工程檔案現代化創新管理

摘要：工程項目檔案是在項目前期投標建設、生產準備、機組調試及生產經營中的重要依據，在工程建設和管理中起到了非常重要的作用。工程檔案管理是一項政策性、機密性、專業性較強的工作，是工程建設的真實記錄和反映。本文旨在探討在信息化時代如何對檔案進行現代化創新管理，首先對工程檔案進行的高度的概括，進而闡述了創新檔案管理的具體內容與措施。

關鍵詞：工程檔案 現代化 創新管理

1 工程檔案概述

檔案是國家機構、社會組織或個人在社會活動中直接形成的有價值的各種形式，是把往復不斷的現象真實的記錄下來，成為人們進行反復觀察和研究的歷史現象，準確尋找事物發展規律的可靠依據。檔案工作都稱得上是一項既有極其縱深的歷史，又有無限廣闊的發展空間的充滿旺盛生命力的事業。在知識經濟、信息時代高速發展的當今社會，檔案工作正張開寬闊的臂膀，不斷接納熱愛她的從業者。那么我們的檔案工作是如何開展的，工程項目檔案的現狀和發展前景又如何？這些值得涉足這項事業的從業人員去理性、深刻探討和研究。

2 工程檔案現代化的意義

現代化管理是相對于傳統手工管理而言，以現代科學為指導，對檔案傳統方式和做法進行改革。采用先進的設備和管理技術，充分發揮管理人員積極性、主動性和創造性，在理論的基礎上借助計算機、數字通信等技術，使檔案管理更加系統、智力化、信息化，從而組成最佳的結構體系，以確定被管理對象在整體動態下的最佳效果。

3 工程檔案現代化管理的目的

檔案管理進入現代化建設，就是為了要達到一個最佳效果：一是保存保護好各類實體檔案最大限度的延長使用壽命；二是要開發檔案信息資源，迅速、準確的提供一切檔案信息為經濟建設的發展和社會進步做貢獻。

4 工程檔案現代化管理的步驟

4.1 把檔案管理工作進行系統化，按照統一的計劃而行動，完善制度、體系、統一部署，北京地鐵八號線二期工程土建施工01合同段于2008年5月22日開工建設， 2011年12月23日順利完成了設計及施工質量驗收規范的要求，合格運營。8號線項目部組成的檔案資料整理人員配備齊全，與檔案管理人員及時交流溝通，向移交部門移交及時，后續資料補充齊全完整。并按照統一領導、分級管理的原則，北京地鐵八號線二期工程項目部結合項目檔案的歸檔要求，按照局集團公司在2011年下發的中鐵一辦[2011]146號文件《工程檔案管理實施細則》進行整理，本實施細則同時也規范了各在建單位的歸檔范圍及職責要求，明確了移交檔案的時間、數量和質量，對檔案資料的形成和流向進行了追蹤管理。當然在這同時也不乏有部分工程項目對工程資料的存在不重視，以公司資質中標的汕梅高速公路汕頭至揭陽段路基橋涵工程（第十合同段）2004年8月開工建設，于2009年12月份工程進行移交，對缺陷期內發現的問題進行了處理并經過一驗收小組的驗收，該工程項目施工資料竣工后整理4年之久，一直到2011年底準備移交，項目總工以郵寄的方式將竣工資料郵寄到檔案部門，未進行任何移交手續，便一走了之，后經檔案部門與施工部門人員進行多方聯系都不得回音，工程資料記述和反映了施工成果的一種科技檔案，對我們今后的利用和生產建設起著很重要的作用，有利于作為擴大市場以及工程中出現問題時查考的依據，施工負責人及工程檔案具體整理人員有責任及時、準確、完整的向檔案部門移交。管理工作也由若干個相互依存相互制約的部分構成整體，從這個整體系統性的去實現最佳效果。

4.2 檔案管理進入信息化時代

①在條件允許的情況下，引進先進的設備和管理技術。廣泛的使用計算機和通信系統，收集大量的信息進行整理、分析，理清工作思路、制定標準，在項目建設初期就明確了“誰經辦、誰立卷、誰負責”的管理原則。②積極參與學習現代的管理手段和方法，檔案管理人員要深入現場了解檔案的形成情況，對于工程的進展做詳細記錄，主動做好對檔案業務的指導，針對于出現的疑難問題進行研究分析、不斷的進行探索，最終解決問題。

4.3 加強檔案管理人員的智力化培養

①現代化管理十分強調人的因素，注意開發管理人員的智力，充分重視，提高檔案管理人員素質，提升檔案業務技能，充分調動檔案人的主動性、積極性和創造性。②提高檔案管理人員崗位的穩定性，配置專職檔案管理人員。檔案管理業務的很多工作都是需要檔案人在日常工作當中去積累經驗，逐步完善和改進，這樣才能保證檔案管理工作的延續性，促進檔案工作持續穩定發展。同時也需要有充滿活力、高效、應變能力強的組織機構以適應復雜多變的市場環境。

5 結束語

總之，檔案管理工作是一項專業性較強的工作，它在社會、政治、經濟方面都發揮著極其重要的作用，要做好工程竣工檔案資料的管理工作，不僅需要加強對工程檔案人員的培養，更需要施工單位和檔案管理人員共同努力來建立健全工程竣工管理體系，我們也不斷的在學習和借鑒其它單位先進的建筑工程檔案管理經驗，及時研究解決檔案管理工作中遇到的難題，充分發揚我們已有的優勢，重視加強建筑工程檔案人才的培養，不斷總結經驗，使建筑工程檔案更好地為我們的經濟建設和構建和諧社會服務。

參考文獻：

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[2]王文平.綜合事業檔案管理的信息數字化建設[N].中國水利報，2003年.

[3]陳允嘉.論如何做好檔案管理工作[J].科教新報（教育科研），2011年.

作者簡介：廉鳳陽（1981-），女，黑龍江綏化人，檔案管理員，助理館員，研究方向：檔案信息化。endprint