應(yīng)依法加強勞動工資檔案管理

張葉敏

《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》的一個顯著特點，是將勞動工資類檔案列為永久保存。加強勞動工資檔案管理對于維護(hù)員工退休權(quán)益，糾正歷史錯案等，具有重要作用，也是全面深化檔案工作改革的需要。

一、什么是勞動工資檔案

（一）勞動工資檔案概念

長期以來保存于干部、勞資、財務(wù)等相關(guān)部門的本單位員工工資結(jié)算登記簿；各類工資通知單。如企業(yè)人員錄用、轉(zhuǎn)正、聘任、調(diào)資、定級、停薪留職、辭職、離退休、死亡、撫恤、安置、獨生子女證明等；從系統(tǒng)外單位調(diào)入系統(tǒng)內(nèi)單位的調(diào)動登記批準(zhǔn)手續(xù)；養(yǎng)老保險繳費個人對帳單；調(diào)動人員的黨員和團(tuán)員組織關(guān)系介紹信等，應(yīng)列為勞動工資檔案管理范疇。

（二）工資結(jié)算簿的功能

工資結(jié)算登記簿是依據(jù)人事勞資部門制發(fā)的勞動工資通知單執(zhí)行的，它是一個單位在冊職工登記的真實歷史記錄，是法律意義上的職工名冊，應(yīng)永久保存。而山西省電力公司1969年以前的工資結(jié)算簿就沒有了。一般的人們感覺不到工資結(jié)算簿的重要作用，認(rèn)為工資發(fā)完就沒用了，其實不然。正如“我們過去的遺產(chǎn)是帶來未來收獲的種子。”工資結(jié)算簿具有重要的功能：

1、單位和部門全部在冊職工最真實名單，因為有本人領(lǐng)取工資的簽字，所以，它代表企業(yè)與職工勞動工資關(guān)系。工資是職工的命根子，有工資登記，可證明此人在單位上班。

2、早期的工資結(jié)算簿標(biāo)注有職工何時參加工作、何時調(diào)入本單位的勞動工資通知單的編號。這對于查找相關(guān)檔案很有幫助。

3、它是解決職工歷史工資糾紛的證明（依據(jù)）。

4、它是職工收入演變的真實歷史記錄。歷史是最好的教科書，改革開放前30年，職工月工資長期徘徊在40元左右；改革開放后30多年，職工月工資收入達(dá)到5千元以上。這些巨大變化，都可以通過工資結(jié)算簿得到證明。

（三）各類工資通知單的特點

1、各類工資通知單的制發(fā)和保存一般包括干部、勞資、計劃生育等部門專工手中。財務(wù)部門的會計檔案也有保存。并不像紅頭文件那樣納入辦公室文書處理和檔案部門有效監(jiān)督和管理軌道。這樣，各類工資通知單就存在著極大的安全隱患。

2、它一般是以內(nèi)部文件形式，由本單位一把手審批（如，從系統(tǒng)外單位調(diào)入系統(tǒng)內(nèi)單位的員工的調(diào)動登記批準(zhǔn)手續(xù)），在相關(guān)組織、干部、勞資、財務(wù)等部門流轉(zhuǎn)，而不是以紅頭文件形式制發(fā)。由于是內(nèi)部文件，內(nèi)部流轉(zhuǎn)，且面目較為神秘，時間長了，隨著機構(gòu)改革、人員變動，這類勞動工資類檔案容易被上述部門的人們隨意銷毀。例如山西省電力公司1958年以前的勞動工資通知單就沒有得到保存。

3、它一般不同職工本人見面，也不發(fā)給職工本人保存。因為是有關(guān)部門個人保存，并缺乏有效的監(jiān)督和管理，容易出現(xiàn)檔案損毀情況。

4、它涉及員工何時參加工作，工齡工資等最重要的切身利益。

案例1：

1983年，原省公司機關(guān)黨委干事張守根，將1979年～1982年，省局機關(guān)“五七工廠”知青就業(yè)登記和批準(zhǔn)手續(xù)檔案，進(jìn)行系統(tǒng)收集整理，并向機關(guān)檔案室歸檔。這卷檔案，為后來這批青年解決工資、住房待遇等切身利益問題，特別向省勞動廳提供這批知青退休工齡連續(xù)計算證明方面，發(fā)揮重要依據(jù)作用，為這批青年造福。不知情的人們，往往感謝省公司檔案室，其實他們最應(yīng)該感謝的恰恰是30年前（1983年）有意識地自覺地將這卷檔案進(jìn)行系統(tǒng)收集整理歸檔保存的張守根同志（張守根同志已經(jīng)逝世）。我想，歷史將永遠(yuǎn)銘記張守根同志可貴的檔案心。相反，太原第二熱電廠原知青工廠因為沒有保存知青職工檔案，因而損害了這部分職工經(jīng)濟(jì)利益。

案例2：

2013年12月20日，晉盛達(dá)物業(yè)公司職工申同志，辦理退休手續(xù)，因本人檔案中缺乏該同志何時從太原幼師畢業(yè)分配省電力局，以及缺乏申同志具備幼兒園師高級教師職稱文件，山西省社會保障廳不予為其辦理退休手續(xù)。申同志到山西省電力公司檔案館求助檔案證明，經(jīng)查證1983年省公司本部勞動工資通知單證明：“申同志于1981年12月從太原幼師畢業(yè)分配省電力局上班；1983年2月見習(xí)期滿，按期轉(zhuǎn)正定級?！睋?jù)此，省社保廳同意為申同志辦理退休手續(xù)。并查到，1996年申同志具備幼兒園師高級教師職稱文件。據(jù)此，省社保廳同意申同志退休后可享受相應(yīng)職稱工資待遇。

二、為什么要加強勞動工資檔案管理

（一）加強勞動工資類檔案管理的原因

簡言之，一是企業(yè)員工將來辦理社會保險退休手續(xù)的需要；二是糾正企業(yè)職工歷史工齡工資錯誤的需要。

（二）“為未來做準(zhǔn)備的最好辦法就是塑造未來?！?/p>

這句名言，正好適用于勞動工資類檔案的歸檔，即我們今天把勞動工資類檔案歸檔工作做好，就是為未來30年以后本企業(yè)員工辦理退休手續(xù)做好了準(zhǔn)備；就是為將來解決企業(yè)職工歷史工齡工資遺留問題做好了準(zhǔn)備。反之，臨渴掘井，悔之晚矣。

（三）正如“種瓜得瓜，種豆得豆”，過去——現(xiàn)在——未來，存在因果關(guān)系

今天的文件——明天的檔案；今天的檔案——過去的歷史；全部的歷史——企業(yè)的未來。這正如“我們過去的遺產(chǎn)是帶來未來收獲的種子”。檔案是歷史記錄，而歷史是現(xiàn)實的一面鏡子。以史為鏡，可以知得失，長智慧。正如中國佛教六祖惠能所說：“世人若修道，一切盡不妨，常自見己過，與道即相當(dāng)?！?人應(yīng)該也能夠從正反兩方面認(rèn)識真理。例如：錯誤，其反面就是真理；真理，其反面就是錯誤。可以說，發(fā)揚成績，糾正錯誤，檔案工作，道在其中。圣哲黑格爾告訴我們：“人類唯一能從歷史中吸取的教訓(xùn)就是，人類從來都不會從歷史中吸取教訓(xùn)！”歷史上，在勞動工資類檔案管理方面，各單位犯過的錯誤已經(jīng)足夠多，今天應(yīng)該亡羊補牢。

案例：

隨著退休職工工資待遇轉(zhuǎn)向省社會保障廳管理，有關(guān)職工出生年齡、參加工作記錄、勞動工資轉(zhuǎn)移記錄、社會保險繳費記錄等檔案審查走向嚴(yán)格規(guī)范，近年來，由于歷史原因造成的職工人事檔案的殘缺，山西省電力公司原山西省電力局機關(guān)知青工廠職工（1979年～1982年）、省公司本部有關(guān)員工，以及下屬單位有關(guān)員工，紛紛走進(jìn)省公司檔案館求助檔案證明。檔案館為廣大退休職工提供他們20、30年前參加工作、調(diào)動工作、工資登記、獨生子女、職稱、職務(wù)證明等檔案，為他們解決退休社會保險待遇問題，發(fā)揮重要憑證作用。勞動工資檔案關(guān)系到員工將來的退休待遇，這就使廣大員工、人資部門和檔案部門提高了對員工勞動工資檔案的重要性的認(rèn)識。endprint

2013年11月1日，國網(wǎng)山西省電力公司發(fā)展策劃部員工楊同志，因辦理退休手續(xù)存在缺失相關(guān)檔案記錄問題，來到省公司檔案館求助檔案證明。原因是山西省人力資源和社會保障廳在審查楊同志退休相關(guān)檔案記錄時，發(fā)現(xiàn)楊同志本人檔案中沒有她何時插隊、何時參加工作、何時調(diào)入山西省電力公司本部的檔案記錄，因此，省社保廳不同意為楊同志辦理退休手續(xù)。楊同志聞訊后心急如焚，吃不香，睡不著。她憂心忡忡地來到省公司檔案館求助檔案證明。檔案館急利用者所急，想利用者所想，連續(xù)幾天時間，經(jīng)過對多年來大量相關(guān)“勞動工資通知單”和“工資結(jié)算登記簿”的反復(fù)查證，終于找到了1983年6月9日，山西省電力工業(yè)局勞資處制發(fā)的關(guān)于楊同志工齡工資問題的勞動工資“通知單”。該“通知單”明白記錄：“楊同志于1979年5月8日參加電建三公司，為學(xué)徒工，參加工作前插隊三年（1976年3月至1979年4月），學(xué)徒期三年，應(yīng)在1982年5月轉(zhuǎn)正，后于1982年4月調(diào)來局工作，現(xiàn)經(jīng)辦公室審定評議，同意自1982年5月1日起，轉(zhuǎn)定為二級工，月工資40元5角（因轉(zhuǎn)正最后一年已拿一級工待遇）請予補發(fā)?！睓n案館復(fù)印該“通知單”并加蓋檔案館公章。2013年11月4日，人事部專工李同志借該檔案原件請省社保廳查看。并反饋：“此件檔案管用，省社保廳已經(jīng)給楊同志辦理了退休手續(xù)。”檔案大功告成，楊同志心里一塊石頭落地了，她終于可以心安理得地享受自己的退休工資權(quán)益了。

這件事說明，檔案的價值，特別是關(guān)于人的勞動工資檔案，它并不像一輛汽車，時間越長，價值越低，相反，這件沉睡了30年的檔案，正是因為其時間久遠(yuǎn)，反而是更有價值，它在楊同志辦理退休手續(xù)的關(guān)鍵時刻發(fā)揮了重要作用。這正是“一張故紙，價值萬千；事端既出，雄辯競爭；空口無憑，山重水復(fù)；檔案作證，柳岸花明”。這件事也讓我們進(jìn)一步理解國家主席習(xí)近平的諄諄教導(dǎo)：“規(guī)律得以認(rèn)識，經(jīng)驗得以總結(jié)，歷史得以延續(xù)，離不開檔案和檔案工作?！币约?013年7月國家檔案局方鳴老師在蘭州檔案干部培訓(xùn)班上的諄諄教導(dǎo)：“檔案工作者是保管歷史的人，檔案工作者的地位十分重要和崇高?！?/p>

三、怎樣依法加強勞動工資檔案管理

（一）應(yīng)按照10號令規(guī)定，修改本單位檔案歸檔期限表，將各相關(guān)組織、人事、勞資和財務(wù)管理部門保存的勞動工資檔案類檔案納入按期歸檔制度范圍。明確歸檔部門、歸檔文件材料內(nèi)容、歸檔責(zé)任人、歸檔時間等。并組織好相關(guān)人員的學(xué)習(xí)、領(lǐng)會10號令相關(guān)規(guī)定。并不允許相關(guān)部門擅自銷毀這類檔案。

（二）開展勞動工資檔案專項清理歸檔活動，集中組織力量，將相關(guān)部門積存的大量勞動工資檔案開展集中清理活動，并對勞動工資檔案進(jìn)行立卷、編目和歸檔。

（三）建立勞動工資檔案專門類別。過去保存在會計檔案中的工資結(jié)算登記簿和各類工資通知單，應(yīng)從會計檔案中分離出來，列入文書檔案歸檔范圍，并歸入勞動工資檔案專門類別管理。

（四）勞動工資檔案應(yīng)列入檔案數(shù)字化加工范圍，并遷入檔案信息資源管理數(shù)據(jù)庫管理，實行網(wǎng)上共享服務(wù)。

（五）在勞動工資檔案提供利用中，開展檔案信息記錄和整理，以方便快捷地為利用者服務(wù)，并加強該類檔案利用效果編纂工作。

（作者單位：國網(wǎng)山西省電力公司辦公室文檔處（檔案館））endprint