淺析新時期高校檔案與本科教學評估的相互作用

周劍輝+譚偉貞

摘 要：本科教學評估是檢驗高校教學水平的重要環節，教育行政部門為了保證高校辦學水平和教學質量特對本科教學評估提出了制度化、專業化和科學化的管理，從而，教學評估對高校檔案管理也提出了新的挑戰。檔案管理使本科教學評估變繁為簡，教學評估也成了高校檔案管理的助推器，二者相互作用，相互促進。

關鍵詞：高校；檔案管理；本科教學評估

中圖分類號：G640 文獻標志碼：A 文章編號：1673-291X（2014）25-0290-02

本科教學評估，是評價高校教學水平的一個重要手段，是新時期中國正在實施中的高等教育質量工程的一個重要環節，是教育行政部門對高等教育進行宏觀管理、促進高校改革與建設、保證高校辦學水平和教學質量的關鍵舉措。因此，教育部高度重視本科教學評估工作，于2003年確立了五年一輪的評估制度，并成立了高等教育教學評估中心，使評估工作開始走上制度化、專業化和科學化的道路。目前，仍還有部分高校，特別是地方本科院校正在準備接受本科教學水平評估。

一、高校檔案與教學評估的關系

高校檔案的主體、核心、重點是教學檔案，教學檔案是在教學管理和教學實踐活動中直接形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像、電子載體材料等，主要包括教學文件、教師業務檔案、學生學習檔案等，是反映教學運行、教學管理和教學建設的重要標志性材料。

（一）高校檔案是教學評估的基礎

就過去幾年本科教學水平評估的過程來看，評估專家除了實地了解學校的實際情況之外，一項重要的工作就是系統地檢查學校教學條件、教學狀態和教學效果三個層次共7 個一級指標和一個特色項目，19 個二級指標，44 個主要觀測點，其中的大部分指標都要查閱相關的檔案材料來佐證。通過查閱大量的原始檔案材料，來了解被評估高校的辦學質量，從而做出客觀評價。教學檔案是否齊全、完整直接影響教學評估的結果，教學評估依賴于教學檔案的管理水平。

（二）教學評估是高校檔案工作的“助推器”

教學水平評估又是檢查教學檔案管理水平的重要尺度，它給教學檔案的歸檔和管理帶來了新的挑戰和要求，高校檔案部門要以此為契機，加快解決現存問題，完善檔案管理規范化過程中較為突出的問題，如規范化程度低；管理不到位；系、部、處、室二級建檔責任不明，機構不健全、出現重復歸檔、不歸檔、漏歸檔等現象。因此，在評估中涉及的館藏內容、結構、資源整合等都是我們要努力改進和完善的地方，檔案部門只有做到檔案整齊、有序、規范才能達到教學評估的要求。

二、教學評估對檔案管理的要求

因檔案本身有其獨特的原始性、真實性和科學性，是專家了解學校辦學情況的重要媒介，是展示學校成就和辦學特色的信息窗口，因此，教學檔案是否收集齊全、完整，管理是否規范和科學是教學評估順利通過的關鍵。

（一）檔案的收集范圍

根據國家教委1993年頒布的《高等學校檔案實體分類法和高等學校檔案工作規范》及教育部28號令，參照學校工作對照評估各項指標，一般劃分為：黨群、行政、科技、外事、教學、基建、產品、出版、財會、設備、聲像、實物等十二類，但由于各高校規模、大小不一，所產生的檔案材料數量不等，所以在劃分時可參照本校的實際情況，不一定要按這十二大名類來劃分。筆者就教學評估要求對評估檔案進行如下分類：

1.黨群類：包括黨務工作材料（黨總支的工作計劃、總結、工作會議記錄）；黨建工作材料（宣傳、紀檢、民主生活會議）；學生黨建支部材料。

2.行政類：包括行政事務管理（系、部年度工作總結、計劃；行政會議記錄、工作事務管理；工作制度、政策性文件等材料）；機構人事管理（機構設置、變更；人事任免、獎罰材料；教師的職稱評聘、年度考核；年度教師隊伍統計、業務培訓、進修、學歷、個人總結；班主任工作材料）；財產管理（經費開支、購置設備、物質管理等）。

3.教學檔案：包括教學工作（教學計劃、大綱；培養目標；授課計劃；學科、專業建設發展規劃；教研室的教學總結、活動記錄；教學檢查、獎勵、教學經驗總結等）；科研工作（教師的科研計劃、總結材料；機構管理材料；教師發表的論文、科研立項、科研獎勵、自編教材、專著；學生參加科研創新活動統計分析等）；學生工作（學生花名冊、學籍卡、成績冊、變更情況、獎罰情況、參加校內外各種比賽情況、學生優秀事跡登記、招生就業情況、畢業管理、學生日常管理情況等）；課堂教學與實習材料（課堂教學計劃、教材目錄、課程安排、進度表、教師任課安排、調課通知、選修課統計、試題和學生試卷及試卷分析、校內外實習基地建設、實習計劃、總結、教學生產實習的大綱、總結、社會實習材料、畢業論文、考研工作等）；實驗室建設（實驗室的論證、評估、申報、審批材料；儀器設備的購置、安裝、調試、檢修故障、使用情況；實驗室的計劃、教學大綱、工作日志等）。

（二）檔案的規范化管理

1.增強檔案意識。檔案意識的強弱直接影響檔案的管理水平和檔案事業的發展，為了更好地發揮檔案在教學評估中的作用，必須加強檔案管理，明確檔案責任人和負責人，讓全體師生增強檔案意識，充分調動他們形成檔案、保護檔案、利用檔案的意識，特別是教學部門和下屬各系、部重視檔案工作的意識，讓他們改變傳統的觀念，及時制定科學的評估檔案管理方案和計劃，使檔案工作與學校的各項工作同時進行。

2.加強制度建設。通過評估我們能夠看到，必須向管理要質量，用制度來保障檔案工作的落實。檔案館每年對各系、部進行檔案檢查和業務指導，定期對兼職檔案人員進行集體培訓和單獨指導，對上一年的歸檔情況要進行總結和評比，不斷提高兼職檔案人員的業務水平和檔案的收集率、完整率和合格率。針對評估中發現的問題，學校要加強和完善二級歸檔的內容，參照《高等院校本科教學工作評估指標體系》的條目、款項，做好院系檔案類目的細分，明確院系檔案的建檔、存檔和管理職責，將教學文件、教師業務檔案、學生學習檔案的歸檔任務落實到院、系、教研室，檔案部門要加強二級檔案的監督和指導力度，為評估打下良好基礎。

3.規范評估檔案管理。首先，評估檔案應當形成一種周期性的自查、自評、自建和整改的長效機制，以此為檔案的規范化管理提供質量監督和保障，避免把問題積壓到評估前線倉促解決。其次，依據評估指標內容所收集的專題性很強的材料，不適合按高校檔案分類法進行，可以不按此分類辦法，采取按問題分類，強調材料在內容上的聯系，以適合教學評估的進行。再次，制定統一的評估檔案管理標準，開發評估檔案管理信息系統，強化評估檔案的信息化、網絡化，以便資源共享。另外，還要加強評估后續工作管理，不少學校評估時把評估檔案看得十分重要，但一旦評估結束評估檔案沒有及時移交到檔案館，至使評估檔案管理混亂，有些從其他部門抽調來的檔案，評估一結束就撤回，這樣很難反映評估工作的全過程，特別是大部分高校評估機構是臨時性的，機構一撤掉，檔案就沒有專人管理，造成評估檔案嚴重丟失。

本科教學水平評估工作是一項復雜的系統工程，是高等學校建設、改革、發展的“助推器”，是提高教育教學質量的有效手段。隨著中國高等教育事業的發展和教育改革的不斷深化，高校檔案在本科教學評估工作中的重要性會越來越突出。是評估專家進校后檢查的重點因此，檔案部門要積極配合，主動為學校的中心工作的開展，及時介入，及時提供服務。認真學習評估方案，深刻領會評估指標，使檔案工作在教學評估中發揮更大的作用。[責任編輯 陳 鶴]endprint