對供電企業檔案信息化建設的幾點思考

毋自堂

摘 要：本文論述了供電企業檔案信息化建設的指導思想、目標及主要任務；加強領導，制定措施是實施檔案信息化建設工作的重中之重；認真學習，積極實踐是熟練掌握網上協同辦公檔案管理程序的關鍵環節；刻苦鉆研，開拓創新是熟練掌握文書檔案電子文件整理、歸檔方法的必要條件；愛崗敬業、努力工作是保證科技檔案電子文件材料插入準確齊全的重要基礎。。推行檔案數字化管理是提供檔案服務社會的必然要求。加強檔案信息化建設是實現檔案資源共享的最終目標。

關鍵詞：企業檔案；信息化建設

引 言：供電企業檔案信息化建設是國家信息化建設的一個重要組成部分，大力推進供電企業檔案信息化建設，逐步實現檔案資源共享的新體系，是貫徹落實科學發展觀的重大決策，也是推動國網公司檔案事業持續發展的戰略舉措。

一、明確供電企業檔案信息化建設的指導思想、目標及主要任務

供電企業檔案信息化建設是以鄧小平理論和“三個代表”重要思想為指導，貫徹科學發展觀，不斷加快檔案信息化建設步伐，扎實推進檔案信息資源共享，為供電企業檔案開發利用提供優質的服務。在檔案信息化建設工作中，國網公司始終以網絡建設為基礎，以資源建設為核心，以開發利用為目標，扎實推進檔案數字化、管理標準化、服務網絡化、辦公自動化，為檔案科學發展、構建和諧社會提供優質高效的服務。

供電企業檔案信息化建設的最終目標是在國網公司檔案信息管理平臺上，基本實現檔案管理現代化和辦公自動化，實現檔案信息資源共享，實現檔案查詢、預約借閱、瀏覽申請等業務。目前，基層縣市供電公司文書檔案電子文件按規定要求整理、歸檔，科技檔案目錄數字化。完善了檔案數字化管理，開發利用檔案信息資源，實現了供電企業檔案信息資源共享的目標，為企業生產、營銷、后勤工作提供了快捷、優質的服務。

檔案信息化建設工作，不僅促進了供電企業檔案基礎設施建設，也提高了檔案業務工作質量，提升了檔案查全率和查準率，同時，更新了檔案提供利用的手段和方法。有力地推動了供電企業檔案信息化全面發展。

二、認真扎實做好供電企業檔案信息化建設工作

為貫徹落實中央辦公廳、國務院辦公廳《關于加強信息資源開發利用的若干意見》和國家檔案局《關于加強信息資源開發工作的意見》文件精神，為加大信息資源開發利用工作的力度，2009年，國網公司對檔案信息化建設工作提出了總體部署和實施要求，大力開發檔案資源，實現信息資源共享。在協同辦公系統，設置了檔案管理、國家電網檔案館信息系統、國家電網信息管理平臺，大力開發檔案資源實現信息全系統共享。在國家電網信息管理平臺，為各歸檔單位提供電子檔案存放和借閱服務。

在國家電網信息管理平臺上，如何做好檔案電子文件的歸檔、整理工作，做好借閱服務，促進檔案信息資源全系統共享。交流一下自己的體會：

（一）、加強領導，制定措施是實施檔案信息化建設工作的重中之重

為加快檔案信息化建設步伐，努力構建檔案信息資源共享體系，扎實推進檔案信息化科學、建康、快速發展。供電部門必須加強領導，制定措施，下發文件，成立檔案信息化建設領導組，建立單位檔案信息化管理組織網絡圖，將檔案信息化建設工作納入到全年工作計劃中，加強對檔案工作的具體領導，明確分管領導及有關人員的責任，使電子檔案的整理、歸檔管理經常化、制度化、規范化、科學化。

（二）、認真學習，積極實踐是熟練掌握網上協同辦公檔案管理程序的關鍵環節

檔案管理人員要發揚愛崗敬業、求真務實、開拓創新、無私奉獻的優良作風，以檔案信息開發利用為中心，突出檔案工作利用服務的主題，增強服務意識，認真負責，積極工作，為供電企業提供更有效地服務。熟悉供電企業檔案分類方案和劃分電子文件的保管期限，掌握文書檔案電子文件整理、歸檔及預約借閱查詢服務的方法，在國家電網信息管理平臺上，熟悉設置添加科技檔案目錄的程序，更好地發揮檔案信息資源的服務作用。

（三）、刻苦鉆研，開拓創新是熟練掌握文書檔案電子文件整理、歸檔方法的必要條件

2009年9月，國家電網信息管理平臺建成開通，并投入使用，通過培訓學習，我掌握了文書檔案電子文件的整理方法，利用網上協同辦公檔案管理信息管理平臺，把接入的電子文件認真進行編輯、整理、歸檔。為供電企業員工提供檔案查詢和現行電子文件利用服務，全面提升了全系統檔案管理工作的服務水平，極大地方便了員工對檔案資源的獲取，提供了工作效率，受到公司領導和員工的一致好評。

文書檔案電子文件編輯、整理、歸檔的方法如下：在運城供電公司網頁上，點擊用戶登錄，進入國家電網山西省電力公司山西門戶系統，填寫用戶名、密碼，點擊協同辦公系統后，直接點擊檔案管理，進入國家電網檔案館信息系統，在左側辦公快車道下整編中心中，點擊收集整編，進入到國家電網檔案信息管理平臺，在左側全宗選擇下，運城永濟供電公司管理視圖中，點擊文書檔案，2013年，在右側所有的整理文件展現出來，然后，按序號進行整理文件，在操作欄下，點第一個按鈕，對文件進行編輯，進行卡片編輯頁面，認真填寫分類號、主題詞、保管期限、主管部門、歸檔份數、頁數（打開下面掛接電子文件就知道多少頁）、密級及歸檔時間，填完后，點擊保存。用相同的方法，對下一個電子文件進行編輯，所有文件都整理完后，進入待整理卷，把分類號和保管期限相同的文件組成一卷，在左側框內打上對號，點擊組案卷，選擇盒子的厚度后點確定，進入案卷卡片編輯，認真填寫案卷題名、主題詞、檢查人及歸檔日期，填完后，點確定。用相同的方法，對下一個分類號和保管期限相同的文件進行組案卷。組案卷完后。進入已整理案卷，把檔號相同的，在左側框內打對號，點歸檔，整個編輯、整理、歸檔就順利完成。然后進入數據管理里面進行借閱查詢。

（四）、愛崗敬業、努力工作是保證科技檔案電子文件材料插入準確齊全的重要基礎

檔案管理人員要愛崗敬業，積極參加山西省電力公司舉辦的電網改造升級工程檔案數字化管理培訓，掌握登錄“國家電網信息管理平臺”，開展工程檔案整理輸入的技巧和方法。第一、先添加標準的工程名稱，從業務設置到全宗配置及工程項目，進行編輯，選擇科檔分類表0-9大類第二版，并選擇項目類型；然后點檔案業務，年度項目管理及相應項目類型，添加標準的工程名稱。第二、在“待整理卷”錄入案卷題名。第三、錄入卷內目錄。第四、打印目錄。第五、編制全引目錄。如：整理10千伏及以下配電網工程檔案，點擊整編中心中的年度項目管理，點擊科技檔案中的工程檔案，10千伏及以下配電網線路，在項目欄中點擊添加，進入卡片錄入。填寫目錄代號如：000001，項目名稱，建設單位，開工時間，竣工時間，填完后點擊添加。然后在左上角點擊返回，點擊整編中心中的收集整理，在運城永濟供電公司管理視圖中點10千伏及以下配電網線路工程000001，點擊待整理卷，再點添加，進入卡片錄入，正確填寫分類號、保管期限、案卷題名、立卷單位、卷盒規格、歸檔日期、檢查人、密級，填完后點擊添加，在操作欄下，點擊卷內文件按鈕，在卷內文件內進行卡片錄入，填上文件題名、責任者、編制單位、成文日期、歸檔日期、文本頁數、圖紙張數、頁號，點頁數，最后點添加，所有的卷內文件添加完后，對這個卷進行編目，點序號下的□和編目就可進入到已整理卷，在□內打對號，點歸檔。整個編輯、整理、歸檔就順利完成。然后打印自動生成的案卷目錄、全引目錄封面、卷內目錄、2厘米（或×厘米）卷盒脊背、工程檔案移交簽字表及移交目錄。建立科技檔案目錄管理后，根據科技檔案管理軟件的特點，將網改工程形成的原始材料掃描到計算機中，然后插入到相應的科技檔案目錄管理中，與其對應的紙質檔案一起歸檔，保證科技電子檔案材料插入準確、完整、齊全，這樣在網上就可以方便檢索利用。

（作者單位：國網永濟市供電公司）endprint