專業性與復合性：淺論高校教學秘書工作

涂慕喆

【摘 要】高校教學秘書是各院系開展教學管理和服務工作的具體執行者，是聯系學校教務處、院系、師生的紐帶和橋梁。本文主要探討在教育部全面提高高等教育質量、大力推動高等教育內涵式發展的要求下，高校教學秘書工作的專業性與復合性特征日益彰顯，因此，形成和建立教學管理專業性與行政管理復合性兼具的新型教學秘書工作，構筑優秀教學管理服務平臺，是不斷提升高校教學管理水平和人才培養質量的必由之路。

【關鍵詞】教學秘書 專業性 復合性

黨的十八屆三中全會通過的《中共中央關于全面深化改革若干重大問題的決議》圍繞黨的十八大提出的“深化教育領域綜合改革”總體目標，提出要“創新高校人才培養機制，促進高校辦出特色，爭創一流”。作為高校從事教學管理一線的教學秘書工作，直接影響著高校教學管理水平和人才培養質量。在當前深化高等教育改革，走以質量提升為核心的內涵式發展道路背景下，高校教學秘書工作的專業性與復合性特征日益突出，迫切需要進一步改進工作方法、提高工作效率、提升管理水平，本文對改進和提高教學秘書工作提出了幾點建議。

一、堅持內涵建設，強化工作的專業性

《教育部關于全面提高高等教育質量的若干意見》中指出：“牢固確立人才培養的中心地位，樹立科學的高等教育發展觀，堅持穩定規模、優化結構、強化特色、注重創新，走以質量提升為核心的內涵式發展道路。”隨著高等教育由規模化向以質量提升為核心的內涵式道路轉變，人才培養成為衡量高校辦學質量的重要指標。作為教學管理一線的教學秘書，是連接學校與學院之間、學院與學院之間、教師之間、師生之間教學活動的橋梁和紐帶，其教學管理工作水平直接影響著貫徹落實國家教育方針、保障維護教學管理活動有序進行、教學水平與人才培養質量等重要方面。因此，堅持內涵建設，強化教學秘書工作的專業性成為新形勢下高等教育發展的必然要求。

教學秘書崗位職責的專業性決定必須強化專業性建設。教學秘書崗位職責大體來說分為四大模塊：一是日常教學管理模塊，包括本學院各專業教學培養方案、新學期教學計劃的制訂，專業課、公共課課程安排，期中期末教學質量檢查、考試安排、教師工作量統計、教材征訂等直接關系教學工作的各個環節；二是學生管理模塊，包括學生學籍管理、專業設置、畢業論文答辯、畢業審核、學生成績管理、重修選修管理等；三是信息傳遞處理模塊，包括學校教務處、學院各類教學通知、教務管理文件的上傳下達，以及各類教學信息數據的收集整理報送；四是檔案管理模塊，教學檔案是見證學院發展、評估教學質量、提供教學改革第一手資料，包括課程建設、教師教案、試卷、學生成績以及各類獲獎榮譽等。總體來說，四大工作模塊是相互聯系、不可分割的，共同構成了教學秘書工作的基本與核心內容。

崗位職責的專業性決定了教學秘書工作并不是一般事務性的行政管理工作，也不是低門檻、無技術含量的工作崗位。相反，隨著現代大學管理水平的提高，教學秘書崗位的專業性程度日益提高，迫切需要建設一支業務水平高、責任心強的專門教學秘書隊伍。筆者以為，提高教學秘書工作的專業性主要有以下幾個方面：

一是設立崗位準入制度，完善崗前培訓機制。崗位準入制度是加強高校教學秘書隊伍建設，優化教學秘書隊伍結構，提高整體素質的必然要求，高校教學秘書應由具備一定知識背景、熟悉高等教育管理、行政管理，具有一定計算機操作水平的專職人員擔任。此外，高校還應統一組織崗前培訓，對教學秘書的工作項目、崗位職責、操作技能給予詳細講解，尤其是在高校教務系統信息化建設逐漸普及的背景下，具有必要的計算機操作能力和信息管理能力，熟練操作教務信息管理系統等工作軟件是順利開展教務管理工作的重要保障。

二是以人才培養為中心，提高教務管理效率。教學秘書工作千頭萬緒繁雜多樣，但仍有規律可循，其核心任務是圍繞人才培養做好教學計劃、課程安排、考試管理、質量評價等工作，確保教學管理的各個環節按時、有序、正常開展。以人才培養為中心，就是要切實將人才培養作為工作重點，落實好學校、學院有關人才培養的各項規章制度，廣泛征求師生意見，樹立服務意識、責任意識，大局意識，嚴格按照教務處審定的人才培養方案制訂教學計劃、安排課程、核定教師工作量、審核畢業條件等。對于上述常規工作，每學期按照開學前、開學初、期中、期末自然時間段制定工作時間表，明確工作重點，增強工作的計劃性和可預見性，做到心中有數，忙而不亂。

三是夯實基礎，扎扎實實提高工作技能。高校教學秘書只有練就過硬的本領才能真正做到為師生提供優質服務。要熟悉教務管理工作的各個流程、環節，對學院基本情況、專業設置、課程設置、人才培養方案、師資力量等重要信息爛熟于心，對學籍管理、專業管理、學期補考、學分替換、質量評價等關系師生切實利益的工作程序做到有章可循，有規可依；要熟練操作教務信息系統，歸納整理出適應工作實際的操作說明，利用網絡交流平臺如電子郵件、飛信、QQ即時通訊工具及時傳遞反饋教務信息；要不斷加強學習，不僅要系統掌握一定的教育學、心理學、管理學等基礎理論知識，還要掌握一定的檔案管理、秘書學、應用文寫作等；要善于在工作實踐中總結工作經驗，關注教育動態，做到與時俱進，理論聯系實際，不斷提高教學管理水平。

二 、堅持外延拓展，突出工作的復合性

教學秘書工作不僅是一門專業性很強的基層管理工作，需要具備過硬的專業技能與專業素質，同時也是一門具有明顯復合性特征的工作。它的復合性主要體現在工作環境的復合性——學院與學校、工作角色的復合性——管理者與執行者、工作任務的復合性——教學管理與行政管理三個方面。

學校與學院兼具的工作環境。目前絕大多數高校是以學院為基本單位劃分為不同行政單位，教學秘書工作實體環境是各個學院，其軟環境又歸屬整個高校教務管理系統，是高校教務管理系統網絡重要的輸出端口。公共性的工作具有一定的程序性和規范性，要求教學秘書要樹立全局觀、整體觀、集體觀，與全校教務系統其他同事一道通力合作，共同提升全校教學管理水平。同時，根據所在學院專業設置、專業性質差異，制定符合本學院實際的工作目標和工作任務。例如實施卓越工程師、卓越教師等各類教育培養計劃的學院，教學秘書工作要重視實訓課程、行業協會實習、創新創業等學生實踐能力的培養；承擔大學英語、計算機、思想政治教育等公共必修課課程學院的教學秘書工作因涉及全校各學院公共課程的統籌安排，更考驗教學秘書的協調溝通組織能力。因此，教學秘書工作環境的二重性決定了其既要做好全校性、普適性的工作，又要根據本學院實際情況，適應和融合具有學院專業特色的教學秘書工作。

管理者與執行者兼具的工作角色。教學秘書崗位職責與工作任務決定了其角色分工的二重性，既是學院各項教學計劃、教學活動的基層管理者，又是學校、學院教學工作開展的具體執行者。作為一線管理人員，教學秘書協調和解決工作中所遇到的具體問題，保證上級下達的各項計劃和指令的完成，其管理對象不是下屬員工，而是教學活動的各個環節、各類教學信息的收集整理歸檔以及各種教學相關事項。作為管理者的教學秘書，除了具備專業技術技能外，還應具備良好的人際技能，即理解、激勵他人并與他人共事的能力，學會傾聽、溝通、處理危機的能力，以及高效合理分配資源的能力。同時作為執行者，教學秘書要準確、及時完成上級布置的任務，做好教學管理網絡的聯絡者、廣泛收集處理教學信息的監聽者、信息傳遞的傳播者和政策咨詢的解釋者，努力為師生提供優質的教學管理服務平臺。

教學管理與行政事務兼具的工作任務。教學秘書的核心任務是做好教學管理工作，但實際工作中也要負責一部分行政事務工作。行政事務包括文字工作、信息工作、調查研究、文檔管理、會務工作等，這些工作雖然不是教學秘書工作的核心內容，但與教學管理工作息息相關。文字工作主要是應用文寫作，如各類教學工作總結、報告、請示、通知、證明等，良好的文字處理能力有助于準確、及時地反映工作情況、傳達上級精神；信息工作對于教學秘書來說，主要是做好與教學相關的信息收集、整理和師生意見反饋等，還要善于協助領導做好調查研究，及時反映教學管理動態、教學質量評價、課程改革意見和建議，為學院領導決策提供參謀，為教師開展科學研究提供基礎數據信息支持；文檔管理也是教學秘書事務性工作中的重要方面，按照文件之間的聯系，便于保管和利用的原則，對教學管理活動中產生的試卷、成績單、教案、教務文件、教師手冊等紙質資料，分類存放整理保管，對于電子文檔，及時做好文檔的存儲備份；畢業答辯、教學研討會、學術交流會等活動開展，教學秘書需要具備一定的會務組織能力，做好會前準備、會間服務和會后處理等環節。

三、堅持內外兼修，構筑優質教學管理服務平臺

隨著高等教育質量提升和信息化水平的不斷提高，高校教學秘書工作也面臨著新的機遇和挑戰，“創新高效人才培養機制，促進高校辦出特色爭創一流” 是黨的十八屆三中全會《決定》對高等教育改革發展提出的最直接、最明確的要求，僅僅滿足于完成上級布置任務的傳統事務型教學秘書工作顯然已不適應當前要求，因此，打造專業性與復合性兼具的新型教學秘書，堅持內外兼修，構筑優秀教學管理服務平臺是創新高效人才培養機制，彰顯高校特色的必然要求。

從制度層面來看，現代大學制度強調“依法辦學、自主管理、民主監督、社會參與”，高校應進一步推進現代大學制度建設，加大頂層設計，努力推進高校人事制度改革，在職稱評定、培訓進修、升職空間、教學管理業績獎勵等方面給予教學秘書一定的傾斜，在大學章程制定、高校教師行業標準制定、高校教師師德建設等方面給予教學秘書等教育管理類崗位應有的法律地位、明晰的專業標準以及職業道德要求，使教學秘書成為服務高校人才培養、創新人才培養機制的重要而穩定的生力軍。

從技術層面來看，現代高效的教學管理離不開信息技術的支持，《教育部關于全面提高高等教育質量的若干意見》中指出“通過多種方式整合校園資源，優化辦學空間，提高辦學效益，加快推進教育信息化進程，加強數字校園、數據中心、現代教學環境等信息化條件建設。”教務管理信息系統、數字校園、微信平臺等技術的廣泛應用為教學秘書教務管理工作的開展提供了技術支持，更為重要的是網絡化、無紙化、即時化帶來教育管理理念與方法的革新。

從職業建設層面來看，教學秘書工作要始終以人才培養作為教學管理一切工作的立足點和落腳點，要將立德樹人貫穿工作始終，牢固樹立服務師生、服務教學、服務學校發展意識。教學秘書既要有過硬的崗位專業技能，又要成為“一專多能”的復合型人才，尤其要具備一定的研究、創新能力，以適應當前改革創新人才培養機制的要求，著力在本科專業教學國家質量標準、行業標準以及學校各專業人才培養標準制定等方面能提出建設性的意見和建議，并結合崗位實際，實施好本科教學工程、基礎學科拔尖學生培養計劃和各類卓越教育培養計劃。

總之，在當前大力推進高等教育內涵式發展背景下，高校教學秘書工作的專業性與復合性特征越來越突出，因此，堅持內涵建設與外延拓展，建立和形成兼具教學管理專業性與行政管理復合性的新型教學秘書工作，以現代大學管理制度改革為契機，以校園信息化建設為技術支撐，以人才培養為中心，以服務師生為理念，構筑優質教學管理服務平臺，不斷提高教學管理水平和人才培養質量。

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