進行合理規范的檔案管理使檔案自身功能發揮最大化作用

武貴云

目前，孟縣人力資源和社會保障局共收集文書檔案35卷；養老保險檔案160卷，醫療保險檔案137卷，失業保險檔案95卷，監察檔案13卷，仲裁檔案23卷，人事檔案6卷，退休檔案37卷；錄像2盤、光盤57張；圖書資料1200冊；會計檔案57卷；科技檔案12卷。按照《中華人民共和國檔案法》的規定，還定期移交了縣檔案局歷年卷宗。各類檔案的立卷歸檔均符合規范化要求。經過市局驗收成為標準檔案室?？偨Y經驗，我認為，要做好檔案規范化管理，必須創新工作思路，切實抓好以下幾個方面：

一、強化工作責任，完善檔案管理網絡

我局成立了由分管副局長任組長，社保股長任副組長，同時確立了包括我在內的兩名專職檔案員，明確責任分工。建立了崗位責任制和查檔流程圖，完善相關制度，并作為年度目標考評指標，形成較為完整的檔案管理網絡。分管領導在整檔期間進行不定期督導，對整理進度進行調查。工作人員制定詳細的檔案整理計劃，做到工作有目標、有效率。

二、強化宣傳培訓，提高檔案管理意識

搞好檔案工作不僅是檔案主管部門的事，更是各立檔單位乃至全社會的事，而各級領導的重視是做好檔案工作的重要保證。采取多種行之有效的措施，努力增強廣大干部職工的檔案意識。

（一）將檔案法律法規學習納入機關學習計劃。

（二）開辦宣傳窗和懸掛宣傳橫幅。

（三）堅持“走出去、請進來”的學習方式。一方面積極參加業務培訓，另一方面邀請縣檔案專職人員到現場進行業務指導，對不符合規定的地方及時進行修改，做到分類準確、編排有序、目錄清晰、裝訂整齊、查找方便。

（四）重視檔案質量。堅持高標準、嚴要求，嚴格按照《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》對所有文件進行分類整理和立卷歸檔，對一些應歸檔而未歸檔的重要文件，進行再收集、再整理，使檔案內容不斷得到豐富和充實。

同時對每年產生的收文登記簿、發文登記簿、會議記錄，介紹信存根、信訪登記簿、電話記錄和值班日志等文書資料進行收集整理，連同已裝訂好的文件檔案一起裝盒入柜，以便查詢。

三、強化硬件建設，健全檔案保管體系

我局規劃了四間檔案室，實現了庫房、閱檔、辦公用房三分開。同時，為確保檔案安全，便于查閱，又將原檔案室檔案存放柜全部更新為新式蜜集架，共有8列，可以存放本局十年以上的各門類檔案。此外，我局在庫房安裝了空調、去濕機和溫濕度自控系統。配置了計算機、復印機、滅火器材等檔案保管保護設備等。

四、強化軟件建設，提升檔案管理水平

對檔案管理工作始終堅持高標準、嚴要求，常抓不懈。

（一）按照歸檔文件要以本單位形成的文件為主的原則。推行各股室、各部門文件檔案立卷歸檔制度，使歸檔文件完整、準確、及時。對散落在各業務室的重要文件進行收集，對已經存檔的各類文件按照規定進行嚴格的篩選，剔除沒有價值的文件材料。將本局發文依據業務歸口分設人事人才、勞動關系、社會保險、就業服務和機關建設五類，歸檔率達到100%，查檔率達到98%，滿意率達到100%。

（二）對分類方案進行完善和修改：

1、文書檔案

文書檔案改原來的機構分類法為問題分類法。

（1）規范、標準，符合國家的有關規定，排版形式為橫排，左側裝訂，歸檔文件按正本在前，定稿在后，正文在前，附件在后的要求整理，然后用鉛筆在文件左上角編寫頁碼，去除金屬物（訂書針、別針、大頭針等）并以“三孔一線”的線裝方法裝訂。在接入庫前，對各科室的檔案進行案卷質量檢查，對不符合入庫要求的，按《檔號編制規則》，指導并幫助進行整理；

（2）注意檢查制發公文是否履行了簽發手續，是否符合審批權限，公文標題、主送單位和抄送單位等是否準確，落款是否與公文一致，有無日期等，以利于日后標準化、現代化檢索手段的實施應用；

（3）公文字跡要牢固清晰。不使用容易褪色的筆種、墨水和紙張，以保證字跡鮮明、清晰，有利于日后長久保管利于；

（4）嚴格執行國務院辦公廳《不歸檔文件銷毀辦法》，著重注意解決好三個問題：一是準確把握文件立卷歸檔的時效性，完成現行文件階段任務的，才能予以立卷或歸檔，而沒有完成的，則不能立卷或歸檔，否則，將會給檔案管理造成無序和混亂；二是明確立卷歸檔的重點和進行合理的立卷分工；三是在歸檔工作中既要掌握重點，分清主次，把住全宗的入口關，使不該歸檔文件不致混入；同時，還隨時注意防止應歸檔文件的散失。

（5）精心編制目錄索引。為方便檔案的查詢利用，對已裝訂的文件編制統一格式的目錄和封面，并將每本目錄的電子版進行整理和存檔，編制每一年的文書檔案全引目錄，做到檔案搜索電子化，查詢某個文件可以精確到本的水準，并在原有檢索工具的基礎上，根據局內檔案利用情況不斷完善，不斷增加，續添了職務任免專題目錄、專業技術職務專題目錄、先進個人專題目錄，人名索引條、養老保險檔案條、醫療保險檔案條、失業保險檔案條、仲裁監察檔案條、農村養老保險檔案條，健全了檢索體系。

2、人事檔案

嚴格按《人事檔案保管制度》、《人事檔案保密制度》、《人事檔案查閱制度》等，在職工人事檔案整理工作中，對檔案中記載的個人基本信息，包括個人的姓名、出生時間、單位、參加工作時間、文化程度等情況全部實行微機管理，從而極大地方便人事檔案的查閱，提高辦事效率，定期對全縣職工人事考核資料歸檔，嚴防丟失。對人事的年度考核表、工資變動表、入黨材料等及時予以整理填充，做到了人事檔案分類準確、材料齊全、外觀整齊。使檔案管理水平和工作服務質量不斷提高，逐步形成檔案管理的科學化、規范化、制度化。

這些年來，通過自己的努力工作，順利的完成了各項工作任務。其中，2000年承辦完成了盂縣勞動和社會保障局所轄檔案的收集整理工作：包括對往年的招工檔案1萬余件、知青檔案3700余份、復轉軍人1500余人安置檔案、破產企業1.3萬余人檔案、職改檔案1.9萬件、調資檔案2.7萬件、干部職工交流調動任免檔案1900件、信訪仲裁監督檔案1190件、企業職工個人檔案5770件、企業職工培訓檔案2780件等等，完成之后，一并將這些民生檔案上交至盂縣檔案局收集管理。endprint

2012年參與完成了養老保險18770件收集整理工作。2013年參與完成了醫療保險19853件、失業保險9235件的收集整理工作。

今年以來，重點是規范了流動人員的“棄檔” 問題 伴隨著人才的大量頻繁流動，越來越多的人變成了“社會人”，他們普遍認為人事檔案與自己工作、生活的關系已不再密切，對其處置時也變得比較隨意和不聞不問。 因此，近幾年來出現了大量“棄檔”現象， 調查顯示，超過43%的人都不清楚自己的檔案去哪兒了，這直接增大了流動人員人事檔案管理的難度，對我國社會、經濟、文化等各項事業的發展進程產生著不可估量的消極影響。

在這方面，我們的應對辦法是通過多種媒體廣泛宣傳其重要性，并印發資料和告示：“凡是統招大學生，就有學籍檔案，工作后，學籍檔案插入一張報到證，就是人事檔案，里面有黨團材料、學籍材料、大學成績、獎懲情況等。人事檔案里會增加報道證、轉正定級表等更多的材料。檔案最重要的影響就是自己的干部身份，干部身份不等于你就是國家干部，它是計劃經濟的遺留產物。所有統招大專以上學歷畢業生，都會被認定為干部身份，高中及以下學歷的，被認定為工人身份。沒有干部身份，考公務員，或者進一些國企和事業單位，就不能，此外，檔案還關系到考研、評職稱、辦準生證、出國政審、工齡計算、住房補貼發放、入團入黨等?！绷硗?，還告知畢業生畢業了，應關注檔案去向，更要主動拿上報到證到人才交流中心辦理人事代理手續，而且，檔案派遣一年后，必須辦理轉正定級，這樣，干部身份才正式缺認，不然就要當一輩子工人！檔案丟了，或者超過5年沒有繳費，或者自己拿著，就會變成死檔和棄檔。

通過這些辦法，流動人員的棄檔問題大大減少和改進。

3、聲像和圖書檔案

采取了必要的行政手段和物質保障，建立并疏通收集渠道，對產生的聲像材料從收集、歸檔到移交檔案室建立了一套嚴格的制度，防止分散流失、杜絕歸為己有。對照片按《照片檔案管理規范》和要求進行了整理歸檔；按《中國圖書分類法》對圖書進行了分類整理，近年來按規范要求整理資料 1000余冊。并按省一級檔案管理的要求，建立健全了資料接收、整理與管理體系。

4、電子信息檔案

信息成果采取多份拷貝，將拷貝成果送到領導及各部門，擴大社會影響，拓寬服務范圍，以提升檔案自身地位。

總之，進入21世紀，檔案工作發生了深刻的變化，最明顯的是：由機關向公眾的轉變、后臺向前臺的轉變、紙質向電子的轉變、行政向法制的轉變。只有調整和創新當前檔案管理的運作模式，檔案工作才能產生新的生產力，從而促進檔案事業跨越式發展。

（作者單位：盂縣人力資源和社會保障局再就業服務中心）endprint