作為規(guī)劃工具的全面預(yù)算

韓文利

摘要：本文通過介紹作為規(guī)劃工具的全面預(yù)算，說明企業(yè)全面預(yù)算的重要性以及通用方式。然而盡管規(guī)劃和預(yù)算編制之間可能存在強烈聯(lián)系，但是主要障礙和可行性則與特定企業(yè)有關(guān)。

關(guān)鍵詞：規(guī)劃;全面預(yù)算;可行性

大多數(shù)情況下，如果存在計劃，我們的大部分努力更有可能取得成功，這樣的計劃就是預(yù)算的一部分。無論是個人、大小企業(yè)或是政府部門，都同樣需要計劃和管理流入與流出的資金。

一、預(yù)算是什么

預(yù)算是“可能的收入與支出，以及隨后一年的財務(wù)建議的陳述”。簡單來講，預(yù)算是一個財務(wù)計劃，是一份書面文件，說明未來個人或組織希望以數(shù)量或貨幣形式表達的內(nèi)容。值得注意的是，預(yù)算是詳細的財務(wù)計劃，但是在記錄財務(wù)數(shù)據(jù)之前，詳細計劃不被視為預(yù)算，因為預(yù)算需要表明獲得和分配的財務(wù)資源。

預(yù)算是特定時期（通常是財政年度）的支出和收入計劃，通過向負責(zé)執(zhí)行計劃的人員傳達計劃并通過提供財務(wù)問責(zé)制來幫助將計劃轉(zhuǎn)化為行動可以比較實際表現(xiàn)的標(biāo)準(zhǔn)。

規(guī)劃：一些管理員花費很少時間提前計劃，而是對日常事件的壓力作出反應(yīng)。但是有效的計劃可以減少這種反應(yīng)性和短視的管理，制度預(yù)算需要短期計劃，在全面預(yù)算編制之前，管理員需要考慮條件如何變化以及代理機構(gòu)如何變更能夠滿足這些變化。

分配資源：預(yù)算是分配或?qū)崿F(xiàn)資源的計劃——必須在可以花錢的替代方式之間做出選擇。在對未來趨勢的猜測之后，管理員就對組織設(shè)定了目標(biāo)。例如，如果其他代理商計劃提供類似于您代理機構(gòu)過去提供的基本計算機課程，您可以選擇更改您的計劃產(chǎn)品，也可以將以前預(yù)算用于基本計算機課程的資金重新分配給更高級的計算機課程。隨著積壓完成基本計算機課程的人員，您現(xiàn)在可以提供一些計算機、電子文本編輯和各種計算機語言的介紹。重新分配資金可能不足與確保這些計劃的成功，項目開發(fā)和營銷可能需要額外的資金。

溝通和問責(zé)制：預(yù)算還提供內(nèi)部和外部問責(zé)制，它們提供內(nèi)部責(zé)任作為成本控制機制，以及衡量財務(wù)業(yè)績的標(biāo)準(zhǔn)。預(yù)算傳達計劃和行動，它解釋了組織約束。外部問責(zé)制在預(yù)算溝通時產(chǎn)生，各種政策制定者和公眾提供的需求以及預(yù)期結(jié)果共同作用產(chǎn)生。

二、固定或可變預(yù)算

預(yù)算可以是固定的也可以是可變的。使用的預(yù)算過程通常取決于預(yù)算支出的類型和預(yù)期收入，固定預(yù)算假定時間段內(nèi)的預(yù)期計劃級別，然后管理員為特定時期的每個費用類別分配適當(dāng)?shù)慕痤~，這樣可以比較實際成本和預(yù)算成本。可變預(yù)算是一系列成本的估算，可應(yīng)用于任何活動水平，它通常基于成本-容量等式，其涉及在指定時間內(nèi)分配固定量加上每單位容量的可變量。

通常可變預(yù)算，可以確認三類成本。首先，可變費用是直接變化的成本，與成交量成比例。可變成本通常適用于購買材料，例如企業(yè)生產(chǎn)產(chǎn)品時，材料的總成本將隨著產(chǎn)品數(shù)量的增加而成比例增加;其次，半變量費用是指隨著數(shù)量變化而不是與其直接相關(guān)的成本。通常情況下，服務(wù)的微小變化成本保持在同一水平，但變化很大時會有所不同;最后，固定費用是指不論活動水平如何都能保持不變的費用，例如管理費用、設(shè)備折舊或建筑物租金等與企業(yè)產(chǎn)品數(shù)量波動無關(guān)。

三、什么是規(guī)劃

規(guī)劃是正在形成實現(xiàn)或?qū)崿F(xiàn)某些目標(biāo)的計劃，需要決定未來的計劃和加強企業(yè)的方法。計劃考慮了對組織的影響，一些影響可以控制，而其他影響只需要被接受。影響可能是組織的外部或內(nèi)部影響，有些可能有積極影響，而有些則是負面影響。規(guī)劃包括識別和理解與機構(gòu)相關(guān)的這些影響。

一旦確認了主要影響，就建立了長期和短期目標(biāo)。目標(biāo)是根據(jù)對當(dāng)前形勢的分析和對未來發(fā)展的預(yù)測而制定的規(guī)劃目標(biāo)。如果沒有設(shè)定目標(biāo)，計劃就無效，然后構(gòu)建實現(xiàn)目標(biāo)的行動（或不作為）。

應(yīng)該為組織的長期和短期發(fā)展確定目標(biāo)和戰(zhàn)略，遠程戰(zhàn)略規(guī)劃涉及制定未來發(fā)展和組織改進的計劃，遠程計劃通常超過一年。成功的長期計劃取決于短期目標(biāo)，短期計劃是具體的計劃目標(biāo)，其中包含著將組織從當(dāng)前績效轉(zhuǎn)移到遠程目標(biāo)所述級別的行動聲明。隨著計劃范圍、融資計劃的程序和預(yù)期、員工資格以及計劃質(zhì)量的期望水平?jīng)Q策的改變，長期和短期計劃也可能會改變，有效的計劃允許計劃與實際結(jié)果之間的比較。

四、規(guī)劃和預(yù)算的相互關(guān)聯(lián)關(guān)系

規(guī)劃和預(yù)算的方向不同。規(guī)劃主要涉及預(yù)期結(jié)果，預(yù)算編制側(cè)重于所需要的投入：它通常以控制為導(dǎo)向，處理當(dāng)前的財政年度。然而，預(yù)算是一種特殊的規(guī)劃文件，是用數(shù)字語言表示的計劃，它反映了組織期望在財政和數(shù)量方面設(shè)定的特定時間內(nèi)所做的事情。

有些情況下，預(yù)算編制可以單獨應(yīng)用于組織的任何單位而無須計劃，并且可以在沒有正式預(yù)算流程的情況下完成計劃。但是，當(dāng)預(yù)算編制基于集成的組織規(guī)劃時，管理可以更加有效。如果組織的努力首先針對基本規(guī)劃，則必然會出現(xiàn)預(yù)算，因為如果沒有財政計劃，就無法建立或協(xié)商具體的費用、收入和績效目標(biāo)。

五、用于制定預(yù)算的程序

成功的計劃和預(yù)算取決于提供基于預(yù)算的準(zhǔn)確數(shù)據(jù)的程序。最簡單的形式是，預(yù)算僅包括支持該機構(gòu)整體目標(biāo)的費用和收入計劃。大多數(shù)預(yù)算都超出了這個范圍，包括額外的財務(wù)和規(guī)劃數(shù)據(jù)以及形成。文獻表明，不存在滿足所有類型預(yù)算的一套程序。無論采用哪種預(yù)算方法，都必須經(jīng)歷四個整體階段才能有效地將規(guī)劃與預(yù)算流程相結(jié)合。這四個階段是制定財務(wù)目標(biāo)，制定計劃，編制預(yù)算文件，以及在整個預(yù)算編制過程中評估。

建立財務(wù)目標(biāo)。預(yù)算流程從設(shè)定財務(wù)目標(biāo)開始，這些目標(biāo)基于對計劃財政年度的必要支出和可能的收入或收入的估計。由于預(yù)算通常是一個財政年度，因此財務(wù)目標(biāo)和目標(biāo)通常設(shè)定為即時的短期時間。它們將部分基于該機構(gòu)的遠程目標(biāo)和計劃，但更多地側(cè)重于決定該機構(gòu)在短期內(nèi)要完成的任務(wù)。如果不確定短期財務(wù)目標(biāo)，程序化計劃幾乎是不可能的。

第二階段涉及制定計劃，顯示各種計劃的預(yù)期收入和支出。每個項目協(xié)調(diào)員都會制定現(xiàn)金預(yù)測。例如，非信貸計劃的協(xié)調(diào)員提交了預(yù)計在擬議財政年度期間提供的項目預(yù)測。然后，管理者匯總所有成本預(yù)測以編制總預(yù)算。重要的是要證明每個方案的必要性。當(dāng)董事收到所有現(xiàn)金預(yù)測時，就各種計劃之間的分配做出決定。為了在許多條款中做出決定，每個條款都應(yīng)附有關(guān)于假設(shè)的文件以及成本和收入預(yù)測。

下一個主要階段是編制預(yù)算文件。管理者匯總了所有計劃預(yù)算，以編制總預(yù)算。一般而言，預(yù)算分為收入和支出兩部分。預(yù)算報表還可以顯示估計付款可能超過可用現(xiàn)金的點數(shù)。例如，如果一個部門將進行快速擴張，該聲明可能反映出對風(fēng)險資本或種子資金的需求。除了計劃預(yù)算預(yù)測之外，管理者還應(yīng)預(yù)算所有其他成本（例如管理，設(shè)備和建筑物租賃）。在這個階段，管理者應(yīng)該理解可變，半變化和固定的操作成本。當(dāng)預(yù)計費用總計時，將它們與預(yù)期收入進行比較。然后可以估計可能的成本回收水平的程度并進行必要的調(diào)整。

最后，應(yīng)保留足夠的財務(wù)記錄，以便評估預(yù)算過程和機構(gòu)發(fā)展。使用預(yù)算預(yù)測和財務(wù)數(shù)據(jù)，將實際績效與預(yù)算報告進行比較有助于獲得有效答案。保留過去的記錄以建立財務(wù)記錄也很重要。如果可以根據(jù)過去的費用和收入表現(xiàn)開始計劃即將到來的財政年度，那么管理者的工作將變得更加容易。

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