醫院檔案管理工作存在的問題與對策研究

彭亮

【摘要】隨著醫院自身的發展和病人數量的增加，醫院檔案管理工作的難度也不斷提升，高強度的工作量暴露了檔案管理工作中存在的如管理意識淡薄、管理制度不健全等問題，因此醫院應從自身檔案管理實際出發，科學系統地解決檔案管理工作中存在的問題，以提高檔案管理效率和檔案使用率，從而使檔案更好地為醫院決策和發展服務。

【關鍵詞】醫院;檔案管理;問題;對策

【中圖分類號】R722.12 【文獻標識碼】B【文章編號】1004-4949(2014)07-0414-01

醫院檔案是醫院發展過程中形成的真實歷史記錄，涉及醫院疾病診治、科學研究、醫務工作和學術交流等醫院日常工作的各方面，為醫院的經營管理提供了科學依據。醫院檔案管理主要包括檔案的收集、整理、研究和利用，是醫院管理的重要環節，其最終目的是檔案使用者能更好的使用檔案，因此加強醫院檔案管理工作具有一定的現實意義。本文從醫院檔案管理工作中存在的問題出發，探討解決這些問題的有效措施。

1.醫院檔案管理工作中存在的問題

1.1檔案管理意識淡薄：醫院檔案管理工作與臨床醫療工作不同，其難以在短時間內為醫院帶來顯著的經濟效益與社會效益，因此大部分醫院管理層和各科室人員對檔案管理工作的重視程度不足，未認識到檔案管理對醫院發展的重要性，并且偏向臨床醫療工作而忽視檔案管理工作。大部分醫院工作人員認為檔案管理只需做好檔案的保存工作，技術含量較低，這造成大部分醫院檔案管理工作已處于邊緣化狀態，從而導致醫院檔案難以發揮科學的決策效用。

1.2檔案管理制度不完善：大部分醫院都具有較完善的醫療制度、人事制度和行政制度，卻未建立完善的檔案管理制度，也未將檔案管理納入醫院績效考核，這就造成檔案管理類人員沒有明確的工作標準，以致檔案管理工作難以順利展開，因此大部分醫院經常出現檔案收集不全面和檔案內容與實際工作內容不符等現象。部分醫院在成立之初已建立適合自身發展的檔案管理制度，但隨著各種新問題新情況的出現，舊的檔案管理制度已嚴重滯后，無法適應醫院的現行發展趨勢。

1.3檔案管理軟硬件設備投入不足：隨著醫院規模的擴充和治療人數的上升，醫院檔案的數量和類型也在不斷增多，這在一定程度上加大了檔案管理工作的負擔并且提高了檔案管理工作的難度。但是大部分醫院對檔案管理工作投入不足，致使檔案庫房未達到檔案存放標準，檔案管理硬件設備如檔案柜、檔案盒和滅火裝置等配備不足，嚴重制約了檔案管理工作的有效開展。另外，計算機技術已深入到生活工作的各方面，大部分醫院建立了完整的電子網絡體系，但檔案管理工作大多仍停留在手工操作階段，檔案管理人員對如何運用計算機軟件管理檔案不夠了解，從而導致醫院檔案管理水平難以適應醫院現代化的發展趨勢。

1.4檔案管理人員素質有待提高：醫院檔案管理是一項專業性與管理性較強的工作，管理人員不僅需要懂得一定的醫學知識，而且需要具備專業的檔案管理能力，因為缺少醫學知識與檔案管理能力其中之一都將降低檔案管理工作效率。大部分醫院的檔案管理人員多為其他部門人員兼職，兼職人員具有豐富的醫學知識，但由于其缺乏檔案管理的系統學習，因此檔案管理專業能力不足。醫院有時會根據工作需要招募具有檔案管理專業技能的人員，但這部分人員缺乏一定的醫學知識，對專業的醫學名詞不夠熟悉，因此難以有效進行檔案管理工作。

2.醫院檔案管理工作問題的解決措施

2.1提高醫院管理層檔案管理意識：醫院管理層對檔案管理的重視程度直接影響到醫院檔案工作的進程，因此醫院管理層應轉變觀念，將檔案管理工作放在與診療工作同等重要的地位，通過檔案管理相關法律法規的學習，提高依法管理檔案工作的意識，并在全院范圍內對檔案管理的重要性和必要性進行宣傳，使各科室的醫療工作人員都能夠認識到檔案工作的重要性，從而在日常工作中積極配合檔案管理人員的工作。

2.2建立科學完善的檔案管理制度：科學合理的檔案管理制度是醫院檔案管理工作有效進行的有力保障，也是檔案管理人員工作開展的重要依據。醫院應從自身檔案工作的實際情況出發，依據《醫藥衛生檔案管理暫行辦法》等相關法律法規，制定操作性強且科學合理的檔案管理制度。另外，醫院應采取醫院領導、各科室人員和檔案管理人員三級聯動機制做好檔案管理工作。具體來說，檔案管理工作應由副院長直接分管，檔案管理人員對副院長負責，副院長應落實檔案管理的各項工作，并通過激勵機制和處罰措施充分調動檔案管理人員的工作積極性；各科室人員也應在平時工作中注意文件材料等的收集整理，并及時將整理好的文件材料交予檔案管理人員，從而確保檔案管理工作的有序進行。

2.3加強檔案管理軟硬件設施建設：醫院檔案是以文字或影像的形式記錄的醫院日常工作，其中包含醫院工作中積累的醫療護理等經驗和解決日常工作問題的有效方法，因此醫院檔案需要精心保存以供使用者查閱。醫院應加強對檔案管理設備的資金投入，一方面應設立專門用于保存檔案的檔案室，并在檔案室中配備先進的檔案管理設備，如去濕設備、溫度控制儀器和滅蟲滅火設備等；另一方面應引進電子檔案管理技術，利用專業的檔案管理軟件代替傳統手工操作，通過電腦操作完成檔案的編目、檢索和借閱等工作，以提高檔案管理工作的效率。

2.4加強檔案管理人員培訓：檔案管理人員是醫院檔案管理工作的直接參與者與管理者，其道德水平和整體素質對醫院檔案管理工作均會造成直接影響，因此醫院應加強對檔案管理人員的業務培訓。醫院可聘請法律專業人士就相關法律法規進行培訓，以增強檔案管理人員依法管理檔案的意識。另外，醫院可采取播放視頻等方式講授醫學知識和檔案管理專業知識，以提高檔案管理人員的業務知識水平和整體素質。

3.結束語

醫院檔案管理工作在醫院經營管理中占有重要地位，醫院自身發展和醫療技術水平的提高對檔案管理工作提出了更高要求，因此醫院應提高對檔案管理工作的重視，并創新檔案管理方法，從而提升檔案管理效率以充分實現檔案對醫院日常工作的支持作用。

參考文獻

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