合格評估視角下高校院系檔案管理工作的思考

王德琴

摘 要：基于新建本科院校的合格評估，文章對高校院系檔案管理工作進行了有益的思考。對照院系檔案在合格評估中的作用，針對合格評估中存在的問題，諸如體制不夠健全、整理不夠規范、歸檔不夠及時、分析總結不夠充分以及管理手段和服務方式比較落后等，文章提出了一些合理的建議。

關鍵詞：合格評估 院系檔案 檔案管理

教學評估是評價、監督、保障和提高教學質量的重要舉措。合格評估是國家對2000年以來未參加過教學工作評估的各類新建普通本科院校開展的本科教學評估形式，是我國高等教育質量保障體系的重要組成部分。

專家組進校考察的方式有實地考察、聽課、座談會、走訪、查閱檔案資料等，其中通過查閱考察院校的檔案資料，全面系統地了解學校的教學信息，是保障評估結論客觀、準確的重要基礎。因此，合格評估對學校的檔案管理工作提出了更高的要求。高校院系作為學校的基礎單位，是評估的具體考察對象，更應發揮其基礎性作用。2013年10月21日-24日，筆者經歷了國家教育部專家組對長治學院的教學合格評估。結合此次評估，我們對高校院系檔案管理工作進行了有益的思考。

一、高校院系檔案在合格評估中的重要作用

高校院系檔案是指院系在從事教學、科研、黨政管理以及其他各項活動中直接形成的對院系、學校和社會具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。高校院系作為高校教學的一線單位，在各種教學活動中形成的檔案真實地記錄和反映了高校的教學、科研、教研、專業建設以及實習實訓等管理工作，是進行合格評估工作的重要基礎、依據和憑證。

（一）院系檔案是本科教學合格評估的基礎

院系檔案是在從事日常教學活動和管理過程中形成的檔案資料，包含了大量的原始記錄。這些原始記錄能夠完整、真實、準確地再現教學管理的全過程，是教學工作的重要組成部分。在合格評估中，不管評估專家采用哪種方式進行考察，都要查閱大量的檔案資料進行全面、認真的綜合分析，才會慎重給出評價結果。比如，專家要了解學校的教師隊伍情況，就必須以教師的數量與結構、教育教學水平、培養培訓等方面的檔案資料為基礎進行分析，才能給出客觀的評價。

（二）院系檔案是本科教學合格評估的依據和憑證

院系檔案管理是否有力，直接影響著本科院校合格評估的好壞，豐富、全面的院系檔案在合格評估中的依據和憑證作用是不可替代的。如評估專家組通過查閱學生的試卷和畢業論文，就可以看出學校的教學質量和師資水平；通過查看人才培養方案、教學大綱、教材選擇、教學方法的改革和實踐教學方面的檔案資料，就可以掌握各專業的專業建設情況等，進而作出科學的評估結論。可以說，沒有真實可靠的檔案資料佐證，再好的自評報告也很難有說服力。

二、院系檔案管理在合格評估中體現的不足

通過此次合格評估，我們發現院系檔案管理工作的不足主要體現在以下幾個方面。

（一）檔案管理體制不完善、制度不健全

作為新建本科院校，院系檔案管理的體制還不夠完善，缺乏切實可行的制度，檔案材料的形成和歸檔沒有規范的程序。如檔案的收集范圍狹窄，檔案的整理缺乏系統性、完整性和規范性。

（二）檔案管理缺乏專職人員，檔案整理欠規范

大多數院系沒有專職的檔案管理人員，而是由教學秘書或辦公室主任兼管。由于兼管人員身兼多職，工作繁忙，又沒有專業的檔案知識，難以擔負起檔案材料的收集與整理、立卷與歸檔工作，容易出現分類不合理、整理不規范等現象，直接影響到院系檔案工作的質量。

（三）檔案管理意識薄弱，資料歸檔不及時。

院系是學校的基層單位，在各種教學、科研、學生活動中形成了許多有價值的文件資料，但由于領導、教師和檔案管理人員的檔案管理意識不強，抱有早一天晚一天歸檔無所謂的思想，導致一些重要的資料不能及時歸檔，嚴重影響了檔案的系統管理。

（四）檔案資料缺少歸類統計和總結分析

有些檔案資料只注重收集和整理，沒有及時進行歸類統計和總結分析，在向領導匯報或遇到各種評估時，不能及時拿出來，往往要組織大量的工作人員臨時補充，影響了正常的教學秩序。

（五）檔案管理手段單一，服務方式滯后

伴隨著現代化信息技術的提高與普及，高校院系檔案如果只停留于紙質文檔這種單一的管理形式，很難適應現代社會的高速發展和實際工作的需要。因此，高校院系檔案的管理形式不僅要重視傳統的紙質文檔資料，還要重視電子文檔、光盤、磁盤、聲像等檔案資料。目前，多數院系的檔案信息化資源落后，工作效率低，不能給檔案利用者提供方便快捷的查詢方法，對合格評估也造成了一定影響。

三、做好高校院系檔案管理工作的可行性思考

（一）完善體制，健全制度

檔案管理是一種動態的存在方式，院系要根據《中華人民共和國檔案法》和《高等學校檔案工作規范》等法律法規，結合本校教育教學的實際情況，制定一套行之有效的檔案管理規章制度，使院系檔案資料的收集、整理、歸檔、立卷、保管和查閱真正做到規范化和制度化，保證檔案資料的全面、系統和真實。

（二）加強檔案管理隊伍建設，提高檔案管理人員素質

檔案管理人員素質的高低是決定檔案管理水平高低的重要因素之一。檔案工作是一項默默無聞的細致工作，一名合格的檔案管理人員，必須具備高尚的職業道德素養、扎實的檔案管理專業知識、一定的創新能力和較高的計算機操作水平，應是一名一專多能的復合型管理人才。加強檔案管理隊伍建設，首先要引進一批專業的檔案人才，讓這些高學歷人才帶動其他檔案管理人員更新理念、拓展思路、學好專業基礎知識，熟練掌握檔案的收集、整理、鑒定、保管、檢索、編研和利用服務等一系列程序。其次要適時組織院系檔案管理人員參加培訓，參觀學習其他單位的檔案管理形式，吸取先進的檔案管理經驗。再次要組織檔案管理人員開展關于檔案管理工作的課題研究（如教師檔案管理系統的利用、學生檔案管理系統的開發、電子文檔的安全性和保密性研究等），切實提高檔案管理人員的素質，推進檔案管理工作規范化、科學化、專業化。最后還可以通過開展經驗交流會，聘請檔案管理經驗豐富且理論水平較高的專家開設講座等形式，對檔案管理人員進行業務培訓。打造一支過硬的檔案管理隊伍，院系檔案管理工作就會更加科學、合理、規范。endprint

（三）增強檔案管理意識，確保檔案資料及時歸檔

目前，新建普通本科院校對檔案管理工作認同度較低，檔案管理人員在工作中付出的辛苦常常被忽視，得不到應有的尊重和支持，因而無法激發其工作熱情。院系領導應切實提高對檔案管理工作的認識，采取相應的激勵機制，穩定檔案管理隊伍，引導檔案管理人員以積極的心態主動工作，保證院系活動中形成的檔案資料及時歸檔，推動檔案管理工作上一個新臺階。

（四）檔案資料分類要科學合理

作為高校教學和科研的基層單位，院系各類檔案應以評估指標體系為參考，以實際的教學和科研活動為基礎，進行科學合理的分類。對檔案資料分類的目的是能夠使檔案管理人員或檔案利用者方便快捷地查找相關資料，提高工作效率。分類的方法不求唯一，只要科學合理、方便查找即可。如可以按照以下方法分類：首先，按檔案的內容進行分類。如從辦學思路與領導作用、教師隊伍、教學條件與利用、專業與課程建設、質量管理等幾大塊入手，把同屬于一類的資料整理到一起。其次，同一類的檔案資料再按時間和問題進行分類。如對日常教學資料（包括教學計劃表、授課計劃表、課程表、教學日志、成績登記冊、試卷分析等）可按學年或學期進行整理；對發展規劃和計劃總結類的資料可按自然年度進行整理；對科研、教研課題可按項目進行整理；對一些教學上的檢查、畢業論文的過程管理、學術講座、學生活動等資料要遵循檔案資料的自然形成規律，在活動結束后及時地進行整理和總結。最后，要按專業對檔案資料進行再分類。在以上分類方法的基礎上，還應按專業對部分資料進行再分類，如人才培養方案、教學大綱、教學計劃表、授課計劃表、成績登記冊、實習實訓、畢業論文、考試安排表、試卷分析、課程表等資料，需要按專業分別整理。這樣，可以保證領導和教師方便快捷地調閱所需資料。如遇到學士學位評估或各種專業評估檢查時，就可以快速地調出所需檔案資料，減少重復的復印工作。

（五）對有些檔案資料的關鍵內容進行數據統計與總結分析

這是在收集整理檔案資料時很容易忽視的工作，院系領導、教師和檔案管理人員只注重原始資料的收集整理，不進行數據統計和總結分析，導致有些關鍵內容在評估前臨時補充，評估后流于形式。在《普通高等學校本科教學工作合格評估指標和基本要求》中，包括7個一級指標，20個二級指標和39個觀測點，如“教師隊伍的數量與結構”這一指標中，生師比、班級授課規模、專任教師中具有碩士學位和博士學位的比例、主講教師中具有講師及以上職稱的比例、教師隊伍結構（包括年齡、學歷、職稱等）等，都需要通過圖表或文字進行數據統計和總結分析。這樣，不僅可以在國家有關部門對高校院系進行各類評估時，提供準確的數據統計和總結分析，還可以向有關領導及時提供總結材料，促進教學工作。

（六）加強檔案數字化建設，逐步實現檔案管理信息化

檔案管理信息化是指在檔案管理工作中充分利用現代計算機技術、網絡技術、信息技術，對檔案資源進行處理、管理、開發等，達到為社會發展提供方便快捷服務的目的。開發檔案資源并使之信息化成為新時期檔案管理工作發展的必然趨勢，是當今經濟社會發展的必然要求。新形勢下的高校檔案管理工作人員，必須努力構建新的管理理念、探索新的管理方法，采用現代化技術手段，逐步實現檔案管理的信息化、網絡化。目前，部分高校已建成了信息化校園，為檔案資料的信息化管理提供了較為成熟的條件，新建本科院校可根據具體情況分步實施。近年，長治學院已建成了教務管理系統，可以網上排課、選課、查閱成績等，各院系也建立了自己的網站，存儲了一些信息，如教師個人簡介、精品課程、人才培養方案、實驗室各項情況等，給廣大教師和學生提供了利用的方便，為教學、科研、管理服務。但在這次評估中我們也發現，各院系的很多檔案還沒有實現信息化管理，如院系發文、教學大綱、授課計劃、優秀的科研成果、典型教案、重要備課筆記等。因此，院系檔案管理人員在做好紙質文件的同時，也應探索進行電子文檔歸檔，上傳到校園網，利用網絡技術快捷、生動、便利、開放的優勢條件，方便師生上網查詢，達到資源共享的目的，逐步實現檔案資料的信息化管理。

（作者單位：長治學院生物科學與技術系）

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