石景山區(qū)建設(shè)項目檔案工作的實踐與思考

糜棟煒

石景山區(qū)在首鋼大搬遷，城市功能轉(zhuǎn)型的背景下，近年來建設(shè)項目數(shù)量迅速膨脹。這些項目涉及重大基礎(chǔ)設(shè)施、民生工程、生態(tài)環(huán)境、產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)調(diào)整等方面建設(shè)。做好建設(shè)項目檔案工作對促進區(qū)域檔案事業(yè)科學(xué)發(fā)展，促進區(qū)域城市建設(shè)健康發(fā)展具有重要意義。

一、建設(shè)項目檔案工作概況

2006年以來，石景山區(qū)逐漸駛?cè)朕D(zhuǎn)型發(fā)展的快車道，城市建設(shè)日新月異。我區(qū)每年都要建設(shè)十項重點工程和若干其它建設(shè)工程。2008年前后，我區(qū)還承擔(dān)了兩個奧運場館及其配套設(shè)施的建設(shè)任務(wù)，同時開展了大規(guī)模的“城中村”環(huán)境整治工作。另外，自“十一五”以來，區(qū)政府為改善住地居民的生活質(zhì)量，投資建設(shè)了大量“便民工程”。自此，石景山區(qū)建設(shè)項目檔案工作分為兩大塊：重大建設(shè)項目檔案與小型建設(shè)項目檔案（便民工程檔案、市政工程檔案、綠化工程檔案等）。根據(jù)相關(guān)規(guī)定，區(qū)檔案局配合上級部門做好市級以上重大建設(shè)項目檔案檢查驗收，對轄區(qū)內(nèi)小型建設(shè)項目，聯(lián)合項目主管部門做好檔案檢查和驗收。

二、建設(shè)項目檔案的監(jiān)管措施

（一）組織領(lǐng)導(dǎo)

重大建設(shè)項目檔案工作齊抓共管機制逐步建立完善。發(fā)改委每年都及時通報重大建設(shè)項目名單，住建委、市政市容委等項目主管部門按時報送重大建設(shè)項目檔案管理登記表，適時通報項目開工建設(shè)進展情況。2009年，區(qū)檔案局對2007—2009年開工的30多個區(qū)重點工程和重大建設(shè)項目的檔案管理工作進行了調(diào)研，與區(qū)規(guī)劃分局、區(qū)住建委聯(lián)合召開了工程檔案工作會，聯(lián)合制發(fā)了《關(guān)于進一步加強工程檔案管理工作的意見》。2010年，針對城市拆遷項目檔案，創(chuàng)新“2+3+4”模式，服務(wù)拆遷工作。制發(fā)《關(guān)于在房屋拆遷工作中進一步加強檔案管理的意見》，通過強化區(qū)檔案局與區(qū)住建委的二元領(lǐng)導(dǎo)工作機制，構(gòu)建監(jiān)管層、拆遷人和拆遷實施主體三級管理網(wǎng)絡(luò)，采取宣傳培訓(xùn)、規(guī)范程序、主動記錄、加強監(jiān)管等四項保障措施，進一步規(guī)范了拆遷檔案管理。

（二）制度建設(shè)

積極學(xué)習(xí)貫徹《基本建設(shè)項目檔案資料管理暫行規(guī)定》、《重大建設(shè)項目檔案驗收辦法》和《北京市重點建設(shè)項目檔案管理登記辦法》等要求。2003年制定了《石景山區(qū)重點工程檔案管理暫行辦法》。2006年底出臺了《關(guān)于加強我區(qū)便民工程檔案管理的意見》（石檔發(fā)[2006]9號）。2007年，以區(qū)委、區(qū)政府辦公室的名義制發(fā)了《關(guān)于加強我區(qū)奧運工作檔案管理的意見》。同年，區(qū)檔案局與發(fā)改委聯(lián)合轉(zhuǎn)發(fā)了《重大建設(shè)項目檔案驗收辦法》。2011年出臺《關(guān)于進一步加強城市面貌記錄工作的意見》，形成了“區(qū)政府領(lǐng)導(dǎo)、檔案局（館）牽頭、全區(qū)各部門配合”的工作機制。自2012年起根據(jù)《北京市重點建設(shè)項目檔案管理登記辦法》，完成新首鋼高端產(chǎn)業(yè)綜合服務(wù)區(qū)、京西會展中心等有關(guān)項目的調(diào)研和填報工作。

（三）全程檢查

區(qū)檔案局對于建設(shè)項目檔案采取提前介入、全程跟蹤的監(jiān)管方式。2007年，區(qū)檔案局館工作人員多次深入小輪車賽場等奧運項目建設(shè)現(xiàn)場進行業(yè)務(wù)指導(dǎo)。通過“抓兩頭、管中間”的監(jiān)管方式，及時指導(dǎo)重點工程建設(shè)部門開展檔案工作。石景山體育館改造工程、石景山游樂園“冒險世界”、“幻想世界”主題區(qū)建設(shè)工程檔案得到及時收集和整理。2011年跟蹤指導(dǎo)相關(guān)項目，永定河蓮石湖項目、阜石路綠化帶工程及“校安”工程等重點工程共收集并初步整理1個綠化帶、16所學(xué)校、26個標段的檔案300余卷。2012年，對新首鋼高端產(chǎn)業(yè)綜合服務(wù)區(qū)核心區(qū)、中國動漫游戲城兩個重點建設(shè)項目檔案管理工作進行指導(dǎo)，聯(lián)合項目主管單位指導(dǎo)五里坨、劉娘府等11個拆遷項目檔案收集歸檔工作。2013年，建立了2010-2013年重點工程檔案管理臺帳，根據(jù)項目進展定期更新。

（四）組織驗收

2007年，積極配合市奧運工程檔案檢查組開展檔案檢查驗收工作。小輪車賽場、老山東輔路等奧運場館及配套設(shè)施工程檔案順利通過驗收，得到了市檢查組的好評。2011年，不斷加大區(qū)屬重點檔案驗收監(jiān)管力度，建立了拆遷主管部門和檔案主管部門齊抓共管的監(jiān)管機制，324卷拆遷檔案驗收合格，完成永定河蓮石湖等600余卷工程檔案驗收。

三、建設(shè)項目檔案工作的主要經(jīng)驗和成效

（一）領(lǐng)導(dǎo)重視是做好建設(shè)項目檔案工作的先決條件

市檔案局領(lǐng)導(dǎo)多次蒞臨石景山區(qū)并現(xiàn)場指導(dǎo)項目檔案工作。馬忠魁處長多次在石景山講座工程檔案收集整理。石景山區(qū)各級領(lǐng)導(dǎo)也非常重視并大力支持建設(shè)項目檔案工作，主管副區(qū)長多次召集相關(guān)部門召開建設(shè)項目檔案專題工作會，反復(fù)強調(diào)建設(shè)項目檔案工作的重要性。區(qū)檔案局領(lǐng)導(dǎo)班子始終將建設(shè)項目檔案工作作為服務(wù)區(qū)域經(jīng)濟發(fā)展和城市建設(shè)的重點工作，將重大建設(shè)項目檔案工作作為檔案工作的重要內(nèi)容進行安排部署，對項目檔案工作目標任務(wù)進行細化，層層分解，落實責(zé)任。

（二）部門協(xié)同是做好建設(shè)項目檔案工作的關(guān)鍵環(huán)節(jié)

部門協(xié)同的第一個層面是檔案行政主管部門與項目主管部門、建設(shè)單位等加強協(xié)作，互相配合。根據(jù)建設(shè)項目進展情況，適時監(jiān)督指導(dǎo)，做到對項目檔案工作事前介入、事中控制、事后把關(guān)的全過程監(jiān)管。

部門協(xié)同的第二個層面，也是石景山區(qū)建設(shè)項目檔案工作的主要創(chuàng)新點，是檔案局館內(nèi)部指導(dǎo)科、管理科、編研科等部門互相搭橋補臺，不僅從傳統(tǒng)角度著力提高建設(shè)項目檔案的監(jiān)督指導(dǎo)水平，而且積極發(fā)展創(chuàng)新，從其他維度提升了建設(shè)項目檔案工作的整體質(zhì)量。通過照片征集和主動記錄，大大豐富了建設(shè)項目檔案的內(nèi)容，并且掌握了這部分檔案資源的主動權(quán)。通過編書和辦展等工作，進一步提升了建設(shè)項目檔案的利用價值。2007年征集反映我區(qū)市政建設(shè)、奧運場館周邊環(huán)境建設(shè)及農(nóng)村發(fā)展變化的照片5560余張。2010年開始實施“城市面貌記錄工程”，共拍攝完成各類影像資料1510張（件）。2011年圍繞全區(qū)功能區(qū)建設(shè)和重點項目進行跟蹤拍攝，共收集整理照片9000余張。率先推出《城市面貌記錄工程成果展》及同名畫冊。

（三）業(yè)務(wù)培訓(xùn)是保證建設(shè)項目檔案質(zhì)量的有力措施

2009年在重大工程檔案工作會對各工程的建設(shè)、施工、監(jiān)理單位進行專題培訓(xùn)。2010年組織建設(shè)單位、監(jiān)理單位、施工單位等參加市局組織的工程檔案培訓(xùn)。2013年組織相關(guān)單位40人赴北京市城建檔案館進行學(xué)習(xí)交流。

通過業(yè)務(wù)培訓(xùn)交流，各單位檔案員對項目檔案進一步加深了認識，積極利用建設(shè)項目檔案為本單位重點工作和中心工作提供準確詳實的檔案信息，充分發(fā)揮了檔案的憑證、參考作用。石景山醫(yī)院及時為本單位水電暖改造工程提供基建檔案服務(wù)，節(jié)約設(shè)計費10萬元。

四、建設(shè)項目檔案工作的存在問題和解決思路

（一）建設(shè)項目檔案工作存在的難點問題

建設(shè)項目檔案的產(chǎn)權(quán)主體和監(jiān)管主體難以確定是目前監(jiān)管工作的主要難題。建設(shè)項目的產(chǎn)權(quán)主體即項目檔案的產(chǎn)權(quán)主體。一般小型項目的項目主體明確，比如園林綠化局的綠化工程，或者街道的便民工程，項目檔案的責(zé)任也比較明確，工作比較規(guī)范。目前我區(qū)的監(jiān)管困難主要存在于政府重大投資項目，重大建設(shè)項目需要各部門的通力合作，各部門的職能和工作性質(zhì)不同，在項目檔案工作的分工協(xié)作上缺乏細致規(guī)定來應(yīng)對。常見有以下幾種情況：

其一，部分政府重大投資項目前期缺乏適合的責(zé)任主體。在項目之初由臨時機構(gòu)或者住建委等項目主管部門負責(zé)，等項目完成再移交給具體管理部門。檔案部門監(jiān)管這類既是裁判員又是運動員的角色有較大困難。

其二，部分政府重大投資項目實施主體反制產(chǎn)權(quán)主體，好比傭人不聽主人的。近年來我區(qū)開始推廣代建制。很多中標的代建單位是大型國企或者央企，而非本區(qū)建筑企業(yè)。有的建設(shè)單位反映項目完成后難以收到完整的建設(shè)項目檔案。代建單位以服務(wù)自身的查詢利用為由扣住檔案。建設(shè)項目的管理運營部門想要完整檔案，面臨行政級別低的小部門向行政級別高的大單位要賬的難題，其間還涉及一系列中間機構(gòu)。本區(qū)檔案行政管理部門監(jiān)管大型國企存在困難。

其三，部分政府投資項目投資人和受益人主體分離，檔案歸屬存疑。如某甲給某乙蓋一棟房住，甲未將房贈予乙，檔案應(yīng)該歸甲；甲將房贈予乙，檔案應(yīng)該歸乙。政府投資項目中除了修路造橋外有很多是政府向特定人進行的投資，比如某小區(qū)的外立面改造、保溫層改造、平改坡改造等民生工程。這類檔案是保存在項目投資部門或者項目實施部門，還是真正受益人那里，是需要完善相關(guān)規(guī)定加以明確的。

其四，區(qū)縣綜合檔案局（館）與城建檔案館之間存在職能交叉與職責(zé)不清的問題。北京市城市建設(shè)檔案館為市規(guī)劃委所屬事業(yè)單位，主要職責(zé)是：收集、綜合整理和保管全市在城市規(guī)劃建設(shè)、管理中形成的檔案和有關(guān)資料，并對城建檔案資料進行技術(shù)處理，提供利用，對有關(guān)單位的城建檔案工作給予指導(dǎo)幫助，監(jiān)督檢查法規(guī)的實施。石景山區(qū)檔案局（館）與建設(shè)項目檔案相關(guān)的主要職能有：監(jiān)督、指導(dǎo)本行政區(qū)域內(nèi)的檔案工作，依法查處檔案違法行為；組織、制定本行政區(qū)域內(nèi)檔案理論與科學(xué)技術(shù)研究、檔案宣傳與檔案教育、檔案工作人員培訓(xùn)；接收和征集對國家和社會有保存價值的檔案；對所保存的檔案按照規(guī)定整理和保管。兩者同時接受北京市檔案局的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，城建檔案館的“專”與綜合檔案館的“全”不僅在邏輯上，而且在實際事務(wù)中產(chǎn)生了矛盾。王茂躍在《綜合檔案館與城建檔案館有關(guān)檔案接收之爭的一些思考》和《綜合檔案館與城建檔案館有關(guān)檔案接收之爭的再思考》中詳盡分析了這一問題，并提出了解決辦法有二：其一，據(jù)實相稱，將綜合檔案館稱為普通檔案館或黨政檔案館；其二，分別稱為第一檔案館、第二檔案館。

針對上述問題，上級主管部門應(yīng)該認真加以研究，深化改革，做好頂層設(shè)計，為基層建設(shè)項目檔案工作順利開展掃清障礙。

（二）加強建設(shè)項目檔案工作的幾點想法

一要加強宣傳，提高認識。領(lǐng)導(dǎo)重視是決定建設(shè)項目檔案管理工作好壞的關(guān)鍵。為此我們要利用各種形式多宣傳，多匯報，讓他們了解工程檔案管理的各種法規(guī)、規(guī)章及重大價值，爭取各級領(lǐng)導(dǎo)的重視和支持。

二要加強培訓(xùn)，提供素質(zhì)。人員素質(zhì)是工程檔案基礎(chǔ)建設(shè)工作的根本。每年對涉及重點工程單位的檔案人員進行培訓(xùn)，給他們講解有關(guān)的專業(yè)知識和檔案法規(guī)，提高他們的專業(yè)素質(zhì)。

三要宏觀掌控，微觀做實。宏觀上要加強檔案管理體系的建設(shè)，全面謀劃，著重強化制度建設(shè)、同步實施、歸檔控制等基礎(chǔ)性工作，為收集、整理、歸檔工作打下良好的基礎(chǔ)；微觀上要以檔案實體管理為主要內(nèi)容，注重檔案的內(nèi)在質(zhì)量。

四要強化監(jiān)管，把關(guān)檔案驗收。檔案部門和建設(shè)項目主管部門要進一步落實檔案管理登記制度和檔案驗收制度，認真貫徹《重大建設(shè)項目檔案驗收辦法》，認真組織檔案驗收，發(fā)揮檔案驗收對建設(shè)項目檔案工作的“推動、促動、震動”作用。要加強協(xié)作與配合，按職責(zé)分工，不越位、不缺位。

（作者單位：北京市石景山區(qū)檔案局）

參考文獻：

1、王茂躍，綜合檔案館與城建檔案館有關(guān)檔案接收之爭的一些思考，《城建檔案》1996年第2期

2、王茂躍、郭宣寧，綜合檔案館與城建檔案館有關(guān)檔案接收之爭的再思考，《城建檔案》1996年第3期