檔案管理系統與OA系統的有效銜接

葉晉

摘要：隨著科技的發展和社會的進步，企業普遍實現了現代化管理和信息化運營模式。其中辦公自動化就是這種現代化管理的具體表現形式，利用OA系統產生的信息文件支撐起了整個企業的運作，同時也是企業變革發展中的珍貴的信息資源。現階段，在大部分企業中檔案管理工作的主體還是紙質文件，如果能將檔案管理工作和OA系統融合起來，可以很大程度上促進企業管理的科技化和規范化。

關鍵詞：檔案管理 OA系統 聯系

0 引言

現階段，辦公自動化系統呈現雙軌制模式：在OA系統中傳輸的是數字化文件，但是在歸檔的時候仍然沿用的是紙質版的文件。紙質版文件在價值上和法律效力上確實存在很大優勢，但是數字化的文件也具有自身的特點和價值。企業在實現現代化管理的過程中，都面臨著如何將OA系統和檔案管理系統相銜接的問題。文中對于二者之間的關系做了簡要的闡述。

1 檔案管理系統和OA系統聯系

企業在進行文件和檔案管理的時候有兩種設計方式，一種是將檔案管理功能嵌入到OA系統中，在OA系統中實現文件和信息資源的歸檔、保存；第二種是分設兩個系統，并實現兩個系統的銜接，從而實現檔案信息和辦公自動化的統一管理。

現階段，OA系統中直接整合了檔案管理的情況比較少，無法實現OA系統的嵌入式管理是因為：將檔案管理功能嵌入到OA系統中缺乏實用性，不能靈活動態的跟企業檔案信息資源的發展情況進行對接；同時辦公自動化中的檔案管理部分只能滿足通常的文書檔案要求，不能實現對圖紙、聲像等一些特殊檔案的管理；在OA軟件開發的過程中開發公司就重點關注了企業流程管理部分，忽略了檔案管理的內容，所以OA系統在功能上存在欠缺，在OA系統中的檔案管理模塊明顯存在著數據的安全性和真實性方面的缺陷[1]。

因此，多數企業還是實行檔案管理系統和辦公自動化系統分開處理的模式。

2 實現OA系統和檔案管理系統有效銜接的方法

2.1 保持二者登陸賬號一致

現階段，在大多數企業中OA系統和檔案管理系統都有自身登陸界面，因為權限的不同又分別設置了不同的賬戶以及密碼。筆者認為要想實現OA系統和檔案管理系統的有效銜接就必須保持兩個系統之間的賬戶和密碼的一致。雖然每個系統的用戶權限不同，但是畢竟辦公自動化系統是檔案管理系統的母系統，兩者之間應該保持權限一致，可以將辦公自動化里的權限表復制到檔案管理系統里以實現賬號的一致性[2]。根據檔案管理系統的獨立性，賦予檔案系統相應具體權限，以實現賬號同步、一次性進入的目的。

2.2 通過一個接口實現數字信息的收集和存檔

就文件的使用周期看來，文件資料到檔案資源是個動態的、相互銜接的過程，檔案資源的質量直接取決于電子版文件的質量，這種情況客觀上需要兩個互相聯系的獨立系統來完成，在組織制度和操作程序上互相配合，實現兩個系統的完美銜接。因此，要實現OA系統和檔案管理系統的有效銜接亟需開發一個可以便捷準確的將OA系統中數據傳輸到檔案系統中的接口。利用這個接口實現OA系統中文件數據向檔案系統的傳輸[3]。

2.3 把握好物理歸檔的時間

通常情況下，為了提高辦公自動化的效率，將電子文件長時間存儲在OA系統中是合適的，同時為了確保電子文件的真實性、完整性和有效性，減少系統在線帶來的電子文檔的風險，應制定合理的文件歸檔的時間節點。在OA系統中設置的都是邏輯上的歸檔環節，只是將電子文件進行歸檔標記，實質上還存在于原服務器上。如果不能制定合理的歸檔時間，會給檔案管理工作造成很多麻煩。如果OA系統和檔案系統的服務器不屬于同一個網段，在進行歸檔操作時經常會引起死機，有的會嚴重影響OA系統所在服務器的速度，在這種情況下，只能請OA系統開發公司的技術人員定期為企業進行集中歸檔。

所以要制定好電子文件歸檔的時間，完整及時的將電子文檔轉換成檔案資源，只有這樣才能確保檔案信息的真實性和安全性[4]。

2.4 檔案管理人員做好文件存檔的跟蹤管理

企業檔案管理人員必須做好對電子文件的研究、出臺、存儲和銷毀全過程的跟蹤監管，對于電子文件流動全程做好系統監控和跟蹤記錄。只有檔案工作人員做好文件資料的全程監管，才能保證電子公文存檔時的安全和規范，確保電子文件從辦公系統到檔案管理系統的順暢流轉，實現企業辦公自動化和檔案管理工作的一體化[5]。

3 結束語

現在辦公自動化系統正由傳統的雙軌制模式過渡到單軌制模式，也就是用系統中通行的電子形式的文件徹底取代紙板文件的流通方式。現階段，在企業主流的管理模式中，通常采用的是OA系統和檔案系統相結合的模式，實現二者的有效銜接，最終實現企業管理的一體化。

參考文獻：

[1]張東.檔案管理系統與OA系統的關聯問題研究[J].廣東檔案，2011，04（12）：16-17.

[2]馮雯.淺析OA系統與檔案管理系統的數據交換形式[J].陜西檔案，2011，03（21）：25.

[3]周冬梅.關于高校OA系統與檔案管理系統鏈接的幾點思考[J].科技信息，2010，03（19）：250.

[4]譚偉.檔案管理系統與OA系統的實施順序[J].中國檔案，2006，10（12）：51.

[5]張文元，夏芳.OA系統與檔案管理系統之間的無縫鏈接[J].蘭臺世界，2008，04（30）：18-19.endprint