淺析機關文書立卷工作的基本環節

摘要：文書立卷是機關檔案管理實踐中最重要的工作環節，它即是文書工作的終結，也是檔案工作的開始，具有承上啟下的重要意義。筆者在多年的文書檔案教學實踐中，探索并總結出了機關文書立卷工作的七個重要環節及其注意事項，以期對機關檔案界人士及文書檔案教學工作者有所借鑒。

關鍵詞：文書立卷 檔案工作 檔案管理 案卷

文書立卷是指文書部門對本機關在工作中形成的、辦理完畢的、有查考保存價值的文件，按照其形成過程中的聯系和一定規律組成案卷，又稱組卷或編立案卷。筆者在多年的檔案管理學教學實踐中，探索并總結出了文書立卷工作的十個重要環節及其注意事項，下面簡單做一下介紹。

1 分類組卷——文書立卷工作的牢固基石

文書部門每天都會收到上級、同級、下級機關的來文，日積月累，文件會越積越多，面對紛繁蕪雜的文件材料構成的“文山會海”，怎樣高效率地使之規整化、條理化，是每位文書人員和檔案人員面臨的一個挑戰，這就是分類組卷工作。所謂分類組卷，即根據文書立卷方法將機關產生的文件材料進行分類、組合、編目而組合成檔案保管單位的過程。筆者認為，又快又好地完成分類組卷工作，可以根據具體單位文件的不同特點，采取以下組卷方法，其一，按時間（年度）組卷。就是按文件形成的時間或文件內容針對時間，將屬于同一時期的文件組合為案卷。適合于按時間特征組卷的文件，主要是文件內容針對時間明顯的文件。如：工作計劃、總結、簡報等。如：《濰坊市國稅局二零壹壹年〈工作簡報〉》。其二，按作者組卷。“作者”是指撰寫和制發文件的機關、機關內的組織或個人。將同一作者的某些文件組成案卷。這種立卷方法適用于同一作者或組織機構文件數量少時使用。各層級上級機關或下級機關的文件數量少時，也可適當合并組成上級機關文件卷或下級機關文件卷，如：《國家財政部、山東省財政廳關于×××工作的通知》。其三，按問題組卷。“問題”是指文件內容記述和反映的某方面的工作、人物或事件等。將反映同一問題的請示與批復、通知與決定、總結與計劃、正件與附件等放一起歸檔，一般為一事一卷。如：《濰坊市檔案局關于機關檔案管理工作的通知、通報》。依據問題特征組卷，優點是方便靈活。若同一問題的文件數量多，可適當分為幾個小問題；文件數量少，可加以概括，用其上位類概念組合案卷。例如干部工作，一年內形成的同類文件較少，就組成“干部工作”卷；若文件多，就可分為干部任免、干部調配、干部培訓、干部獎懲等數卷。其四，按收發文機關組卷。就是將本機關與某一機關就某個問題或幾個問題的來往文件組成案卷。如：《中共××省委關于農田水利建設問題與××市委的來往文書》、《××大學關于招生問題與××省教育廳的來往文書》。其五，按地域特征組卷。一般多用于下屬機關來文、調查統計材料和某些專門文件。如：《濰坊市各縣市區關于××工作的統計報表》。

2 卷內文件排列——卷內文件的條理化、順序化

為了便于日后文件的查找，分類組卷好的文件是不能隨意排列的，而應該按一定的邏輯順序秩序井然地排列在檔案盒或者卷皮中，這就需要做好卷內文件排列工作，在這項工作中，有幾個方面也應該注意，當卷內文件是一個作者，一種名稱，或者當卷內文件是一個作者，一個問題時，卷內文件應按時間排列，如“中共青州市委2013年常委會議記錄”、“青州市人民政府關于減輕農民負擔問題的通知、規定”；當案卷屬于同一作者、幾個問題時，卷內文件按問題——時間排列，如“中共青州市鄭母鎮黨委關于發展鄉鎮企業和私營企業的通知、意見”；當卷內文件是幾個作者、一個問題時，卷內文件按作者——時間排列，如“青州市政府、農委、東夏鎮政府關于秋收工作的通知、意見”，但要注意的是，該種排列方法應把級別高的文件放在前面；當案卷是反映幾個問題、幾個作者時，應按問題——作者——時間排列，如“中共青州市委、市紀委、市委組織部、編委關于機構設置、印章啟用、人員調配的通知、決定”；當遇到同一管轄區域內有關幾個地區的同一問題文件所組成的案卷時，應按地區——時間排列，如：“青州市各鄉鎮關于農村基本建設的情況匯報”。

3 擬寫案卷標題——文書立卷工作的點睛之筆

案卷標題，就是案卷的名稱（題名），它應揭示卷內文件內容和成份，所以不管案卷由多少份文件構成，不管是厚卷還是薄卷，都應要求文字簡潔、確切、通順。筆者認為，擬寫案卷標題時，可以先打草，把標題用鉛筆寫在一張紙條上，用曲別針別在案卷封皮上，檢查完畢后，再把標題印在案卷封面上。在擬寫案卷標題時，只需標明作者、問題和文種即可，切忌啰嗦重復。如：“濰坊市人事局關于干部工資調整問題的通知、規定”，“濰坊工程職業學院2012年教師外出培訓的通知、報名表、登記表等”，“青州市委組織部等關于開展創先爭優活動、遠程教育、黨員管理的意見、通知”。筆者總結，在該環節中，要注意以下幾個問題：其一，在標明案卷作者時，如果作者名稱較短可以全部標出，作者名稱較長要概括標出，多個作者的聯合發文，作者只標注主辦單位，針對性文件與本級一起立卷的（如人事卷），作者只標立檔單位，所屬單位的工作總結（包括類似的報表），作者只能標所屬單位，不應標立檔單位本身；其二，在標明案卷反映的問題時，要求準確，精練地把卷內文件內容標在案卷封面上。如果文件內容針對的時間性強，要標明時間。例：XX公司XXXX年董事聯席會議記錄；XX企業關于組織、紀檢監察、編制、機構、人事、工資工作文件材料；其三，在標明名稱時，如果不說明文件內容的名稱（如報告、通知、意見），則不必標明，可統稱為“文件材料”。

4 復查定卷——案卷質量檢查的重中之重

在搞好前幾步工作的基礎上，還應注意搞好復查定卷，它是保證案卷質量的重要措施。復查內容時要做到七看，一看文件是否齊全，即看文件是否按文書案卷收集標準和本機關的歸檔范圍查，注意有沒有漏收或重份的文件；二看年度是否分清，其中特別要注意針對年度文件的補收；三看級別是否分準，尤其要注意同一問題不同級別的文件的組合；四看卷內排列是否合理，要注意不可分的文件有無人為分開；五看保管期限是否準確，特別要注意三個保管期限有無交叉現象；六看反映的問題是否集中，特別要注意有無夾雜其他內容；七看所擬標題是否準確，注意有無遺漏重要內容。endprint

5 卷內文件編號——卷內文件的規整化、序號化

編頁號，是為了固定文件所在案卷內位置，便于檢查、統計卷內文件，一般情況下，應該按照卷內文件排列順序編流水號。編頁號看似簡單，但要想盡善盡美地完成也需要檔案人員有足夠的細心和耐心，如編一份300頁的案卷，如果一個頁碼編錯了，就得從錯誤的地方重新編，這就造成了人力和時間的浪費。為了高效地完成編頁號工作，筆者總結出了如下的注意事項，其一，編頁號時，除案卷封皮、卷內目錄和備考表外，應該以案卷為單位，每份文件按卷內排列順序編流水號。其二，當案卷內有一張襯墊紙上貼幾頁文件（如行政介紹信、組織及工資關系、學籍卡）時，應以原件為對象，每頁編一個頁號。其三，當案卷內有書刊小冊子時，能利用原張號的可不再編寫，不能利用的，每張編一個號。

6 卷內文件目錄、卷內備考表、案卷封面——文書立卷的表格填寫

卷內文件目錄是介紹檔案文件內容，便于查找與統計卷內文件的一種工具，它由順序號、文號、責任者、文件題名、文件日期、所在頁號、備注組成；案卷的備考表置于全卷文件的最后，用來保護文件，說明卷內文件的狀況（文件的缺損、修補等）情況，便于保管人員和利用者了解。卷內備考表項目包括：本卷情況說明、立卷人、檢查人、立卷時間。卷內備考表的立卷人、檢查人和立卷時間要求用藍黑、炭素墨水、毛筆、簽字筆填寫或加蓋印章。卷內文件整理完畢后，要以案卷為單位在封面上編目，國家規定的案卷封面項目包括：全宗名稱，類目名稱，案卷題名，卷內文件起止時間，保管期限，總件數，總頁數，歸檔號，檔號等。在填寫時，要求電腦打印或用藍黑、炭素墨水、毛筆、簽字筆填寫，字跡工整。

7 裝訂——完整案卷的成形

裝訂案卷，是為了固定文件的位置，防止文件散落，要力求整齊美觀，便于管理。目前裝訂的形式有案卷級和文件級兩種形式。在裝訂案卷時，應該做到以下幾點：其一，裝訂前，破損文件要修補完好，窄邊的要加邊，要去掉文件金屬物。其二，裝訂時，文件要折疊整齊，取齊右邊和下沿，裝訂線不要壓字，卷背要襯墊平整。其三，裝訂應采取三孔一線的方法，用棉制線或尼龍線裝訂。

參考文獻：

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[2]鄧紹興，陳智為.檔案管理學[M].北京：中國人民大學出版社，2000.

[3]解讀國家檔案館8號令業務手冊[M].濰坊：濰坊市檔案局，2008.

作者簡介：曾劍（1978-），女，山東臨朐人，濰坊工程職業學院副教授，山東大學文學與新聞傳播學院漢語言文字學專業研究生畢業，研究方向：文書與檔案，漢語言文字學。endprint