關于住房公積金檔案管理的思考

牛蕊

住房公積金制度建立二十年以來，從無到有，從小到大，經歷了資金量和業務量的飛速發展。住房公積金檔案作為記載其發展歷程的原始記錄，體現出越發重要的歷史作用。作為檔案管理的一個分支，住房公積金檔案管理的規范與否直接關系到業務的開展和資金的安全。

一、住房公積金檔案的類型及特點

（一）住房公積金檔案的類型

住房公積金檔案是繳存單位及職工住房公積金賬戶設立、繳存、提取、使用、變更、注銷等活動中形成的，具有參考利用價值的各種形式和載體的原始記錄，按照住房公積金的業務類型主要包括住房公積金歸集檔案、住房公積金提取檔案及住房公積金貸款檔案三大類。

1、住房公積金歸集檔案。住房公積金歸集檔案是指在住房公積金歸集業務中形成的各類文件材料的總稱，主要包括：單位開戶登記、職工賬戶信息變更、繳存基數比例調整、年度對賬清冊等需要歸檔的審核材料。

2、住房公積金提取檔案。住房公積金提取檔案是指住房公積金提取業務中形成的各類文件資料的總稱，主要包括：住房公積金提取申請、提取人有效身份證件及親屬關系證明復印件、辦理提取業務需要歸檔的各種證明材料等。

3、住房公積金貸款檔案。住房公積金貸款檔案是指住房公積金貸款業務中形成的各位文件材料的總稱，包括住房公積金個人貸款檔案、住房公積金貸款樓盤檔案、房屋抵押登記管理檔案三個類別。

（二）住房公積金檔案的特點

住房公積金檔案在檔案類別中屬于專門檔案范疇，其檔案管理具有來源廣泛、內容豐富、保存長期、隨時整理等諸多特點。

1、來源廣泛。住房公積金檔案主要來自于承擔住房公積金營運和管理的職能部門，住房公積金的經辦機構，辦理住房公積金業務的單位及辦理貸款、提取、繳存等業務的個人等等，檔案形成者眾多，來源非常廣泛。

2、種類和內容豐富。住房公積金檔案目前主要有歸集、提取、貸款三大類，每類業務檔案之下具體還有很多層次的細分。如貸款檔案包括樓盤檔案、貸款檔案和抵押檔案三類，其中的貸款檔案又分為新房貸款檔案、二手房貸款檔案、組合貸款檔案及以貸還貸檔案等類型。因業務類型的不同，其內容有很大不同，具有種類和內容豐富的特點。

3、保存期限長且存在變化。住房公積金檔案的保存期限全部在15年以上，其中貸款檔案的保存期限更長。一個借款人的檔案，從貸前審查、貸款審批、簽訂合同、發放到全部還清，需要最長30年的時間，期間還會遇到貸款變更或提前結清的情況，其檔案保存的期限很長且存在變化。

4、整理立卷具有時效性。住房公積金檔案是前臺窗口留存的業務資料，因每個業務辦理環節緊密相連，環環相扣，每種業務的辦理數量又具有不確定性，必須隨時進行整理、立卷、復核，材料不能積壓，以免影響下一步的業務工作。因此，其檔案整理具有時效性。

二、當前住房公積金檔案管理存在的問題

（一）法制建設尚不完善

與其他檔案的管理一樣，住房公積金檔案管理同樣需要遵循《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》及《河北省檔案工作條例》等法律法規所規定的各項制度，從檔案的立卷、移交、銷毀到檔案的利用、公布等方面嚴格管理。但因住房公積金檔案的專業性強且特點突出，涵蓋了文書檔案、會計檔案、專門檔案等多種檔案類型，其管理的復雜程度很高。但由于住房公積金行業起步較晚，法制建設滯后，目前行業內部僅有一部2003年修訂的《住房公積金管理條例》作為行業規范正在執行，且該《條例》為多年前制定，其中并未涉及住房公積金檔案管理的內容。許多地區的住房公積金管理機構或自行制定檔案管理辦法，或由業務部門代為管理業務檔案，很大程度上存在著檔案管理不統一、不規范的問題，亟需重新修訂《住房公積金管理條例》并增加檔案管理的內容，并適時出臺住房公積金檔案管理實施細則。

（二）檔案管理條件落后

住房公積金制度是1993年開始在上海建立并逐漸向全國鋪開的，河北省各地市的住房公積金管理機構基本上從2003年開始逐漸成立，且多數從當地房產、建設部門分出。許多地市的住房公積金管理機構因得不到政府重視、缺乏資金支持等多種原因，至今仍租用銀行或其他單位的場地辦公，沒有獨立的辦公用房，沒有條件配備專業的檔案庫房、檔案設施和裝具。沒有硬件條件的保障，檔案管理“八防三無”的要求就無法實現，住房公積金檔案管理面臨著“巧婦難為無米之炊”的困局。

（三）管理人員專業性不強

住房公積金管理機構的工作人員多從房產、建設部門抽調，基本沒有檔案管理的專業人員。許多地市的住房公積金管理中心至今沒有成立獨立的檔案管理部門，業務檔案由多個業務部門分別管理，檔案管理人員變化多，管理的隨意性高。近年來，隨著住房公積金事業的不斷發展，這種業務人員兼職管理檔案的模式已經不能適應迅速發展的檔案管理形勢，亟需成立住房公積金檔案管理的專門性機構，配備檔案管理的專業性人員，科學規范地管理住房公積金檔案。

（四）信息化建設有待加強

目前，全國乃至各省的住房公積金業務管理信息系統均未實現統一，信息系統中的檔案管理子系統也是千差萬別，造成住房公積金檔案的管理模式差異較大，全國性的檔案信息聯網更是遙遙無期。許多地市的住房公積金檔案數字化進程比較緩慢，甚至有的地區至今尚未開展，仍停留在紙質檔案管理階段。信息化建設的落后使得住房公積金檔案的管理停滯不前，數量巨大的紙質檔案在查閱、篩選、統計等許多方面存在弊端，亟需加快檔案的信息化建設，早日實現檔案的數字化和科學管理的目標。

三、住房公積金檔案管理的改革方向

（一）加強與完善制度建設

1、加強制度建設。政府應盡快修訂《住房公積金管理條例》或出臺《住房公積金法》，制定科學規范的住房公積金管理制度，參照《檔案法》的主要條款增加有關住房公積金檔案管理的內容，在法制層面形成統一的制度約束。endprint

2、出臺詳細的行業規范。在落實全國統一的制度建設之后，配套設計全國統一的住房公積金檔案管理實施細則，在管理機構、人員編制、管理方法和設施建設等方面制定詳細的管理辦法，從檔案的收集、整理、交接、利用等多個方面設計詳細的管理規范，建立健全檔案管理人員的崗位責任制和檔案保密制度，檔案管理做到有章可循，保證檔案管理工作安全有效地開展，確保檔案的準確、完整和安全。

（二）加強檔案管理的軟、硬件建設

1、提高政府重視程度。加強住房公積金的檔案管理，既是住房公積金規范管理的需要，更是防范和化解住房公積金風險的需要。各地住房公積金管理中心應充分認識并大力宣傳住房公積金檔案管理的重要性及改革的急迫性，打破目前 “重業務、輕檔案”的情況，提高領導重視程度，在辦公用房、人員編制、信息建設等多個方面積極爭取政府支持，提高住房公積金檔案的管理水平。

2、加大檔案資金投入。住房公積金檔案管理是一項耗時、耗資、費力的后臺工作，但它卻是衡量住房公積金管理機構是否做到資金安全和管理高效的重要性指標。各地住房公積金管理中心應在爭取政府支持的基礎上，加大對檔案管理的庫房、設備和裝具的資金投入，按照“八防三無”的要求配備防盜門窗、空調、除塵等重要設施，做到庫房、辦公、閱覽三分設，在基礎設施建設方面優化檔案的管理環境，確保檔案管理的規范運行。

3、提高管理人員專業水平。隨著住房公積金事業的逐步發展、延伸和完善，其檔案數量上不斷增長，檔案內容也更加豐富，住房公積金檔案管理工作也越來越被各級所重視。住房公積金檔案管理應順應發展形勢，逐漸從業務科室單獨管理轉變為檔案部門統一管理，并不斷提高管理人員的專業水平。

一是引進檔案管理專業性人才。按照檔案管理規模的大小，增加人員編制，引進檔案管理的專業性人才，提高檔案管理的科學化水平，達到與時俱進的目的。

二是加強管理人員專業化培訓。檔案管理人員應積極學習檔案法律法規以及近年來檔案管理的新理論、新方法、新觀念，并不斷加強與檔案局等檔案管理部門的學習和溝通，增強檔案學科知識，提高檔案管理水平。

三是加強對住房公積金各項業務的學習。住房公積金檔案的管理人員應當不斷加強對住房公積金各項業務的學習，掌握《住房公積金管理條例》的各項規定，通過業務水平的提高促進檔案管理工作，提高住房公積金檔案管理的業務水平和工作能力。

（三）加快檔案信息化建設

1、建設全國統一的業務管理信息系統。先進的管理信息系統是做好檔案信息化建設的前提。針對目前各省、各地市業務管理信息系統不統一的問題，建議建設部等上級管理部門在考察調研的基礎上，盡快建設全國統一且互聯互通的住房公積金管理信息系統，解決各地公積金中心檔案管理混亂、管理水平參差不齊的問題。

2、加快推進檔案數字化建設。一方面，對多年來保存的紙質檔案進行電子掃描，實現文書檔案向電子檔案的轉換，方便檔案查詢和管理。另一方面，充分利用住房公積金管理信息系統中的檔案管理子系統，把檔案管理工作前移，在住房公積金業務前臺將歸集、提取、貸款的審核資料當場掃描入數據庫，避免重復輸入信息，對檔案資料實現快速、高效的管理。

住房公積金檔案管理工作起步較晚卻發展迅速。近年來，許多地區的住房公積金管理機構已經開始探索本地區住房公積金檔案管理新的發展方式。河北省住房和城鄉建設廳就于2010年12月17日，頒布并實施了《河北省住房公積金業務檔案管理暫行規定》，首次明確了省內住房公積金業務檔案管理的方向和管理方法，為同行業的檔案管理工作提供了寶貴經驗，住房公積金檔案管理的安全性和規范性也有了很大的提高。

作為住房公積金檔案的管理者，我們要認真貫徹上級部門的文件精神，遵循住房公積金檔案的規律和特點，認真學習《檔案法》等法律法規的理論精髓，嚴格執行工作要求，建立安全、規范、高效的住房公積金檔案管理體系，逐步實現檔案管理的規范化、科學化和系統化，推動住房公積金檔案事業的進一步發展。

（作者單位：秦皇島市住房公積金管理中心）endprint