高校特殊載體檔案管理策略研究

孫琳

一、高校特殊載體檔案的概念和研究必要性

特殊載體檔案是指以磁性材料、感光材料等為主要載體和以影像、聲音、電子文件、實(shí)物為主要反映方式的歷史記錄，包括照片、錄音帶、錄像帶、影視片、光盤等。她記錄的信息更立體，相比紙質(zhì)檔案更直觀、生動(dòng)，在還原事件和現(xiàn)場細(xì)節(jié)上具有獨(dú)特作用，在辦展、編研中尤顯突出，能提升檔案產(chǎn)品的文化性、趣味性，宣傳、教育作用強(qiáng)。本文所研究的高校特殊載體檔案是高校所保存的相對(duì)于紙質(zhì)檔案而言的其他各種載體檔案的總稱。

二、高校特殊載體檔案管理現(xiàn)狀

2013年筆者對(duì)20家在京高校進(jìn)行了調(diào)查，85%的高校檔案機(jī)構(gòu)館藏中涉及特殊載體檔案，其中75%的高校涉及聲像檔案，85%涉及到各類實(shí)物檔案，僅有10%的高校設(shè)有特殊載體檔案的專門庫房；年均數(shù)字化存儲(chǔ)量500-1000G的占10%；但80%無備份標(biāo)準(zhǔn)、備份工作未正常開展；30%的高校有校史館，15%的高校辦展時(shí)由檔案機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)實(shí)施。高校特殊載體檔案主要集中在影音聲像檔案，縮微膠片，印章，獎(jiǎng)杯、錦旗、標(biāo)牌，對(duì)外交流中的紀(jì)念品，校友捐贈(zèng)物品，書畫作品，教學(xué)或科研標(biāo)本，電子檔案等。

（一）現(xiàn)行管理方式和理念與當(dāng)前檔案工作發(fā)展趨勢(shì)不相協(xié)調(diào)

特殊載體檔案在校園文化傳播、校史校志展陳、國內(nèi)外交流、學(xué)生德育教育、學(xué)校信息資源產(chǎn)品開發(fā)中發(fā)揮的作用越來越重要。文書檔案的歸檔工作通常相對(duì)規(guī)范，被調(diào)查的高校中有90%使用相應(yīng)的檔案管理軟件進(jìn)行管理，但特殊載體檔案還存在“意識(shí)不強(qiáng)、重視不夠”和“管理制度體系不健全、落實(shí)力度不夠”，想用時(shí)急找、平時(shí)全面系統(tǒng)收集難等問題。有些聲像檔案未及時(shí)歸檔，待歸檔時(shí)已難以準(zhǔn)確著錄，有些部門或個(gè)人將特殊載體檔案據(jù)為己有。很多學(xué)校沒有專門的特殊載體檔案管理制度，缺乏必要的章法或是落實(shí)力度，沒有形成有效的監(jiān)督和保障措施，檔案的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理程度與當(dāng)前發(fā)展趨勢(shì)不相協(xié)調(diào)。

（二）專業(yè)保管條件不足

1.經(jīng)費(fèi)不足，缺乏保管設(shè)備、專門庫房

由于載體類型眾多，技術(shù)、環(huán)境等保管條件的要求高于紙質(zhì)檔案，經(jīng)常需要借助設(shè)備才能利用，管理和傳播的成本相對(duì)較高；實(shí)物檔案形態(tài)各異、尺寸不一，保管條件要因質(zhì)地不同而區(qū)別對(duì)待。雖然國家檔案局2011年第9號(hào)令《各級(jí)各類檔案館收集檔案范圍的規(guī)定》中提出：“檔案館在收集檔案時(shí)，應(yīng)同時(shí)收集有助于了解檔案內(nèi)容、立檔單位歷史的資料，收集有助于管理和利用檔案所必須的專用設(shè)備。”但實(shí)際工作中大部分高校專用設(shè)備接收長期沒被列入收集計(jì)劃，專用設(shè)備的不足會(huì)影響檔案的保管和提供利用。專門庫房、專業(yè)設(shè)備的缺乏影響檔案實(shí)體的安全保管，有時(shí)也制約了特殊載體檔案的收集工作，影響檔案人員的收集積極性和相關(guān)部門的移交熱情。除一些專業(yè)學(xué)校（如戲劇、影視學(xué)院），各高校特殊載體檔案的數(shù)量相對(duì)有限，一些影音、電子檔案的生成或播放設(shè)備既沒有按要求同步歸檔，也未按需求購買或升級(jí)。

2.人員技術(shù)問題

產(chǎn)生特殊載體檔案的部門很多，非檔案人員的歸檔意識(shí)和技能有限，而檔案人員中懂得特殊載體檔案生成、管理技術(shù)的人也有限——在調(diào)查對(duì)象中高校檔案機(jī)構(gòu)管理特殊載體檔案的工作人員45%為檔案專業(yè)畢業(yè)，只有10%接受過特殊載體檔案管理的專門培訓(xùn)。45%的高校在進(jìn)行數(shù)字化備份時(shí)出于技術(shù)、設(shè)備、人員的綜合因素會(huì)選擇外包。

三、高校開展特殊載體檔案管理工作策略建議

針對(duì)上述調(diào)查，筆者建議以切實(shí)保護(hù)特殊載體檔案原件為基礎(chǔ)，以開展數(shù)字化建設(shè)為抓手，系統(tǒng)開展特殊載體檔案管理建設(shè)工作：

（一）加強(qiáng)宣傳、強(qiáng)化意識(shí)，制度立檔、有范有綱

特殊載體檔案管理需要領(lǐng)導(dǎo)重視，全員參與，是一項(xiàng)全局性工作，要借助重大校園活動(dòng)、檔案節(jié)日（如檔案館日）、利用檔案為學(xué)校解決重大實(shí)際問題等有利時(shí)機(jī)，搭車展示與專門展示相結(jié)合，提升宣傳水平，引起全員重視，爭取各方支持，開門辦檔案。檔案工作制度，不只是檔案部門的工作制度，是包括整體規(guī)劃、部門協(xié)作、團(tuán)隊(duì)建設(shè)、資金投入、具體操作規(guī)范及工藝流程等內(nèi)容的集成化、立體化概念集。管理工作必須邏輯清晰、制度明確，要充分考慮到程序性、前置性和相互關(guān)聯(lián)性，每個(gè)環(huán)節(jié)都應(yīng)根據(jù)本校實(shí)際嚴(yán)格規(guī)范。規(guī)范體系中要包含歸檔范圍、保管期限、組織確立、制度保障、技術(shù)支持、安全保管、提供利用、修復(fù)、銷毀、人才培養(yǎng)等各個(gè)環(huán)節(jié)；建立考評(píng)體系，對(duì)部門領(lǐng)導(dǎo)、兼職檔案員以及檔案工作人員嚴(yán)格考核，落實(shí)獎(jiǎng)懲。

（二）規(guī)劃以數(shù)字化為核心的特殊載體檔案管理模式

高校檔案數(shù)字資源包括教學(xué)、教務(wù)、思政、人事、財(cái)務(wù)管理等專業(yè)數(shù)據(jù)庫直接生成的數(shù)字資源以及館藏檔案的數(shù)字化成果，涉及到高校管理的各個(gè)領(lǐng)域，其他載體檔案相應(yīng)實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理應(yīng)該是大勢(shì)所趨。高校檔案管理部門應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)，制定相關(guān)發(fā)展規(guī)劃，制定標(biāo)準(zhǔn)參數(shù)、建立數(shù)據(jù)中心，做好基礎(chǔ)工作。

標(biāo)準(zhǔn)的制定非常關(guān)鍵，各校在進(jìn)行檔案數(shù)字化或數(shù)字化資源庫建立時(shí)要充分以檔案數(shù)字化地方標(biāo)準(zhǔn)或行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)為依據(jù)，如《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T18894-2002）、《北京市國家機(jī)關(guān)電子文件歸檔工作規(guī)定（試行）》、《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》（DA/T31-2005）、《縮微膠片數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》（DA/T43-2009）等，主動(dòng)了解行業(yè)內(nèi)的通行做法，確保避免要求過低達(dá)不到需求效果、過高增加許多無謂成本的局面。

設(shè)計(jì)數(shù)據(jù)存儲(chǔ)中心時(shí)要注意根據(jù)高強(qiáng)度、長時(shí)間，并發(fā)訪問多和高讀/寫穩(wěn)定性的數(shù)據(jù)處理特點(diǎn)進(jìn)行選擇，做好頂層設(shè)計(jì)，充分體現(xiàn)發(fā)展性、系統(tǒng)性、長效性，對(duì)特殊載體檔案管理系統(tǒng)的有效建設(shè)與持續(xù)發(fā)展起到重要的保障作用。磁盤陣列是直接附加存儲(chǔ)（DAS）的主流設(shè)備，但受服務(wù)器擴(kuò)展能力的限制，不可能無限擴(kuò)容，容量受一定限制；網(wǎng)絡(luò)附加存儲(chǔ)（NAS）將存儲(chǔ)設(shè)備從服務(wù)器上脫離開來，完全獨(dú)立于網(wǎng)絡(luò)中的主服務(wù)器，通過網(wǎng)絡(luò)共享方式給各用戶機(jī)體提供網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)資源服務(wù)。無論采用何種載體安全備份都要進(jìn)行，有條件的學(xué)校要做好異質(zhì)、異地備份。endprint

（三）建立標(biāo)準(zhǔn)化的流程，切實(shí)保障特殊載體檔案的實(shí)體安全

流程控制是管理的重要手段。由于不同載體的載體性質(zhì)各異，若想集成管理，要以數(shù)字化為引擎、以統(tǒng)一的流程控制作為支撐。各類載體檔案管理的主要環(huán)節(jié)不外乎接收、核驗(yàn)、入庫——接收時(shí)對(duì)聲像檔案通過采集設(shè)備采集視音頻文件，其他載體檔案通過掃描、拍照手段進(jìn)行數(shù)字化；核驗(yàn)時(shí)著錄或補(bǔ)充檔案相關(guān)信息以及進(jìn)行必要的格式轉(zhuǎn)化、轉(zhuǎn)移存儲(chǔ)；入庫時(shí)不僅原件要入，數(shù)字化備份副本也要虛擬入庫（進(jìn)入數(shù)據(jù)庫）管理。原件入庫要根據(jù)不同載體對(duì)溫濕度、磁干擾等具體保管要求選擇適宜的方式集中管理。沒有專用庫房可采用購買恒溫恒濕膠片柜等單體設(shè)備的方式進(jìn)行解決。由于有了數(shù)字化版本，既能看到檔案原貌，檔案原件也能減少使用，既安全又方便、節(jié)約管理時(shí)間和成本。

（四）以提供增值服務(wù)、提升服務(wù)水平為抓手，開展多種形式的收集工作，不斷擴(kuò)充檔案資源

數(shù)字化管理為核心、信息化管理為手段的管理方式，可進(jìn)行跨載體查詢、更全面的進(jìn)行檢索；同時(shí)可以根據(jù)利用程序和權(quán)限賦予情況及時(shí)取得數(shù)字資源或根據(jù)著錄的存址便捷查找，減少人工環(huán)節(jié)；使檔案資源開發(fā)更易系統(tǒng)、便捷的實(shí)現(xiàn)，有助于更好地落實(shí)“檔案十二五規(guī)劃”中“以人為本、服務(wù)先行、安全第一”的三大戰(zhàn)略，由簡單服務(wù)向“增值服務(wù)”提升，不斷提升服務(wù)水平：比如為文書檔案和特殊載體檔案建立互見號(hào)，互為佐證；為利用者所查的某張照片進(jìn)行“專題圖片”編研；為某件事、某張照片尋找親歷者，彌補(bǔ)照片、證書等實(shí)物檔案的說明不詳盡等問題。擴(kuò)大了檔案工作影響，有利于開展檔案的收集工作。在向各部門正常接收外，要注意向重點(diǎn)部門和重點(diǎn)人物（攝錄人員、著名學(xué)者及優(yōu)秀學(xué)生等）特殊收集，收檔對(duì)象、時(shí)間、形式上要打開思路、不拘一格。

（五）創(chuàng)造管理?xiàng)l件、注重人才培養(yǎng)，安全、經(jīng)濟(jì)的進(jìn)行管理。

就高校的特殊載體檔案數(shù)量和資產(chǎn)管理制度而言，將各種配套設(shè)備一一歸檔不易操作也不經(jīng)濟(jì)，一些特殊載體檔案的生成軟件歸檔可能還會(huì)涉及到版權(quán)問題。檔案人員既要?jiǎng)?chuàng)造條件，不斷積累、擴(kuò)充檔案設(shè)備，也要探索既安全又經(jīng)濟(jì)的手段，尋找適合本單位的道路——如利用業(yè)務(wù)部門的相對(duì)閑時(shí)進(jìn)行特殊載體檔案的定期檢查、備份、編研，在不違法保密和安全規(guī)定的情況下租賃設(shè)備或外包業(yè)務(wù)進(jìn)行檢查、備份等來降低保管成本、提供保管條件。

（作者單位：北京聯(lián)合大學(xué)應(yīng)用文理學(xué)院）endprint