信息化背景下煤炭企業檔案收集工作探究

張亞平

摘 要：進入新時期后，企業檔案管理工作進入了信息化發展的新階段。檔案收集則是檔案管理的基礎。所以，我們有必要對信息化背景下的煤炭企業檔案收集工作進行研究。本文首先闡釋了利用信息資源收集煤炭企業檔案的重要性，繼而分析信息化視域下煤炭企業檔案收集存在的問題，并針對問題提出自己的看法，以期對今后煤炭企業檔案收集工作提供理論借鑒。

關鍵詞：檔案收集；煤炭企業；信息化

檔案指的是機關或個人在社會活動中構建的可以保留的文字、音頻和圖像。由于檔案真實記錄了社會活動的方式和具體過程，所以檔案是一個企業生長的歷史載體，也是企業光榮和成敗的見證者。現階段，計算機信息化的迅猛發展使企業進入了知識經濟時代，也使檔案管理工作進入了信息化發展階段。檔案管理工作包括檔案收集、檔案整理、檔案鑒定、檔案保管、檔案統計以及檔案利用等步驟，其中檔案收集是檔案管理的第一步，也是檔案管理最基礎的步驟，收集來的檔案完整與否直接影響著后期檔案的鑒定、整理和利用。因此，信息化納入檔案管理系統之后，也使檔案收集的工作變得多樣化和復雜化。作為煤炭企業的檔案管理人員，筆者認為有責任對信息化背景下煤炭企業的檔案收集工作進行分析，從而引導煤炭企業檔案收集工作的實踐整合。

一、利用信息資源收集煤炭企業檔案的重要性

煤炭企業收集檔案的信息化主要是指利用互聯網對相關的檔案進行采集、開發。在這個信息化社會中，互聯網計算機已經成為大多數公民生活和工作必不可少的組成部分，所以現代煤炭企業在收集檔案時要充分利用這一優勢，把檔案轉化為數字信息化，并利用網絡對檔案傳輸和共享。可以說，利用信息資源對煤炭企業檔案收集具有重大的作用，這種重要性主要表現在下列幾個方面：

（一）煤炭企業利用信息資源搜集檔案是時代發展的需要。

企業收集檔案主要是收集與企業生產活動有關的“組織記憶”[1]，這種“組織記憶”包括企業產品設計、產品生產以及銷售的相關記錄，通過檔案可以勾連企業生存發展的諸多結點，為企業的未來發展提供一定的歷史積淀。而且，企業在發展過程中由于本身的生產性和服務性，很容易發生企業性質變更、人員流動、設備更換等現象，針對這種現象企業就會利用手機的檔案存留和傳承企業的發展歷史，從而保證企業的可持續發展。在現代信息化社會中，煤炭企業在產品設計、產品生產以及銷售時經常會使用網絡，即煤炭企業不管是在技術研發、產品經營、業務處理或者市場推廣方面都會產生大量的數字化信息，而這些大量的數字化信息很明顯是新型的煤炭企業檔案，所以檔案管理者對這些數字化信息應該采取足夠的重視，并對在社會活動中形成的諸多數字化檔案進行合理取舍和保留，完善企業的組織記憶。

（二）煤炭企業利用信息資源搜集檔案具有一定的便捷性。

企業的檔案包含的種類很多，除了企業在社會活動中生產、經營、設計、銷售和管理等方面產生的檔案之外，還包括企業文化宣傳、集體活動、口述史料或者紀念物等檔案類型，這些檔案由于具有很高的真實性和關聯性，成為企業不可泯滅的歷史證據。而且，企業在轉換管理理念或者發展戰略時，也會從收集來的檔案中總結經驗教訓，把握未來的發展方向。但是，由于企業檔案包含的類別實在太多，而且時間跨度較大，這無形中會加劇企業檔案管理者的工作負擔。在現代社會中，計算機數據處理軟件的廣泛應用可以解決這一難題，通過excel、authware等數據處理工具，可以合理、有效、快捷的收集企業在社會活動中積淀的大量數字化信息[2]。而且，借助企業建構的信息數據庫和信息共享平臺，還可以為企業收集而來的檔案分門別類，在企業內部實現資源共享，從而增強了企業檔案收集的廣泛性和存儲性。就煤炭企業檔案收集來說也同樣如此，不管是領導決策、產品的設計規劃、設備的引入、工藝的改造或者是市場分析等數據都可以通過數據庫進行整合，并通過數字函數運算等可以快速了解企業的投入、產出和效益等。

二、檔案收集過程中出現的問題

近些年煤炭企業的突飛猛進發展帶動了產品升級、改造過程中大批量檔案的產生，但是在有關檔案收集過程中尤其是信息資源采集過程中還存在諸多的問題。這些問題主要表現在下列幾點：

（一）數字化檔案收集不夠重視

數碼技術以及視頻技術的普及導致現代企業產生的檔案并非是過去單一的紙張文字或者圖表印章，通過數碼技術產生了越來越多的圖像檔案和音頻檔案。可以說，這些圖像檔案和音頻檔案給企業的檔案管理帶來了更多的活力和歷史憑證。尤其是數字相機的廣泛應用使越來越多的拍攝照片成為可能，很多企業在檔案收集時會特意把某些具有紀念性的照片（包括實驗產品的設計、某次活動的現場）等保留下來成為檔案；同時，音頻檔案的保留也使得企業產品設計、研發等歷史活動更具有借鑒性和考證性。但是，在煤炭企業數字化檔案收集中也出現了很多問題，一是由于圖像檔案和音頻檔案不像紙張那樣是實體的，所以收集起來比較麻煩，而且其價值大小也很難判定，所以很多檔案管理人員對這些數字化檔案的收集不夠重視；二是數字化檔案整合不夠，很多收集的圖像背后沒有文字說明，很難判斷其背景和價值，檔案管理人員對這些檔案更加不可能保存。

（二）價值高的檔案收集困難重重

檔案從價值角度來看也可以分為有價值和無價值兩種，在收集檔案時有價值的檔案肯定更值得收集，這些有價值的檔案包括彌足珍貴的機械設計圖紙、產品改良工藝流程圖等。當然，這些有價值的檔案肯定蘊含著個人或者某個部門的指揮和汗水，也正因為如此，某些個人或部門不愿意交出這些價值高的檔案[3]。此外，一些價值高的檔案由于使用率高或者體積龐大，打印不方便，也不方便檔案部門的收集。在煤炭企業檔案收集過程中也會出現這種情況，很多價值高的機械設計圖紙盡管已經被整理為數字信息資源，但是由于企業科研部門或者其它小團體的阻撓，都會使這部分檔案收集困難，從而影響了檔案收集工作的進行，更不利于數字化檔案資源的共享。endprint

（三）人才缺失導致檔案收集和整理雜亂無章

在信息化發展的大背景下，檔案部門的人員并非簡單的懂檔案方面的業務就可以，還必須要精通現代信息技術的處理。但是在現在很多煤炭企業檔案部門工作的人員，往往只會簡單的紙質檔案管理，根本不會把計算機處理技術應用于檔案管理工作中。這樣無形中就會阻礙了企業檔案收集信息化的工作進程。同時，由于檔案的收集工作涉及到企業各個部門，而某些部門的員工對工作中的檔案并不知道整理和提交，這樣非常容易造成檔案的積壓或丟失。而且，這些員工一旦離職或流動到別的崗位上，也會使這些檔案無處可尋。可以看到，企業對檔案無組織、無制度的管理也會使檔案收集和整理顯得混亂。

三、煤炭企業檔案收集工作的建議

進入21世紀，煤炭企業的檔案管理逐漸信息化、數字化。可以說，煤炭企業利用信息資源進行檔案收集已經勢在必行，所以必須要處理煤炭企業在檔案收集過程中出現的各種問題，從而使煤炭企業的檔案收集工作可以順利、便捷的進行。

（一）整合煤炭企業數字化檔案收集工作

首先，重視圖像檔案、音頻檔案等數字化檔案的收集工作。對于企業的檔案收集人員來說，“寧可濫收，不可少收”[4]，要把收集工作深入到企業社會活動的方方面面，對于各種圖像檔案、音頻檔案都要盡可能的收集。此外，針對圖像檔案、音頻檔案背景不明的情況，工作人員應該按照國家檔案局規定的檔案采集標準，對這些圖像檔案分門別類，一方面按照文本類、圖像類、音頻類對檔案進行整合；另一方面要注意標明各種檔案的檔號、負責人、主題詞、形成時間、文件提要，并把這些檔案構建數據庫，進行檔案的后期整合。

其次，必須建立相關的數字化檔案收集制度。煤炭企業管理部門可以指定企業各個部門有專門的檔案管理人員對檔案進行管理；制定數字化檔案的安全管理措施。具體到煤炭企業數字化檔案的收集工作，管理人員首先要對不同類別的檔案進行收集，這些檔案類別可以分成：反映煤炭企業歷史脈絡的檔案；礦井發展中克服的技術問題檔案；科研項目記錄檔案；產品市場營銷策略檔案等。并把收集來的與當前礦井活動相關的生產檔案、決策檔案等率先數字化，這樣方便企業員工利用這些檔案。

（二）制定檔案歸檔制度

我國《檔案法實施辦法》中早已標明：“將公務活動中構成的本該歸檔的資料私自占有，拒絕交給檔案機構或相關人員的行為要進行處罰。”[5]在現代信息化數字時代，煤炭企業的檔案管理部門有權力保證歸檔的完整性，可以實施紙質檔案歸檔和數字檔案歸檔雙向規定，對于那些不按照規定交檔的人員要給予出發措施，對于較好的提交檔案的人員應該采取獎勵措施。同時，煤炭企業的檔案管理部門也應該細化檔案歸檔制度，比如可以規定：凡是采集購買礦井設備的工作人員必須要上交設備說明書、使用圖紙等。只有徹底貫徹檔案歸檔制度，才可以使檔案的收集更加完整。

（三）提高檔案收集管理人員的綜合素質

現代社會的發展促使企業檔案的收集工作逐漸數字化，這就使企業的檔案收集管理人員必須要提高自身綜合素質，滿足新時期檔案收集工作的需求。

首先，檔案收集人員必須要了解企業的社會活動常識。就煤炭企業來看，其檔案大多和社會化安全生產相關，這就使檔案收集人員必須要了解煤炭安全生產、經營管理相關的常識，尤其要了解煤炭企業檔案管理最前沿的知識，這樣可以使檔案收集人員在面對紛雜的檔案時擇取重點，準確收集有價值的檔案。

其次，檔案收集人員必須要提高自身信息收集能力和信息處理能力。煤炭企業日新月異的變化導致了各種檔案的頻出，檔案收集人員應該學會利用計算機信息處理技術收集和處理檔案，煤炭企業的相關部門可以組織檔案收集人員定期培訓、邀請學者前來講座，進而提升檔案收集人員的信息收集能力，以適應現代化煤炭企業檔案收集工作的新變化。

結論

檔案收集是檔案管理的起點，也是企業發展的重要保證。在現代知識經濟社會中，以信息為特征的檔案收集已經充斥在企業周圍。煤炭企業檔案的收集也必須要滿足社會發展的需求，在進行檔案收集時要注意信息化收集和整合。當然，企業的檔案收集并非僅僅依靠信息化技術，還要依靠檔案工作人員自身素質的提升以及企業相關部門的配合。所以，我們要充分認知企業檔案收集的重要性，找出信息化視域下企業檔案收集的問題以及解決措施，這樣才可以使煤炭企業的檔案收集順利進行，才能保證后期檔案資源的開發使用，從而促進企業的長遠發展。

（作者單位：山西焦煤霍州煤電集團公司檔案處）

注釋：

[1] 于麗萍.試論檔案信息化建設[J].機電兵船檔案，2011（6）.

[2] 呂曉燕.試論檔案信息化管理模式下收集工作的難點與重點[J].科技信息，2011（33）.

[3] 關智英.新形勢下煤炭企業檔案管理的工作思路[J].煤炭技術，2011（16）.

[4] 趙伯亞.新形勢下煤炭企業檔案管理的幾個問題[J].檔案時空，2007（11）.

[5] 陸淑霞. 煤炭企業檔案收集工作存在的問題及對策[J].山東煤炭科技，2013（4）.endprint