藥檢檔案管理創新與改革探討

班惠霄

藥檢檔案管理對保證藥檢所協調、有序、高效運行和單位自身的科學發展，維護人民群眾正當權益起著重要的作用。隨著改革的不斷深入，藥檢檔案管理的不足逐漸顯現出來，如何優化、改進檔案管理，使其適應社會的發展，已經成為藥檢所急需解決的問題。

一、做好藥檢檔案管理的重要意義

藥檢所是國家藥品監督管理體系的重要組成部分，是國家對藥品質量實施技術監督檢驗的法定機構，擔負著對藥品進行檢驗，保障人民群眾用藥安全有效的重大使命。藥檢檔案是對藥品檢驗過程及相關情況的真實記錄，是判定藥品質量的重要依據。藥檢檔案的建立將有效促進藥品檢驗管理的科學化、規范化和法制化。

（一）藥檢檔案中匯集著大量的藥學信息。藥檢檔案中蘊含著大量的藥學信息，如新產品開發研制檢驗工作中形成的技術材料、研制記錄、報告書、實驗原始資料、鑒定資料、檢驗報告書等，需要對其進行開發利用才能顯現出它的價值和功能。

（二）藥檢檔案對科研工作具有推動作用。藥檢檔案能為藥檢、教學、科研等工作提供基礎數據，通過對一定時期、一定數量的某種類別的藥檢檔案進行定性和定量分析、概要了解檢驗人員對藥檢報告完成的質量和對藥學知識的掌握程度，有利于跟蹤了解新業務、新技術的開展和運用情況，促進科研工作的開展。

（三）加強藥檢所間協作和資源共建共享。藥檢檔案因其專業性較強，依靠單個藥檢所，無法保證藥檢檔案的全面采集，因此，各級藥檢所在藥檢檔案資源建設上，要有大文獻觀的理念，通過所際合作與協調，積極參加全國藥檢管理信息系統，共建共用數據庫，提高檔案利用率，提高藥檢所整體的藥檢檔案信息保障水平和資料滿足率，實現藥檢檔案信息資源的共享、互惠互利。

二、藥檢檔案管理現狀的分析

（一）領導對檔案管理不夠重視。有些藥檢所因辦公用房不足等原因，目前還沒有設立專門的檔案室，各類檔案還散存在各個形成科室辦公室的柜子里，沒有落實防火、防盜、防潮等“八防”安全措施，沒有空調、除濕機等設備，不能實現檔案統一綜合管理。

（二）檔案管理制度不健全。在藥檢所管理中，一般均按照《實驗室資質認定評審準則》要求，制定了較為健全的《質量手冊》《程序文件》《作業指導書》等質量保證體系、管理制度手冊和各科室、各類人員的崗位工作職責，而涉及檔案管理特別是像藥檢檔案的制度、職責較少，沒有相關的制度和檢查考核措施。雖然市食品藥品監督管理局要求各單位設立專門的檔案室并規范化、認真抓好檔案管理工作，但藥檢所卻未真正認真實施，沒有把完整的檔案資料管理納入日常工作范圍。

（三）檔案管理工作人員素質參差不齊。檔案專業人員隊伍在學歷層次、理論水平、專業素質等方面參差不齊，與時代發展要求懸殊是目前我國檔案專業人員隊伍的普遍現象，很多檔案部門是隨便可以往里塞人的地方，是安排老弱病殘的地方。在藥檢系統中還有表現為專職少、兼職多，專項管理經驗不足，管理觀念不強；在人才培養中，重視藥檢技術人員素質及動手能力的提高和繼續教育 ，對檔案管理人員的素質提高和繼續教育沒有納入培訓計劃和要求，許多檔案管理人員的管理水平停留在傳統經驗上，思想觀念和管理水平跟不上時代發展，缺乏創新和活力。

（四）檔案管理水平不高。現代化管理手段應用較差。隨著計算 機及 網絡 信息技術在藥檢所管理中的廣泛運用，藥檢所管理手段在不斷進步。而運用計算機及網絡技術管理檔案的卻很少，基本還停留在手工收集、手中操作、手工檢索上，缺乏利用現代化技術設備的手段，不利于檔案的收集、編研、修史編志、開發和利用，不利于發揮藥檢檔案更大的、應有的技術支撐作用。

三、做好藥檢檔案管理工作的措施

（一）依法治檔是搞好藥檢檔案管理工作的根本。可采取多種形式，大力加強和廣泛開展《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國檔案法實施辦法》和《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》等法律法規的宣傳教育、學習貫徹活動，實施《藥品檢驗檔案管理規范》，增強藥檢所干部職工的檔案法制意識，特別是領導干部的檔案管理意識，依法編制本單位的文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表，使藥檢檔案從形成、收集到整理、編目、歸檔、保管、借閱、保密、利用等各個環節都得到保障，做到依法治檔。

（二）領導高度重視是搞好藥檢檔案管理工作的關鍵。一個單位檔案工作的好壞，與單位領導的重視程度有著直接的關系，尤其是藥檢檔案管理工作面對新形勢下存在的難度增大問題，領導重視與否起著決定性作用。因此，改變檔案工作的從屬地位，需強化各級領導對檔案工作的領導，本著“對歷史負責、為現實服務、替將來著想”的態度，提高對加強檔案資源建設重要性、必要性的認識，把綜合檔案室建設特別是檔案室基礎設施建設、設備配置、檔案保護、人員培訓等列入本單位發展規劃。此外，各級領導還應明確：對檔案“實行集中統一保管”原則只是加強檔案工作的第一步，而確保檔案收集齊全完整、豐富室（館）藏，進而提高檔案對藥檢、藥監事業發展服務的效能，才是檔案管理工作的目的。

（三）加強制度建設是搞好藥檢檔案管理工作的保證。一是建立健全檔案工作管理機制和各項規章制度。完善歸檔制度、保管制度、鑒定制度、利用制度，明確崗位責任制，確保檔案業務規范執行；完善檔案工作程序，理順單位、科室和檔案室之間的關系，逐步將檔案

管理由多頭分散管理過渡為大集中統一綜合管理，使檔案工作的每一個環節和每一個方面都有規范化的要求，保證檔案管理工作的各個環節不脫節。二是堅持檔案檢查驗收制度。做到檔案工作與檔案歸檔要求同步管理。因為藥檢檔案是藥檢所科學技術和藥品檢驗工作的歷史，它不僅真實地反映本單位科技活動的現狀，說明整個科技工作歷史的進程。還為當前的業務工作和科研工作服務，為今后的工作服務，是珍貴的科技資源和科技儲備。三是將檔案工作同業務工作放在同等重要的位置，同樣作為藥檢所質量管理體系的組成部分，納入單位年度目標管理責任制，與業務工作一樣同計劃、同布置、同檢查、同落實，不但與各科室、各崗位人員的經濟利益掛鉤，做到獎罰分明，還要在評優、晉升、進修政策上給予一定傾斜，以促進檔案工作人員和專兼職文檔人員主動收集、整理、歸檔，從而確保藥檢檔案文書資料的完整性和系統性。

（四）提高檔案人員素質是搞好藥檢檔案管理工作的基礎。針對藥檢系統檔案人員絕大部分是半路出家、從事檔案工作時間和素質參差不齊，且基礎管理薄弱、人員變動性大、檔案業務生疏等現狀，著重在提升檔案室的軟實力、檔案工作的生命力、檔案事業的保障力、檔案隊伍的戰斗力上下功夫，切實加強和提高檔案人員素質。一是加強藥檢檔案人才隊伍建設。首先要重視智力引進工作，可采取引進檔案專業人才或通過向社會公開招錄所學專業為檔案學、歷史學、漢語言文學或計算機專業人才的辦法，吸收一些基本素質好、愿意從事檔案工作的大學畢業生充實到藥檢檔案工作隊伍中來，壯大藥檢檔案人才隊伍。其次拓寬人才培養渠道，有重點、有方向地培養造就藥檢檔案事業發展急需的人才，如對單位內部綜合素質好、有發展潛力、志愿獻身檔案事業的同志進行專業培養和深造，促使他們施展才華，促進人才脫穎而出。二是注重教育，努力提高檔案工作人員的 政治 思想水平。要改變舊傳統，樹立新觀念，用“三個代表”重要思想、科學發展觀、構建和諧社會的理念和改革開放、市場經濟的思維方式指導檔案工作；要改變以往的封閉管理，由重視管理轉變為重視利用；要改變傳統的靜態管理，由坐等、送交轉變為主動收集。三是加強培訓，不斷提高檔案人員的專業知識水平、業務能力和管理水平。加強檔案業務培訓，提高檔案人員的業務素質，是一項需要持之以恒的工作。一方面，要組織檔案人員認真學習《檔案法》及其《實施辦法》和《管理條例》等法律法規；辦好崗位培訓、信息技術培訓、相關標準規范和藥檢檔案基礎業務知識培訓，加強經濟、歷史、文化、法律等檔案傳統方面管理知識和系統工程原理和方法、縮微技術和數碼復印新技術應用等現代管理、現代科技實踐技能和新技術的學習，吸取和 總結 新經驗，優化知識結構，以達到理論知識和實踐能力有機結合。另一方面，要與時俱進加強檔案上崗和崗位繼續教育，建設新檔案管理模式，使全系統檔案工作人員適應檔案工作特別是新形勢下藥檢檔案工作發展需要；要多走出去參加培訓或開展學術講座，學習一些院校或發達地區先進的工作經驗，拓寬工作思路，促進管理科學化，提升檔案管理水平。 （作者單位：石家莊市食品藥品檢驗所）endprint