淺論檔案信息化管理

孟冬

隨著電子時代的到來，網絡化、信息化進程加快，為新時期檔案信息化管理提出了新的使命。面對急劇增多的信息量，電子化、網絡化的新的檔案存儲管理手段以及檔案管理服務體制要不斷改革和完善，為檔案管理工作提供了新的發展契機和提出了新的挑戰。檔案管理工作必須適應時代的發展和進步，才能更好地實現為社會和廣大民眾對檔案需求日益增加的愿望?，F就檔案信息化管理提出幾點思考。

一、檔案信息化建設存在的問題

（一）觀念落后

一些檔案管理工作人員，甚至許多單位領導面對網絡時代，對信息化陌生，觀念落后，從思想上沒有認識到檔案信息化建設的重要性，對現代化信息技術缺乏基本了解，甚至錯誤地認為現代化信息技術還不如傳統管理模式好、不如人工更有效，這樣，對檔案信息化建設無思路、無舉措，致使有的單位還未開展計算機檔案管理工作。

（二）人才匱乏

原有老的檔案管理工作者是老知識，只熟悉紙質檔案管理，面對現代化信息技術很陌生，一時很難適應，對檔案信息化建設更是無從入手。新進來的年輕人，雖然能運用現代化信息技術，但對檔案管理基礎知識和管理原則一知半解，工作起來不能得心應手。要引進既懂檔案管理知識又熟練掌握現代化設備操作技術的復合型人才，則又無編制。這些現象在實際工作中普遍存在，是檔案信息化建設中存在的一個重要問題。

（三）資金短缺

長期以來，人們對檔案管理工作認識淺薄、重視不夠，所以資金投入比較少，致使購置所必備的現代化設備無財力支持、對現有檔案管理工作者得不到及時培訓更新知識。這也是制約檔案信息化建設的又一因素。

二、檔案信息化管理內涵及其意義

檔案信息化管理就是將迅速發展的電子信息技術及計算機、復印機、掃描儀、光盤刻錄機等電子設備應用到檔案管理中，建立檔案信息系統，使檔案管理方法更具科學性、規范性，對檔案資料收集、編目、統計、檢索等能高效地完成。檔案信息化是提高檔案管理水平的必由之路，檔案信息化建設是新時期檔案管理工作的主要任務之一。檔案信息化建設可以實現檔案管理的現代化，極大地提高檔案管理工作效率，同時，既可在檔案信息網絡中獲取資源又可提供資源，使檔案信息資源的社會與經濟價值實現最大化。

三、提高檔案管理者業務素質

無論任何工作都須從基礎做起、都須人來做，人的業務素質水平直接影響工作質量。所以，加強檔案基礎工作是21世紀檔案信息化管理的前提，而提高檔案管理者業務素質是在基礎工作中起決定性作用的關鍵。現在有的檔案管理者傳統觀念不改變、知識不更新，不能運用現代高新技術工具，信息管理能力較低，制約了檔案工作創新與發展，更重要的是檔案信息資源得不到很好地開發利用。因此，亟待提高檔案管理者素質勢在必行，是擺在面前的首要問題。

（一）提高思想認識，轉變思想觀念

為使檔案管理者能夠適應工作的需要，必須提高思想認識，認清形勢，清楚職責，增強做好檔案管理工作的自覺性和緊迫性。隨著檔案設備現代化、檔案種類和載體多樣化，檔案管理方式要不斷創新。對檔案管理人員在業務知識、科學知識、利用設備能力、管理能力等方面提出了更高標準，傳統業務知識、專業技能已不能適應新時代的要求。所以，必須轉變思想觀念、調整思路、刻苦鉆研掌握新的知識，才能使檔案信息化管理工作有效扎實開展。

（二）教育培訓

檔案管理部門應根據新時期、新形勢對檔案信息化管理的要求，對檔案管理者分不同層次、不同類別有針對性地開展教育培訓，例如繼續教育、專業學歷教育、崗位培訓，尤其要加大對檔案管理者計算機網絡應用、設計等檔案管理現代化新技術、新技能的培訓力度，優化檔案管理者知識結構和提高整體素質。通過教育培訓，盡快培養出一批網絡服務需要的系統分析和設計管理人才、數據分析與開發人才。教育培訓既能使檔案工作者掌握新技術，又能熟知檔案管理專業新知識。教育培訓是使檔案工作人員更好地適應檔案管理工作的要求，是提高檔案工作人員業務素質重要手段和環節。因而，應列入培養檔案管理者重要議事日程，要經常化、制度化。

四、檔案信息化管理措施

（一）搞好檔案信息化管理工作關鍵在于領導

檔案信息化管理要靠檔案資料的信息化建設來實現，檔案信息化建設是一項系統工程，需大量資金做支撐，如培養人才、購置設備等都需要資金。如果領導不重視，許多具體工作開展起來都會遇到許多問題。領導對檔案管理工作的認識程度決定著對檔案管理工作的態度，在很大程度上決定著檔案事業的發展。直到現在，廣大社會群眾對檔案管理單位還存在不同程度錯誤認識，認為只是檔案保管員，需用資料時去查即可。有的領導受社會對檔案工作誤解的影響，加上思想觀念保守、安于現狀和對檔案價值認識程度低，認為教育培養提高檔案人員素質無關緊要，檔案資料信息化配備一臺計算機就可以，其它設備可有可無。這樣，給檔案信息化建設造成了很大障礙，檔案信息化管理水平難以達到新時期的要求。因此，領導要更新理念，從思想上重視檔案信息化建設，是新時期發展的需要，是提高檔案信息化管理水平的需要。

（二）加強硬件設施建設

檔案庫房要布局合理。對已建成投入使用的庫房就其內部布局進行適當調整，以有利于檔案信息化管理工作開展的需要；對未建的要按檔案信息化管理工作發展需求設計建設。此外，檔案信息化建設還需其他許多硬件設施的支持，在進行信息接收、存儲、傳送、檢索時，都需運用計算機現代化技術。因此，加強硬件設施建設為加快檔案信息化建設提供了必要的物質保障。

（三）實現檔案信息資源共享途徑

檔案信息化是與各地區、各部門的電子政務及辦公自動化密不可分。檔案信息化建設要跟得上時代前進的步伐，才能達到同步協調發展、資源共享的目的。所以，實現檔案信息化是實現檔案信息資源共享的前提。所謂檔案信息資源共享不受地域、部門限制，在網絡中獲取所需要的信息。要整理檔案信息資源、建立信息數據庫、建立檔案信息網絡，這樣，用戶查詢資料時可從一個檔案館查詢多個檔案館資料。這樣，才能使檔案信息資源的價值發揮最大化，才能為用戶提供更方便、更快捷、更翔實的服務，才能實現檔案信息資源共享。

五、加強用人制度建設

加強用人制度建設，建立良性的用人運行機制是提高檔案信息化管理水平重要的工作之一。要建立檔案管理領導組織，加強對檔案工作的領導、檢查、考核，對檔案管理人員制定切合實際的獎勵懲罰、能上能下、能進能出等用人制度，這些制度通過全體檔案工作人員大會討論后實施，目標任務明確，指標分解到人，定期檢查考核驗收，可使檔案管理者產生緊迫感、危機感。檔案事業發展快慢、檔案管理服務質量優劣等都取決于檔案管理者法律觀念、業務能力、服務態度等綜合素質高低。因此，加強《檔案法》及國家有關檔案工作條例、意見、規定等學習教育，讓檔案管理者清楚地認識到做好檔案工作是自身應盡的法律責任和義務，增強法律意識，增強主觀能動性、創造性。對檔案管理者就檔案工作意識薄弱、因循守舊、不思進取，跟不上時代發展步伐落伍的，按制定的懲罰制度處理，重者使其讓位；對獲得檔案管理專業技術職務的專業技術人員、檔案管理環節干部實行動態管理、能上能下，對不能履行自己職務、職責，輕者免除其職務，給全局工作造成一定壞的影響的可清除隊伍；對社會上既掌握網絡現代新技術、有一定的檔案知識，又愿意從事檔案管理工作人員可招聘試用，經試用后合格者通過組織人事部門正式發令成為國家檔案管理工作人員。對勤奮學習、愛崗敬業、業績突出者要及時給予表彰獎勵。用人制度建設，對促進檔案事業發展、對檔案信息化管理水平提高提供了人力基礎。

（作者單位：內蒙古莫力達瓦達斡爾族自治旗檔案史志局）endprint