強化檔案館社會化服務 推動檔案利用體系建設

安煥敏

服務是檔案工作的本質，也是推動檔案事業科學發展的根本要求。實踐證明，檔案工作只有貼近黨和國家中心工作，貼近人民群眾，才能顯現強勁生命力。當前，檔案作為社會記憶的重要組成部分，已日益從“養在深閨人未識”，而逐漸在人們意識中潛移默化，被社會各界所認識和重視?？梢哉f，檔案社會化服務作為實現檔案價值的重要途徑，已經成為當今檔案館工作的主要內容。

一、面臨問題

隨著新時期經濟社會的不斷發展，檔案系統適應新形勢，按照科學發展總要求，繼續實施以人為本、服務為先、安全第一戰略，努力解放思想、轉變觀念，向著法制化、制度化、規范化的方向發展，由傳統服務向電子化、高效化、科學化方面轉變。檔案社會化服務方面不斷拓展，服務質量不斷提高，進一步擴大了檔案工作的社會影響力，使檔案工作在服務區域經濟社會發展中的作用得到充分發揮，有效打破了多年來檔案工作“虎頭蛇尾”和“墻內開花墻外香”的尷尬單一局面。目前，在全國范圍內檔案專業社會化服務呈現出信息化服務程度提高、協同性服務明顯加大、注重服務體系建設、加大宣傳力度與普及四大特點。作為區縣級檔案行政管理部門，應該及時把握這一發展動向和有利時機，為推進本區域檔案館社會化服務創造條件。但是，不可否認，由于受計劃經濟的長期影響，檔案系統內部還存在一些與時代發展要求、與人民群眾需求不相適應的落后觀念，與黨和政府、法律法規的要求還有一些差距。

（一）管理機制尚需進一步激活

傳統的檔案館管理模式在行政管理和在標準化的口號下，全國上下整齊劃一，步調一致。從法律法規的制定，到檔案館的庫房設計，事無巨細，全盤包辦，明顯沿用著計劃經濟時代組織文化的管理模式。在傳統的管理模式下，檔案館是在縱向管理的指導下開展橫向服務，管理工作的決策者與檔案利用的具體實施者之間，沒有正常的信息回路。這種管與用的脫節，使決策者往往存在著盲目性，檔案館只有盲從，而缺乏主動性和創新的動力。

在提供服務的實際工作中，政府既是需求方又是供給方，一方面政府通過行政法規和預算撥款支配檔案館運作，政府需要給予回報；另一方面，檔案館為了生存和發展，唯上是必然選擇。而作為社會服務化對象的社會民眾則被置于檔案館的運行機制之外，對檔案事務缺少話語權。由此，對于檔案館來說，社會化服務所需要的需求與供給之間的正常關系還未理順，陷入一種邏輯混亂的狀態。在這種運行模式下去實現檔案館的社會化服務顯然是南轅北轍。

（二）宣傳力度仍需進一步加大

檔案工作是黨和國家事業的一個重要組成部分，要煥發起全社會的檔案意識，就需要持之以恒地運用宣傳手段。然而，對檔案工作的宣傳從全國范圍看普遍不夠，不僅方式上較為單調、力度上較為疲軟，而且心態上也沒能完全理直氣壯。從近年情況看，縣市一級通常每年在法制宣傳日上短期集中宣傳一次，形式上只是掛掛橫幅，搞搞圖展而已，缺少日常和多方式宣傳；部門、鄉鎮、行政村、社區的檔案宣傳更是少之又少，甚至多年不聞其聲。檔案宣傳的缺乏，嚴重導致了社會各階層對檔案事業重要性的認識不足，直接影響了檔案工作的順利開展。

（三）館藏數量有待進一步增加

沒有收集就沒有館藏，沒有館藏就談不上檔案對歷史文明的傳承和對社會發展的服務。據對相關資料的分析，目前縣市一級檔案館藏平均不到7萬卷。就北京市豐臺區檔案館而言，“十一五”期間僅接收檔案11179卷。從另一個角度而言，館藏檔案中雖然門類比較齊全，但大多是只被機關部門利用的文書檔案，具有查考價值的民生檔案、科技檔案、聲像檔案往往很少，可為社會公眾所用的檔案（婚姻檔案稍好一些）就更少。而現實中，不少應保管、能保管的資料卻由于多種原因沒有或難以收集，造成館藏檔案不能有效增加或增速緩慢。

（四）數字化率還需進一步提高

檔案管理的方式還一直保留著傳統，紙質管理方法仍然占據著絕對統治地位；在查考的方式上也是依靠手工檢索，直接找尋紙質原件，以予翻閱利用。這樣做，保管不易、效率較低的問題明顯。

（五）編研利用仍要進一步強化

縣市一級的檔案編研成果普遍數量不多、質量不高、實用性不強、可用范圍狹窄、利用效果不顯著，編研工作沒有發揮應有的作用。同時，館藏檔案的利用也主要以查檔者上門查考為主要方式，很少或者根本沒有結合本地、本部門、本單位的中心工作提供主動服務。可見，檔案還只是“堆放”著而已。

（六）基礎工作亟需進一步夯實

黨和國家重視檔案管理工作，鄉鎮級以上黨委和政府層面都已經有部門、有人員進行檔案管理，但在企業（特別是近年發展起來的民營企業）、行政村中，檔案管理基礎還是比較弱?；鶎訖n案管理專門機構和專職人員的配備未完全到位，并且越往基層檔案管理基礎越不扎實、越不平衡的現象越明顯，不少單位的專、兼職檔案管理人員尚缺乏必要的專業知識和技能。

二、制約因素

顯而易見，目前檔案工作不管從“傳承”還是從“服務”的功能發揮看，存在的制約因素還比較多。

首先，組織體制的限制。盡管早在1958年全國檔案館會議已決定檔案館屬于國家文化事業機構，但由于各種原因，綜合檔案館并沒有邁出實質性的步伐，雖屬事業機構，但與檔案局這樣一個行政主體聯為一體，并沒有真正像圖書館、博物館那樣成為公眾受益無窮的公共場館。由于這種管理體制，《檔案法》賦予公民的基本權利無法得到保證。要實現檔案的社會化服務，關鍵在于使檔案館在內容和形式上都與其文化事業機構的社會定位相適應。

其次，職業傳統的制約。檔案工作者歷來崇尚“默默無聞”，這已經成為一種職業傳統。正是由于有了這樣的職業傳統，檔案工作者往往只滿足于踏踏實實地做好本職工作，頭腦中缺乏宣傳自己所從事的工作、宣傳所取得的勞動成果的意識，心態上的“不想去宣傳”，導致了在方式上“不愿去動腦”、在力度上“不敢去用勁”。久而久之，影響了社會對檔案的認知程度，影響了人們對檔案重要性的認識。而客觀上，加強檔案宣傳并不是鼓吹檔案工作者自身群體，更多的是為了檔案工作、為了檔案事業。endprint

再次，工作習慣的影響。檔案工作者普遍認為，檔案工作是一項案頭工作，案頭工作只要在“案頭”完成就可，因此逐漸養成了“坐等”、“被動”的習慣。資料收集在坐等，等著人家送上門來；檔案移交在坐等，等著人家遞上手來；查檔利用在坐等，等著為人家提供些幫助。主動性的欠缺，不但使一些歷史資料不能及時收集起來，充實不了館藏；而且限制了檔案的開發利用，豐富不了檔案服務功能。在檔案生成多元化、檔案利用多樣化的今天，檔案工作者改變以往習慣，采取主動態度和主動行為，顯得尤為重要。

第四，觀念意識的阻礙。檔案工作不是一項直接的經濟工作，容易讓人忽視。不少部門和單位包括企業、行政村、社區，往往把檔案工作崗位看成“輕閑崗位”，把檔案工作人員看作是“照顧對象”。而有些從事檔案工作的人員，自身也總是認為崗位邊緣化，不注重知識的積累和素養的提高，對學習、鉆研業務不愿投入精力，喪失工作自信心和積極性。其實，要地位需要有作為，要重視需要去爭取。

三、對策建議

失去服務功能，檔案也就失去了存在和管理的價值。增強和發揮檔案的服務發展功能，不僅是檔案工作者的職責，也是社會每一個成員的義務。為此，當前要以學習、貫徹中央辦公廳、國務院辦公廳《關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》（中辦發[2014]15號）為契機，從六個方面著手加強。

（一）多層面理順體制

實現檔案館文化事業機構的社會化管理體制是檔案館社會化服務的現實內容。檔案館的一切工作都面向社會，面向社會公眾。無論是檔案的收集和提供服務，還是館內的各項業務的開展都必須以全社會的需要為目標，使檔案館真正成為社會文化的信息庫，或者說國家和民族的文化基因庫，而不僅僅是黨政機關的資政館或歷史學家的資料館，為子孫后代積累文化資源，從而延續民族文化并激發民族文化的原創力。

（二）多視角提升管理

首先，檔案館的管理范式必須改變傳統的組織文化，建立新的“心理契約”。要實現小戰略核心與大操作邊緣的分離，建立新型的檔案館文化，使其宗旨、口號、使命等，構成一種無形的但卻十分有效的凝聚力，建立起一種明確的交往戰略，一種更具戰略性的人力資源管理職能。

其次，檔案館的管理范式必須以實現公共服務使命為基礎。檔案是一種社會記憶，必須具有公共信息的屬性和公共產品特征，應該是全民所有、社會共享。基于這一認識，實現公共服務使命將是檔案館社會化服務的基礎，檔案館就要在保證檔案資源的合理配置和社會公民平等獲得檔案的基本權利基礎上建立公共管理范式。新公共管理范式，是要在管理過程中反映使用者的愿望、要求和利益，以使用者的聲音而非顧客的退出作為反饋回路，強調公民權理念，滿足顧客的需要，而不是官僚政治需要，以最大限度地滿足社會公眾的需求為追求目標，本著以人為本的基本理念提高服務質量。

檔案館的社會化服務不是以一種政府施舍的態度來實現，也不是一種福利供給，而是真正以社會公眾的滿意度為衡量標準。檔案館長期奉行的“爭取領導重視”的追求目標就顯得不合時宜了，而是要改變程式化的評估標準，針對不同的社會群體的檔案需求，突出各檔案館服務目標和運行狀況的個性和特色，強化各檔案館“公共管理者”的色彩，實行透明的、積極的和個性化的領導方式，解除規制和適當放權，使管理過程合理化，把檔案館執行機構的運作與社會化服務目標更密切地聯系起來。

最后，檔案館的管理范式必須以健全機制為依托。加強檔案館之間和檔案館內部的競爭，把競爭機制注入到為社會公眾提供服務中去。目前，我國以行政區劃為基本框架的檔案館網絡，是以保證黨和政府組織系統檔案的齊全完整為前提的，但更為廣闊的社會領域的檔案卻無法獲得制度上的保證，而且各管一段，互不相干，無法形成館與館之間的競爭機制。各檔案館的財政撥款和人員配置，不是由檔案館的工作業績決定，而是以所在地區的財政經濟狀況來決定撥款的額度，這種不以檔案館的服務效果來決定投入撥款的模式，不僅使檔案館缺乏創新動力和個性特色，也養成了檔案館長期漠視利用者的利益和要求而向政府“等、靠、要”的傳統習慣，缺乏從社會吸取能量和自身的造血功能。因此，檔案館應鼓勵社會力量的積極參與，讓一些民間建立的特色檔案館、中介機構與行政檔案館形成競爭的態勢，也使社會的記憶更加全面，并具有立體感，使檔案資源的流動出現多元化的趨勢，在競爭中實現檔案資源的合理配置，讓“從計劃到準市場的轉變”成為公共部門配置資源的機制。

（三）多途徑加強宣傳

加強檔案工作宣傳是提高全社會對檔案工作重視程度、更好地發揮檔案服務功能的重要方式。電臺、電視臺、報紙、網絡等新聞媒體是宣傳檔案工作的理想平臺，也是溝通檔案管理機構、檔案工作者與社會公眾的便捷橋梁。將檔案管理法規、檔案管理知識、檔案館藏內容、檔案工作成果通過媒體宣傳出去，不但能起到“廣而告之”的作用，而且可以收到良好的社會效果。總之，檔案工作的宣傳過程也是檔案工作者鍛煉業務才干、培養敬業精神的過程。在宣傳中提高素質，在提高中加強宣傳，如此循序漸進，可以逐步夯實檔案工作基礎，促進檔案事業平衡協調發展。

（四）多領域豐富館藏

沒有豐富優質的館藏，檔案就難以很好地發揮服務的功能。

一是要在征集上下功夫。檔案征集工作不同于檔案的收集也就是移交接收工作，檔案征集不受進館年限的限制，而檔案移交接收需要按規定時間執行。檔案征集具有時間上的靈活性，可以搶救性地將一些具有歷史和利用價值的資料組成檔案，充實館藏。征集工作還不受移交接收范圍的限制，既可以面向機關、部門、團體，還可以面向社會各階層和個人，涉及領域更廣、覆蓋范圍更大。通過征集方式充實館藏的檔案，一般來說其價值更珍貴，能更好地發揮服務社會的功能。

要做好檔案征集工作，檔案工作人員必須具有較強的工作責任心和工作熱情，要主動出擊，善于把握信息，及時、準確地確定征集目標；同時，檔案工作人員要不斷提高對被征集檔案價值的判定能力，并更多地“走出去”，將征集工作作為一項經常性、長期性、持續性的工作，扎實地開展起來。

二是要在館藏質量上下功夫。豐富館藏不是簡單地增加數量，沒有一定的質量，數量再多也沒有什么意義。很長一段歷史時期以來，由于人們對檔案認識上的不足以及有關法規的不完善，豐富館藏往往被片面地理解為只是檔案數量的增加，檔案數量的多少成為檔案館藏是否豐富的標志。一些缺乏保管價值的檔案由此印上“永久”、“長期”的標記，收于檔案庫房中，既無助于檔案功能的發揮，也給檔案日常管理工作添加了麻煩，實在是留之無用又棄之可惜。

因此，開展檔案征集也好，組織檔案移交接收也好，都應該成立專門檔案鑒定小組，認真負責地把好檔案鑒定這一關，切實避免“重量不重質”的做法，從而確保實現“既有數量又有質量”的豐富館藏目標。

（五）多渠道滿足共享

檔案的生命在于被利用。要提高檔案的被利用成效，就必須提高檔案的共享度。

首先，要擴大檔案開放范圍。依法擴大檔案的開放范圍，是提高檔案共享度的一種直接方式。一方面，開放的內容和時機決定著檔案共享的可能性；另一方面，開放可以更大限度地發揮檔案的使用價值。開放檔案應嚴格依照《檔案法》及有關法規進行，對擬開放的檔案要認真篩選、審慎鑒定。符合開放條件的檔案應盡快向社會開放，并及時向社會公布開放檔案目錄，介紹開放檔案內容，為開放檔案得到盡可能廣泛的利用創造良好的條件。

其次，擴大提供開放檔案利用的途徑。可以在確定開放內容后，通過媒體或其他手段向社會公告；可以在檔案館網站上向社會提供共享服務；也可以在其他檔案服務平臺向社會提供利用。

（作者單位：北京市豐臺區檔案局）endprint