論高校檔案館管理的定位、功能與理念

李淑青

摘 要：本文通過(guò)高校檔案館的功能和發(fā)展方向來(lái)對(duì)其定位，在定位基礎(chǔ)上看高校檔案館具有的歷史功能、社會(huì)功能、教育功能和文化功能，在了解功能的基礎(chǔ)上提出高校檔案館的管理理念。

關(guān)鍵詞： 社會(huì)功能 教育功能 管理功能

Abstract： Through features and development direction of University's archives to its positioning， understand the historical features， social functions， educational and cultural functions on the basis of the position archives of colleges and universities， and know the concepts of archives management in colleges and universities based on function.

Key words： social function educational function management function

一、從圖書(shū)館、檔案館、博物館的區(qū)別與聯(lián)系看高校檔案館的定位

在檔案信息化日益發(fā)展、日益受到重視的今天，高校的功能發(fā)生了較大的變化，在過(guò)去人才培養(yǎng)、科學(xué)研究、服務(wù)社會(huì)三大功能基礎(chǔ)上，又增加了文化功能。相應(yīng)地，高校檔案館的定位、功能與理念也應(yīng)該受到重新審視，管理者對(duì)于高校檔案館如何適應(yīng)高等教育發(fā)展新形勢(shì)才能有較好的認(rèn)知。

如何定位高校檔案館呢？我們從功能和發(fā)展方向兩個(gè)視角出發(fā)，從圖書(shū)館、檔案館與博物館的區(qū)別與聯(lián)系，來(lái)看高校檔案館的定位。

從功能上看，圖書(shū)館體現(xiàn)知識(shí)性，是高校師生為了完成教學(xué)任務(wù)和科研任務(wù)去學(xué)習(xí)和研究的場(chǎng)所，師生去圖書(shū)館接受服務(wù)，主要是為了滿足教學(xué)和科研理論和實(shí)踐上的需求；檔案館體現(xiàn)社會(huì)性，是為在校師生和已經(jīng)走向社會(huì)的師生提供檔案信息存儲(chǔ)和服務(wù)的場(chǎng)所，師生去檔案館接受服務(wù)，主要是為了滿足學(xué)習(xí)和工作中身份和事件證明性質(zhì)的需求；博物館體現(xiàn)文物性，是以實(shí)物形式再現(xiàn)歷史的場(chǎng)所，師生去博物館接受服務(wù)，主要是為了滿足回顧歷史的需求。

從發(fā)展方向來(lái)看，高校的圖書(shū)館、檔案館、博物館有整合趨勢(shì)。歷史上三者是一體化過(guò)的，從秦漢以來(lái)逐漸分開(kāi)，各自獨(dú)立設(shè)置，目前又有整合趨勢(shì)，特別是在高校有整合趨勢(shì)。從高校特點(diǎn)來(lái)看，圖書(shū)館、檔案館每個(gè)高校都有，博物館則不是每個(gè)高校沒(méi)有，個(gè)別重點(diǎn)大學(xué)正在建立自己的博物館。一般來(lái)說(shuō)，檔案館收藏的實(shí)物檔案實(shí)際上就是高校的文物，起著博物館的作用。因此，高校檔案館的定位應(yīng)該是檔案館與博物館的結(jié)合，應(yīng)該注重收集、存儲(chǔ)、開(kāi)發(fā)實(shí)物檔案，集合各類檔案，發(fā)揮宣傳與教育功能。

二、從高校檔案館的定位看高校檔案館的功能

高校檔案館的功能是什么？應(yīng)該是歷史功能、社會(huì)功能、教育功能、宣傳功能。

（一）歷史功能

教育部27號(hào)令（以下簡(jiǎn)稱27號(hào)令）指出，高校檔案是指高等院校從事招生、教學(xué)、科研、管理等活動(dòng)直接形成的對(duì)學(xué)生、學(xué)校和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄。高校檔案歸檔材料主要包括黨群、行政、教學(xué)、科研、基建、設(shè)備、出版、財(cái)會(huì)、聲像、實(shí)物等十方面內(nèi)容，這些歷史記錄能夠真實(shí)地反映高校建校以來(lái)的歷史，包括學(xué)校歷史上出現(xiàn)過(guò)的著名領(lǐng)導(dǎo)、著名教師、著名學(xué)生，以及學(xué)校發(fā)展過(guò)程中具有里程碑的歷史事件資料、照片、字畫(huà)、建筑物等檔案資料。

（二）社會(huì)功能

高校檔案館不僅要保存、積累檔案資料，更要利用檔案的功能。利用檔案不僅面向本校師生員工，為教學(xué)、科研和管理服務(wù)，它還應(yīng)發(fā)揮為社會(huì)公眾服務(wù)的社會(huì)功能，實(shí)現(xiàn)檔案的社會(huì)價(jià)值。現(xiàn)在社會(huì)公眾對(duì)高校檔案信息需求日益增長(zhǎng)。社會(huì)用人單位對(duì)應(yīng)聘人員的學(xué)歷學(xué)位審核，對(duì)外交流機(jī)構(gòu)對(duì)自費(fèi)出國(guó)留學(xué)人員的學(xué)歷審核和成績(jī)認(rèn)定，高校科技成果信息的轉(zhuǎn)化等都是社會(huì)公眾渴望得到的信息財(cái)富。高校檔案只有合理利用，滿足社會(huì)需要才能發(fā)揮其社會(huì)服務(wù)功能。

（三）教育功能

從27號(hào)令來(lái)看，高校檔案有別于企業(yè)檔案，有自己獨(dú)特的特點(diǎn)。企業(yè)檔案一般劃分為文書(shū)檔案、科技檔案、財(cái)務(wù)檔案、聲像檔案、實(shí)物檔案，而高校檔案卻劃分為十個(gè)類型，并且只有高校才有教學(xué)檔案，因此，教學(xué)檔案是高校檔案存儲(chǔ)的特色檔案，教育功能就是高校檔案館的功能之一。高校檔案館理應(yīng)組織人力資源，開(kāi)發(fā)、利用、編研教學(xué)檔案，服務(wù)教學(xué)。目前的高校開(kāi)展檔案編研工作，基本上與校史的編撰離不開(kāi)關(guān)系，實(shí)際上高校開(kāi)發(fā)檔案的教育功能，完全可以從教學(xué)檔案的編研著手，以目錄、題錄、文摘、索引等二次文獻(xiàn)形式，開(kāi)發(fā)教學(xué)檔案。

（四）宣傳功能

高校檔案是一個(gè)學(xué)校的歷史記憶，比如高校的校訓(xùn)，辦學(xué)理念的形成，在高校檔案中清晰記錄了它們的產(chǎn)生、發(fā)展、形成的過(guò)程，體現(xiàn)一所高校的辦學(xué)傳統(tǒng)和精神風(fēng)貌。通過(guò)電子閱覽、舉辦展覽等方式，高校可以利用檔案回顧校史、校訓(xùn)的發(fā)展過(guò)程，重溫學(xué)校有價(jià)值的任何活動(dòng)，有利于塑造和宣傳高校的形象，增強(qiáng)學(xué)生熱愛(ài)學(xué)校的激情。從這個(gè)角度來(lái)看，高校檔案就是高校發(fā)展的一面鏡子，是高校產(chǎn)生并茁壯成長(zhǎng)的歷史見(jiàn)證。發(fā)揮高校檔案的宣傳功能，將使社會(huì)更全面了解高校，促進(jìn)高校教育發(fā)展，推進(jìn)社會(huì)主義精神文明建設(shè)。

三、從高校檔案館的功能看高校檔案館的管理理念

（一）劃分功能區(qū)，做好整體布局

現(xiàn)在高校檔案館應(yīng)該是集庫(kù)房、展覽、借閱利用、咨詢服務(wù)、報(bào)告廳、會(huì)議廳于一體，體現(xiàn)檔案館的社會(huì)性、文化性、時(shí)代性。只有這樣，才能滿足檔案資料接收、收集、整理、保管和提供利用檔案的功能要求。另外根據(jù)高校的特點(diǎn)構(gòu)建能反映高校文化特色的檔案館藏結(jié)構(gòu)。按照教學(xué)、科研、管理和綜合信息四大塊劃分檔案儲(chǔ)存區(qū)域，然后每個(gè)部分按照不同子類別去整理編目，統(tǒng)計(jì)及保管。通過(guò)功能劃分，使館藏的每份文件、每張光盤、每件實(shí)物都有相對(duì)應(yīng)的檢索工具，做到簡(jiǎn)單快速調(diào)閱。

（二）滿足檔案館的基本需求

高校檔案館是個(gè)全方位、寬領(lǐng)域的綜合信息平臺(tái)，為了能使館藏資源豐富，滿足高校的服務(wù)需求，檔案館要廣開(kāi)征集渠道，改變只停留在等、靠、要的傳統(tǒng)觀念去搜集資源，而是通過(guò)接受、征集、個(gè)人捐贈(zèng)等多種方式將有收藏價(jià)值的檔案收集起來(lái)。找準(zhǔn)定位，努力挖掘檔案資源信息， 處理好“藏”與“用”的關(guān)系，提高檔案信息服務(wù)的針對(duì)性和主動(dòng)性。檔案館可在咨詢服務(wù)、定題跟蹤、情報(bào)檢索等方面多做文章， 隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展使科技查新、引文分析等服務(wù)項(xiàng)目得到有效開(kāi)展，這樣必然擴(kuò)大讀者的受益面，直接提高服務(wù)效果。

（三）體現(xiàn)檔案館的功能

高校檔案館可以利用館藏資源通過(guò)建設(shè)校史館、開(kāi)辦各種陳列展覽、舉辦專題報(bào)告會(huì)、編寫(xiě)各種出版物來(lái)再現(xiàn)學(xué)校歷史記憶、展現(xiàn)學(xué)校歷史人文風(fēng)貌，體現(xiàn)傳承大學(xué)精神的文化傳播功能。僅僅提供零散、孤立文件還遠(yuǎn)不能滿足高校信息需求，對(duì)檔案資源的科學(xué)整理和系統(tǒng)深層次的編研，才能更好發(fā)揮高校的文化資源優(yōu)勢(shì)，實(shí)現(xiàn)高校檔案的社會(huì)價(jià)值。

現(xiàn)在高校檔案館作為大學(xué)記憶的保管員，不僅定位在是保存歷史資料的場(chǎng)所，更是提供高校檔案信息滿足社會(huì)服務(wù)的文化事業(yè)機(jī)構(gòu)。要以信息共享為服務(wù)理念，一方面圍繞學(xué)校中心工作為教學(xué)科研服務(wù)，另外更要充分利用資源積極參與地方經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展建設(shè)，真正實(shí)現(xiàn)傳承大學(xué)精神，為社會(huì)服務(wù)的功能。

總的來(lái)說(shuō)，從圖書(shū)館、檔案館與博物館的區(qū)別與聯(lián)系來(lái)看，高校檔案館的定位應(yīng)該是檔案館與博物館的結(jié)合，應(yīng)該注重開(kāi)發(fā)實(shí)物檔案，集合各類檔案，發(fā)揮宣傳與教育功能。從高校檔案館的定位看高校檔案館的功能，應(yīng)該是歷史功能、社會(huì)功能、教育功能、宣傳功能。從高校檔案館的功能看高校檔案館的管理理念，應(yīng)該是劃分功能區(qū)，做好整體布局、滿足檔案館的基本需求、體現(xiàn)檔案館的功能。

（作者單位：太原工業(yè)學(xué)院）

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