深化實踐教學改革，提高文秘專業學生檔案管理工作能力

張宇華　陳新

檔案管理工作能力是文秘專業學生應具備的一項基本業務能力，《檔案管理》是文秘專業的主干課程之一。當前，在高職教育深化實踐教學改革提高對學生的實踐能力和職業能力培養的形勢下，《檔案管理》課程教學改革相對滯后，在一些院校仍然不同程度地存在理論和實踐脫節，學生沒興趣學教師不愿意教、學生檔案管理工作能力不適應工作需要的狀況。本文擬結合教學改革實踐探索提高學生檔案管理工作能力的途徑和方法，以期對檔案管理教學改革起到拋磚引玉的作用。

一、高職文秘專業檔案管理教學存在的問題

（一）重知識教授、輕實際工作能力培養

檔案管理是一門實踐性很強的應用性學科，它除了需要廣博的理論知識做支撐外， 更需要在實踐中培養學生對實際問題的解決能力及實際動手操作能力。但是，在長期的《檔案管理》教學中，卻存在著重視理論知識的傳授而輕視實際工作能力培養訓練的現象，往往是“老師在上面講，學生在下面聽，從理論到理論”，學生學習檔案管理僅限于了解一些基本概念、一般知識，至于如何操作，對一個單位的檔案怎樣進行科學管理則茫然不知所措。重知識輕技能的做法完全背離了高職教育培養高端技能型人才的要求。

（二）教學內容枯燥、教學方法僵化

檔案管理本身是一門科學，有邏輯性很強的知識體系和技能體系，有些老師在檔案管理教學中照本宣科，對文書整理歸檔的意義、范圍、原則、方法、步驟以及檔案整理、保管、檢索等工作稍加解釋或不加解釋一股腦灌輸給學生，教學內容抽象、枯燥。不少檔案管理老師在授課時仍以講授法為主，條分縷析進行知識條文教授，教師講得頭頭是道，學生聽得興味索然，上課有的睡覺有的聊天。有的老師有時也采用案例教學或討論教學法，但或因案例陳舊或因討論內容乏味學生參與的積極性不高。導致師生關系冷漠疏遠，教師指責學生不認真學，學生埋怨教師講課水平不高。因此，在一些學校很多老師不愿意教授檔案管理課程，認為該課程太枯燥乏味，費力不討好。檔案管理課程教學在不少高校遭受冷遇。

（三）實訓環節薄弱、實踐教學體系不完備

與文秘專業其他專業主干課程（如《秘書實務》、《秘書寫作》等）比較而言，檔案管理課程在實踐教學方面還存在很大的差距，主要體現在：在實踐教學上缺乏系統的有梯度的實踐環節安排；很多學校檔案實訓室或實踐基地建設沒有跟上，缺乏實踐場所和實踐環境；也有的實習指導教師在指導學生實習時指導不到位。總之，目前的檔案管理實踐教學遠遠不能適應社會對秘書人才和檔案管理工作的要求。

二、原因分析

存在上述問題的原因，主要有以下幾個方面：

一是學生對檔案管理工作的重要性認識不夠。學生沒有深刻認識到檔案管理工作在秘書崗位群工作重要性，導致其缺乏學習的自覺性，僅憑興趣和個人主觀意愿出發學習，缺乏自控力。

二是教師自身實際檔案管理工作能力不足，實踐教學能力欠缺。不少學校教授檔案管理課程的老師自身缺乏檔案館（室）工作的經歷和背景，缺乏檔案管理實際工作經驗，這必然會制約其實踐教學能力。

三是檔案管理課程實踐教學改革力度、深度不夠。在教學內容上沒有做到理論與實踐的統一，沒有突出對秘書職業能力的培養；在教學方法上沒有突出學生主體、實踐操作，課內教學與課外實習、實訓結合不夠；缺乏實踐教學體系的構建和相關實踐教學條件、環境。

三、深化實踐教學改革，提高學生檔案管理工作能力的途徑和方法

（一）通過市場需求調研明確檔案管理工作的重要性，提高學生對檔案管理學習的積極性

事實勝于雄辯，調查最有說服力。為了解決學生對檔案管理工作的認識，我們組織文秘專業師生在2013年進行專業調研時特別加入了關于檔案管理工作內容和應具備的知識能力的調研內容。文秘師生分組，采用問卷、訪談、網絡調查和電話調查相結合的方式深入河北省、石家莊市大中專畢業生人才交流會進行調查，并對文秘專業畢業生特別是近三屆畢業生展開就業情況調查。調查顯示，高職文秘專業的學生就業單位主要是民營企業。民企需要的文秘人員實際上是“綜合文秘”，因單位規模相對較小，文秘分工不是太細，文秘人員往往身兼多職，集文秘工作、檔案管理、人事等多種工作于一身，可以看出社會對文秘人員的綜合能力要求比較高。另外，調查還顯示，85%的單位都要求文秘類畢業生要有實踐經驗，僅有15%的單位對此沒有硬性要求。對于檔案管理來說，不僅要學習扎實的檔案工作知識，還必須具備過硬的檔案管理實踐操作能力。通過調查，學生明確了檔案管理在文秘工作中的重要地位，增強了其學習檔案管理進行實踐鍛煉的主動性和自覺性。

（二）加強師資隊伍建設，提高教師檔案管理實踐教學能力

1.教師要深入檔案館（室）實習

教師實踐能力的高低直接影響著實踐教學的效果。不少文秘專業教授檔案管理的教師，大學畢業直接從事教學工作，自身缺乏實際檔案管理工作經驗，講起課來難免照本宣科。要解決教師實踐教學能力，必須到檔案館（室）實習，可以脫產在檔案館（室）工作一段時間，最好半年以上；沒有條件脫產的教師可以利用假期去檔案館（室）實習或在課余時間去檔案館（室）兼職實習。只有在檔案管理實踐中才能提高教師自身的檔案管理工作能力和實踐教學能力。

2.聘請有經驗的檔案管理工作人員做兼職教師

要聘請那些檔案管理工作經驗豐富的檔案管理員或檔案管理行家做兼職教師，一方面可以彌補專任教師實際工作經驗的不足，另一方面也便于和這些檔案館（室）建立良好的合作關系。可以請他們為學生開設講座，指導學生在檔案館（室）實習，條件允許的話還可以安排一定的課時。專兼職教師通過加強溝通交流，互相學習，可以有效地提高教師隊伍的整體水平，提高人才培養質量。

（三）構建完善的實踐教學體系，提高學生檔案管理工作能力

構建完善的實踐教學體系，是提高學生實踐能力的保障。檔案管理的學習貫穿學生整個大學學習期間，而不是僅僅在檔案管理課堂上進行。具體包括以下環節：endprint

1.檔案管理工作崗位和工作內容認知

（1）初步認知。新生入學，我們要進行專業介紹和職業崗位認知，系統為學生系統介紹文秘專業人才培養方案和三年教學計劃，帶領參觀辦公室和檔案室等文秘及相關崗位工作場所，使學生初步感性認知秘書崗位內容，使學生明確檔案管理工作是文秘工作一項重要內容。

（2）接觸感知。教師引導文秘專業學生平時注意搜集班級、社團活動的文書和檔案材料并進行分類整理，讓學生潛移默化中接觸檔案管理知識和技能。

（3）深入認知。在第四學期（即學生大二的第二學期）開設檔案管理課程，帶領學生先去檔案室實際參觀學習，深入詳細了解檔案管理知識和技能，為系統學習檔案管理知識技能奠定基礎。

2.檔案管理專項技能訓練

教學中將檔案管理工作中真實的工作任務、項目引進課堂，分模塊進行檔案專門知識和技能的訓練，按檔案管理崗位要求和工作標準組織教學。按照檔案管理的工作過程和工作內容，教學中分成六大模塊，進行單項技能訓練：模塊一、檔案的收集與鑒定；模塊二、檔案的整理；模塊三、檔案的保管；模塊四、檔案的檢索；模塊五、檔案的利用；模塊六、電子檔案管理。

3.綜合技能實戰訓練

利用每年上半年整理移交上一年度的檔案的工作機會，組織文秘專業參與到文書檔案的整理歸檔工作中來。我院檔案管理規范，標準高要求嚴，我們將文秘專業學生分組，分配到學院主要部門如辦公室、檔案室、組宣部、教務處、科研處等，協助他們整理檔案，編寫大事記。由于各部門在這個階段檔案整理的時間緊、任務重，學生在綜合實訓過程也比較辛苦，經常需要加班加點，但經過實際的鍛煉，學生檔案管理工作能力明顯得到提高。

4.頂崗實習

安排文秘專業三年級學生在實習基地進行頂崗實習。實習基地包括石家莊市文化廣電新聞出版局、石家莊市衛生局、石家莊國家動漫產業發展基地創業孵化園等單位。其中檔案管理作為一項重要的專業實習內容，讓學生作為員工在實際工作崗位上進行文書與檔案管理工作等工作內容的實習實踐，進一步提高檔案管理實際操作技能。

經過比較系統的有步驟的檔案管理實踐教學，切實提高了學生的檔案管理工作能力。檔案管理實踐教學還處在探索階段，還需要進一步完善，相信只要我們在教學中堅持以就業為導向，把握培養學生實踐能力和綜合能力素質這個主線，堅持不懈，勇于創新，善于實踐，就能不斷把檔案管理實踐教學改革推向深入，培養出更多“社會需要、行業認可、企業能用”的高素質、高技能文書檔案管理人才。

（作者單位：石家莊信息工程職業學院）

主要參考文獻：

1.吳青霞.高校文秘專業《檔案管理學》教學改革途徑.湖南科技學院學報.2009年10月.第30卷第10期

2.王 琦.談《檔案管理學》課程中的實踐性教學環節.揚州職業大學學報。2007年3月.第11卷第1期

3. 王婉萍.高等教育職業化教學改革的思考與實踐.太原大學教育學院學報. 2007年6月.第25卷第2期endprint