事業單位存貨管理問題與解決方案

趙梅雅

摘 要：事業單位的存貨是指事業單位在開展業務活動及其他活動中耗用或為了銷售而儲備的資產，包括存貨、燃料、包裝物和低值易耗品等。由于事業單位的財務管理與企業的有所不同，因此在資產的管理方面，尤其是存貨管理的力度和措施方面有很大區別，容易出現管理上的問題。通過了解事業單位存貨管理的現狀，發現事業單位存貨管理管理存在問題，提出對策建議。

關鍵詞：事業單位；存貨；管理制度

中圖分類號：F230 文獻標志碼：A 文章編號：1673-291X（2014）24-0119-02

針對事業單位的收入和支出存在配比關系不嚴格的現象，只進行收支結余核算不進行盈虧核算和相關的成本核算，導致了在現實工作中許多事業單位的管理人員不重視存貨成本和實物資產的管理和核算，甚至違紀違規等舞弊行為時有發生。存貨管理作為衡量事業單位管理水平的一項重要標準，其管理效率的高低對單位的財務狀況有很大的影響。因此加強存貨的控制、規劃、核算，對提高單位管理水平，加快資金周轉，提高財政資金及預算外資金使用效率，減少財務漏洞具有十分重要的意義。

一、事業單位存貨管理的現狀

（一）事業單位的存貨與企業的存貨不同

事業單位會計制度規定，存貨是指事業單位在開展業務活動及其他活動中耗用或為了銷售而儲備的資產，包括材料、燃料、包裝物和低值易耗品等。事業單位隨買隨用的低值易耗品可以在購進時直接作為支出列支，但對大宗材料或批量較大的存貨采購沒嚴格要求規定通過存貨科目核算入賬。實際業務操作中，大多數事業單位對大批、大宗購置的存貨也采用這種“以報列支”的方法。存貨的日常核算采用實際成本法核算。

企業會計準則規定，存貨是指企業在日常生活中持有以備出售的產成品或商品、處在生產過程中的在產品、在生產過程或提供勞務過程中耗用的材料或物料等。存貨最基本的特征是企業持有存貨的最終目的是為了出售（無論是可直接供出售，還是經過進一步加工后才能出售）而不是自用。存貨主要包括各類材料、在產品、半成品、產成品、商品以及包裝物、低值易耗品、委托代銷商品等。存貨日賬核算可以按實際成本核算，也可以按計劃成本核算。

通過以上分析，事業單位與企業在存貨購置目的及核算上存在著較大差異，首先事業單位對存貨采購是為了保障業務活動或其他活動的正常運作，其核算方法較為簡單，設置的存貨明細賬僅作輔助賬備查之用。企業購置存貨目的是為了提供勞務或出售商品獲取利潤，其有嚴謹的存貨核算要求。企業必須設置分類清晰的存貨明細賬，作為當期成本費用消耗法律依據；其次，事業單位存貨計價必須是實際成本法核算，企業卻可根據經營規模大小還可選擇計劃成本法核算，相比較之下事業單位在核算選擇方法上較為窄小。

（二）長期不進行存貨的盤點，處置隨意性

沒有定期進行存貨的盤點、隨意處置存貨的情況會時有發生。長期以來事業單位并沒有形成完整的存貨盤點制度，或者有制度并沒有很好地執行。偶爾根據主管部門要求為應付檢查也會作一定的盤點，但清查中出現的一系列問題既沒有重視，也未解決。由于沒有制度化的盤點，對存貨的實際情況不甚了解，各部門隨意采購、擅自處理存貨的情況還時有發生，有的無償贈送，甚至會出現拿回家用或落入個人手中，從而造成不必要的損失。有些單位每年財政下達給該單位預算指標之后，為了完成當年工作業務，不論單位存貨庫存量多少，只要有預算采購內容，仍隨意繼續采購，導致財政資金浪費。其次，各項支出對于存貨核算并沒有設置存貨明細賬，沒有專門的倉庫和專人保管，以至于在盤點上增加難度，盤點的結果也與實際的不相符。

（三）存貨管理機構的多頭性

事業單位的存貨管理大多實行“統一領導、歸口管理、責任到人”的管理制度。各職能部門根據工作量設置相應的倉儲量及管理人員，分管明細賬的登記工作。而存貨總賬則由財務部門統一核算、管理。形成責任人、職能部門、財務部門多元化管理的格局。而實際上卻沒有一個真正發揮作用的綜合協調部門。又由于存貨管理屬于各職能部門，但其使用又主要集中于專業業務活動，容易造成存貨流動與財務核算、職能部門管理與各專業部門使用相互脫節的狀態，導致無人關心，無人負責，致使賬實不符，存貨流失。

（四）存貨明細分類不規范、核算不健全

各事業單位的存貨明細賬往往沒有一個統一的規范，明細賬的設置帶有很強的主觀性，大量的存貨沒有建賬，如辦公用品、日常用品等，致使相當一部分存貨成為賬外之物。購進的物品不通過“存貨”科目。這種做法，在核算上省時省力，但容易造成存貨流失和使用上的浪費。由于購入量較大，長此以往，積少成多，最終導致家底不清，給單位的財產帶來不可估量的損失。在辦公用品采購上，存在大量購入后并不做入庫登記，相關人員隨時可以領購，長期下來，導致浪費現象嚴重。

二、事業單位存貨管理的問題

（一）事業單位對存貨管理不夠重視

一方面，事業單位存貨采購的經費來源主要是財政撥款、財政補助、事業收入，具有一定的無償性。存貨的使用一般也是無償的，一般表現為消耗性存貨，很少形成產品。另一方面，事業單位的存貨構成和分類較之企業也是不同的，存貨管理的品種及力度遠遠沒有企業單位大，存貨和分類構成較少，主要表現為專業業務用存貨、工具、器具、低值易耗品。主要用于事業單位的專業業務活動，如園林生產、科研、零星維修等活動，對存貨的管理遠沒有企業單位重視，這是導致存貨管理不合理、浪費等問題的重要原因。各級管理上普遍存在對貨幣支出很重視，卻忽略了對物品流失的關注。

（二）存貨采購的隨意性較大

長期以來事業單位并沒有形成完整的存貨采購盤點制度，或者有制度沒有很好地執行，更重要的各預算單位在編報下一年度預算支出指標時，沒有對家底仔細摸清，編制預算時隨意性、依賴性較重。只要業務工作需要，不論物品多少，首先考慮到是采購并非考慮原有存貨的有效使用，從而造成財政資金浪費并帶來事業單位資產管理混亂。針對存貨的流動性大，剛購置的物品時常遺失，導致第二次的購買時有發生。以杭州蠶種場為例，對于存貨并沒有一系列的出入庫程序，在采購過程中僅根據年初預算指標在規定時期內安排實施采購而非根據實際需要進行添置。尤其是如易耗品—辦公用品之類的是隨缺隨買，這樣就導致辦公費的開支增加，不設置出入庫單，物品的丟失性也會加大。endprint

（三）管理制度的不嚴格

存貨管理的內部牽制制度、稽核制度、監督制度沒有得到真正落實。有關存貨進、銷、存的流程控制流于形式過于簡單。雖有崗位責任制制定，但事業單位普遍存在編制人員有限，人員緊湊，一人多崗現象普遍。權責不明晰，具體業務僅僅局限在事后審批上，一人說了算的情況比較普遍。人員崗位設置不合理，有的崗位互串，經濟業務審批人員、經辦人員、保管人員沒有實行真正的職務分離，或只實行職務分離，沒有實行相互制約。由于是事業單位，政府對在編人員有著嚴格的控制，導致串崗、不相容崗互串現象時有發生。

三、加強事業單位存貨管理的建議

（一）領導重視，進一步增強事業單位存貨管理的意識

事業單位的領導重視是關鍵，只有領導的意識提升了，職工們才能追隨領導做好存貨管理工作。事業單位領導必須重視單位存貨的有序化管理，去除其隨意性。同時要制定崗位責任制度，明確崗位職責，對于違反制度的行為要予以處罰，防止違法亂紀的行為發生。要克服口頭上、形式上的重視，將存貨管理提到事業單位事業經濟考核指標的完成，工作的順利開展，經費節約的高度來認識，從單位主管領導到職能部門、管理人員都要提高加強存貨管理的觀念。從而能夠將存貨管理工作的成效充分體現在單位的財務管理工作中。

（二）理順關系，建立科學的管理體制

明確各相關部門和崗位的職責權限、工作標準、考核及輪換辦法，確保存貨業務的不相容崗位互相分離、相互制約、互相監督。在管理機構的統一領導及管理下，由財務部門、職能部門、保管人、領購人、使用人分工負責，形成既有分工負責又有統一管理的體系。即采購、驗收和付款崗位相分離：銷售與收款崗位相分離；業務申請與審批、審批與執行相分離等。對一些價值較高的存貨，要專人負責并建立崗位責任制。實施授權批準控制，明確審批人對存貨業務的授權批準方式、程序和相關的權限，不得越權審批，嚴禁未授權人員辦理相關業務，對經辦人員超越職責權限范圍的業務有權拒絕辦理，并向上級報告。對存貨的收發、領退和保管都要有手續制度，明確責任。

（三）加強事業單位存貨的財務核算及管理

事業單位應當通過明細核算或輔助登記方式，登記取得存貨成本的資金來源（區分財政補助資金、非財政補助資金、其他資金）。購入的存貨驗收入庫，按確定的成本，核算入賬。要求對各種存貨的擺放順序、位置、時間等方面做出安排，有條件的應采用計算機進行數字化處理，合理確定庫存存量的結構和數量，根據不同存貨的性能，采取必要的防銹、防腐、防霉、防火、防爆、防蟲及溫度、濕度控制等措施，保證存貨安全。對易燃、易爆、有毒、有害及化學和物理反應靈敏的存貨應單獨保管，對貴重、稀缺物品、精密儀器、關鍵備件、危險品等存貨要采取特別控制措施并定期進行查對。

（四）嚴格采購制度，加強存貨管理

單位的物資采購部門按照領導批準的采購計劃購入存貨后，在入庫前必須對所購存貨的品種規格、數量、質量等進行認真的檢查核對，保證入庫材料的數量準確、質量合格、品種規格等符合要求，對于不合格的以及采購過程中出現的短缺、損耗，要及時清查原因，已明確責任，索取賠償。對于合格的物品，由倉庫保管人員填制一式兩份入庫單清點入庫。一份由保管人員作為登記存貨明細賬的依據，另一份連同購物發票作為辦理報銷手續和會計人員的做賬依據。各職能部門或個人領用存貨，必須由所在部門和物資主管部門批準，嚴格按照計劃和定額發放，發料計量必須精確并當面清點，堅持先進先出的發放原則，由保管人員填制出庫單確認發貨。

加強事業單位存貨的管理是一項涉及部門多、管理周期長、任務艱巨的工作，在單位主管機構的統一領導下，各個職能部門應各司其職，協同工作，以此來保證事業單位存貨計劃采購、合理使用、高效節能。參考文獻：

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[2] 王云川.淺談事業單位的存貨管理問題及對策[J].行政事業資產與財務，2013，（2）.

[3] 林琦.淺談如何有效執行行政事業單位內部控制[EB/OL].杭州財稅網，2012-02.

[責任編輯 陳鳳雪]endprint