基層交通部門檔案工作全面深化改革的思考

劉冰梅

當(dāng)今網(wǎng)絡(luò)時代，檔案管理工作正在發(fā)生深刻的變化，無論是管理的內(nèi)容還是服務(wù)的手段、方式、途徑等都在變革。面對這樣的機遇和挑戰(zhàn)，基層交通部門（這里指公路交通）檔案管理工作必須要與時俱進，開拓創(chuàng)新。現(xiàn)結(jié)合我單位檔案管理工作，談?wù)勛约旱拇譁\看法。

一、基層交通部門檔案工作的基本特征及現(xiàn)狀。

由于交通部門工作和檔案工作各自特點的交互穿插，交通部門檔案管理工作尤其是基層交通部門檔案管理工作具有明顯的特殊性。

1、工作內(nèi)容和程序復(fù)雜。交通部門檔案信息具有原始性、真實性、實效性、及時性、長期性等特點，又具有一般信息具有的可傳輸性、可分享性等共性。所以，交通部門的檔案信息量大、種類繁多，既有工程檔案，又有文書檔案，還包括人事檔案、會計檔案、基建檔案、執(zhí)法檔案等，其檔案管理復(fù)雜而零碎，很難完整和有效地收集、加工、存儲、發(fā)布、利用。

2、檔案信息敏感性強。基層交通部門不僅要負責(zé)貫徹執(zhí)行國家、省、市公路交通發(fā)展方針、政策、法規(guī)，擬定地方公路交通發(fā)展計劃和實施意見并監(jiān)督執(zhí)行，還要負責(zé)公路路政管理、道路運輸行業(yè)管理及其他任務(wù)，工作具有較強的隨機性和可變動性。同時政府行為屬性強，有突出的政治性和敏感性，給檔案信息的收集和保密工作這兩個重要環(huán)節(jié)帶來一定難度。

3、無專業(yè)檔案管理人員甚至無固定的檔案管理工作人員。基層交通工作，涉及與公路建設(shè)、養(yǎng)護、管理和與公路交通運輸業(yè)相關(guān)的許多行業(yè)，如建筑業(yè)、運輸業(yè)、維修業(yè)等等，點兒多面廣，工作具體、實際，一些單位往往注重實效而忽視檔案工作，不僅缺少專業(yè)的檔案管理人員，就連整理檔案資料的工作人員也很難固定起來，使交通部門不少單位的許多資料不能及時的、完整的、系統(tǒng)的、分門別類的歸入相應(yīng)檔案。比如我任縣局辦公室副主任分管檔案工作的3年間，縣局檔案局崗位竟先后調(diào)換過4人，如此頻繁的人事調(diào)整使本來就紛繁復(fù)雜的檔案管理工作變得更加雜亂無章，檔案員短期行為明顯，交接程序簡單，有的甚至還沒來得及進入角色便離開了崗位。致使不少檔案資料的殘缺人、有重復(fù)的、有斷頭的、有混裝的，更甚至也許根本就沒進入檔案室。

4、檔案工作瓶頸多，支持少。由于基層工作及檔案工作固有的特點，在工作要進入規(guī)范化、制度化、標準化管理軌道，實現(xiàn)文件齊全、檢索完善和查找方便的檔案管理現(xiàn)代化要求的過程中，檔案管理限制性條件遠多于支持性條件。大部分基層交通部門存在領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作重視不夠，舍不得在人員、場地、經(jīng)費以及其他軟硬件設(shè)施上給予投入，人為地造成了基層交通部門檔案工作的短腿兒。

綜上，我們只有對上述特性和存在的問題有清醒的認識，才才能在工作中實現(xiàn)創(chuàng)新和突破。

二、把握網(wǎng)絡(luò)時代基層交通部門檔案工作的新特點。

隨著網(wǎng)絡(luò)時代的大踏步躍進計算機應(yīng)用的不斷普及、升級，基層交通部門檔案工作呈現(xiàn)出明顯的時代特征。

1、各類電子文件的數(shù)量增加快的讓人難以適應(yīng)。網(wǎng)絡(luò)時代的基層交通部門檔案工作日益規(guī)整，對檔案的收集、文件保管、立卷歸檔、檔案保管、檔案借閱、檔案銷毀等都有詳盡要求。而電子文檔的數(shù)量的急劇增加使基層交通部門的檔案管理人員始料不及，不少檔案員還停留在“串串屋子（領(lǐng)導(dǎo)辦公室）、翻翻柜子、看看材料、裝裝袋子”的八九十年代檔案管理人員的工作標準上，思想認識、工作套路、管理手段等都亟待迎頭趕上來。

2、要充分認識到新時期做好基層交通部門檔案工作的緊迫性和重要性。檔案工作，對于基層交通部門來說，不是可有可無，更不允許胡亂對付。這就要求交通部門要對檔案工作建立嚴格的檢查制度，定期或不定期地進行考核。對不按照制度執(zhí)行造成案卷遺失、文件遺失或檔案保管臟、亂、差的，給予嚴肅處理，確保檔案工作制度落到實處。

3、要不斷更新管理技術(shù)手段提高工作效率。時代在進步，網(wǎng)絡(luò)在發(fā)展，計算機在不斷更新?lián)Q代，我們利用現(xiàn)代化工具做好檔案管理工作的手段也必須與時代同步，不斷鉆研、創(chuàng)新，事半功倍地在做好業(yè)務(wù)檔案的收集、整理、歸檔，確保其齊全完整的同時，加強網(wǎng)絡(luò)管理和計算機設(shè)備的管理與維護，既要充分發(fā)揮計算機檔案方便、快捷和影、音、像、文字齊全的特點，又要做好防止泄密、丟失、設(shè)備損壞等工作，使檔案充分發(fā)揮其應(yīng)有的作用。

三、加強隊伍建設(shè)，完善組織機構(gòu)，增強全員檔案意識是做好檔案工作的有力保證

交通檔案來源于全局各職能科室職能活動，從文件產(chǎn)生到歸檔要經(jīng)歷一段時間，經(jīng)過許多環(huán)節(jié)，每個環(huán)節(jié)都會影響文件材料的質(zhì)量，影響文件材料的齊全性、完整性和準確性。以我局為例，由于基層交通部門機構(gòu)變化，人員變動較大，基層單位領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作重視不夠和檔案工作人員專業(yè)知識匱乏及其短期行為，致使有些文件和材料不能及時交接，極易造成原始材料丟失， 讓歸檔工作受到影響。這就要求檔案工作人員必須與各部門及時溝通，確保歸檔文件的齊全完整。為了深入學(xué)習(xí)、貫徹、落實《中華人民共和國檔案法》和《河北省檔案管理條例》，我們通過座談、講座、研討等形式宣傳《檔案法》，不斷增強全員檔案意識，建立了以綜合檔案室為中心，各職能科室兼職檔案員為管理網(wǎng)絡(luò)的檔案管理體系，形成了局領(lǐng)導(dǎo)親自掛帥，中層領(lǐng)導(dǎo)認真抓，專兼職檔案員具體抓的三級管理網(wǎng)絡(luò)，撥專款配備相應(yīng)的計算機設(shè)備，相對固定涉檔崗位的工作人員，從而為檔案管理工作順利開展提供了有力的保證。

四、檔案人員的整體素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力是做好檔案工作的內(nèi)在驅(qū)動力。

檔案作為記錄知識、記載歷史和文化的載體，日漸成為一種非常珍貴的信息資源，要將這些潛在的資源挖掘出來，傳播出去，對更好的指導(dǎo)交通工作以及今后交通工作的發(fā)展起著重要的作用。為此，我認為：一是對專兼職檔案人員分期分批對檔案管理人員進行檔案基礎(chǔ)知識的系統(tǒng)培訓(xùn)；二是留住業(yè)務(wù)能力強、思想認識高的檔案工作骨干；三是不斷發(fā)現(xiàn)人才或在新分配進單位的大學(xué)生中挑選熱愛檔案管理工作的年輕人；通過老檔案員的傳幫帶使他們迅速進入角色。這些人員普遍文化程度高，接受能力快，尤其是他們對計算機的了解與使用是老檔案員望塵莫及的，勢必會對基層交通部門檔案特別是電子的文檔的建立、管理和運用工作注入新的活力；四是鼓勵檔案管理人員繼續(xù)深造，普遍提高檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和獨立的業(yè)務(wù)工作能力；五是系統(tǒng)內(nèi)部組織相互參觀學(xué)習(xí)，開展案卷質(zhì)量評優(yōu)活動，促進檔案整理規(guī)范化、標準化；六是不斷提高基層檔案管理人員的待遇，可以說，基層檔案管理工作是“好漢子不愿意干，賴漢子還干不來”的一項既枯燥乏味又需要耐得住寂寞、受得住清貧（清水衙門，無職無權(quán)）的誰不愿意干的工作，基于這一點，各級領(lǐng)導(dǎo)該轉(zhuǎn)變觀念，提高檔案管理人員的政治、經(jīng)濟待遇。以此來留住骨干，穩(wěn)定檔案管理隊伍，七是提供進修或參觀考察的機會，讓基層檔案管理人員開拓視野，學(xué)習(xí)外地好的經(jīng)驗和做法，取長補短，使檔案質(zhì)量不斷提高。

總之，處于信息技術(shù)不斷變革的時代，更需要我們檔案工作者不斷學(xué)習(xí)新知識，拓寬思路，探索問題，結(jié)合實際，不斷地做好檔案的服務(wù)和管理工作，把基層交通檔案工作提高到一個新水平。

（作者單位：蠡縣交通局，助理館員）endprint