淺談對高校會計(jì)檔案幾點(diǎn)建議

孫敏

摘要：高校會計(jì)檔案是高校檔案中重要的組成部分，是記錄和反映一所高校教學(xué)、科研、行政管理、后勤服務(wù)等重要經(jīng)濟(jì)活動，是高校在會計(jì)核算專業(yè)活動中形成的具有一定的保存價(jià)值的會計(jì)文件。然而長期以來由于高校會計(jì)檔案基礎(chǔ)薄弱，管理手段落后，資金匱乏等原因制約了會計(jì)檔案管理發(fā)展，使高校會計(jì)檔案管理已越來越不適應(yīng)新形勢下的需求。因此，改革過去傳統(tǒng)思維模式，開拓新的會計(jì)檔案管理方法已是勢在必行。本文從“觀念新型化、方法現(xiàn)代化、目標(biāo)科學(xué)化、組織系統(tǒng)化、制度全面化、人才素質(zhì)化”六大方面來闡述一下高校會計(jì)檔案工作的改革和完善。

關(guān)鍵詞：高校會計(jì)檔案 創(chuàng)新 檔案管理

1 高校會計(jì)檔案管理存在的現(xiàn)狀

1.1 會計(jì)檔案制度不完善。高校會計(jì)檔案因蘊(yùn)藏著十分豐富的經(jīng)濟(jì)、財(cái)務(wù)、資金來源和利用方面的數(shù)據(jù)和信息資源，是高校重要的史料和證據(jù)。根據(jù)《中華人民共和國會計(jì)法和檔案法》及財(cái)政部《會計(jì)檔案管理辦法》的規(guī)定，高校會計(jì)檔案管理工作必須做到制度完備，存放有序，安全保密、歸檔及時(shí)、專人保管，并且對會計(jì)檔案的保管期限，銷毀制度、移交等方面都做出了比較全面和細(xì)致的規(guī)定。然而，目前各高校還沒有一套完整、嚴(yán)格的會計(jì)檔案檢查制度，存在著一定程度上立法滯后和財(cái)務(wù)安全隱患。比如對二級財(cái)務(wù)部門的會計(jì)檔案收集、歸檔，都沒有要上升到制度上約束。對會計(jì)資料的復(fù)制、借閱也都沒有形成相關(guān)制度，或存在工作隨意性漏洞，監(jiān)督不到位的現(xiàn)象。筆者認(rèn)為，當(dāng)前檔案管理意識比較淡薄，管理制度不完善等普遍存在一些問題，需提高認(rèn)識，這樣不僅直接反映出一個(gè)學(xué)校財(cái)務(wù)水平的高低，也對高校教育改革和發(fā)展都有深刻意義和影響。

1.2 會計(jì)檔案整理不規(guī)范，利用效益低。會計(jì)檔案是一門專業(yè)性、技術(shù)性、政策性很強(qiáng)的工作，財(cái)務(wù)部門應(yīng)設(shè)立專職人員，提高對會計(jì)檔案管理重要性的認(rèn)識。現(xiàn)在，很多高校存在整理出來財(cái)務(wù)檔案案卷質(zhì)量不高，裝訂不規(guī)范，歸檔不及時(shí)等現(xiàn)象，有的高校存在“重?cái)?shù)量、輕質(zhì)量”，不管是什么內(nèi)容都?xì)w檔，根本就未對會計(jì)資料認(rèn)真審核、鑒別和細(xì)化，歸檔后也不進(jìn)行整理和分類，造成了檔案管理的不規(guī)范，削弱了會計(jì)檔案的參考憑證作用。因此建立規(guī)范化的會計(jì)檔案室，配備綜合素質(zhì)高、具備系統(tǒng)財(cái)務(wù)專業(yè)知識和檔案管理相關(guān)知識和經(jīng)驗(yàn)的人員，是非常必要和及時(shí)的。按照會計(jì)檔案規(guī)范要求，檔案人員要對會計(jì)資料制定科學(xué)規(guī)范的分類編號方法和歸檔時(shí)限，并依次按會計(jì)檔案分類編號規(guī)則整理出帳表，憑證及其他資料進(jìn)行擺放，做到準(zhǔn)確立卷，編制清冊，及時(shí)歸檔，同時(shí)建立會計(jì)檔案保管清單，移交清單，借閱登記制度。財(cái)會檔案人員應(yīng)定期學(xué)習(xí)會計(jì)檔案管理和整理業(yè)務(wù)知識，進(jìn)行多途徑，多形式培訓(xùn)教育，以不斷提高檔案管理水平，增加法律意識，為單位財(cái)務(wù)審計(jì)工作和領(lǐng)導(dǎo)決策層提供便利服務(wù)，為學(xué)校制定發(fā)展方針和戰(zhàn)略，查證經(jīng)濟(jì)問題，防止貪污舞弊起到至關(guān)重要的作用。

1.3 電子會計(jì)檔案管理不同步。目前不少高校只存放紙介質(zhì)會計(jì)檔案，如今會計(jì)電算化已在我國各個(gè)領(lǐng)域廣泛應(yīng)用，伴隨著會計(jì)軟件的不斷成熟，會計(jì)電算化產(chǎn)生大量文本程序文件，備份文件等，新的會計(jì)檔案信息載體卻沒有及時(shí)備份、拷貝、歸檔。會計(jì)電算化檔案管理工作沒有同步進(jìn)行。比如，對以膠片、磁盤、光盤等介質(zhì)保存的數(shù)據(jù)檔案應(yīng)按有關(guān)規(guī)定陽光不能直射，溫度應(yīng)適宜，以磁介質(zhì)存儲數(shù)據(jù)應(yīng)定期更換再拷貝，當(dāng)軟件需變更或再升級時(shí)，要及時(shí)備份數(shù)據(jù)歸檔等，要定期檢查會計(jì)檔案是否有防潮防雷防蛀、防水、防輻射、防病毒等現(xiàn)象。

1.4 會計(jì)檔案的鑒定銷毀難，需建立建全銷毀制度。根據(jù)《會計(jì)檔案管理辦法》規(guī)定，結(jié)合高校財(cái)務(wù)會計(jì)工作中的實(shí)際特點(diǎn)，來判定會計(jì)檔案的價(jià)值，對于保管期滿的會計(jì)檔案，如具有考證或有長遠(yuǎn)利用價(jià)值應(yīng)單獨(dú)立卷，裝訂成冊外，其余的會計(jì)檔案可按規(guī)定和程序申請鑒定后，由學(xué)校檔案部門會同學(xué)校財(cái)務(wù)機(jī)構(gòu)，嚴(yán)格審查共同提出銷毀意見，編制會計(jì)檔案銷毀，在銷毀前應(yīng)按清冊內(nèi)容認(rèn)真核對和清點(diǎn)。為保證會計(jì)檔案銷毀的嚴(yán)肅性，還需有審計(jì)部門人員參加監(jiān)督，而在現(xiàn)實(shí)工作中，由于種種原因?qū)е庐?dāng)前高校會計(jì)檔案鑒定銷毀工作普遍滯后，這樣就造成檔案庫房擁擠，檔案資料超齡存放，大有無人來銷、無人敢銷的局面。這里反映出的問題一是因?yàn)闄n案數(shù)量龐大，開展工作需要花費(fèi)大量的人力、物力、財(cái)力。二是鑒定銷毀工作還無切實(shí)可行的操作方法。從而形成了事實(shí)上的銷毀審批難局面，影響檔案整體工作質(zhì)量和管理利用效率。因此做好會計(jì)檔案鑒定銷毀工作，高校要制定切實(shí)可行的鑒定銷毀制度，使鑒定銷毀有據(jù)要查，規(guī)范可行。對于超過一定期限未能清繳的債權(quán)帳務(wù)，應(yīng)提前作好單獨(dú)立卷工作。切實(shí)提高會計(jì)檔案的整體管理工作的質(zhì)量和效果。真正有利于減少人力、物力、財(cái)力的浪費(fèi)。

2 加強(qiáng)高校會計(jì)檔案管理的建議

高校會計(jì)檔案工作是一項(xiàng)不斷發(fā)展的工作，要開拓適合現(xiàn)代高等教育需要的會計(jì)檔案工作新模式。筆者認(rèn)為應(yīng)在會計(jì)檔案管理上加強(qiáng)做好如下幾點(diǎn)。

2.1 建立建全制度化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)管理規(guī)范化。①建立會計(jì)檔案工作的長效機(jī)制。高校會計(jì)檔案工作是一項(xiàng)長期的、連續(xù)性的會計(jì)基礎(chǔ)工作。而會計(jì)人員是會計(jì)檔案整理的第一責(zé)任人，高校應(yīng)制定責(zé)任制、目標(biāo)激勵體制，實(shí)現(xiàn)會計(jì)檔案人員真正愛崗敬業(yè)，才能從根本上實(shí)現(xiàn)會計(jì)檔案工作的大發(fā)展、大提高。②建立完善的會計(jì)檔案日常檢查制度。會計(jì)檔案的齊全、完整、準(zhǔn)確，是保證會計(jì)信息質(zhì)量的關(guān)鍵。而會計(jì)檔案價(jià)值的發(fā)揮來源于長期的日積月累與扎扎實(shí)實(shí)的基礎(chǔ)工作。要及時(shí)檢查并督促各二級財(cái)務(wù)部門按統(tǒng)一口徑，進(jìn)行有目地收集、整理并及時(shí)歸檔，以保障高校財(cái)務(wù)主管部門會計(jì)檔案的完整、系統(tǒng)。③建立完善的會計(jì)檔案調(diào)閱與使用權(quán)制度。高校財(cái)務(wù)部門應(yīng)建立建全會計(jì)檔案的查閱、復(fù)制登記審批程序和規(guī)章流程制度，既要方便查閱會計(jì)檔案，又要保證會計(jì)檔案的安全。嚴(yán)禁會計(jì)檔案隨意亂放亂丟、復(fù)制、拷貝等現(xiàn)象發(fā)生。嚴(yán)格的檔案調(diào)閱審批程序和權(quán)限規(guī)定將有效地規(guī)范會計(jì)檔案的利用效率，同時(shí)也增強(qiáng)會計(jì)檔案的安全性和保密性。④建立完善的會計(jì)檔案的內(nèi)控制度。完善保管、保密工作。應(yīng)建立以內(nèi)部管理控制、財(cái)務(wù)控制和審計(jì)控制為核心的制度體系，以經(jīng)濟(jì)責(zé)任制度、追究責(zé)任制度、不相容職務(wù)和崗位為關(guān)鍵控制點(diǎn)的具有相互牽制、相互監(jiān)督的會計(jì)檔案工作管理機(jī)構(gòu)，通過自我約束，形成一整套周期性自查、自評、自建的長效機(jī)制。有效杜絕和防范會計(jì)檔案工作上的違規(guī)、違紀(jì)行為，以此達(dá)到會計(jì)檔案工作的內(nèi)控和自我保障。endprint

2.2 加快會計(jì)檔案信息化、標(biāo)準(zhǔn)化、現(xiàn)代化建設(shè)。會計(jì)電算化已成為促進(jìn)會計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范化和現(xiàn)代化的一種重要手段。為更好的服務(wù)于高校財(cái)務(wù)部門，提高工作質(zhì)量與工作效率。各高校要以研發(fā)、推廣和應(yīng)用規(guī)范優(yōu)質(zhì)檔案軟件為檔案工作現(xiàn)代化切入點(diǎn)，實(shí)現(xiàn)從會計(jì)檔案的整理、分類、歸檔、查詢、匯總、統(tǒng)計(jì)、全過程的檔案一體化流程，不斷實(shí)現(xiàn)會計(jì)檔案工作技術(shù)創(chuàng)新。其次強(qiáng)化會計(jì)檔案保護(hù)的軟硬件平臺建設(shè)，不斷完善與優(yōu)化會計(jì)檔案保護(hù)的環(huán)境與條件，達(dá)到有效保護(hù)檔案的目地。高校應(yīng)充分考慮和高度重視會計(jì)信息化平臺建設(shè)，一是研究會計(jì)檔案編目和檢索工具，改革并加強(qiáng)其編目和檢索工作，分別編制案卷目錄、全引目錄、專題目錄、文號目錄等檢索工具索引。建立高效實(shí)用、全面的高校會計(jì)檔案電子檢索系統(tǒng)。二是檔案要建立會計(jì)檔案數(shù)據(jù)庫，以便于實(shí)現(xiàn)檔案資源的網(wǎng)絡(luò)建設(shè)和信息資源交換與共享，其次對重要的、利用頻率高的原件要加以數(shù)字化，以加快檔案數(shù)字化進(jìn)程。并做好深加工和綜合分析，通過將高校會計(jì)檔案信息量的收集、整理、分類、存儲、計(jì)算、分析等全過程有機(jī)結(jié)合起來，以便于提供更全面、更完善的信息服務(wù)。第三是要建立科學(xué)的會計(jì)檔案信息化綜合評價(jià)指標(biāo)與體系。高校會計(jì)檔案工作不能局限于一般會計(jì)信息提供利用保管上，應(yīng)向主動開發(fā)、利用會計(jì)檔案信息資源、努力提高信息質(zhì)量及服務(wù)方式多樣化轉(zhuǎn)移。重視貫徹成本-效益的原則。通過推進(jìn)會計(jì)信息化建設(shè)完善，逐步形成衡量會計(jì)信息的標(biāo)準(zhǔn)。使會計(jì)檔案信息在高校宏觀控制和微觀管理中的作用得以充分發(fā)揮。從而獲得高效、高質(zhì)量的經(jīng)濟(jì)效益。強(qiáng)化會計(jì)檔案經(jīng)濟(jì)效益，主動提供服務(wù)。

高校會計(jì)檔案工作是在高校各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)建設(shè)活動中形成的原始記錄，是高校經(jīng)濟(jì)活動的產(chǎn)物；在市場經(jīng)濟(jì)條件下開發(fā)利用高校會計(jì)檔案、發(fā)掘會計(jì)檔案中的高校經(jīng)濟(jì)信息，為維護(hù)高校正常的經(jīng)濟(jì)秩序并應(yīng)用于高校經(jīng)濟(jì)建設(shè)、創(chuàng)造與提高高校經(jīng)濟(jì)效益都是非常重要的。

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