關(guān)于優(yōu)化高校檔案資源建設(shè)工作的思考

呂亞梅

摘 要： 高校檔案資源建設(shè)成效直接關(guān)系到高校的可持續(xù)發(fā)展。目前，我國高校檔案資源建設(shè)種類、載體單一，信息化和數(shù)字化進(jìn)程緩慢的問題較為突出。本文將對此進(jìn)行分析，并就如何進(jìn)一步優(yōu)化高校檔案資源建設(shè)工作，提出一些思路和對策。

關(guān)鍵詞： 高校 檔案資源 建設(shè) 對策

高校檔案記錄著高校科研、教學(xué)、黨政等各項事業(yè)的發(fā)展軌跡，反映著高校的發(fā)展歷程，為學(xué)校的改革與發(fā)展提供了可靠的依據(jù)和參考，是高校各項管理工作中不可或缺的信息來源。因而強(qiáng)化高校檔案資源建設(shè)，對于維護(hù)高校教科研工作的有序開展和促進(jìn)高校的可持續(xù)發(fā)展有著重要的意義。當(dāng)前，部分高校的檔案建設(shè)工作還存在一些問題，對高校工作的正常開展帶來了一定的影響。因此，認(rèn)真剖析高校檔案建設(shè)工作存在的問題，并采取科學(xué)有效的優(yōu)化對策，對高校的發(fā)展有著很強(qiáng)的現(xiàn)實意義。

1.高校檔案資源建設(shè)存在的問題

1.1檔案種類不全，結(jié)構(gòu)不合理。

高校檔案資源類別豐富，內(nèi)容廣泛，涵蓋教學(xué)、科研、黨群、基建、行政、財會、設(shè)備、出版、產(chǎn)品、外事、聲像11大類。目前，由于高校檔案館建設(shè)相對滯后，檔案資源開發(fā)意識薄弱，部分高校檔案資源僅包括黨群、行政、教學(xué)、基建等最基本的類別，且現(xiàn)有類別的檔案資源開發(fā)不完善，檔案材料的系統(tǒng)性較差。除此之外，科研、聲像、外事等類別的檔案少之又少，有些高校的檔案中甚至沒有這方面的內(nèi)容。高校檔案資源中的11個大類，在高校的建設(shè)、教育、科研與管理中均有著不可或缺的作用，平衡好各類檔案在高校檔案資源中所占的比重，是確保高校檔案資源結(jié)構(gòu)合理性的重要基礎(chǔ)。目前，許多種類的檔案殘缺不全或根本未設(shè)立，檔案資源結(jié)構(gòu)的合理性更無從談起。

1.2檔案資源載體單一。

2008年，新的《高等學(xué)校檔案管理辦法》中要求把電子檔案接收進(jìn)檔案館。目前許多高等院校尚未對電子檔案資源的開發(fā)利用問題加以重視，高校檔案資源仍普遍以紙質(zhì)資源為主，對聲像檔案、電子檔案等類型的檔案資源的開發(fā)力度明顯不足。

1.3檔案資源信息化發(fā)展滯后。

信息化時代下，強(qiáng)化信息化檔案資源的開發(fā)和利用，全面推進(jìn)檔案資源管理工作的信息化發(fā)展，是順應(yīng)當(dāng)前高校檔案資源管理工作發(fā)展的必然選擇。國家檔案局早在2008年就已經(jīng)提出：“將把加強(qiáng)檔案整理和數(shù)字化工作，加強(qiáng)電子文件管理，作為今后各級檔案館室基礎(chǔ)工作的基本路徑。”在此背景下，強(qiáng)化信息化檔案資源的開發(fā)和利用，顯得極為重要。但目前，一些高校檔案管理部門并未將利用率高并需永久保存的檔案資源進(jìn)行信息化處理，導(dǎo)致一些紙質(zhì)資源因年代久遠(yuǎn)而字跡模糊，影響了其價值的發(fā)揮。此外，一些高校檔案館在檔案整理工作中，仍然采取手工組卷和實地查詢的方式，難以滿足信息化時代下高校檔案資源建設(shè)工作的要求。

2.高校檔案資源建設(shè)優(yōu)化對策

為解決好上述問題，筆者認(rèn)為應(yīng)采取以下幾項措施，使高校檔案資源建設(shè)工作更具科學(xué)性、規(guī)范性和有效性。

2.1提升檔案資源建設(shè)意識。

樹立檔案資源建設(shè)意識，是促進(jìn)高校檔案資源建設(shè)工作不斷完善的重要基礎(chǔ)。對此，應(yīng)通過各種途徑增強(qiáng)高校有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、檔案部門負(fù)責(zé)人、檔案員等相關(guān)人員的檔案意識，使其正確認(rèn)識檔案資源的價值及檔案資源開發(fā)建設(shè)工作的重要性。首先，高校有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)組織全校檔案工作人員間開展《檔案法》、《高等學(xué)校檔案管理辦法》等法規(guī)文件的學(xué)習(xí)活動，并通過校報、海報、手抄報等形式，提升檔案工作人員的檔案資源開發(fā)意識，增強(qiáng)檔案管理、檔案開發(fā)工作的責(zé)任心和使命感。此外，高校檔案館負(fù)責(zé)人應(yīng)結(jié)合高校發(fā)展前景、現(xiàn)有條件及其對檔案資源的需求情況，科學(xué)規(guī)劃高校檔案管理工作的年度計劃和中長期計劃，將檔案資源建設(shè)作為一項重要的戰(zhàn)略工作來抓。

2.2強(qiáng)化對檔案資源建設(shè)工作的監(jiān)督指導(dǎo)。

高校檔案資源的建設(shè)開發(fā)，離不開全校各個文書、職能部門的配合與幫助。為了確保高校各部門的檔案資源開發(fā)行為符合現(xiàn)代高校檔案管理工作要求，高校檔案館應(yīng)主動發(fā)揮自身指導(dǎo)與監(jiān)督職能，對學(xué)校其他部門的檔案資源開發(fā)工作進(jìn)行專業(yè)指導(dǎo)。此外，為了激勵高校全體教職工積極配合，支持檔案資源建設(shè)工作，檔案館應(yīng)每年召開至少一次檔案工作總結(jié)、評比會議，對在檔案資源建設(shè)中表現(xiàn)突出的個人和部門給予表彰和鼓勵，最大限度地發(fā)揮高校各部門工作人員在檔案資源建設(shè)中的作用。

2.3強(qiáng)化各類檔案資源的收集歸檔。

針對高校檔案資源種類單一、結(jié)構(gòu)失衡的現(xiàn)狀，應(yīng)做好如下工作：（1）強(qiáng)化特色檔案建設(shè)，尤其對高校管理活動、重大會議、教學(xué)評估、名師培養(yǎng)、學(xué)位評估等各項重要檔案進(jìn)行全面收集和科學(xué)建設(shè)；（2）強(qiáng)化民生檔案的收集整理，包括教師的繼續(xù)教育學(xué)歷檔案、職稱評定檔案，學(xué)生的錄取、學(xué)籍檔案、畢業(yè)生派遣檔案，等等；（3）強(qiáng)化科研檔案建設(shè)。對高校在辦學(xué)體制與教學(xué)方法、課程研究與特色專業(yè)設(shè)置，以及各學(xué)科的科研攻關(guān)檔案進(jìn)行收集和開發(fā)。

2.4推進(jìn)檔案資源建設(shè)的信息化發(fā)展。

信息化是現(xiàn)代檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢，加快信息化改革與發(fā)展，是現(xiàn)代高校檔案資源建設(shè)工作的必然選擇。對此，高校檔案館可以把字跡材料不耐久、利用率高、有較高價值的檔案進(jìn)行數(shù)字化，制成數(shù)據(jù)庫，為在校生和畢業(yè)生提供方便快捷的檔案查詢服務(wù)。此外，檔案管理人員應(yīng)通過校園廣播、校園網(wǎng)、校報、圖書等途徑，積極追蹤學(xué)校新聞信息、重大事項、人物信息等，并對其進(jìn)行科學(xué)篩選，繼而形成合適載體的檔案資源，使高校紙質(zhì)檔案資源和電子檔案資源得到均衡發(fā)展。

3.結(jié)語

綜上所述，目前我國高校檔案資源建設(shè)工作還存在一些缺陷，集中體現(xiàn)在檔案種類單一、結(jié)構(gòu)不合理，檔案載體單一，檔案資源信息化進(jìn)程緩慢三個方面。為了解決當(dāng)前檔案資源建設(shè)中存在的問題，進(jìn)一步提升高校檔案資源建設(shè)成效，應(yīng)從思想上、模式上、方法手段上采取針對性的改進(jìn)措施。對此，高校檔案管理人員應(yīng)結(jié)合院校實際情況，及檔案資源開發(fā)需求，不斷創(chuàng)新檔案資源開發(fā)思路，優(yōu)化檔案資源開發(fā)策略，以全面提升高校檔案資源的數(shù)量、質(zhì)量和應(yīng)用價值，為高校教育、管理、黨建等各項工作的順利發(fā)展打下良好的基礎(chǔ)。

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