作是最不易受到約束的一環(huán)，每個(gè)人都具有個(gè)自的性格特點(diǎn)、思維模式、處事風(fēng)格，如果缺乏制度約束，勢(shì)必造成辦事流程不規(guī)范，制度的關(guān)鍵就是在于對(duì)“人”的管理。

二、注重加強(qiáng)專業(yè)人員隊(duì)伍建設(shè)

注重加強(qiáng)檔案工作隊(duì)伍建設(shè)，選擇政治上可靠、作風(fēng)正派、責(zé)任心強(qiáng)的人員從事檔案管理工作，注意隊(duì)伍職業(yè)素質(zhì)的再教育培養(yǎng)。電子檔案事業(yè)的發(fā)展壯大，從業(yè)人員不光要求具備檔案方面的專業(yè)知識(shí)，熟悉檔案工作的各個(gè)環(huán)節(jié)，還需努力掌握科學(xué)管理的原則和方法，有較強(qiáng)的計(jì)算機(jī)運(yùn)用能力，能適應(yīng)電子技術(shù)發(fā)展帶來的新挑戰(zhàn)，從而提高工作效率，提高檔案質(zhì)量。

三、保障電子檔案環(huán)境安全

電子檔案的環(huán)境包括存放環(huán)境及電子檔案所依賴的計(jì)算機(jī)設(shè)備的硬件環(huán)境和軟件環(huán)境。

（一）建立適合磁盤光盤等介質(zhì)的保存環(huán)境，保證電子檔案載體的安全

確保適合存儲(chǔ)介質(zhì)存放的溫度、濕度并定期進(jìn)行空氣凈化；將電子檔案避光保存，避免陽光直射，而使得介質(zhì)彎曲、變形；電子檔案應(yīng)采用密封保存的形式，盡量減少灰塵的侵蝕；防蟲害、防外力碰撞、防化學(xué)試劑腐蝕；避開磁場(chǎng)、電力等特殊場(chǎng)所等。

（二）使用帶有防御功能的硬件設(shè)備

計(jì)算機(jī)設(shè)備是電子檔案所必須依賴的載體，隨著各種情報(bào)竊取、“黑客”入侵、病毒出現(xiàn)，提高設(shè)備安全性，設(shè)置多重“防火墻”、及時(shí)查補(bǔ)安全漏洞，更新系統(tǒng)、安裝殺毒軟件等措施能有效阻止“黑客”及病毒的入侵。保存高密級(jí)檔案的計(jì)算機(jī)，應(yīng)切斷與外部互聯(lián)網(wǎng)的物理連接，從而達(dá)到有效的防控。

（三）采用安全級(jí)別高的專業(yè)檔案管理軟件

電子檔案的管理軟件，一方面能有效管理檔案，另一方面防止無權(quán)限者操作系統(tǒng)和信息資源，加之采用身份驗(yàn)證和文檔加密等手段，進(jìn)一步確保檔案安全，防止非法用戶截獲機(jī)密文檔，以真正確保電子文件的完整和安全。

四、規(guī)范電子檔案的使用

電子文件要做到及時(shí)歸檔，及時(shí)備份。網(wǎng)絡(luò)和計(jì)算機(jī)等硬件設(shè)備出現(xiàn)故障將造成非常大的危害，這就要求及時(shí)將信息備份。電子文件形成電子檔案后，應(yīng)做到至少備制三份，一份用來保存、一份查閱，一份異地保存，以防止突發(fā)情況造成的不可挽回的損失。

依據(jù)電子檔案的機(jī)密級(jí)別，授予訪問者不同的權(quán)限，從而進(jìn)行有效管理。對(duì)于內(nèi)容不是完全公開的電子檔案，不宜用副本方式提供使用；對(duì)于副本的提供，必須在有效的監(jiān)控下進(jìn)行。

五、建立“雙套制”模式，確保重要信息完整

因電子檔案的原始性、真實(shí)性、完整性等特性，紙質(zhì)檔案相較于電子檔案仍具有它的優(yōu)勢(shì)，在一段時(shí)間內(nèi)，仍將與電子檔案互補(bǔ)并存，“雙套制”不失為一種理想選擇。所謂“雙套制”，指的就是電子檔案和紙質(zhì)檔案同時(shí)提交保存歸檔，它的管理特點(diǎn)是避免兩種載體的不足，充分發(fā)揮各自在檔案管理上的優(yōu)勢(shì)，既具有紙質(zhì)文件的完整性、原始性，又有電子文件的方便快捷，將安全與便捷共存，有在效提升使用效率的同事，確實(shí)檔案的信息安全。

隨著科技技術(shù)及互聯(lián)網(wǎng)的快速發(fā)展，電子檔案安全管理方面將面臨越來越多的新課題，需要我們從者業(yè)不斷提高專業(yè)素質(zhì)，不斷更新專業(yè)技能來適應(yīng)新時(shí)代的檔案管理要求。

參考文獻(xiàn)

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