對供電企業(yè)檔案信息化建設(shè)的幾點思考

毋自堂

摘 要：本文論述了供電企業(yè)檔案信息化建設(shè)的指導思想、目標及主要任務；加強領(lǐng)導，制定措施是實施檔案信息化建設(shè)工作的重中之重；認真學習，積極實踐是熟練掌握網(wǎng)上協(xié)同辦公檔案管理程序的關(guān)鍵環(huán)節(jié)；刻苦鉆研，開拓創(chuàng)新是熟練掌握文書檔案電子文件整理、歸檔方法的必要條件；愛崗敬業(yè)、努力工作是保證科技檔案電子文件材料插入準確齊全的重要基礎(chǔ)。。推行檔案數(shù)字化管理是提供檔案服務社會的必然要求。加強檔案信息化建設(shè)是實現(xiàn)檔案資源共享的最終目標。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案；信息化建設(shè)

引 言：供電企業(yè)檔案信息化建設(shè)是國家信息化建設(shè)的一個重要組成部分，大力推進供電企業(yè)檔案信息化建設(shè)，逐步實現(xiàn)檔案資源共享的新體系，是貫徹落實科學發(fā)展觀的重大決策，也是推動國網(wǎng)公司檔案事業(yè)持續(xù)發(fā)展的戰(zhàn)略舉措。

一、明確供電企業(yè)檔案信息化建設(shè)的指導思想、目標及主要任務

供電企業(yè)檔案信息化建設(shè)是以鄧小平理論和“三個代表”重要思想為指導，貫徹科學發(fā)展觀，不斷加快檔案信息化建設(shè)步伐，扎實推進檔案信息資源共享，為供電企業(yè)檔案開發(fā)利用提供優(yōu)質(zhì)的服務。在檔案信息化建設(shè)工作中，國網(wǎng)公司始終以網(wǎng)絡建設(shè)為基礎(chǔ)，以資源建設(shè)為核心，以開發(fā)利用為目標，扎實推進檔案數(shù)字化、管理標準化、服務網(wǎng)絡化、辦公自動化，為檔案科學發(fā)展、構(gòu)建和諧社會提供優(yōu)質(zhì)高效的服務。

供電企業(yè)檔案信息化建設(shè)的最終目標是在國網(wǎng)公司檔案信息管理平臺上，基本實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化和辦公自動化，實現(xiàn)檔案信息資源共享，實現(xiàn)檔案查詢、預約借閱、瀏覽申請等業(yè)務。目前，基層縣市供電公司文書檔案電子文件按規(guī)定要求整理、歸檔，科技檔案目錄數(shù)字化。完善了檔案數(shù)字化管理，開發(fā)利用檔案信息資源，實現(xiàn)了供電企業(yè)檔案信息資源共享的目標，為企業(yè)生產(chǎn)、營銷、后勤工作提供了快捷、優(yōu)質(zhì)的服務。

檔案信息化建設(shè)工作，不僅促進了供電企業(yè)檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，也提高了檔案業(yè)務工作質(zhì)量，提升了檔案查全率和查準率，同時，更新了檔案提供利用的手段和方法。有力地推動了供電企業(yè)檔案信息化全面發(fā)展。

二、認真扎實做好供電企業(yè)檔案信息化建設(shè)工作

為貫徹落實中央辦公廳、國務院辦公廳《關(guān)于加強信息資源開發(fā)利用的若干意見》和國家檔案局《關(guān)于加強信息資源開發(fā)工作的意見》文件精神，為加大信息資源開發(fā)利用工作的力度，2009年，國網(wǎng)公司對檔案信息化建設(shè)工作提出了總體部署和實施要求，大力開發(fā)檔案資源，實現(xiàn)信息資源共享。在協(xié)同辦公系統(tǒng)，設(shè)置了檔案管理、國家電網(wǎng)檔案館信息系統(tǒng)、國家電網(wǎng)信息管理平臺，大力開發(fā)檔案資源實現(xiàn)信息全系統(tǒng)共享。在國家電網(wǎng)信息管理平臺，為各歸檔單位提供電子檔案存放和借閱服務。

在國家電網(wǎng)信息管理平臺上，如何做好檔案電子文件的歸檔、整理工作，做好借閱服務，促進檔案信息資源全系統(tǒng)共享。交流一下自己的體會：

（一）、加強領(lǐng)導，制定措施是實施檔案信息化建設(shè)工作的重中之重

為加快檔案信息化建設(shè)步伐，努力構(gòu)建檔案信息資源共享體系，扎實推進檔案信息化科學、建康、快速發(fā)展。供電部門必須加強領(lǐng)導，制定措施，下發(fā)文件，成立檔案信息化建設(shè)領(lǐng)導組，建立單位檔案信息化管理組織網(wǎng)絡圖，將檔案信息化建設(shè)工作納入到全年工作計劃中，加強對檔案工作的具體領(lǐng)導，明確分管領(lǐng)導及有關(guān)人員的責任，使電子檔案的整理、歸檔管理經(jīng)常化、制度化、規(guī)范化、科學化。

（二）、認真學習，積極實踐是熟練掌握網(wǎng)上協(xié)同辦公檔案管理程序的關(guān)鍵環(huán)節(jié)

檔案管理人員要發(fā)揚愛崗敬業(yè)、求真務實、開拓創(chuàng)新、無私奉獻的優(yōu)良作風，以檔案信息開發(fā)利用為中心，突出檔案工作利用服務的主題，增強服務意識，認真負責，積極工作，為供電企業(yè)提供更有效地服務。熟悉供電企業(yè)檔案分類方案和劃分電子文件的保管期限，掌握文書檔案電子文件整理、歸檔及預約借閱查詢服務的方法，在國家電網(wǎng)信息管理平臺上，熟悉設(shè)置添加科技檔案目錄的程序，更好地發(fā)揮檔案信息資源的服務作用。

（三）、刻苦鉆研，開拓創(chuàng)新是熟練掌握文書檔案電子文件整理、歸檔方法的必要條件

2009年9月，國家電網(wǎng)信息管理平臺建成開通，并投入使用，通過培訓學習，我掌握了文書檔案電子文件的整理方法，利用網(wǎng)上協(xié)同辦公檔案管理信息管理平臺，把接入的電子文件認真進行編輯、整理、歸檔。為供電企業(yè)員工提供檔案查詢和現(xiàn)行電子文件利用服務，全面提升了全系統(tǒng)檔案管理工作的服務水平，極大地方便了員工對檔案資源的獲取，提供了工作效率，受到公司領(lǐng)導和員工的一致好評。

文書檔案電子文件編輯、整理、歸檔的方法如下：在運城供電公司網(wǎng)頁上，點擊用戶登錄，進入國家電網(wǎng)山西省電力公司山西門戶系統(tǒng)，填寫用戶名、密碼，點擊協(xié)同辦公系統(tǒng)后，直接點擊檔案管理，進入國家電網(wǎng)檔案館信息系統(tǒng)，在左側(cè)辦公快車道下整編中心中，點擊收集整編，進入到國家電網(wǎng)檔案信息管理平臺，在左側(cè)全宗選擇下，運城永濟供電公司管理視圖中，點擊文書檔案，2013年，在右側(cè)所有的整理文件展現(xiàn)出來，然后，按序號進行整理文件，在操作欄下，點第一個按鈕，對文件進行編輯，進行卡片編輯頁面，認真填寫分類號、主題詞、保管期限、主管部門、歸檔份數(shù)、頁數(shù)（打開下面掛接電子文件就知道多少頁）、密級及歸檔時間，填完后，點擊保存。用相同的方法，對下一個電子文件進行編輯，所有文件都整理完后，進入待整理卷，把分類號和保管期限相同的文件組成一卷，在左側(cè)框內(nèi)打上對號，點擊組案卷，選擇盒子的厚度后點確定，進入案卷卡片編輯，認真填寫案卷題名、主題詞、檢查人及歸檔日期，填完后，點確定。用相同的方法，對下一個分類號和保管期限相同的文件進行組案卷。組案卷完后。進入已整理案卷，把檔號相同的，在左側(cè)框內(nèi)打?qū)μ枺c歸檔，整個編輯、整理、歸檔就順利完成。然后進入數(shù)據(jù)管理里面進行借閱查詢。

（四）、愛崗敬業(yè)、努力工作是保證科技檔案電子文件材料插入準確齊全的重要基礎(chǔ)

檔案管理人員要愛崗敬業(yè)，積極參加山西省電力公司舉辦的電網(wǎng)改造升級工程檔案數(shù)字化管理培訓，掌握登錄“國家電網(wǎng)信息管理平臺”，開展工程檔案整理輸入的技巧和方法。第一、先添加標準的工程名稱，從業(yè)務設(shè)置到全宗配置及工程項目，進行編輯，選擇科檔分類表0-9大類第二版，并選擇項目類型；然后點檔案業(yè)務，年度項目管理及相應項目類型，添加標準的工程名稱。第二、在“待整理卷”錄入案卷題名。第三、錄入卷內(nèi)目錄。第四、打印目錄。第五、編制全引目錄。如：整理10千伏及以下配電網(wǎng)工程檔案，點擊整編中心中的年度項目管理，點擊科技檔案中的工程檔案，10千伏及以下配電網(wǎng)線路，在項目欄中點擊添加，進入卡片錄入。填寫目錄代號如：000001，項目名稱，建設(shè)單位，開工時間，竣工時間，填完后點擊添加。然后在左上角點擊返回，點擊整編中心中的收集整理，在運城永濟供電公司管理視圖中點10千伏及以下配電網(wǎng)線路工程000001，點擊待整理卷，再點添加，進入卡片錄入，正確填寫分類號、保管期限、案卷題名、立卷單位、卷盒規(guī)格、歸檔日期、檢查人、密級，填完后點擊添加，在操作欄下，點擊卷內(nèi)文件按鈕，在卷內(nèi)文件內(nèi)進行卡片錄入，填上文件題名、責任者、編制單位、成文日期、歸檔日期、文本頁數(shù)、圖紙張數(shù)、頁號，點頁數(shù)，最后點添加，所有的卷內(nèi)文件添加完后，對這個卷進行編目，點序號下的□和編目就可進入到已整理卷，在□內(nèi)打?qū)μ枺c歸檔。整個編輯、整理、歸檔就順利完成。然后打印自動生成的案卷目錄、全引目錄封面、卷內(nèi)目錄、2厘米（或×厘米）卷盒脊背、工程檔案移交簽字表及移交目錄。建立科技檔案目錄管理后，根據(jù)科技檔案管理軟件的特點，將網(wǎng)改工程形成的原始材料掃描到計算機中，然后插入到相應的科技檔案目錄管理中，與其對應的紙質(zhì)檔案一起歸檔，保證科技電子檔案材料插入準確、完整、齊全，這樣在網(wǎng)上就可以方便檢索利用。

（作者單位：國網(wǎng)永濟市供電公司）endprint