檔案信息資源共享的探索與實踐

劉麗平

隨著社會信息化的不斷演進，社會公眾信息知情權的日益覺醒，人們對獲取檔案信息的愿望逐漸加深，對信息的索取向不受時空限制、面對信息源直接檢索而獲取信息的方向發展，百度及各種搜索引擎的盛行就是極好的證明。而隨著信息高速公路的崛起，各種信息在互聯網上的交融，檔案信息作為社會最重要的信息形態，正逐漸受到削弱。面對這種發展趨勢，如何加強檔案信息資源的共享，把檔案信息做成能在互聯網上直接獲取利用的信息資源，就成為當今檔案學術界和檔案部門普遍關注的新課題。在這種時代背景下，平煤神馬集團機關在檔案信息資源共享上展開了探索和實踐，并取得了一定的成效。

1 企業檔案信息資源共享的概念

企業檔案信息資源共享是指企業各部門在自愿、平等、互惠的基礎上，通過檔案館（室）與其他部門之間的各種協作、相互協調，利用各種技術、方法和途徑，共同建設和共同利用檔案信息資源，以最大限度地滿足用戶檔案信息資源需求的全部活動。檔案信息資源共享系統可以描述為一個以檔案利用需求為中心，以信息技術為基礎，以檔案信息資源的橫向與縱向整合與共享為手段，以實現檔案資源共享為目標的一種信息共享系統。

2 檔案信息資源共享的實現過程

2.1 檔案信息化起步。平煤神馬集團機關檔案信息化工作起步在1997年，當時配備了原煤炭部推行的DOS版檔案管理軟件，開始檔案信息化的初步嘗試。這款軟件功能十分單一，只能進行檔案條目的初步錄入和簡單的條目式檢索查詢，目錄輸出及其他工作均無法實現。

2.2 檔案信息化探索。隨著信息化的發展，社會信息化程度的提高和計算機操作系統的升級，2000年，平煤神馬集團機關引進原煤炭部檔案館與北京博陽公司聯合開發的GE檔案管理系統。這套檔案管理軟件的運行環境升級到了Windows98操作系統，美化了軟件的操作界面，簡化了軟件的操作程序，進一步提高了系統的穩定性和簡便性，使檔案數據庫字段及結構設計、條目錄入、檔案檢索、數據排序、各種目錄的設置及打印更加便利，可以實現一次錄入、多次輸出的目的。經過努力工作，逐步實現了自1996年以來全部文書檔案、科技檔案的條目式檢索和各種檢索工具的自動生成打印。

2.3 信息化系統“群雄并起”。2004年平煤神馬集團機關用上了辦公自動化系統（OA），其他各業務部門也根據上級主管部門的要求陸續上了信息自動化系統，公文全部上網，實現了文件的自動化管理和網上辦公、數據傳送。但OA上的文件和其他業務信息系統中各種業務活動產生的數據記錄只有文件頭和文件內容，沒有電子印章，也沒有領導的簽批記錄，這樣的文件和數據信息不能算作是真正意義上的檔案，只能提供工作查看和參考，不能作為檔案來發揮法律憑證作用。并且由于各個業務系統設計時都沒有考慮檔案歸檔的因素，不能實現文件等數據的自動歸檔，辦公自動化系統及其他業務系統與檔案管理系統沒有能夠實現有效的結合。檔案管理人員要么得把OA上的文件或其他信息系統上的數據信息下載下來（這樣也只能提供工作查閱參考，不能按憑證作用來提供利用），要么得對歸檔的紙質文件等材料進行全文掃描（這樣又造成了資源浪費和重復勞動）。因而在這個階段各個信息系統沒有真正發揮信息寶庫的功能，檔案的數字化只是增加了檔案人員的勞動，檔案人員除了要做好常規紙質文件的歸檔工作外，為了方便檔案查閱還需要從信息化系統上下載數據保存備查或對檔案進行全文掃描。

2.4 信息化系統整體規劃。2008年平煤神馬集團檔案工作會議上，要求各基層單位至少要配備單機版的檔案管理軟件，對檔案信息化建設做出了較為明確的要求。與此同時，集團信息化工作領導小組也對信息化建設工作提出了整體的規劃，檔案部門根據集團的統一要求，認真開展檔案信息化和各個信息化系統的融合工作。集團機關配備了5臺電腦及刻錄機、掃描儀等檔案數字化設備，還先后組織人員到河南省電力公司、上海寶鋼集團、中原油田等單位進行參觀學習，并開始研究檔案信息平臺建設和資源共享工作，經過深入調研，與軟件公司多次溝通交流，初步確立了“平煤神馬集團數字檔案管理知識平臺”的建設思路，并在集團技術中心申請立項。

2.5 檔案信息的資源共享。2012年以來，為了適應信息化建設的需要，平煤神馬集團機關配置了全新的電腦、彩色打印機、高速掃描儀、刻錄機、數碼相機等硬件設備，把檔案管理軟件升級為局域網絡版的檔案管理軟件系統，可以實現檔案的全文錄入。我們把檔案全文掃描后掛接進檔案管理系統，還把榮譽實物檔案拍成數碼照片導入檔案管理系統，實現了2009年以來全部文書檔案、科技檔案及其他部分重要檔案的全文檢索，使得檔案查閱如同百度搜索一樣便利。只要輸入任意一個關鍵詞，與該詞有關的檔案信息就會全部羅列顯示出來，檔案信息化建設又向前邁進了一大步。截至目前，已掃描檔案8萬多頁，掛接9000多件。今后，我們將按照“全面考慮、先易后難、分步實施、逐步推進”的原則，逐步加強檔案信息化建設，力爭把檔案室保管的全部檔案掃描掛接進檔案管理系統中，實現檔案信息利用的最大化。

同時，辦公自動化系統（OA）正著手進行升級改造，屆時將在電子公文里加入電子印章，領導簽批文件也在網上實時進行，并解決電子公文沒法自動歸檔保存的問題，實現網上公文的自動歸檔。公文有了電子印章、有了簽批程序，才成了真正意義上的檔案，有了直接歸檔保存的價值，這一切說明檔案信息資源共享的時機已經成熟。根據集團信息化工作的整體部署，把各個業務部門的信息化系統（包括檔案信息化系統）嵌入辦公自動化系統（OA）中，使各個信息化系統產生的數據都能實現辦理完畢后的自動歸檔功能，歸檔后的信息可以根據查閱權限進行自動查閱，真正實現檔案信息資源的共享，極大地提高工作效率，大大減輕檔案人員和業務人員的勞動。

3 檔案信息資源共享的實施效果

通過檔案信息資源共享建設的探索和實踐，平煤神馬集團機關檔案信息化程度大大提高，建立了檔案信息數據庫，成功實施了文檔知識化管理，搭建起了檔案信息資源共享平臺，企業工作效率顯著提高，檔案信息資源開發利用工作明顯增強。

3.1 建立了各個信息系統的融合。實現了檔案管理工作各環節的總體統籌與相互配合，各部門、各信息化系統做到充分的協調和融合，使檔案信息的產生、收集、歸檔、整理、借閱、編研、統計等工作形成自動化流程，大大減少了人力、物力和資源的浪費，以部分效率的提高帶動了整體效率的提高。

3.2 豐富了檔案歸檔利用的內容。檔案資源共享平臺為各個專業信息系統數據的自動歸檔提供了便利，以往各個業務部門產生的不能及時歸檔保存的數據資料，能夠更加方便地自動歸入檔案管理系統模塊中，豐富了檔案收集歸檔的內容，改變了以往檔案室只收集歸檔正式文件的室藏單一的局面。同時歸檔內容的豐富也方便了各類人員對與自己息息相關的各類信息，如社保檔案信息、醫保檔案信息、房產檔案信息等的獲取，擴大了檔案的利用范圍，提高了職工的幸福指數，促進了和諧社會的建設。

3.3 打破了檔案利用的時空界限。解決了企業各部門隨時隨地查找利用檔案的問題，大大提高了企業的工作效率和辦事效率。在日常工作中由于各部門利用檔案不一定都在工作時間和工作地點，有時需要加班工作，有時出差在外需要查閱檔案，以往查找檔案資料都要等檔案人員上班或情況緊急時叫上檔案人員一道加班，或出差中途折回單位借閱檔案，很不方便，自從有了檔案信息資源共享平臺，就像有了隨身攜帶的檔案庫，檔案利用起來非常方便。

3.4 匯編出了多種檔案編研成果。檔案信息資源共享，讓檔案人員從繁瑣的手工勞動中解放出來，著手大力開發檔案信息資源，借助檔案信息資源共享平臺豐富的檔案信息資源，實現了對檔案信息的高效調動、開發與組合，成功匯編出多種知識專題。一是匯總式知識專題：對相關檔案信息進行綜合精簡，形成匯總式知識專題，如《光輝歲月》、《公司星光燦爛》、《公司專利》、《公司商標》、《公司認證》、《公司許可證》、《領導關懷》、《視察來訪》、《公司元老》等。二是概述式知識專題：對檔案信息進行知識綜合提煉和分析，形成概述式知識專題，如《公司房地產說明》、《公司干部職務任免》、《公司人員結構》、《公司機構調整》、《公司決策回顧》、《公司經營狀況》、《公司營銷戰略》、《公司質量戰略》等。三是實時文檔知識專題：對現行文件和即時信息進行采集、加工，形成實時文檔知識專題，如《計劃統計手冊》、《工作簡報》、《工作信息》、《督察要情》、《公司現行制度匯編》、《政策研究》、《公司新聞》等。

（作者單位：中國平煤神馬集團綜合辦公室 來稿日期：2014-06-19）