高校圖書館外文期刊招標采購模式評析

胡春娟

摘要 對39所“985”工程高校圖書館的外刊采購模式進行調查后發現，目前招標采購逐漸成為外刊采購的主流模式。招標模式使得圖書館、高校管理部門和供應商各方都能享受市場競爭帶來的好處，但應用到外文期刊采購時也表現出一些局限性。對此，一方面要在招標頻率、標段劃分方式、評標方法等方面科學設置招標細則，避免不規范招標帶來的缺陷；另一方面還應正確處理招標采購和自主談判采購的關系，力圖創造更優采購模式。

關鍵詞 高校圖書館 外文期刊 招標采購

最近幾年，越來越多的高校圖書館采用招標模式進行外文期刊采購。該模式采用公開透明的市場競爭方式，為參與外文期刊采訪的各方都帶來了好處。但如何針對外文期刊的特點，科學設置招標采購的具體模式，避免不規范招標帶來的缺陷，是需要認真思考和解決的重要問題。進一步要考慮如何將招標模式與其他采購方式相結合，創造更優的外文期刊采購模式。

1 外文期刊采購的特點

外文期刊采購與圖書館其他類型文獻的采購相比，有其自身的特點。

第一，連續性、完整性、系統性是衡量期刊文獻收藏水平的重要標準。外文期刊是高校科研和教學獲取最新學術信息的重要來源，能否到刊以及能否及時到刊關系著外文期刊能否良好地發揮科研支持作用。因此，在選擇供應商時，到刊率高低、到刊周期長短、到刊地點是否便利，以及是否建有功能完善、性能穩定的專業化電子商務網站，是否能及時響應客戶咨詢、反饋期刊信息變更情況等都是十分重要的評判標準。

第二，外文期刊平均價格在高校圖書館所購置的各類型文獻中價格最高。外刊價格昂貴且不斷上漲，占據了圖書館文獻購置經費的很大比例。好的外刊采購模式，要能夠通過科學程序遴選出質優價低的優秀供應商，使圖書館得到有保障的文獻產品和服務，從而使上百萬的外刊采購經費得到合理利用。

第三，外文期刊作為進口商品，只能在有限的幾家書刊進出口公司中選擇。不考慮授權影印刊，外文原版期刊的供應商一般就是這四家公司：中國圖書進出口（集團）總公司、中國教育圖書進出口有限公司、中國國際圖書貿易集團有限公司和北京中科進出口有限責任公司。

第四，外文期刊結算方式多樣。（1）實洋結算：結算價=境外費用*結算匯率*（1+手續費%+貸款利率），采購協議中規定相應的匯率、手續費和貸款利率供結算時使用；（2）結算款折扣：總結算價格為目錄價格的折扣額，采購協議中規定一個折扣率；（3）一口價結算：不考慮匯率、利率等，采購協議中規定好每種刊固定的人民幣結算價格。此外，刊款預付可以減免貸款利率。不同結算方式對供應商和圖書館的影響不盡相同，因此采取何種結算方式也需高校圖書館仔細考慮。

總之，外文期刊兼具了外文文獻和期刊文獻的特點，價格相對較高，供給渠道有限，到貨周期較長，強調到刊及時性和連續性，其采購工作相對復雜。

2 目前高校圖書館外文期刊采購模式調查

筆者對39所“985”工程高校圖書館的外文期刊采購模式進行了調查。這39所高校都是發展水平較高的大學，分布在全國不同區域，既有綜合性大學，也有側重某些學科的理工科院校，代表性較強。調查采取郵件咨詢和電話訪問方式，均獲得了反饋。主要調查結果如下：

2.1 招標采購與自主談判采購

在所調查的39所高校圖書館中，10所為自主談判采購模式，29所為招標模式（除l所是單一來源招標外，其余28所都是公開招標）。可以說，招標模式有漸成高校圖書館外刊采購主流模式之勢。

2.2 外文期刊招標采購的具體模式

在采取公開招標模式的28所高校圖書館中，具體招標模式設置的區別很大，主要體現在招標頻率、標段劃分方式、評標方法幾個方面。

2.2.1 招標頻率

各館招標頻率有所區別。28所高校圖書館中，多數（18所）是每年進行下一年度外刊招標，有9所圖書館采取了兩年一招的方式，另有1所招標頻率不確定。具體招標時間一般是在訂購年度的上一年，以便盡早提交訂單，保證到刊及時和完整。

2.2.2 標段劃分方式和評標方法

標段劃分是將外刊整體采購項目按照一定標準和依據劃分成若干個較小標段，其目的除了操作便利外，還包括有效利用各個供應商優勢，降低成本并提高服務質量。根據所調查的情況來看，各高校圖書館的標段劃分方式和評標方法大體可分為三種，以下稱為模式a、模式b和模式c。

（1）模式a：資格招標和綜合評標

資格招標是指在投標供應商中，先對代理商的服務、信譽、資質、能力進行綜合評估，中標3家或2家供應商，或者外刊規模較小的直接中標1家供應商，然后由圖書館根據服務和價格綜合考慮分配訂單，約定期刊結算價的構成方式，而不是具體刊價。這種方式下，高校和圖書館作為訂購方主觀性較大，其制定的評價標準通常涵蓋到刊率、同行評價等多個方面，而報價和折扣率所占權重不大，或者說不是主要衡量標準。在所調查的28所采取公開招標方式的高校圖書館中，有19所采取模式。

“一刊一標”以每一種刊為一個標段，每個投標商對每種刊都進行人民幣一口價報價，在符合招標資質條件的代理商范圍內，以價格最低者中標。這種方式暗含的假設是每家中標商對每種刊供應能力相同，服務差別較小，因此只取最低報價者。這種“一刊一價、最低價中標”方式由于每一種期刊都是選擇投標報價的最低價格，能最大限度地節約圖書館文獻資源建設經費，且操作相對簡單，受到一部分圖書館青睞。在所調查28所公開招標的高校圖書館中，4所（占14.29%）采取這種方式。

（3）模式c：打包報價和價格評標

這種方式將一定數量外刊設置為一個期刊包，全部期刊分成若干個期刊包，由投標商對每一個期刊包進行整體報價，以整體價格最低者中標。調查發現，28所公開招標的高校圖書館中，5所（占17.86%）采取這種方式，有按學科分包，也有按語種和出版社分包。按出版社分包的其中一種情況是數據庫捆綁刊，為國外各出版機構獨家出版期刊，一般在同一家供應商處訂購能更方便到刊、催缺等事宜。模式c的評標過程簡單，難點在于如何分包。endprint

3 外文期刊招標采購模式的優勢和局限

外文期刊招標制度可以發揮信息揭示和傳播功能，有效減少信息不對稱，因而能夠打破供應商的壟斷格局，促進市場競爭，使圖書館、高校管理部門和供應商各方都能享受市場競爭帶來的好處。當然，也存在一定的局限性。

3.1 招標采購方式為參與各方都帶來了好處

第一，對高校圖書館來說，招標采購方式除了能夠打破外刊供應商壟斷經營外，還能規范外文期刊采訪過程，幫助供應商和圖書館之間建立起具有監督效能的新型供需服務關系。一方面，通過有效競爭，圖書館可以獲得更高折扣，節約文獻購置經費。由于外刊價格逐年上漲，文獻購置經費有限，很多圖書館被迫大量削減外刊種類。通過招標采購的競爭方式，可以使圖書館獲得更合理的價格，以有限資金購得更多文獻資源。就投標方報價來看，單刊最高報價與最低報價差額最低也有5%左右，而一些價格較低的文科刊差價甚至可以達到1.5倍。由于外文期刊總體價格較高，加總起來，可以節約一定數額的經費。另一方面，通過規范合同條款，能夠提高圖書館期刊資源建設的質量。招標合同中可以明確規定發刊周期、發刊方式、缺失期刊賠償等條款，改變原先采購合同偏重于采購方付款時間、違約責任等規定的狀況，使圖書館獲得更有保證的服務。

第二，招標采購方式使得圖書館文獻采購業務被納入到高校采購工作統一管理的范圍。公開招標的過程，使圖書館的要求、供貨商提供的折扣、服務承諾等都明確在采購合同中，增大了采訪活動的透明度，便于學校管理和監督。

第三，招標采購方式能夠促進市場有序競爭，為各供應商提供均等機會，有利于打破書刊行業的壟斷行為。評標過程中由專家綜合評標，可以避免書商間價格戰之類的惡性競爭，實際上也保護了供應商利益。并且，行業內有序競爭可以促使期刊供應商為了提升競爭力，不斷改善服務，提高服務質量。

3.2 外文期刊招標采購模式的局限

招標模式在高校圖書館外文期刊采購中的應用表現出一些局限性。這些局限一部分由外文期刊這種文獻類型和招標模式結合在一起時本身的局限性帶來；一部分是由于目前所采取的諸種具體模式存在局限性。

3.2.1 外文期刊的連續性特點要求穩定的供需關系

連續性、完整性、系統性是衡量期刊文獻收藏優質化的一個重要標準。這一特點要求圖書館與供應商之間建立相對穩定的合作關系。如果每年都公開招標，則每年都有一些刊的中標商與上一年度不同。在這些刊的續訂過程中，就會因兩家中標商對年度卷期的理解差異，導致某些跨年刊卷期出現斷層，即上一年中標商與下一年中標商的報訂卷期沒銜接上。即使訂購人員能夠及時與各中標商溝通，中標商在向出版社報訂前也還要將訂單多核對一次，不利于及時報訂和充分保障到刊率。在模式b和模式c的價格評標方式下，價格成了唯一標準，會導致各年度中標商波動較大，上述缺陷表現更明顯。

3.2.2 供應商選擇的局限導致競爭作用有限

招標采購方式的兩大好處為：一是通過投標方單線報價形成公平競爭關系，以壓低最終價格；二是學校招投標部門作為圖書館和供應商外的第三方參與進來，招標、投標和評標的交易過程公開，便于社會公眾監督，避免各種暗箱操作和職務腐敗行為。這兩點好處在潛在投標方眾多的情況下更為顯著。但就圖書館外文期刊采購來說，一般采取邀請招標方式，供應商都是長期合作的固定幾家，并且各有優勢，實際上處于寡頭壟斷的市場狀態，招標模式帶來的競爭作用有限。因此，招標方式只是在一定程度上促進了市場有效競爭。有觀點認為應該放寬投標者資質要求，吸引更多投標商參與以提高競爭性。但這很難說是一個好辦法，因為圖書館外文期刊采購需要相對穩定的合作關系，難以承擔較大風險。

3.2.3 難以建立易于操作的合理評價標準

外文期刊評標標準應該涵蓋價格、到刊情況、反饋效率和服務質量多個方面。事實上從整體來看，很難說中圖、教圖、中科和國圖幾家投標商在到刊和服務方面存在顯著差別。即便存在一些差距，也很難量化形成評標依據。在實際評標過程中，折扣率和報價是最明確、直觀、有說服力的量化指標。這可能也是28家公開招標的圖書館中有9家采取了“最低價中標”方式的原因。價格和折扣率成為唯一評價標準，可能導致圖書館面臨潛在風險：一是較高折扣率和低價格意味著供貨商利潤攤薄，在服務標準等同的情況下則意味著成本支出增加，潛藏著服務弱化風險。二是圖書館招標時，有部分期刊國外出版社尚未確定價格，供應商報價時只能預估，為規避風險傾向于報高價格。因此一口價是不是一定是最低價值得懷疑。三是一口價方式失去了對報價進行二次談判的機會。

而被大多數所調查高校館所采用的模式a，一般要在幾家投標商中排除1家或更多供應商。要建立一個合理評標標準，既要篩選出供貨能力強、服務優質、價格低的供應商，還要可操作性強，比較困難。

3.2.4 一次性招標和統一付款錯過了預付款的價格優惠

外文期刊采訪過程中，付款方式不同（預付還是后付）會帶來價格的差別。一般預付款都存在貸款利率減免優惠，并且一些國外出版社對于年初付款優惠較大，有的可以達到10%的折扣。而一次性招標和統一付款就錯過了這種預付款的價格優惠，對圖書館和高校而言無疑是資金的一大損失。

針對外文期刊采購招標模式的種種局限，我們需要思考兩個問題：第一，在招標過程中，怎樣做到科學規范招標，避免種種局限而最大程度發揮這種方式的正面作用？第二，目前情況下，招標模式是不是外文期刊采購的唯一選擇？那些沒有采取招標的高校圖書館，是不是有足夠理由不采取招標？招標模式是不是可以和其他采購方式相結合，創造更優結果？

4 實現外文期刊采購的科學規范招標

外文期刊招標過程中的不規范行為可能導致招標采購背離初衷，使得招標模式的優勢無法顯現。只有科學設置招標細則，規范招標程序，才能最大限度避開招標的各種局限，將招標模式的優勢發揮到最大。endprint

4.1 適當降低外文期刊招標頻率

外文期刊招標由高校圖書館和招投標管理部門共同參與，其流程通常包括確定外刊訂購清單、提交招標申請表、組建招標工作小組、制定招標方式和評標標準、確定開標日期、發布招標公告、確認投標書商資格、聘請專家、述標答辯、開標議標、公布結果、簽訂招標合同等，整個過程需要近一到兩個月時間。如果每年招標，就是每年都要走一次這套流程，占據了圖書館和招投標管理部門很大的工作量，對供應商來說，也要耗費不少人力、物力以及標書費、服務費。在所調查高校中，大多數是一年一次招標，但也有9家是每兩年一次。兩年一次既促進了供應商之間一定的競爭，又保證了外刊到刊的穩定性和連續性，還節省了大量人力物力和財力，是比較合理的頻率。

4.2 靈活設置標段劃分方式和評標細則

標段劃分方式和評標細則設置對招標結果的影響很大。雖然整體來說外刊投標商在到刊和服務方面不存在顯著差別，但具體到不同種類外刊，由于各家公司的業務范圍各有優勢，確實存在供貨能力差別。標段劃分和合理設置評標細則的目的，就是要選擇出對某種刊供貨能力最強的供應商，保障到刊率。

有研究提出采取“一刊一標、自由重組”的標段劃分和期刊報價方式。即將每一種外刊劃分為一個基本標段，要求符合招標資質條件的代理商必須對基本標段單獨報價。同時，允許代理商對基本標段自由重組，形成各自不同的復合標段。然后對各種基本標段價格之和與相應的復合標段價格進行比較，取其低者。這種方式既保證了價格最低，又給了代理商充分發揮各自優勢的空間。但主要缺點是操作過于復雜，一是供應商很難有積極性來提供復合標段報價，二是在評標現場是否有足夠時間來進行各種對比值得懷疑。

本文認為，分包報價和二次談判是一種較好的方式。比較可行的是，首先按出版社分成若干個包，各種小型出版社可以分在一起，然后參考供應商的優勢進行組合，最后形成供應商3或4倍數量的期刊包，再分別報價。在評標過程中，可為服務、價格、到刊率各項設置一定權重，形成綜合標準入圍兩家供應商，再行二次報價。這種方式不僅可通過二次報價節省資金，還可以方便付款和保證到刊連續性。分包報價要取得較好的效果，必須建立在圖書館充分了解各供應商業務范圍、強項和短板的基礎之上，還需要采訪人員持續對各供應商的服務質量和各刊到刊情況進行記載和統計。總之，標段劃分方式和評標細則設置仍存在很多發揮空間，需要進一步研究。

4.3 盡量采取預付刊款方式

在所調查的高校圖書館中，有一部分是全部預付或部分預付刊款，但大部分仍是當年結算。要是一次性全部由當年結算改成預付刊款，需要動用大筆資金且需要較多審批手續，有一定困難。比較可行的辦法是，當財務賬上資金充足時，可以抽出經費給外文期刊供應商作為預付款，以避免支付貸款利率部分的費用。假設以6%計算貸款利率，500萬的經費額可以節省30萬資金，是一筆比較可觀的金額，可以用來購買更多刊種。

4.4 規范招標文件和采購合同

招標材料、采購合同等文件的規范化能減少各種潛在失誤，尤其采購合同是具有法律效力的文件，必須慎重對待。各項服務承諾內容和違約責任要在招標采購合同中以書面條款形式固定下來，最大限度地考慮各種可能爭議事項，明確責任權利關系，詳細規定違約補救措施。比如對缺種、缺期等情況，明確規定相應處理辦法或賠償責任。

5 正確處理招標采購和自行采購的關系

如前所述，外文期刊采購招標改變了傳統采訪模式，公開透明的招標過程促進了外刊供應市場有序競爭，為參與各方都帶來了好處。同時，不能忽視招標模式應用在外文期刊采訪中的局限性，不能忽視其帶來外刊采訪工作便利的同時也限制了采訪人員主動性的發揮。

因此，一方面，對于采取招標模式的高校圖書館來說，必須科學設置招標細則，使其優勢發揮到最大。另一方面，應該看到，招標制度有它特定的適用條件和范圍。在一項具體交易中是否采用招標方式，取決于招標節約的信息費用與招標費用支出的比較。外文期刊價格高昂與購置經費有限的矛盾是目前高校圖書館普遍面臨的難題。但外刊價格高主要不是由壟斷導致，而是目錄報價就比較高。各供應商在外文期刊方面的利潤空間不是很大，對圖書館來說，不斷壓低價格很難實現，因此價格不能成為采購模式選擇的主要標準，獲得更高到刊率和更優質服務才是圖書館的目標所在。另外，從交易成本來說，招標要經過一系列固定程序和相對長時間的過程，供應商人力、物力和費用投入都較大，不如圖書館和供應商直接洽談簡單快捷、節省費用。因此，在目前招標方式漸成主流模式的情況下，也不應完全擯棄自行采購模式。在所調查39所高校圖書館中，10所（基本上地處北京和上海）仍采取自主采購模式。如何靈活使用其他方式作為有益補充，創造更優采購模式，仍是圖書館界需要進一步思考和研究的問題。

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