探析當(dāng)前做好人事檔案管理信息化的幾點(diǎn)建議

李衛(wèi)東

摘 要：隨著科技的不斷發(fā)展，計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用已經(jīng)得到了普及，它逐漸改變了人們的生活和工作方式，社會的各行各業(yè)也在不同程度上受到了計(jì)算機(jī)技術(shù)的影響，數(shù)字信息化的新時(shí)代已經(jīng)來臨。人力資源作為企業(yè)在市場競爭中的重要資源，對它的管理工作有很重要的意義，員工的人事檔案對于企業(yè)來講是很重要的一部分，做好人事檔案的管理工作，可以幫助企業(yè)更加系統(tǒng)地管理公司的人員資源，增強(qiáng)企業(yè)的市場競爭力。因此本文將對人事檔案管理的問題進(jìn)行研究，對目前人事檔案管理方面存在的一些問題和缺點(diǎn)進(jìn)行分析，對人事檔案管理的信息化建設(shè)提出一些看法和建議，希望本文的研究對今后的人事檔案管理工作有所幫助。

關(guān)鍵字：人事檔案管理；信息化；現(xiàn)狀；建議

1 前言

人事檔案是對某個(gè)人的全部人事信息的詳細(xì)記錄，包括一個(gè)人的求學(xué)經(jīng)歷、獎懲記錄、政治面貌、任職記錄等等，具有一定的法律作用，是企業(yè)對求職人員進(jìn)行選拔的重要參考資料，也是企業(yè)對員工進(jìn)行管理的重要依據(jù)，是企業(yè)發(fā)展的重要戰(zhàn)略資源保證。人事檔案的管理是指對員工的人事檔案中的信息進(jìn)行系統(tǒng)化管理的過程，隨著數(shù)字信息化新時(shí)代的來臨，人事檔案的管理工作也由傳統(tǒng)的人工手動管理進(jìn)入到了信息化自動管理的新階段，但是目前人事檔案信息化管理的技術(shù)應(yīng)用的時(shí)間比較短，發(fā)展還不成熟，在管理系統(tǒng)中還存在著很多的問題，因此，為了企業(yè)或其他單位對其員工的人事檔案進(jìn)行更好的管理，就要對人事檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)行改革和優(yōu)化，本文將從對人事檔案管理信息化的現(xiàn)狀分析結(jié)果出發(fā)，對人事檔案管理信息化的建設(shè)提出具體有效的解決方案。

2 人事檔案管理的現(xiàn)狀

人事檔案管理作為一種人力資源管理手段，不管是對于企業(yè)、政府部門，還是其他單位都是非常重要的工作，然而，由于當(dāng)下的人事檔案管理信息化建設(shè)還處于初級階段，發(fā)展水平并不高，我們發(fā)現(xiàn)其中還存在著存在著很多的問題，首先，人們的信息化意識比較薄弱，檔案管理人員長期的人工管理檔案所養(yǎng)成的習(xí)慣不是馬上就能改過來的，他們對人事檔案管理的理解只停留在對檔案進(jìn)行保存，供他人查閱的層面，不了解人事檔案的其他有用用途，他們認(rèn)為人工管理就可以滿足這些需求，沒有必要進(jìn)行信息化管理，信息化管理的意識比較不足，對信息化管理不夠重視。其次，檔案管理的設(shè)備基礎(chǔ)不夠，要想對人事檔案實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)，就需要一套完整的信息管理設(shè)備，計(jì)算機(jī)，掃描儀，共享的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)等，可是現(xiàn)在大多數(shù)的企業(yè)或單位的信息化管理設(shè)備不齊全或者過于落后，無法滿足檔案管理信息化的要求。還有，現(xiàn)在的人事檔案管理工作沒有形成一定的系統(tǒng)，管理比較混亂，沒有嚴(yán)格的管理標(biāo)準(zhǔn)，造成形成電子信息的人事檔案資源不能很好的實(shí)現(xiàn)資源共享。最后，人事檔案管理的工作人員很多都是還在沿用以前人工管理檔案時(shí)的人員，缺乏信息化管理數(shù)據(jù)的專業(yè)知識，專業(yè)素養(yǎng)比較低，不能很好的完成人事檔案管理信息化的工作，阻礙了人事檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)程。

3 做好當(dāng)前人事檔案管理信息化的建議

對人事檔案進(jìn)行信息化管理對于有效的利用人事檔案中的信息來講有很多的好處。首先，對人事檔案實(shí)行信息化管理，可以更加方便、快捷的查閱員工的個(gè)人信息，提高了工作效率，同時(shí)，還可以把員工在本單位的工作表現(xiàn)記錄在里面，對員工的人事檔案進(jìn)行及時(shí)的更新，使其檔案更加全面；其次，人事檔案信息化，可以實(shí)現(xiàn)檔案信息的資源共享，管理時(shí)更加方便，有條理，保存時(shí)間長，不受紙質(zhì)檔案缺點(diǎn)的限制。由于其上兩點(diǎn)原因，做好當(dāng)下人事檔案的管理工作對于企業(yè)或三位的人力資源管理來說有很深遠(yuǎn)的意義。下面，我們將對這項(xiàng)工作提出幾點(diǎn)建議

3.1 強(qiáng)化人事檔案管理的信息化意識

要想提高人事檔案管理的信息化建設(shè)水平，首先就要讓檔案工作人員接受人事檔案管理信息化的觀念，強(qiáng)化他們?nèi)耸聶n案管理信息化的意識，只有有了意識，才會付諸于行動，因此，可以對人事檔案管理人員進(jìn)行信息化意識的培養(yǎng)，營造信息化管理的氛圍，工作人員對人事檔案管理的信息化有深入的理解和認(rèn)識，才有可能從根本上改變了工作人員思想觀念，使得傳統(tǒng)的人工管理檔案更加順利的轉(zhuǎn)變?yōu)槿耸聶n案的信息化管理，為人事檔案管理的信息化建設(shè)打好思想基礎(chǔ)。

3.2 完善人事檔案信息化管理的設(shè)備基礎(chǔ)

完整、先進(jìn)的信息管理設(shè)備是對人事檔案進(jìn)行信息化管理的物質(zhì)基礎(chǔ)，因此，為了提高人事檔案管理的信息化建設(shè)水平，企業(yè)或政府單位一定要加大對人事檔案管理的經(jīng)費(fèi)投入力度，為檔案管理部門購買先進(jìn)的管理設(shè)備，改善、優(yōu)化網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，形成一個(gè)設(shè)備齊全，且能滿足檔案信息化管理要求的管理設(shè)備系統(tǒng)，有了優(yōu)越的環(huán)境基礎(chǔ)和技術(shù)支持，人事檔案管理的工作效率將會大大提高，人事檔案管理的信息化建設(shè)進(jìn)程的步伐也會加快。

3.3 提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)

人事檔案的管理的主體是相關(guān)的工作人員，他們是對人事檔案進(jìn)行管理的主宰，他們決定著人事檔案管理信息化進(jìn)程的速度，要想提高人事檔案管理的建設(shè)水平，一定要想辦法提高檔案管理工作人員的專業(yè)素質(zhì)，豐富他們信息管理的相關(guān)知識，提高他們的理論水平，對他們進(jìn)行一定的計(jì)算機(jī)操作技術(shù)、信息管理技術(shù)等相關(guān)的培訓(xùn)，幫助他們熟悉網(wǎng)絡(luò)環(huán)境操作，還可以引進(jìn)一些檔案信息管理的專業(yè)人才，他們擁有深厚的理論基礎(chǔ)和高水平的管理技術(shù)，創(chuàng)新意識強(qiáng)，在他們的帶動下，把檔案管理部門建立成高水平、高素質(zhì)的管理團(tuán)隊(duì)，實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的專業(yè)化，加快人事檔案管理信息化進(jìn)程。

3.4 實(shí)現(xiàn)所有檔案數(shù)據(jù)化

有了思想基礎(chǔ)、物質(zhì)基礎(chǔ)和專業(yè)和技術(shù)基礎(chǔ)作保證，人事檔案管理的信息化建設(shè)接下來要做的，就是把所有的檔案都形成信息數(shù)據(jù)，現(xiàn)在的人事檔案管理部門存在著大量的紙質(zhì)檔案，需要經(jīng)過工作人員的努力，把這些材料的原始信息都經(jīng)過掃描、錄入電腦，還需要設(shè)計(jì)一個(gè)合理的、完善的人事檔案管理系統(tǒng)，將單位內(nèi)的所有人的檔案進(jìn)行統(tǒng)一的信息化管理，通過資源共享，在全國范圍內(nèi)，所有企業(yè)的人事檔案數(shù)據(jù)之間可以互相參考，建立起全國性質(zhì)的人事檔案信息管理系統(tǒng)，提高人事檔案信息化管理的建設(shè)水平和高度。

4 總結(jié)

對人事檔案進(jìn)行信息化管理將會提高檔案管理工作人員的工作效率，實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享，方便了企業(yè)對人力資源的管理和有效利用。本文對人事檔案管理系統(tǒng)現(xiàn)存的一些問題進(jìn)行了分析，從思想基礎(chǔ)、物質(zhì)基礎(chǔ)、技術(shù)基礎(chǔ)、數(shù)據(jù)基礎(chǔ)等四方面提出了相關(guān)的建議，希望對當(dāng)前的人事檔案管理信息化建設(shè)有所幫助。

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