海河水利委員會檔案管理系統(tǒng)功能模塊分析及電子文件存儲方式研究

摘 要：近年來，海河水利委員會采用信息化方式對檔案信息及電子原文進(jìn)行管理，為檔案工作提供了一個(gè)更為高效和便捷的管理平臺。本文參照近年來檔案信息化工作的新要求，結(jié)合實(shí)際管理流程，對海河水利委員會檔案管理系統(tǒng)“歷史全宗、檔案借閱條碼”等模塊的設(shè)計(jì)實(shí)現(xiàn)和檔案電子文件的存儲方式進(jìn)行了分析研究。

關(guān)鍵詞：檔案管理系統(tǒng)；功能模塊；電子文件；存儲方式

0 引言

海河水利委員會（以下簡稱“海委”）檔案管理系統(tǒng)自2007年部署完成之日始，其存儲的條目信息與電子原文逐步增長，數(shù)據(jù)量日益龐大。隨著系統(tǒng)應(yīng)用的逐步深入和檔案管理工作的進(jìn)一步發(fā)展，系統(tǒng)部分模塊已經(jīng)數(shù)次調(diào)優(yōu)升級，以符合由于檔案借閱量增大、檔案條目脫機(jī)錄入量增多、安全保密、服務(wù)器調(diào)整等諸多因素影響對檔案信息化管理所提出的新要求，從而更高效地為海委中心工作提供決策支持服務(wù)。

1 功能模塊分析

海委檔案管理系統(tǒng)包含“收集整編、數(shù)據(jù)管理、權(quán)限管理”等十?dāng)?shù)個(gè)功能模塊，其中“歷史全宗、越權(quán)審批”等功能模塊是海河檔案館個(gè)性化定制模塊，發(fā)展與革新較為突出，具有很強(qiáng)的代表性，故以此為切入點(diǎn)具體分析。

1.1 歷史全宗

1.1.1歷史全宗模塊概述

自1980年批準(zhǔn)建立海委以來，歷經(jīng)幾次較大的機(jī)構(gòu)改革，機(jī)構(gòu)的拆分（合并）已多次發(fā)生，職能相同的機(jī)構(gòu)在不同時(shí)期的名稱也不盡相同。以財(cái)務(wù)處的演變舉例，“財(cái)務(wù)經(jīng)濟(jì)處”“計(jì)劃財(cái)務(wù)處”“財(cái)務(wù)處”等均為財(cái)務(wù)處不同歷史階段的機(jī)構(gòu)名稱，更名、拆分（合并）狀況可見一斑。系統(tǒng)內(nèi)“全宗代號”已多達(dá)70個(gè)，普通用戶很難以模糊檢索的方式查到目標(biāo)機(jī)構(gòu)的文件，這給數(shù)據(jù)的提供與利用帶來了很大不便。故開發(fā)了“歷史全宗”模塊，將各歷史階段相同職能機(jī)構(gòu)的名稱進(jìn)行關(guān)聯(lián)，并采用編年法的形式，以圖形化、直觀化的方式再現(xiàn)海委機(jī)構(gòu)的沿革歷程，完成便捷檢索的功能實(shí)現(xiàn)。

1.1.2歷史全宗模塊開發(fā)方案

（1）功能描述

通過與用戶同步功能模塊的接口，將組織/機(jī)構(gòu)的變化信息保存到檔案系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫中，通過界面將信息展示給用戶查閱，并且提供增、刪、查、改等功能。

（2）功能操作

操作1 - 設(shè)置同步時(shí)間：機(jī)構(gòu)同步時(shí)間可以設(shè)定，設(shè)定后系統(tǒng)根據(jù)設(shè)定的時(shí)間去訪問用戶同步接口，獲得組織機(jī)構(gòu)信息；

操作2 - 更新：將同步過來的新機(jī)構(gòu)信息和系統(tǒng)中現(xiàn)有的組織沿革信息同時(shí)展示給管理員，管理員根據(jù)實(shí)際情況判斷是否更新；

操作3 - 增加組織機(jī)構(gòu)信息：管理員對組織機(jī)構(gòu)信息進(jìn)行增加操作；

操作4 - 查詢組織機(jī)構(gòu)信息：將組織機(jī)構(gòu)信息以列表的形式展示給管理員，并提供導(dǎo)出功能；

操作5 - 修改組織機(jī)構(gòu)信息：管理員可對組織機(jī)構(gòu)信息進(jìn)行修改操作；

操作6 - 刪除組織機(jī)構(gòu)信息：檔案管理員可以對組織機(jī)構(gòu)信息進(jìn)行刪除操作。

（3）業(yè)務(wù)規(guī)則/算法

管理員對同步數(shù)據(jù)的操作：對歷史組織機(jī)構(gòu)的任一次沿革添加一個(gè)時(shí)間節(jié)點(diǎn)，其中包含了該次變革至上次變革之間的完整組織機(jī)構(gòu)信息列表（樹）。針對這次變革可以進(jìn)行相關(guān)部門信息的修改完善。

當(dāng)用戶同步接口中發(fā)生的組織機(jī)構(gòu)變化時(shí)，會提示用戶應(yīng)添加一個(gè)時(shí)間節(jié)點(diǎn)，以保存更新之前的部門結(jié)構(gòu)（可以將更新之前的部門信息以temp部門狀態(tài)保存，如果管理員同意增加時(shí)間節(jié)點(diǎn)，就將信息復(fù)制到組織沿革信息列表中）。

組織沿革模塊提供相應(yīng)的查詢接口，方便用戶查閱歷史沿革信息。

（4）接口描述

通過接口程序訪問公用平臺，從而獲取組織ID、組織名稱、創(chuàng)建日期等信息；將獲得的信息與檔案系統(tǒng)中的組織同時(shí)展示，提供給檔案管理員進(jìn)行手工處理（明確拆分、合并、撤銷）后，提交至檔案系統(tǒng)組織沿革表中。

1.2 越權(quán)審批

海委檔案管理系統(tǒng)提供對非本部門（單位）檔案進(jìn)行查閱瀏覽的越權(quán)審批功能：用戶在希望瀏覽超出自己權(quán)限的檔案時(shí)需要在BS查詢界面先向管理員提出申請；管理員于CS端接受申請后手動選擇具有對該份檔案審批權(quán)限的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，點(diǎn)擊提交審批申請；相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)在BS端內(nèi)網(wǎng)門戶待辦事宜功能模塊中看到申請，進(jìn)行批示后，再將審批申請返回至管理員；最后由管理員在CS端完成臨時(shí)授權(quán)。

由上述可見，原有的三點(diǎn)流程較為繁瑣，且跨越CS與BS兩端，不能快捷地提供利用。完善后的越權(quán)審批流程省去中間由檔案管理員在CS端手動選擇領(lǐng)導(dǎo)及賦權(quán)的操作，由三點(diǎn)流程變?yōu)閮牲c(diǎn)流程，便捷了用戶的瀏覽利用，現(xiàn)行流程如圖1所示：

2 電子文件存儲方式研究

2.1 數(shù)據(jù)庫存儲方式的不足

海委檔案管理系統(tǒng)是基于水利公用平臺的重點(diǎn)業(yè)務(wù)應(yīng)用之一，原有電子文件存儲采用數(shù)據(jù)庫存儲方式。隨著近年來檔案數(shù)字化工作的開展，系統(tǒng)數(shù)據(jù)量逐步增加，電子檔案原文的掛接及瀏覽速度過慢，在一定程度上影響了廣大職工查詢和利用的便利程度。經(jīng)測試，原有數(shù)據(jù)庫存儲方式，80M左右電子原文的掛接時(shí)間約為100秒，瀏覽時(shí)間約為40秒；100M以上電子原文掛接及瀏覽則都無法正常進(jìn)行。

如測試結(jié)果所示，由于數(shù)字化加工分辨率、存儲格式等相關(guān)限制，電子檔案數(shù)據(jù)量增長很快，原有的數(shù)據(jù)庫存儲方式已不能滿足系統(tǒng)應(yīng)用需求，這就給電子檔案原文存儲及服務(wù)利用方式提出了新的要求。結(jié)合應(yīng)用實(shí)際和檔案工作要求，檔案數(shù)據(jù)庫需要遷移至獨(dú)立的文件服務(wù)器，以保證檔案利用的便捷。

2.2 系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫遷移方案

2.2.1步驟

為了在數(shù)據(jù)遷移過程中，保障電子檔案原文的準(zhǔn)確性和安全性，海委特別制定了數(shù)據(jù)遷移的相關(guān)注意事項(xiàng)及操作步驟，具體遷移步驟如下：

1.備份當(dāng)前數(shù)據(jù)庫；開發(fā)數(shù)據(jù)遷移模塊；

2.通過該模塊將數(shù)據(jù)庫中電子檔案原文解析成電子文件格式；

3.將指定路徑下的電子檔案原文掛接至文件服務(wù)器上；

4.進(jìn)行抽樣校驗(yàn)數(shù)據(jù)，保證數(shù)據(jù)的完整性和準(zhǔn)確性。

2.2.2模塊功能設(shè)計(jì)

通過該模塊連接源數(shù)據(jù)庫，根據(jù)檔案條目信息獲取電子文件的路徑，將源數(shù)據(jù)庫中的電子文件解析到臨時(shí)文件存放位置，建立FTP連接，然后將電子文件存放到文件服務(wù)器上，并將操作記錄到操作日志中，從而完成數(shù)據(jù)遷移工作。

2.2.3業(yè)務(wù)規(guī)則

電子文件存放路徑：按照檔號規(guī)則存放。

2.2.4異常處理

針對遷移工作有可能出現(xiàn)的異常情況，程序做了以下相應(yīng)處理：

1.網(wǎng)絡(luò)延遲：模塊程序?qū)L試3次文件遷移，如果遷移失敗則記錄下該文件的主鍵，之后進(jìn)行人為干預(yù)遷移，從而保證電子文件的完整。

2.網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)庫或服務(wù)器異常：當(dāng)網(wǎng)絡(luò)出現(xiàn)中斷、數(shù)據(jù)庫鏈接關(guān)閉或者服務(wù)器當(dāng)機(jī)的情況，模塊程序?qū)L試3次文件遷移，若系統(tǒng)無響應(yīng)則自動停止運(yùn)行，并記錄異常點(diǎn)，下次運(yùn)行時(shí)可以達(dá)到“斷點(diǎn)續(xù)遷”的功能。

3 結(jié)束語

海委檔案管理系統(tǒng)部署7年以來，為全面提高檔案管理各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作水平，定期進(jìn)行系統(tǒng)調(diào)整與優(yōu)化，進(jìn)一步增強(qiáng)了檔案信息化的管理能力，保障了檔案收集、歸檔、保管、利用等業(yè)務(wù)工作的順利開展。通過對海委檔案管理系統(tǒng)的改進(jìn)與完善，檔案檢索、查閱更加便捷，在保障檔案完整、準(zhǔn)確和系統(tǒng)的基礎(chǔ)上，更好地為海河流域各項(xiàng)事業(yè)服務(wù)。

作者簡介

王凡，海河水利委員會海河檔案館，從事檔案管理及檔案信息化建設(shè)專業(yè)。