淺談事業單位檔案管理存在的問題及對策

張忠嶺

摘 要：在科技不斷進步的今天，事業單位在進行檔案管理工作時應注意順應社會形勢的發展，積極采取現代化手段對檔案管理方面的新模式進行探索。該研究者根據實際工作經驗，對事業單位檔案管理過程中存在的問題及對策進行了詳實的闡述，以更好地促進檔案管理工作的開展，推動社會的進步。

關鍵詞：檔案管理 問題 對策

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2015）03（b）-0135-01

事業單位檔案是事業單位在日常的科研、行政事務以及其他管理活動中形成的，對事業單位建設和社會發展具有參考價值的各種聲像、表格、文字等不同載體的歷史記錄。加強事業單位檔案管理工作不僅能為日常的管理工作提供可靠的原始依據，還能為社會發展和科學決策提供有價值的參考依據。該文旨在對事業單位檔案管理工作現狀的梳理，指出問題所在，進而提出解決的對策，以促進事業單位檔案管理工作的有序開展。

1 事業單位檔案管理工作存在的問題

（1）檔案管理制度不完善。檔案是社會組織以及個人從事政治、軍事、經濟、科學、技術、文化等社會活動而直接形成的具有保存價值的文字、圖表等各種形式的歷史記錄，換句話說一個單位只要它存在、一個人只要他活著就會有相關的檔案產生。但目前來看，依然有許多單位未能意識到檔案的重要性，在管理檔案的過程中沒有建立相應的管理制度，沒有嚴格執行標準化流程，沒有制訂具體的細則標準，既缺乏技術性，又缺乏科學性。有些單位只是規定了一些需要歸檔材料的內容和項目，沒有明確規定歸檔的時間、要求和具體的獎懲措施，并且在日常檔案管理工作中缺乏有效的監督與檢查，有的檔案甚至保存在個人手中，致使很多有價值的檔案材料流失。例如每年都會有事業單位在當地進行招考，而事業單位也由此招進許多有才之士，但是一些單位并不會及時的去整理新招人員的檔案，自然也沒有及時的存檔，久而久之就導致檔案管理相對混亂的局面。

（2）檔案管理意識淡薄。如今，效益與業績是單位發展的根本，因而很多單位會全身心的去發展業務部門的工作，而對于檔案的管理工作，有的單位直接將其忽視。他們認為檔案管理工作就是簡單的進行檔案整理和存檔，沒有什么技術性可言，然而檔案管理工作對于單位來說是極其重要的一部分，一旦檔案流失，將會給單位或個人帶去極大的損失。有的單位設立了資料室、活動室，唯獨沒有檔案室，很多的檔案資料分散保管，檔案保管條件及安全防護措施大多達不到要求，檔案保管存在較多的安全隱患。

（3）信息化建設滯后。目前，各事業單位中均存在著硬件投入不足、現代化管理水平低的問題。在當今世界，科學技術已運用到了各行各業中，然而許多事業單位并沒有配備專用的計算機與檔案管理軟件，檔案入網、更新等工作都沒有及時處理好，檔案整理、記錄和歸檔工作都沒有有效運用現代化手段來進行處理，所以大量的檔案資料都隨意保管著，并沒有進行系統化的管理。

（4）檔案管理人員不專業。目前，大多數事業單位中均未設置專職檔案管理人員，大部分事業單位也是隨意安排人員來管理，檔案管理人員專業素質不高，缺乏對檔案管理分類、利用、保護等專業知識的系統學習和培訓。檔案的處理工作看似容易，但事實上，其中包含了許多的知識，因此，在眾多因素下，絕大多數管理檔案的人員的專業素質都相對較低，在管理檔案的過程中，沒有專業性可談。

2 加強事業單位檔案管理工作的對策

（1）強化檔案管理意識，加強制度化管理。俗話說“國有國法，家有家規，沒有規矩不成方圓?！睂τ谡麄€行政事業單位來說，領導重視是做好檔案管理的前提，單位領導應把檔案管理工作納入單位發展的重要內容來抓，與單位業務建設同步規劃，只有這樣才能保證單位高效、協調、有序的運行。與此同時，建立健全檔案管理制度，明確權責分工，明確檔案管理人員職責，使檔案的收集、整理、保管和利用工作科學化、制度化、規范化。另外，應嚴格執行檔案的借閱手續，對于借出的檔案，應做好記錄工作，記清借出時間和歸還時間，同時，對于歸還的檔案應在歸還時做好核對工作，確認無誤后再將其放回原處，確保檔案在借閱過程中不會出現差錯，也不會因疏忽大意而致使檔案丟失。在對檔案進行整理和存檔時，應對其進行編號，這樣便于管理和查找?？傊跈n案管理中，應嚴格遵從法律法規和單位管理制度，規范檔案的管理工作。

（2）加強培訓，提高檔案管理人員素質。管理人員素質的高低對檔案的管理效果有著極其重要的影響，加強學習培訓是提高事業單位檔案管理水平的重要途徑，事業單位領導應將檔案人員的培訓工作納入人才培訓計劃，全面提高檔案管理人員的素質。此外，單位領導不可隨意安排人員來負責檔案的管理工作，應選擇那些邏輯性強、處事認真而嚴謹的人來從事檔案的管理工作，并嚴格按照相應的規章制度來進行檔案的管理工作，只有如此，才可確保檔案管理工作的有序進行。

（3）加大檔案管理經費的投入。加大檔案管理經費的投入力度，是檔案管理工作健康發展的物質保障。一方面應設立專門存放檔案的庫房，因為檔案大多是以紙質的形式存在的，所以對存檔環境的要求特別高，應當確保溫度濕度合乎要求并做好通風防火防蟲工作，而這些都應由專門負責檔案管理工作的人員來進行安排，由此確保檔案的安全。另一方面應積極引進和配備先進的儀器設備來收集、儲存、管理各種檔案，這樣既提高工作效率，又增加檔案保管的有效空間。

（4）增強檔案管理的科技性，讓檔案管理與現代科技接軌。在當前計算機網絡技術的飛速發展下，檔案的管理工作也漸漸的實行了網絡信息化管理，這為檔案信息的管理和發展創造了一個非常好的契機。我們應將事業單位的檔案進行網絡化管理，進而形成總的檔案網絡，而在檔案管理中，可將條形碼、掃描等技術根據情況來進行運用，為檔案的管理配備應有的儀器，由此更好的科學化的管理檔案。例如，當前有許多單位都采用云技術來對檔案進行管理，這種新的管理模式大大的提升了檔案管理的科學性和效率，這也印證了運用科學技術來管理檔案是當前社會發展的一個趨勢，也只有如此，才能更好的進行檔案管理。

加強事業單位的檔案管理工作，充分發揮檔案的作用，必須做到領導重視、制度完善、設備先進、人員過硬，只有這樣才能保證檔案工作的規范化、制度化、科學化，才能更好地為單位的科學研究和行政管理活動服務，從而最大限度地發揮檔案的社會效益，更好地為社會發展服務。

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