大學(xué)檔案管理發(fā)展趨勢

門永紅等

摘要：隨著高校管理制度規(guī)范化，高校的檔案管理的重要性越來越明顯。本文通過闡述大學(xué)檔案管理發(fā)展的三個階段，分析大學(xué)檔案管理的發(fā)展趨勢，以此提高檔案管理人員對檔案管理未來發(fā)展趨勢的認識。

關(guān)鍵詞：大學(xué) 檔案管理 發(fā)展趨勢

大學(xué)檔案管理是高校管理工作的重要組成部分，大學(xué)檔案記錄了高校在培養(yǎng)人才、社會服務(wù)功能以及其它科研活動等內(nèi)容，大學(xué)檔案管理隨著社會科學(xué)技術(shù)的發(fā)展而發(fā)展，加強大學(xué)檔案管理對于促進大學(xué)教學(xué)活動、科研以及行政工作具有重要的作用，因此研究大學(xué)檔案管理的未來發(fā)展趨勢具有重要的現(xiàn)實意義。

1 大學(xué)檔案管理的三個發(fā)展階段

大學(xué)檔案管理隨著社會科學(xué)技術(shù)的發(fā)展而不斷的發(fā)展，目前我國大學(xué)檔案管理主要經(jīng)歷了三個階段的發(fā)展：

1.1 紙質(zhì)檔案管理階段。紙質(zhì)檔案管理階段主要是從我國建立大學(xué)階段到90年代末計算機技術(shù)還沒有應(yīng)用前，此階段的大學(xué)檔案管理主要是通過紙質(zhì)形式進行各種文件的統(tǒng)計與管理，此階段的管理辦法主要是采取事后控制的方法，也就是只有在各種文件、數(shù)據(jù)進行歸檔后，檔案管理部門才能對檔案進行管理，并且檔案是通過手工記錄的，檔案的真實性有時會受到懷疑。

1.2 紙質(zhì)檔案與電子檔案并存階段。紙質(zhì)檔案與電子檔案并存階段主要起源于計算機技術(shù)的普及，隨著計算機技術(shù)的普及，電子檔案出現(xiàn)了，電子檔案就是檔案以電子化的形式展現(xiàn)在計算機工具中，電子檔案具有很多紙質(zhì)檔案所沒有的優(yōu)點：電子檔案上傳的速度比較快，不會發(fā)生丟失的現(xiàn)象。目前我國大學(xué)檔案管理主要集中在此階段，我國大學(xué)的檔案管理主要是通過紙質(zhì)檔案與電子檔案并存的管理階段，通過兩種檔案形式保證大學(xué)檔案信息的安全，當(dāng)然此階段它們之間是可以互換的，一是紙質(zhì)檔案利用掃描儀器進行上傳，形成電子檔案；二是電子檔案通過打印機，形成紙質(zhì)檔案。

1.3 電子檔案的普及階段。隨著計算機技術(shù)的不斷發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及，以后的電子檔案必然會出現(xiàn)電子檔案的普及階段，辦公自動化的進一步發(fā)展，以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)安全性的進一步提高，檔案管理必然會朝著電子檔案的方向發(fā)展。目前有的大學(xué)已經(jīng)實現(xiàn)了電子檔案的普及。

2 大學(xué)檔案管理的發(fā)展趨勢

隨著高校規(guī)模的不斷擴大，高校的檔案管理工作越來越重要，如何實現(xiàn)檔案管理的制度化、規(guī)范化以及精細化是大學(xué)檔案管理的重點內(nèi)容，也是大學(xué)檔案管理的發(fā)展方向。

2.1 檔案管理的現(xiàn)代化。雖然我國大學(xué)的檔案管理處于紙質(zhì)與電子檔案并存階段，傳統(tǒng)手工模式在大學(xué)的檔案管理中仍然發(fā)揮著重要的作用，但是檔案管理的現(xiàn)代化是檔案管理的必然發(fā)展趨勢，檔案管理的現(xiàn)代化趨勢有其存在的必要條件，一是我國現(xiàn)代技術(shù)的發(fā)展為大學(xué)的現(xiàn)代化管理提供了技術(shù)支持；二是大學(xué)檔案的工作人員思想前衛(wèi)，為現(xiàn)代化提供了思想動力。大學(xué)檔案管理的現(xiàn)代化主要體現(xiàn)在：一是檔案管理的系統(tǒng)化，大學(xué)檔案包含許多方面的內(nèi)容，既有教學(xué)內(nèi)容、科研活動，也包括大學(xué)的行政管理工作等等，對于這些不同的檔案要進行整合，形成系統(tǒng)化檔案管理系統(tǒng)；二是檔案管理技術(shù)的現(xiàn)代化，大學(xué)檔案管理會應(yīng)用大量現(xiàn)代先進的管理技術(shù)；三是檔案管理的動態(tài)管理，通過現(xiàn)代計算機技術(shù)對檔案的信息進行動態(tài)管理。

2.2 大學(xué)間檔案信息的共享和標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一化。當(dāng)前每個大學(xué)都建有自己的檔案管理數(shù)據(jù)庫，但是由于各個大學(xué)之間沒有相對統(tǒng)一的構(gòu)建標(biāo)準(zhǔn)以及信息共享制度，使得大學(xué)之間缺乏相應(yīng)的交流與聯(lián)系，因此未來的大學(xué)檔案管理必然會建立標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一的信息共享標(biāo)準(zhǔn)，通過實行統(tǒng)一的檔案數(shù)據(jù)庫構(gòu)建標(biāo)準(zhǔn)，實現(xiàn)大學(xué)之間的信息查閱共享。

2.3 檔案管理的專業(yè)化、復(fù)合化。未來大學(xué)檔案管理不再是對檔案進行統(tǒng)計與保管，而是要采取相應(yīng)的理論，結(jié)合檔案管理規(guī)律，將檔案管理看做是復(fù)雜的行政事務(wù)，因此未來檔案管理對于檔案管理提出更高的要求，需要檔案管理人員不僅要具備較高的理論基礎(chǔ)、實踐技能，還要掌握不同的技能，比如應(yīng)用計算機的能力、綜合分析能力以及良好的溝通能力等等，因此，未來的檔案管理人員是具備多種技能的專業(yè)型復(fù)合型管理人員。當(dāng)然大學(xué)檔案管理的專業(yè)化不僅僅體現(xiàn)在工作人員身上，還體現(xiàn)在大學(xué)檔案管理組織結(jié)構(gòu)、管理手段與技術(shù)上。

2.4 檔案管理人本化。隨著大學(xué)檔案的社會化功能越來越明顯，大學(xué)的社會服務(wù)功能日益被大學(xué)所看重，因此大學(xué)檔案管理也必然會出現(xiàn)人本化的管理趨勢，因為根據(jù)現(xiàn)代管理理論：大學(xué)檔案管理只有將人本化理論應(yīng)用其中，才能實現(xiàn)大學(xué)檔案服務(wù)社會、服務(wù)地方的社會功能，大學(xué)檔案管理中的人本化，就是大學(xué)在檔案管理中要將“人”的因素放在第一位，將服務(wù)“人”作為檔案管理的工作重心。檔案管理中的人本化中的“人”既包括檔案管理工作人員，也包括利用檔案的人，檔案管理的人本化發(fā)展趨勢是檔案管理的最終發(fā)展趨勢。

3 結(jié)束語

檔案管理是大學(xué)管理工作的重要組成部分，是大學(xué)開展各項工作的基礎(chǔ)，因此加強大學(xué)的檔案管理工作具有重要的現(xiàn)實意義。隨著社會科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，大學(xué)檔案管理出現(xiàn)了一些新的特點、新變化，這些新變化對促進大學(xué)檔案管理創(chuàng)新具有積極的作用。

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