論高校檔案館管理的定位、功能與理念

李淑青

摘 要：本文通過高校檔案館的功能和發展方向來對其定位，在定位基礎上看高校檔案館具有的歷史功能、社會功能、教育功能和文化功能，在了解功能的基礎上提出高校檔案館的管理理念。

關鍵詞： 社會功能 教育功能 管理功能

Abstract： Through features and development direction of University's archives to its positioning， understand the historical features， social functions， educational and cultural functions on the basis of the position archives of colleges and universities， and know the concepts of archives management in colleges and universities based on function.

Key words： social function educational function management function

一、從圖書館、檔案館、博物館的區別與聯系看高校檔案館的定位

在檔案信息化日益發展、日益受到重視的今天，高校的功能發生了較大的變化，在過去人才培養、科學研究、服務社會三大功能基礎上，又增加了文化功能。相應地，高校檔案館的定位、功能與理念也應該受到重新審視，管理者對于高校檔案館如何適應高等教育發展新形勢才能有較好的認知。

如何定位高校檔案館呢？我們從功能和發展方向兩個視角出發，從圖書館、檔案館與博物館的區別與聯系，來看高校檔案館的定位。

從功能上看，圖書館體現知識性，是高校師生為了完成教學任務和科研任務去學習和研究的場所，師生去圖書館接受服務，主要是為了滿足教學和科研理論和實踐上的需求；檔案館體現社會性，是為在校師生和已經走向社會的師生提供檔案信息存儲和服務的場所，師生去檔案館接受服務，主要是為了滿足學習和工作中身份和事件證明性質的需求；博物館體現文物性，是以實物形式再現歷史的場所，師生去博物館接受服務，主要是為了滿足回顧歷史的需求。

從發展方向來看，高校的圖書館、檔案館、博物館有整合趨勢。歷史上三者是一體化過的，從秦漢以來逐漸分開，各自獨立設置，目前又有整合趨勢，特別是在高校有整合趨勢。從高校特點來看，圖書館、檔案館每個高校都有，博物館則不是每個高校沒有，個別重點大學正在建立自己的博物館。一般來說，檔案館收藏的實物檔案實際上就是高校的文物，起著博物館的作用。因此，高校檔案館的定位應該是檔案館與博物館的結合，應該注重收集、存儲、開發實物檔案，集合各類檔案，發揮宣傳與教育功能。

二、從高校檔案館的定位看高校檔案館的功能

高校檔案館的功能是什么？應該是歷史功能、社會功能、教育功能、宣傳功能。

（一）歷史功能

教育部27號令（以下簡稱27號令）指出，高校檔案是指高等院校從事招生、教學、科研、管理等活動直接形成的對學生、學校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄。高校檔案歸檔材料主要包括黨群、行政、教學、科研、基建、設備、出版、財會、聲像、實物等十方面內容，這些歷史記錄能夠真實地反映高校建校以來的歷史，包括學校歷史上出現過的著名領導、著名教師、著名學生，以及學校發展過程中具有里程碑的歷史事件資料、照片、字畫、建筑物等檔案資料。

（二）社會功能

高校檔案館不僅要保存、積累檔案資料，更要利用檔案的功能。利用檔案不僅面向本校師生員工，為教學、科研和管理服務，它還應發揮為社會公眾服務的社會功能，實現檔案的社會價值。現在社會公眾對高校檔案信息需求日益增長。社會用人單位對應聘人員的學歷學位審核，對外交流機構對自費出國留學人員的學歷審核和成績認定，高校科技成果信息的轉化等都是社會公眾渴望得到的信息財富。高校檔案只有合理利用，滿足社會需要才能發揮其社會服務功能。

（三）教育功能

從27號令來看，高校檔案有別于企業檔案，有自己獨特的特點。企業檔案一般劃分為文書檔案、科技檔案、財務檔案、聲像檔案、實物檔案，而高校檔案卻劃分為十個類型，并且只有高校才有教學檔案，因此，教學檔案是高校檔案存儲的特色檔案，教育功能就是高校檔案館的功能之一。高校檔案館理應組織人力資源，開發、利用、編研教學檔案，服務教學。目前的高校開展檔案編研工作，基本上與校史的編撰離不開關系，實際上高校開發檔案的教育功能，完全可以從教學檔案的編研著手，以目錄、題錄、文摘、索引等二次文獻形式，開發教學檔案。

（四）宣傳功能

高校檔案是一個學校的歷史記憶，比如高校的校訓，辦學理念的形成，在高校檔案中清晰記錄了它們的產生、發展、形成的過程，體現一所高校的辦學傳統和精神風貌。通過電子閱覽、舉辦展覽等方式，高校可以利用檔案回顧校史、校訓的發展過程，重溫學校有價值的任何活動，有利于塑造和宣傳高校的形象，增強學生熱愛學校的激情。從這個角度來看，高校檔案就是高校發展的一面鏡子，是高校產生并茁壯成長的歷史見證。發揮高校檔案的宣傳功能，將使社會更全面了解高校，促進高校教育發展，推進社會主義精神文明建設。

三、從高校檔案館的功能看高校檔案館的管理理念

（一）劃分功能區，做好整體布局

現在高校檔案館應該是集庫房、展覽、借閱利用、咨詢服務、報告廳、會議廳于一體，體現檔案館的社會性、文化性、時代性。只有這樣，才能滿足檔案資料接收、收集、整理、保管和提供利用檔案的功能要求。另外根據高校的特點構建能反映高校文化特色的檔案館藏結構。按照教學、科研、管理和綜合信息四大塊劃分檔案儲存區域，然后每個部分按照不同子類別去整理編目，統計及保管。通過功能劃分，使館藏的每份文件、每張光盤、每件實物都有相對應的檢索工具，做到簡單快速調閱。

（二）滿足檔案館的基本需求

高校檔案館是個全方位、寬領域的綜合信息平臺，為了能使館藏資源豐富，滿足高校的服務需求，檔案館要廣開征集渠道，改變只停留在等、靠、要的傳統觀念去搜集資源，而是通過接受、征集、個人捐贈等多種方式將有收藏價值的檔案收集起來。找準定位，努力挖掘檔案資源信息， 處理好“藏”與“用”的關系，提高檔案信息服務的針對性和主動性。檔案館可在咨詢服務、定題跟蹤、情報檢索等方面多做文章， 隨著網絡技術的發展使科技查新、引文分析等服務項目得到有效開展，這樣必然擴大讀者的受益面，直接提高服務效果。

（三）體現檔案館的功能

高校檔案館可以利用館藏資源通過建設校史館、開辦各種陳列展覽、舉辦專題報告會、編寫各種出版物來再現學校歷史記憶、展現學校歷史人文風貌，體現傳承大學精神的文化傳播功能。僅僅提供零散、孤立文件還遠不能滿足高校信息需求，對檔案資源的科學整理和系統深層次的編研，才能更好發揮高校的文化資源優勢，實現高校檔案的社會價值。

現在高校檔案館作為大學記憶的保管員，不僅定位在是保存歷史資料的場所，更是提供高校檔案信息滿足社會服務的文化事業機構。要以信息共享為服務理念，一方面圍繞學校中心工作為教學科研服務，另外更要充分利用資源積極參與地方經濟社會發展建設，真正實現傳承大學精神，為社會服務的功能。

總的來說，從圖書館、檔案館與博物館的區別與聯系來看，高校檔案館的定位應該是檔案館與博物館的結合，應該注重開發實物檔案，集合各類檔案，發揮宣傳與教育功能。從高校檔案館的定位看高校檔案館的功能，應該是歷史功能、社會功能、教育功能、宣傳功能。從高校檔案館的功能看高校檔案館的管理理念，應該是劃分功能區，做好整體布局、滿足檔案館的基本需求、體現檔案館的功能。

（作者單位：太原工業學院）

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