基于用戶體驗的高校無等候報賬系統實踐

梁霽寧++沈哲++范琳琳

【摘 要】 傳統串行報銷模式產生的“報賬難”問題長期制約著高校財務工作的效率和發展。通過建立網上預約報賬系統、無現金系統和物流管理系統相結合的無等候報賬信息化平臺則能有效緩解報賬人員與財務工作者的矛盾，提升預算精細化管理的水平。文章結合無等候報賬系統在西南交通大學的推廣實施情況，分別從項目負責人、實際報賬人和財務人員的角度對實際報賬的操作流程進行了詳盡的分析和闡述，并對該系統的推廣、維護以及完善工作提出了相應的建議，可作為其他院校推行無等候報賬的參考。

【關鍵詞】 無等候報賬系統； 網上預約報賬系統； 無現金系統； 物流管理

中圖分類號：F235.1；G475 文獻標識碼：A 文章編號：1004-5937（2014）25-0123-04

一、引言

隨著高校經濟業務持續增長，工作量劇增和人員短缺的矛盾、現金流劇增與規避現金風險的矛盾日益凸顯；同時，由于報賬人員對報銷流程及相關制度不熟悉導致報銷不規范、往返多次報銷等問題，使得報賬耗時又低效，成為制約學校財務工作效率和管理水平提高的瓶頸。

2012年3月起，西南交通大學開始試點推行無等候報賬系統。無等候報賬是指報賬人員在網上填報預約報銷申請，然后將相關憑證及預約單送至計財處，財務人員在規定時間內予以處理的報銷模式。無等候報賬系統是實現無等候報賬模式的信息化平臺，由網上報賬系統、無現金系統和物流管理系統組合而成，三大系統有機結合，缺一不可。具體流程參見圖1。

在無等候報賬系統的實際推廣過程中，除了自上而下地完善體系和宣傳以外，重視廣大師生（用戶）的體驗和反饋也是我校從傳統報銷模式順利過渡的重要一環。因此，本文以西南交通大學為背景，著重從用戶體驗的角度介紹了高校無等候報賬系統建設的經驗，并提出一些改進措施。

二、高校財務報賬用戶分類及其需求

除了財務部門人員以外，教職工和在校學生一直是我校財務報賬的最主要參與者，也是此次網上無等候報賬系統的主要用戶。由于他們各自對財務信息的傳遞渠道、質量獲悉的程度不同，從而造成財務信息不對稱的情況普遍存在，也影響了財務效率的提高。按照實際操作中信息獲知程度與權責關系的不同，本文將高校財務報賬用戶分為兩類：項目負責人和實際報賬人。

（一） 項目負責人及其需求

項目負責人主要是指學校各科研項目課題的負責人，或者是分管事業經費的學院（部門）領導，具有項目管理、報賬的直接操作權限。每個項目課題、打包經費基本都與項目負責人一一對應。

項目負責人的需求，主要是能夠全面掌握各項經費預算的使用情況，對項目余額進行有效地控制和管理，以實現科研項目、事業活動的順利開展。

（二） 實際報賬人及其需求

在實際中，項目負責人忙于教學以及科研業務，難以事事親力親為，通常委托其他老師或在校學生為其處理項目報賬事宜。因此，實際報賬人常常是校內其他教職工（包括學院辦公室負責人員、科研項目參與人員）、在校研究生及本科生等。

在我校無等候報賬平臺中，根據權限的高低將實際報賬人分為“管理員”和“無限額經辦人”，他們都具有申請網上報賬的權限。區別在于管理員在同一個項目中是唯一的，他可以再次將網上報賬權限授權給無限額經辦人；而同一個項目可以有多個無限額經辦人，無限額經辦人沒有再次授權給他人進行項目賬務處理的權限。

需要注意的是，在無等候報銷模式中，默認非項目負責人是沒有項目操作權限的。獲得項目負責人的授權后，實際報銷人才能通過其本人的財務賬號進行實際的網上報賬操作。

由于現階段大部分教職工和在校學生都缺乏財務基礎知識，對財經法規、學校規章制度和財務部門的規定及細則等報賬信息的掌握程度有限，因此實際報賬人的首要需求是操作界面友好、簡單易懂、方便快捷，其次是報賬金額能夠及時到賬。

三、用戶參與的“無等候報賬”全過程

根據前文的介紹，高校財務報賬用戶主要分為項目負責人和實際報賬人兩類，在無等候報賬系統的操作中，兩類用戶的操作也是不同的。

（一）項目負責人：控制管理、委托授權

通過互聯網實名登陸財務處網站后，項目負責人可以清晰地查詢到其名下經費的預算執行情況、預算凍結情況、項目用款情況和項目往來情況等基本信息。通過全面動態地掌握項目經費的情況，防范經費使用中可能出現的風險，有利于科研項目負責人進行項目申請和項目決算。

同時，項目負責人可在項目授權管理模塊中授權一名管理員和多名無限額經辦人，使其具有對項目網上報賬的權限。如果項目需要多人處理，管理員可協助負責人授權多名無限額經辦人。

（二）實際報賬人：網上報賬、查詢物流

上文所說的無限額經辦人即一般意義上的實際報賬人。在得到項目負責人或管理員的授權后，實際報賬人可實名登陸計財處網站進入無等候報賬模塊，對特定項目進行網上報賬。具體而言，實際報賬人一般會依次進行如下操作：

1.整理票據、申請預約報賬確認單

實際報賬人預先將原始憑證按照類別和金額大小歸類整理，可以自主選擇時間、地點并通過互聯網計算機終端登錄財務處網站后申請預約報銷單：選中特定的報銷項目進行操作，填寫報銷的基本信息（票據張數、聯系方式等），然后依照原始憑證的類別填入對應的費用項，系統會自動計算出合計數。如果填入的金額超過了對應費用項的預算數，系統會彈出警告窗口，該金額也就無法錄入系統中。

費用項填寫完畢后，選擇費用的支付方式。網上報賬系統支持對公及對私的無現金支付方式，共有四種：無現金轉個人、異地電匯、同城銀行轉賬、沖銷其他項目借款。一個報銷單可以選擇一種支付方式，也可以選擇多種支付方式相組合。目前，在對私無現金轉賬方面，我校已經實現校內教職工人員庫與網上報賬系統的對接。實際報賬人輸入指定教職工的工資編號后，系統會自動錄入其姓名和賬號，減輕報賬人手工錄入工作量的同時也降低了報錯率；在公務卡啟用后，實際報銷人也可以選擇直接轉入其公務卡賬戶中。在對公轉賬方面，系統會自動記錄報賬人錄入的轉賬信息，再次轉給相同單位時，可以減少重復錄入帶來的不便。endprint

當所有報銷金額選中支付方式后，系統會自動生成固定格式的預約報賬確認單，報銷人只需打印即可。報賬確認單上需相關負責人簽字作為再次確認，并加蓋公章，同時驗收人和經辦人簽字后，預約單才能正式生效作為報賬憑據。

2.將報賬憑證與報賬確認單送至計財處

實際報賬人將之前整理好的報賬憑證依次粘貼在規定的報銷粘貼單上，注明金額合計數，然后一并將帶有簽章的報賬確認單裝入預置的特制信封中，交往計財處指定窗口核對基本信息后，無需排隊等待即可完成會計資料的傳遞手續。由于報賬憑證在交到會計核算中心和被處理之間有一定時差，如出現票據不全的情況難以認定責任，容易引發糾紛，因此，實際報賬人將報賬材料交往計財處時，必須在固定的窗口進行材料預審核，報賬人需簽字確認票據是完整的。

完成以上手續后，在票據合格、各項費用填列正確的情況下，實際報銷人已經基本完成了無等候報賬的全過程。

3.查閱物流信息、財務處的報錯通知

實際報賬人在完成以上兩步后，如果想查詢報銷業務的處理情況，可以通過“查看預約物流”模塊實現，選擇相應的報銷單后，接單日期、制單人及其聯系方式等信息均會顯示出來。如果報賬憑證不符合相關規定，實際報賬人會收到計財處的電話通知，報銷人需取回材料進行更正或取消該預約報銷。

（三） 財務人員：提取信息、賬務處理、無現金支付

與傳統窗口報銷模式不同的是，前臺手工錄入的會計信息，可以直接從網上報賬系統中提取加工，減少了財務核算的差錯率，實現了財務人員工作重心從簡單分類整理錄入到會計信息加工的轉移，提高了會計核算工作的效率。同時，無等候報賬系統更有利于實現會計人員對經費預算的事中控制，對內部管理的積極性也會提高，逐步適應多樣化、復雜化的財務核算和管理要求。

無現金支付可以解決現金流量大、風險因素多、結算時間長、監管漏洞多等問題，財務人員可以更為專注于付款信息的核實，并迅速反饋信息，現金出納的工作強度和壓力也相應減輕了，提高了工作的質量和效率。特別是無現金支付與現行公務卡制度相結合后，能夠更加有效地彌補監管漏洞，提高項目資金的使用效益，幫助辦事人員實報實銷，及時還款。

通過近半年的宣傳和漸進式推廣，我校于2012年10月初實現了全校范圍無等候報賬，同期接單量有了顯著的提高（見圖2），2013年年終單周接單量甚至高達8 188份，說明在實際操作中無等候報賬系統的運行是卓有成效的。

四、優化用戶體驗的措施和待改進方案

（一）試點推廣、分批試行

無等候報賬系統這一理想化的報賬平臺從紙上談兵到全校推廣之前，財務人員需要通過試點院系、部門的反饋，詳細了解師生用戶在實際操作過程中會遇到哪些共性的問題并去協商解決。我校將各個學院分為五個批次試行無等候報賬模式，在實踐中總結經驗和問題，逐步擴大影響力。發放的操作手冊中，除了展示網上報賬平臺的操作流程，還詳細羅列了常用費用項名稱對應的開支范圍，對報賬信息掌握程度有限的師生提供簡明的指導。

（二）收集意見、升級系統

在我校全面推行無等候報賬系統后，根據師生普遍反映的問題對系統機型及時升級和優化。例如，有部分教職工不明確差旅費補助的標準，于是將差旅費的模板進行更細化的設置，系統根據報賬人選擇的職務級別自動計算出對應的補助金額。同時，根據會計制度的調整和核算方式的變動，預置的費用項模板也要不斷與時俱進，適應會計信息處理的要求。例如，高校實行“營改增”后，增值稅的核算需加入原有的網上預約報銷模塊中。

（三）短信平臺建設

每一張網上預約報銷單都有條形碼，財務人員運用掃碼器將報銷單從收單到處理的每一個階段都可以反映到物流查詢系統當中，報賬人可以登陸財務系統進行查詢。但是賬務處理完畢、無現金支付成功后只有收款人可通過銀行短信通知得知消息，該消息目前還不能通過短信發送至實際報賬人，常有師生來電咨詢到賬信息。另外，在通知報賬人報賬憑據有誤的時候，財務人員是通過電話聯系報賬人的，報賬人到前臺后僅憑記憶找回憑單，效率較低。

今后我校將逐步建設更加完善的短信平臺，在對公對私轉賬、匯款業務完成之后，系統可以自動發送短信通知給報賬人，可有效緩解詢問到賬問題；在通知報錯報賬材料時，將增設系統預置的信息模板，財務人員可以將報錯的報銷單據流水號、報賬時間、報錯原因等問題發送給實際報賬人，通知其及時處理；在取回票據時，根據預留的信息，財務人員也能盡快找到相應的報銷材料。

總之，無等候報賬系統利用互聯網和銀校互聯技術，結合了網上報賬系統、無現金系統和物流管理系統，使財務報銷基本實現“無等候”和“無現金支付”。對于項目負責人而言，能夠通過此平臺對科研事業經費有實時動態的了解和管理；對于廣大的實際報賬人而言，節省了大量的排隊報賬和申領現金的時間，報賬更為自主、方便；財務人員工作重心也從繁重的信息錄入轉移到對會計信息的審核加工處理，提高了賬務處理的效率和質量，無等候報賬系統實現了報賬用戶和財務人員的互利雙贏。●

【參考文獻】

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