企事業(yè)科技檔案初級數(shù)字現(xiàn)代化管理探討

王玉媛　王鋒

企事業(yè)檔案記載著單位的發(fā)展歷程，是企事業(yè)單位重要的無形資產(chǎn)。隨著社會信息化進程的加快，在信息化時代，計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅猛發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理方式已越來越不適應(yīng)新形式的發(fā)展需求，新時期檔案管理數(shù)字化的趨勢已經(jīng)不可逆轉(zhuǎn)，同時隨著檔案信息化的快速發(fā)展，我國大中型企事業(yè)單位的內(nèi)部網(wǎng)站已從大規(guī)模的建設(shè)階段發(fā)展到持續(xù)改進和廣泛應(yīng)用階段。各省會檔案管理主管部門的檔案管理工作基本達到網(wǎng)上辦公、審批、查閱、展覽、咨詢等工作，逐步成為各企事業(yè)單位檔案管理工作的服務(wù)平臺。利用者足不出戶，輕移鼠標，就能夠查閱檔案數(shù)字資源，實現(xiàn)檔案數(shù)字信息的社會共享，為數(shù)字檔案信息化資源的科學(xué)保管和開發(fā)利用創(chuàng)造了前所未有的契機。

科技數(shù)字檔案信息化建設(shè)，就是以網(wǎng)絡(luò)、計算機、數(shù)字技術(shù)為手段，以檔案資源對象，按照國家行政部門的要求，通過采取技術(shù)處理，將已歸檔的數(shù)字電子文件或準備歸檔的數(shù)字電子文件做成數(shù)字信息。它突破傳統(tǒng)管理的束縛，以其快速、高效的便捷手段，獲得了眾人的贊許。在2007年末遼寧檔案信息網(wǎng)開設(shè)了“網(wǎng)上課堂”欄目，發(fā)布檔案業(yè)務(wù)知識、數(shù)字檔案信息化方面的專業(yè)知識等，力求營造良好的軟環(huán)境，促進學(xué)習(xí)、交流和共享知識的組織文化環(huán)境，為檔案人員提供知識學(xué)習(xí)的平臺，以此不斷提高檔案人員的業(yè)務(wù)水平，對檔案管理者具有較大推進意義。

一、科技數(shù)字檔案信息建設(shè)急需解決的問題

（一）建立一套科學(xué)、合理、嚴格、務(wù)實的管理制度

科技檔案是直接反映和記述科技活動的歸檔保存的科技文件資料。它產(chǎn)生于自然科學(xué)研究，生產(chǎn)技術(shù)，基本建設(shè)等科技活動中，是一種科技信息和載體的統(tǒng)一體。企事業(yè)科技檔案可分為科研檔案，生產(chǎn)技術(shù)檔案，基本建設(shè)檔案和設(shè)備檔案，檔案的現(xiàn)代化管理已經(jīng)是一個老生常談了，但是鑒于目前，身處信息時代，如何適應(yīng)這個快速變遷、技術(shù)革新的年代，最合適、最有效的辦法就是建立定期培訓(xùn)機制和長效管理機制及即領(lǐng)導(dǎo)系統(tǒng)化、隊伍專業(yè)化、管理規(guī)范化、使用便捷化、運行安全化。

（二）數(shù)字檔案信息保存中存在的風險

數(shù)字檔案信息包括兩方面含義，它既可以是數(shù)字形式的檔案信息，也可以是館藏的紙質(zhì)檔案經(jīng)過數(shù)字化加工而形成的視頻、音頻、圖像等數(shù)字信息。在數(shù)字檔案信息保存中存在許多不確定的因素，這些不確定因數(shù)可以轉(zhuǎn)化為具體的風險，具體表寫在以下幾方面：

首先，數(shù)字檔案信息保存中的技術(shù)風險。技術(shù)風險主要是指載體介質(zhì)材料和信息技術(shù)不穩(wěn)定性。另外，任何數(shù)字檔案信息都面臨著承載數(shù)字檔案信息的退化而帶來的數(shù)字檔案信息丟失的危險以及因數(shù)字檔案信息格式的多樣化與讀取、利用這些數(shù)字檔案信息所使用的軟硬件設(shè)備更新?lián)Q代頻繁而造成管理與使用上的不便。其次，數(shù)字檔案信息保存中存在的突發(fā)事件風險。突發(fā)事件風險是指由于自然災(zāi)害、人為破壞、戰(zhàn)爭、系統(tǒng)災(zāi)難性故障等原因，造成數(shù)字檔案信息無法可持續(xù)使用。比如“5.12汶川地震；日本3.11地震、福島核電站；美國9.11事件以及水災(zāi)等數(shù)不甚數(shù)，檔案資料損失慘重，關(guān)鍵數(shù)據(jù)永遠消失、關(guān)閉。第三，數(shù)字檔案信息保存中的知識產(chǎn)權(quán)風險。保存數(shù)字檔案信息，主要是數(shù)字檔案信息的知識產(chǎn)權(quán)問題，數(shù)字檔案信息保存過程中所涉及知識產(chǎn)權(quán)問題主要表現(xiàn)在：按許可協(xié)議：“購買”的數(shù)字檔案信息，無法被納入檔案文化遺產(chǎn)永久保存；對目前存在著大量的不同類型的數(shù)字檔案信息格式，以及頻繁的軟件升級換代情況，購買是否能夠（或有權(quán)）及時對原先收藏的數(shù)字檔案信息的格式進行格式轉(zhuǎn)換，以便于在新的軟、硬件環(huán)境下使原有的檔案信息得以利用，這些有關(guān)的知識產(chǎn)權(quán)問題解決不好，將會在很大程度上影響或帶來數(shù)字檔案的長期保存工作。最后，數(shù)字檔案信息保存缺乏持續(xù)性。數(shù)字檔案信息的安全保護所要求的持續(xù)性是指數(shù)字檔案信息由產(chǎn)生直至滅亡的整個過程和周期都要對其保護。目前，大多數(shù)的數(shù)字檔案信息系統(tǒng)除了日常進行殺毒，軟件升級和數(shù)據(jù)備份外，基本沒有進行其他的保護措施調(diào)整，造成安全保護不能長久持續(xù)。

（三）數(shù)字檔案信息保存現(xiàn)狀

筆者在近幾年的學(xué)習(xí)調(diào)研過程中，目前，大多數(shù)企事業(yè)單位數(shù)字檔案信息保存的現(xiàn)狀主要表現(xiàn)在以下幾方面：首先，強調(diào)技術(shù)而忽視管理。70%以上的檔案管理人員都認為數(shù)字檔案信息保存的關(guān)鍵是技術(shù)問題。人們對數(shù)字檔案信息的安全則重于技術(shù)。但事實上僅僅依靠技術(shù)和產(chǎn)品來保障數(shù)字檔案信息可持續(xù)利用的愿望很難實現(xiàn)。許多復(fù)雜多變的安全威脅和隱患單靠技術(shù)和產(chǎn)品是無法消除的。大家公認的“三分技術(shù)，七分管理”這個在其他領(lǐng)域總結(jié)出來的實踐經(jīng)驗和原則，數(shù)字檔案信息現(xiàn)代化管理領(lǐng)域中也同樣適用。

二、數(shù)字檔案信息風險評估與組織管理建設(shè)

國家檔案局局長、中央檔案館館長楊冬權(quán)在2010年5月12日召開的“全國檔案安全系統(tǒng)建設(shè)工作會議”上提出要“建立確保檔案安全保密的檔案安全體系”。檔案安全保障體系涉及檔案將會遭受的安全威脅、安全防范技術(shù)、管理方法、人員素質(zhì)等多方面的問題，是一項復(fù)雜的系統(tǒng)工程。

（一）數(shù)字檔案信息必須建立，科學(xué)組織，控制流程。數(shù)字檔案信息系統(tǒng)風險評估的角色一般有檔案主管機關(guān)、數(shù)字檔案信息系統(tǒng)擁有者、數(shù)字檔案信息承建者、數(shù)字檔案信息系統(tǒng)安全評估機構(gòu)、數(shù)字檔案信息系統(tǒng)的關(guān)聯(lián)者。對數(shù)字檔案信息進行風險評估。各參與角色需要對風險評估的流程、質(zhì)量實施有效的組織、監(jiān)控和管理，這樣可以“防患于未然”。

（二）規(guī)范標準，控制質(zhì)量。數(shù)字檔案信息宏觀上應(yīng)納入到國家檔案管理戰(zhàn)略中，否則，各地、各系統(tǒng)信息孤島增加，最終可能導(dǎo)致整個信息社會的“失憶”。要保證數(shù)字檔案信息風險評估的質(zhì)量和效果，就要制定嚴格的規(guī)范標準，對每個環(huán)節(jié)進行有效控制，做到明確責任、明確分工并承擔相應(yīng)的責任和義務(wù)。

（作者單位：呼和浩特市城發(fā)供熱有限責任公司；

內(nèi)蒙古自治區(qū)水利水電勘測設(shè)計院檔案室）

注釋：

1.楊公之《檔案信息建設(shè)導(dǎo)論》

2.中國檔案學(xué)會編《回顧與展望》

3.蘭惠 王順《信息化與電子政務(wù)材料匯編》

4.中國檔案2012第五期endprint