現(xiàn)代高校的檔案館功能建設(shè)與完善措施分析

李怡林

摘 要：在現(xiàn)代社會(huì)、教育發(fā)展的影響下，高校檔案館作為獨(dú)立保存高校檔案資料的機(jī)構(gòu)也應(yīng)該在管理結(jié)構(gòu)、方式進(jìn)行革新。高校檔案館在發(fā)展改革過(guò)程中不僅需要不斷調(diào)整自己的角色，相應(yīng)的管理功能結(jié)構(gòu)也需要突破傳統(tǒng)模式，朝著服務(wù)高校內(nèi)、外發(fā)展方面需要。基于此，本文將對(duì)現(xiàn)代高校檔案館功能建設(shè)的定位、完善措施等方面展開(kāi)系統(tǒng)性分析，旨在進(jìn)一步完善、提升我國(guó)高校檔案館的服務(wù)功能。

關(guān)鍵詞：高校；檔案館；功能建設(shè)

近年來(lái)，我國(guó)高等院校在社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的推動(dòng)下進(jìn)行深化改革，其對(duì)于我國(guó)社會(huì)、經(jīng)濟(jì)的影響也是越來(lái)越明顯，學(xué)術(shù)界在關(guān)注高校整體發(fā)展的同時(shí)，對(duì)高校檔案館的建設(shè)與發(fā)展也進(jìn)行了深入分析，尤其是針對(duì)檔案館的功能價(jià)值體現(xiàn)進(jìn)行新的審視與研究[1]。高校檔案館作為我國(guó)高等教育體系中永久性保存檔案資料的獨(dú)立機(jī)構(gòu)，其自身?yè)碛邢鄬?duì)完整的管理機(jī)制，在傳統(tǒng)功能中主要承擔(dān)文化傳承、輔助政教等。但在新的發(fā)展形勢(shì)下，高校檔案館為了能夠適應(yīng)新的功能定位，需要不斷調(diào)整自己的管理理念、模式、服務(wù)方式，以此來(lái)實(shí)現(xiàn)自身功能發(fā)展的華麗轉(zhuǎn)身，進(jìn)而更好的服務(wù)高校、社會(huì)。

1 高校檔案館功能建設(shè)的現(xiàn)代化轉(zhuǎn)型與功能定位

1.1 高校檔案館功能建設(shè)轉(zhuǎn)型趨勢(shì)

一是檔案對(duì)象的改變促使高校檔案館“生產(chǎn)”方式轉(zhuǎn)型。隨著信息技術(shù)的推廣應(yīng)用，高等院校在教育、科研及管理過(guò)程中產(chǎn)生了大量的數(shù)字化信息資料，這些資料來(lái)源方式具有典型的多樣性特征；而此時(shí)，當(dāng)高校檔案館在管理、利用模式發(fā)生改變過(guò)程中，信息化的便捷性、數(shù)字化的靈活性在空間上、時(shí)間上也得到充分的體現(xiàn)，這將促進(jìn)高校的檔案館建設(shè)朝著數(shù)字化方向發(fā)展。

二是高校管理體制改革推動(dòng)檔案館實(shí)現(xiàn)相對(duì)應(yīng)的轉(zhuǎn)型。目前，現(xiàn)代的高等院校已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了開(kāi)放性辦學(xué)模式，充分實(shí)現(xiàn)了現(xiàn)代高校的社會(huì)性、國(guó)際性特征，這將要求高校檔案館的功能建設(shè)必須實(shí)現(xiàn)社會(huì)化、深度化轉(zhuǎn)型；我國(guó)高校未來(lái)改革必將會(huì)逐步實(shí)現(xiàn)去行政化，將高等人才培養(yǎng)、先進(jìn)科學(xué)研究等作為學(xué)校發(fā)展的主要方向，這將表明高校的檔案光將從實(shí)體管理部門(mén)向檔案信息中小轉(zhuǎn)變嗎，由此進(jìn)一步強(qiáng)化了對(duì)高校教育、科研的服務(wù)特性。

1.2 高校檔案館功能建設(shè)的功能定位

高校檔案館在高等院校改革、信息化發(fā)展等因素的影響下，實(shí)施現(xiàn)代化轉(zhuǎn)型已經(jīng)是必然趨勢(shì)，其自身的功能定位也應(yīng)該進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)整，具有表現(xiàn)在以下兩點(diǎn)：一是進(jìn)一步深化傳統(tǒng)功能。高校的檔案館的性質(zhì)將由實(shí)體管理部門(mén)轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔①Y料、知識(shí)儲(chǔ)備管理中心，這將推動(dòng)深化檔案館的服務(wù)功能；二是適度挖掘檔案館的社會(huì)價(jià)值。高等院校擔(dān)負(fù)著文化傳播、高素質(zhì)人才培養(yǎng)、科學(xué)技術(shù)研發(fā)等社會(huì)功能，對(duì)整個(gè)社會(huì)的發(fā)展具有重要的影響力，因此作為高校教育、科研的重要支撐——檔案館，也應(yīng)該適度挖掘自身的社會(huì)價(jià)值。

2 高校檔案館功能建設(shè)的完善措施

2.1 加強(qiáng)高校檔案館的角色定位

在高校改革積極推進(jìn)過(guò)程中，高校檔案館不僅需要與改革發(fā)展同步，還應(yīng)該注重自身信息化建設(shè)力度，拓展自身服務(wù)的對(duì)象，努力挖掘自身的社會(huì)價(jià)值。高校檔案館功能建設(shè)，首先需要突破自身的思想束縛，與現(xiàn)代自動(dòng)化辦公、管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)有效對(duì)接，將所有的檔案資料歸檔、管理實(shí)現(xiàn)程序化管理模式，改變傳統(tǒng)的文檔一體化管理理念，促進(jìn)檔案資料逐步實(shí)現(xiàn)數(shù)字化的傳輸、共享功能；其次是進(jìn)一步明確檔案管理的真實(shí)用途，檔案資料的管理是為了更好的利用資料而進(jìn)行傳播的一個(gè)過(guò)程，因此需要形成內(nèi)、外兼顧的服務(wù)理念，提升檔案資料的服務(wù)價(jià)值；最后是高校檔案館應(yīng)該增強(qiáng)知識(shí)的適應(yīng)功能價(jià)值，改變傳統(tǒng)的檔案管理部門(mén)體制，將自身的性質(zhì)定位為信息資料管理中心。

2.2 切實(shí)推進(jìn)高校檔案館數(shù)字化發(fā)展進(jìn)程

在長(zhǎng)期調(diào)研中發(fā)現(xiàn)，我國(guó)很多高校的檔案館的功能建設(shè)方面尚未形成戰(zhàn)略發(fā)展意識(shí)，具有表現(xiàn)在對(duì)內(nèi)服務(wù)功能深度不夠、對(duì)外服務(wù)價(jià)值較低等現(xiàn)象。從未來(lái)發(fā)展趨勢(shì)來(lái)講，高校的檔案館建設(shè)應(yīng)該積極轉(zhuǎn)變發(fā)展思路，迅速構(gòu)建一個(gè)知識(shí)與信息資料數(shù)據(jù)中心，切實(shí)推動(dòng)數(shù)字化發(fā)展進(jìn)程。

一方面實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理。為了能夠適應(yīng)現(xiàn)代教育的信息化發(fā)展形勢(shì)，構(gòu)建一個(gè)信息化的檔案綜合服務(wù)平臺(tái)，將檔案資料管理實(shí)現(xiàn)數(shù)字化錄入、管理、利用，若條件允許可實(shí)現(xiàn)互聯(lián)網(wǎng)共享服務(wù)；另一方面建立程序化管理機(jī)制。形成數(shù)字化管理之后，將檔案館的數(shù)字化管理平臺(tái)與學(xué)校的自動(dòng)化辦公網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)智能連接，這樣有助于檔案資料從形成、收集、錄入、管理等環(huán)節(jié)上在權(quán)限授予方式下實(shí)現(xiàn)檔案資料的開(kāi)發(fā)式管理，且可以通過(guò)互聯(lián)平臺(tái)全程監(jiān)管檔案的利用過(guò)程；最后，最大限度體現(xiàn)檔案資料的增量值，檔案信息資料作用的發(fā)揮需要實(shí)現(xiàn)資源共享，高校檔案館可建立多種形式的服務(wù)機(jī)制（如：調(diào)研、預(yù)約等服務(wù)），通過(guò)集成化的信息服務(wù)機(jī)制體現(xiàn)檔案資料的增量值。

2.3 依托現(xiàn)代理念、技術(shù)創(chuàng)新檔案服務(wù)方式

對(duì)于現(xiàn)代高校檔案館發(fā)展趨勢(shì)來(lái)看，依托現(xiàn)代理念、技術(shù)創(chuàng)新檔案服務(wù)方式是發(fā)揮檔案價(jià)值的最佳途徑，也是推動(dòng)檔案館功能轉(zhuǎn)變的重要方式。一方面在檔案集成化服務(wù)基礎(chǔ)上，通過(guò)對(duì)檔案資料的利用需求進(jìn)行系統(tǒng)分析，并對(duì)檔案館資料進(jìn)行篩選、歸類(lèi)、綜合分析，為廣大師生的學(xué)習(xí)、科研提高全面的信息支持[3]；另一方面則依托互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)，建立一個(gè)高校檔案服務(wù)網(wǎng)站，融合館藏資源概述、在線(xiàn)咨詢(xún)、在線(xiàn)搜索、權(quán)限閱讀等功能，以最方便、快捷的方式實(shí)現(xiàn)信息的服務(wù)，延伸高校檔案館的服務(wù)范圍。

3 結(jié)語(yǔ)

現(xiàn)代高校檔案館的功能建設(shè)能夠充分體現(xiàn)出社會(huì)發(fā)展產(chǎn)生的影響力，促使檔案館功能由傳統(tǒng)單一模式逐漸轉(zhuǎn)向多元化的發(fā)展模式。在現(xiàn)代資源管理理念、科學(xué)技術(shù)的推動(dòng)下，高校檔案館實(shí)現(xiàn)了服務(wù)功能的轉(zhuǎn)型，服務(wù)機(jī)制也得到進(jìn)一步完善，從而符合現(xiàn)代高校改革與發(fā)展要求，為高校實(shí)現(xiàn)教育質(zhì)量、科研水平的穩(wěn)步提升奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

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