基層交通部門檔案工作全面深化改革的思考

劉冰梅

當(dāng)今網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，檔案管理工作正在發(fā)生深刻的變化，無(wú)論是管理的內(nèi)容還是服務(wù)的手段、方式、途徑等都在變革。面對(duì)這樣的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，基層交通部門（這里指公路交通）檔案管理工作必須要與時(shí)俱進(jìn)，開拓創(chuàng)新。現(xiàn)結(jié)合我單位檔案管理工作，談?wù)勛约旱拇譁\看法。

一、基層交通部門檔案工作的基本特征及現(xiàn)狀。

由于交通部門工作和檔案工作各自特點(diǎn)的交互穿插，交通部門檔案管理工作尤其是基層交通部門檔案管理工作具有明顯的特殊性。

1、工作內(nèi)容和程序復(fù)雜。交通部門檔案信息具有原始性、真實(shí)性、實(shí)效性、及時(shí)性、長(zhǎng)期性等特點(diǎn)，又具有一般信息具有的可傳輸性、可分享性等共性。所以，交通部門的檔案信息量大、種類繁多，既有工程檔案，又有文書檔案，還包括人事檔案、會(huì)計(jì)檔案、基建檔案、執(zhí)法檔案等，其檔案管理復(fù)雜而零碎，很難完整和有效地收集、加工、存儲(chǔ)、發(fā)布、利用。

2、檔案信息敏感性強(qiáng)。基層交通部門不僅要負(fù)責(zé)貫徹執(zhí)行國(guó)家、省、市公路交通發(fā)展方針、政策、法規(guī)，擬定地方公路交通發(fā)展計(jì)劃和實(shí)施意見并監(jiān)督執(zhí)行，還要負(fù)責(zé)公路路政管理、道路運(yùn)輸行業(yè)管理及其他任務(wù)，工作具有較強(qiáng)的隨機(jī)性和可變動(dòng)性。同時(shí)政府行為屬性強(qiáng)，有突出的政治性和敏感性，給檔案信息的收集和保密工作這兩個(gè)重要環(huán)節(jié)帶來(lái)一定難度。

3、無(wú)專業(yè)檔案管理人員甚至無(wú)固定的檔案管理工作人員。基層交通工作，涉及與公路建設(shè)、養(yǎng)護(hù)、管理和與公路交通運(yùn)輸業(yè)相關(guān)的許多行業(yè)，如建筑業(yè)、運(yùn)輸業(yè)、維修業(yè)等等，點(diǎn)兒多面廣，工作具體、實(shí)際，一些單位往往注重實(shí)效而忽視檔案工作，不僅缺少專業(yè)的檔案管理人員，就連整理檔案資料的工作人員也很難固定起來(lái)，使交通部門不少單位的許多資料不能及時(shí)的、完整的、系統(tǒng)的、分門別類的歸入相應(yīng)檔案。比如我任縣局辦公室副主任分管檔案工作的3年間，縣局檔案局崗位竟先后調(diào)換過(guò)4人，如此頻繁的人事調(diào)整使本來(lái)就紛繁復(fù)雜的檔案管理工作變得更加雜亂無(wú)章，檔案員短期行為明顯，交接程序簡(jiǎn)單，有的甚至還沒來(lái)得及進(jìn)入角色便離開了崗位。致使不少檔案資料的殘缺人、有重復(fù)的、有斷頭的、有混裝的，更甚至也許根本就沒進(jìn)入檔案室。

4、檔案工作瓶頸多，支持少。由于基層工作及檔案工作固有的特點(diǎn)，在工作要進(jìn)入規(guī)范化、制度化、標(biāo)準(zhǔn)化管理軌道，實(shí)現(xiàn)文件齊全、檢索完善和查找方便的檔案管理現(xiàn)代化要求的過(guò)程中，檔案管理限制性條件遠(yuǎn)多于支持性條件。大部分基層交通部門存在領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作重視不夠，舍不得在人員、場(chǎng)地、經(jīng)費(fèi)以及其他軟硬件設(shè)施上給予投入，人為地造成了基層交通部門檔案工作的短腿兒。

綜上，我們只有對(duì)上述特性和存在的問(wèn)題有清醒的認(rèn)識(shí)，才才能在工作中實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新和突破。

二、把握網(wǎng)絡(luò)時(shí)代基層交通部門檔案工作的新特點(diǎn)。

隨著網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的大踏步躍進(jìn)計(jì)算機(jī)應(yīng)用的不斷普及、升級(jí)，基層交通部門檔案工作呈現(xiàn)出明顯的時(shí)代特征。

1、各類電子文件的數(shù)量增加快的讓人難以適應(yīng)。網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的基層交通部門檔案工作日益規(guī)整，對(duì)檔案的收集、文件保管、立卷歸檔、檔案保管、檔案借閱、檔案銷毀等都有詳盡要求。而電子文檔的數(shù)量的急劇增加使基層交通部門的檔案管理人員始料不及，不少檔案員還停留在“串串屋子（領(lǐng)導(dǎo)辦公室）、翻翻柜子、看看材料、裝裝袋子”的八九十年代檔案管理人員的工作標(biāo)準(zhǔn)上，思想認(rèn)識(shí)、工作套路、管理手段等都亟待迎頭趕上來(lái)。

2、要充分認(rèn)識(shí)到新時(shí)期做好基層交通部門檔案工作的緊迫性和重要性。檔案工作，對(duì)于基層交通部門來(lái)說(shuō)，不是可有可無(wú)，更不允許胡亂對(duì)付。這就要求交通部門要對(duì)檔案工作建立嚴(yán)格的檢查制度，定期或不定期地進(jìn)行考核。對(duì)不按照制度執(zhí)行造成案卷遺失、文件遺失或檔案保管臟、亂、差的，給予嚴(yán)肅處理，確保檔案工作制度落到實(shí)處。

3、要不斷更新管理技術(shù)手段提高工作效率。時(shí)代在進(jìn)步，網(wǎng)絡(luò)在發(fā)展，計(jì)算機(jī)在不斷更新?lián)Q代，我們利用現(xiàn)代化工具做好檔案管理工作的手段也必須與時(shí)代同步，不斷鉆研、創(chuàng)新，事半功倍地在做好業(yè)務(wù)檔案的收集、整理、歸檔，確保其齊全完整的同時(shí)，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)管理和計(jì)算機(jī)設(shè)備的管理與維護(hù)，既要充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)檔案方便、快捷和影、音、像、文字齊全的特點(diǎn)，又要做好防止泄密、丟失、設(shè)備損壞等工作，使檔案充分發(fā)揮其應(yīng)有的作用。

三、加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)，完善組織機(jī)構(gòu)，增強(qiáng)全員檔案意識(shí)是做好檔案工作的有力保證

交通檔案來(lái)源于全局各職能科室職能活動(dòng)，從文件產(chǎn)生到歸檔要經(jīng)歷一段時(shí)間，經(jīng)過(guò)許多環(huán)節(jié)，每個(gè)環(huán)節(jié)都會(huì)影響文件材料的質(zhì)量，影響文件材料的齊全性、完整性和準(zhǔn)確性。以我局為例，由于基層交通部門機(jī)構(gòu)變化，人員變動(dòng)較大，基層單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作重視不夠和檔案工作人員專業(yè)知識(shí)匱乏及其短期行為，致使有些文件和材料不能及時(shí)交接，極易造成原始材料丟失， 讓歸檔工作受到影響。這就要求檔案工作人員必須與各部門及時(shí)溝通，確保歸檔文件的齊全完整。為了深入學(xué)習(xí)、貫徹、落實(shí)《中華人民共和國(guó)檔案法》和《河北省檔案管理?xiàng)l例》，我們通過(guò)座談、講座、研討等形式宣傳《檔案法》，不斷增強(qiáng)全員檔案意識(shí)，建立了以綜合檔案室為中心，各職能科室兼職檔案員為管理網(wǎng)絡(luò)的檔案管理體系，形成了局領(lǐng)導(dǎo)親自掛帥，中層領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)真抓，專兼職檔案員具體抓的三級(jí)管理網(wǎng)絡(luò)，撥專款配備相應(yīng)的計(jì)算機(jī)設(shè)備，相對(duì)固定涉檔崗位的工作人員，從而為檔案管理工作順利開展提供了有力的保證。

四、檔案人員的整體素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力是做好檔案工作的內(nèi)在驅(qū)動(dòng)力。

檔案作為記錄知識(shí)、記載歷史和文化的載體，日漸成為一種非常珍貴的信息資源，要將這些潛在的資源挖掘出來(lái)，傳播出去，對(duì)更好的指導(dǎo)交通工作以及今后交通工作的發(fā)展起著重要的作用。為此，我認(rèn)為：一是對(duì)專兼職檔案人員分期分批對(duì)檔案管理人員進(jìn)行檔案基礎(chǔ)知識(shí)的系統(tǒng)培訓(xùn)；二是留住業(yè)務(wù)能力強(qiáng)、思想認(rèn)識(shí)高的檔案工作骨干；三是不斷發(fā)現(xiàn)人才或在新分配進(jìn)單位的大學(xué)生中挑選熱愛檔案管理工作的年輕人；通過(guò)老檔案員的傳幫帶使他們迅速進(jìn)入角色。這些人員普遍文化程度高，接受能力快，尤其是他們對(duì)計(jì)算機(jī)的了解與使用是老檔案員望塵莫及的，勢(shì)必會(huì)對(duì)基層交通部門檔案特別是電子的文檔的建立、管理和運(yùn)用工作注入新的活力；四是鼓勵(lì)檔案管理人員繼續(xù)深造，普遍提高檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和獨(dú)立的業(yè)務(wù)工作能力；五是系統(tǒng)內(nèi)部組織相互參觀學(xué)習(xí)，開展案卷質(zhì)量評(píng)優(yōu)活動(dòng)，促進(jìn)檔案整理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化；六是不斷提高基層檔案管理人員的待遇，可以說(shuō)，基層檔案管理工作是“好漢子不愿意干，賴漢子還干不來(lái)”的一項(xiàng)既枯燥乏味又需要耐得住寂寞、受得住清貧（清水衙門，無(wú)職無(wú)權(quán)）的誰(shuí)不愿意干的工作，基于這一點(diǎn)，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)該轉(zhuǎn)變觀念，提高檔案管理人員的政治、經(jīng)濟(jì)待遇。以此來(lái)留住骨干，穩(wěn)定檔案管理隊(duì)伍，七是提供進(jìn)修或參觀考察的機(jī)會(huì)，讓基層檔案管理人員開拓視野，學(xué)習(xí)外地好的經(jīng)驗(yàn)和做法，取長(zhǎng)補(bǔ)短，使檔案質(zhì)量不斷提高。

總之，處于信息技術(shù)不斷變革的時(shí)代，更需要我們檔案工作者不斷學(xué)習(xí)新知識(shí)，拓寬思路，探索問(wèn)題，結(jié)合實(shí)際，不斷地做好檔案的服務(wù)和管理工作，把基層交通檔案工作提高到一個(gè)新水平。

（作者單位：蠡縣交通局，助理館員）endprint